Beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015 Stichting Lama Gramaya Zuiddijk 4 3244 AZ Nieuwe-Tonge
Beleidsplan 2014 2015 1 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
Voorwoord In verband met de gewijzigde regelgeving betreffende de ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) is het noodzakelijk dat onze stichting een beleidsplan heeft opgesteld wat aan de voorwaarden van de belastingdienst voldoet. Hierbij is het doel om het vertrouwen van het publiek in de filantropische sector te bevorderen. Voor u ligt het beleidsplan voor de periode 2014 2015 van onze stichting. De activiteiten in Sri Lanka bestaan als sinds 1996. Eerst op particulier initiatief maar na de tsunami op 2 e kerstdag 2004 zijn de activiteiten ondergebracht in de stichting Lama Gramaya en bestaan we dus bijna 9 jaar. In eerste instantie waren de activiteiten alleen gericht op het kindertehuis Lama Gramaya in het plaatsje Hanwella. Na de tsunami zijn de activiteiten uitgebreid met de hulp aan de inwoners van Sri Lanka. Met een bedrag van 102.000,- zijn destijds 38 families geholpen aan nieuw onderdak. Oorspronkelijk was de stichting voornamelijk actief op het eiland Goeree- Overflakkee maar in 2007 heeft een uitbreiding plaats gevonden door toevoeging van de regio Delft. Daardoor zijn de activiteiten uitgebreid met de ondersteuning van een dovenschool en een tehuis voor geestelijk gehandicapten. In dit beleidsplan staan de activiteiten en het beleid voor de komende twee jaren beschreven waarbij de uitgangspunten zijn: Wat willen we realiseren? Wat moeten we daarvoor doen? Hoe kunnen we het uitvoeren? Wat kan beter of moeten we anders aanpakken? Dit beleidsplan is geschreven voor de betrokkenen van de stichting Lama Gramaya en in het bijzonder voor onze (potentiële) donateurs. Nieuwe-Tonge, oktober 2013 Stichting Lama Gramaya Geert Kik Kees Janssen Joke Lagendijk 2 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
Inhoud Voorwoord... 2 Inhoud... 3 Inleiding... 5 1. Doel en aanpak... 5 1.1. Missie en doel... 6 1.2. Aanpak... 7 1.3. Waarom kiezen voor stichting Lama Gramaya... 7 2. Organisatie... 8 2.1. Het bestuur... 8 2.2. Gedragscode... 8 2.3. Vergadercyclus... 9 2.4. ANBI... 9 2.5. CBF Keurmerk... 9 2.6. Jaarrekening... 9 2.7. Lokale ondersteuning in Sri Lanka... 9 3. Uitvoering... 10 3.1. Inleiding... 10 3.2. De projecten... 10 Project 1: Kindertehuis Lama Gramaya... 10 Project 2: Dovenschool in Unawatuna... 11 Project 3: Tehuis voor verstandelijk gehandicapten... 11 Ad hoc projecten... 11 4. Communicatie... 12 4.1. Inleiding... 12 4.2. Website... 12 4.3. Nieuwsbrief... 12 4.4. Informatiemateriaal... 12 5. Financiën... 13 5.1. Inkomsten... 13 5.2. Kosten... 13 5.3. financieel beleid... 13 6. Toekomst... 14 De prognose... 14 Het werven van sponsors... 14 Vrijwilligers en ambassadeurs... 14 3 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
4 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
Inleiding Sri Lanka, januari 2005. Na de allesvernietigende tsunami op tweede kerstdag 2004 wordt een bezoek gebracht aan de zwaar getroffen gebieden in het zuidwesten van Sri Lanka, met name de plaats Galle. Het doel is om zo nodig hulp te verlenen aan vrienden en bekenden die door de tsunami huis en inboedel hebben verloren. In een zompige hitte, omringd door duizenden vliegen troffen we een grote verwoesting aan. Inmiddels is in Nederland een actie gestart om de slachtoffers van de tsunami te kunnen helpen aan huisvesting, inboedel etc. Door het succes van de actie is het niet meer mogelijk om de ondersteuning van de bevolking en de kinderen in Sri Lanka op particulier initiatief voort te zetten. Door een bevriende advocaat werd er op gewezen om de activiteiten onder te brengen in een stichting vanwege de fiscale consequenties. Op 20 januari 2005 is dan ook de stichting Lama Gramaya opgericht met (volgens de tekst van onze statuten) als doel: a. het ondersteunen van kindertehuizen op Sri Lanka en de daarbij betrokken kinderen en hun familieleden, het verbeteren van de leefomstandigheden en het welzijn van de Srilankaanse bevolking, het verzamelen van geld en goederen ten behoeve van de Srilankaanse bevolking. b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. In de eerste paar jaar na de tsunami heeft Stichting Lama Gramaya zich toegelegd op de hulp aan de slachtoffers van de ramp maar anno nu wordt de aandacht weer grotendeels besteed aan het welzijn van de kinderen van het kindertehuis en door de toevoeging van de regio Delft ook de dovenschool en de bewoners van het tehuis voor verstandelijk gehandicapten. 5 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
1. Doel en aanpak 1.1. Missie en doel De stichting Lama Gramaya is ontstaan vanuit een passie van de oprichters voor reizen naar verre landen waarbij Azië de voorkeur heeft gekregen. De insteek van de stichting is om met een beperkt budget en de inzet van de lokale bevolking, vooral de kinderen in Sri Lanka een beter leven te geven. Sinds januari 2005 is aan de activiteiten een officieel tintje gegeven door de oprichting van de stichting, gevestigd in Nieuwe-Tonge. Het werkgebied in Sri Lanka is in en rondom de plaatsen Hikkaduwa en Galle waar respectievelijk het tehuis voor verstandelijk gehandicapten en een dovenschool zijn gevestigd. De activiteiten voor het kindertehuis zijn in Hanwella, 50 km ten oosten van de hoofdstad Colombo. Statutair is vastgelegd op welke wijze stichting Lama Gramaya in de voornaamste levensbehoefte van de kinderen voorziet. Dit wordt bereikt door: Het organiseren en financieren van kleinschalige projecten voor verbetering van de leefomgeving, de dagelijkse voedselbehoeften en de noodzakelijke verzorging. Het stimuleren van de plaatselijke bevolking voor hulp bij de hiervoor genoemde projecten. Een bijdrage te leveren aan bestaande projecten die gericht zijn op de doelgroep. Geld inzamelen door middel van sponsoring, donateurs en giften. 6 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
1.2. Aanpak De aanpak wordt steeds getoetst aan de volgende voorwaarden: Concreet en praktisch; Directe maar duurzame resultaten; Minimale overheadkosten; Samenwerking met lokale bevolking of partijen; Balans tussen idealisme en realisme. 1.3. Waarom kiezen voor stichting Lama Gramaya Duurzaam resultaat Stichting Lama Gramaya richt zich op de eigen kracht en de loyaliteit en hulp van de lokale bevolking. Dit is een eerste vereiste voor het bereiken van een duurzaam resultaat. Kinderen hebben recht op een minimale levensstandaard De mogelijkheden om te voorzien in de minimale dagelijkse levensbehoeften is voor een grote groep Srilankanen een probleem. Daarom zijn er zoveel kindertehuizen te vinden. Ook ontbreken de financiële middelen om kinderen onderwijs te laten volgen waardoor de kans op werk in de toekomst heel erg klein is. Onderwijs biedt kansen, niet alleen voor het kind maar ook voor hun familie. Elke cent kunnen verantwoorden Een zorgvuldig en verantwoordelijk financieel beleid betekent dat iedere euro terug te vinden moet zijn, of het nu om gaat om een periodieke voedsellevering, schooluniformen, schoenen of om het bekostigen van een operatie. Stichting Lama Gramaya financiert middelen die huisvesting en gezondheid ten goede komen, maar geeft nooit contant geld. Om gelijkheid te garanderen vindt geen individuele sponsoring plaats. Positieve gevolgen Stichting Lama Gramaya laat zien hoe er met een minimum aan middelen kleine stappen gezet worden die positieve gevolgen hebben. Dit wordt bereikt dankzij een kleinschalige en persoonlijke aanpak. 7 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
2. Organisatie 2.1. Het bestuur Het stichtingsbestuur is verantwoordelijk voor het besturen, het beleid, het financieel beheer en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit drie bestuursleden; een voorzitter/penningmeester, een secretaris en een bestuurslid met algemene bestuurstaken. De bestuursleden krijgen voor hun werkzaamheden geen beloning. De bestuurders worden benoemd door het bestuur voor onbepaalde tijd. Tot bestuurders zijn benoemd: Geert Kik, voorzitter/penningmeester Joke Lagendijk, secretaris Kees Janssen, bestuurslid Het bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van de bestuursbesluiten. De taken worden verdeeld over de drie bestuursleden. 2.2. Gedragscode Tegenstrijdige belangen tussen persoonlijke (financiële) belangen en het bestuurslidmaatschap worden vermeden. Kosten die bestuursleden maken voor vergaderingen e.d. worden niet door de stichting vergoed. Reizen naar Sri Lanka worden door bestuursleden zelf betaald. 8 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
2.3. Vergadercyclus Het bestuur vergadert minimaal 1 x per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden dit wenselijk achten. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elke bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering. 2.4. ANBI Stichting Lama Gramaya heeft de zogenaamde ANBI-status. Dit betekent dat de stichting door de belastingdienst is erkend als Algemeen Nu Beogende Instelling (ANBI). Het voordeel daarvan is dat giften geheel of gedeeltelijk fiscaal aftrekbaar zijn. 2.5. CBF Keurmerk Stichting Lama Gramaya heeft er bewust voor gekozen om géén CBF keurmerk aan te vragen. De reden daarvoor is dat het aanvragen en de periodieke toetsing een zeer kostbare aangelegenheid is. Deze kosten kunnen beter besteed worden aan de kinderen in Sri Lanka. 2.6. Jaarrekening Het bestuur legt middels een jaarrekening verantwoording af voor het door haar gevoerde beleid over een kalenderjaar. De jaarrekening verschijnt jaarlijks vóór 1 juli. Deze is volledig openbaar en te vinden op de website. 2.7. Lokale ondersteuning in Sri Lanka Stichting Lama Gramaya werkt intensief samen met een klein team van lokale medewerkers. De heren Cor de Bruin en Wick Aradana zijn onze samenwerkingspartners in het plaatsje Hikkaduwa in Sri Lanka. Zij verlenen hun diensten ook geheel belangeloos en onderhouden de contacten en controleren de diverse projecten. Twee keer per jaar reist een van de bestuursleden naar Sri Lanka om de persoonlijke relaties te onderhouden en de projecten te controleren. 9 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
3. Uitvoering 3.1. Inleiding Sri Lanka is nog steeds een ontwikkelingsland en kent veel armoede. Vaak is het voor de ouders onmogelijk om hun kinderen voldoende voeding te geven en worden ze naar een kindertehuis gebracht. Zo ook naar ons project; Childrens Home Lama Gramaya in Hanwella. Ook de leefomstandigheden in het tehuis voor verstandelijk gehandicapten Sambhodi in Baddagama zijn erg pover. De allerarmsten zijn ook verstoken van medische hulp waardoor de hulp van de stichting aan de dovenschool in Unawatuna zeer welkom is. 3.2. De projecten Stichting Lama Gramaya voert in Sri Lanka 3 vaste projecten uit. Project 1: Kindertehuis Lama Gramaya De stichting ondersteunt de 70 kinderen (tussen 4 en 18 jaar) van het kindertehuis in Hanwella periodiek door het beschikbaar stellen van de noodzakelijke levensmiddelen en voedingssupplementen. Daarnaast worden regelmatig (kleine) renovaties uitgevoerd of vindt vernieuwing/uitbreiding van de aanwezige gebouwen plaats. Ook wordt aandacht besteed aan de leefomstandigheden binnen de gebouwen waarvoor noodzakelijke materialen worden aangeschaft zoals bedden, matrassen, klamboes, lakens etc., etc. 10 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
Project 2: Dovenschool in Unawatuna Stichting Lama Gramaya ondersteunt de dovenschool in Unawatuna en zorgt ervoor dat de kinderen uit de omgeving worden voorzien van hoortoestellen. Deze hoortoestellen worden voornamelijk in Nederland ingezameld. Voor die kinderen die een extra sterk hoortoestel nodig hebben zijn vaak geen gebruikte toestellen verkrijgbaar en worden deze in Sri Lanka aangeschaft. Hierbij werken we samen met Vision Care in Galle. Bij de meer gangbare hoortoestellen worden de kinderen getest door een lokale kno-arts en wordt een audiogram gemaakt. Dit gaat mee naar Nederland en wordt bekeken door een audicien die ook een keuze maakt uit de op dat moment beschikbare hoortoestellen. Hij stelt ze in en de eerstvolgende reis naar Sri Lanka wordt het hoortoestel meegenomen en aan het desbetreffende kind ter beschikking gesteld. Ook worden door de stichting regelmatig batterijen ingekocht die via de dovenschool kosteloos worden verstrekt aan de betreffende kinderen. Project 3: Tehuis voor verstandelijk gehandicapten In Baddagama ondersteunt de stichting de bewoners van een huis waar verstandelijk gehandicapten worden opgevangen. Dit is een particulier initiatief waarbij een vrouw van ruim zeventig jaar oud de leiding heeft. Zij wordt ondersteund door een paar plaatselijke vrijwilligers. De stichting zorgt ervoor dat de bewoners periodiek worden gecontroleerd door een arts en dat ze de noodzakelijke medicijnen krijgen. In de beginperiode was de frequentie, door de geconstateerde gezondheidsproblemen, één keer per maand maar door de sterk verbeterde gezondheid kunnen we nu volstaan met één keer per twee maanden. Daarnaast verzorgt de stichting twee keer per jaar een uitstapje of een gezellige dag in het tehuis. Hierbij wordt vooral aandacht besteed aan een gezonde en lekkere maaltijd wat door de bewoners erg op prijs wordt gesteld. Ook worden door de stichting materialen ter beschikking gesteld waardoor de bewoners in staat zijn om door handenarbeid producten te maken die lokaal worden verkocht. Hiermee leveren ze een bijdrage aan hun dagelijkse onderhoudskosten. Ad hoc projecten Daar waar nodig ondersteunt stichting Lama Gramaya ook lokale projecten zoals de aanleg van een waterleidingsysteem, verbetering van de leefomstandigheden op scholen, het verstrekken van schooluniformen, schoenen, lesmateriaal etc. De activiteiten worden ad hoc uitgevoerd. Na het vaststellen van de behoefte wordt ter plaatse actie ondernomen om hierin te voorzien. 11 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
4. Communicatie 4.1. Inleiding Stichting Lama Gramaya hecht er veel waarde aan om met lage kosten donateurs en andere belangstellende op een aantrekkelijke en heldere manier informatie aan te bieden en iedereen te betrekken bij haar werk. Hierbij wordt openheid en transparantie gegeven in de financiële positie en de nieuwe plannen en behaalde successen. 4.2. Website Op de website www.lamagramaya.nl wordt informatie gegeven over de voortgang van de projecten. Dit is een belangrijk communicatiekanaal voor de (potentiële) donateurs en vrijwilligers. De website wordt regelmatig geactualiseerd en waar nodig verbeterd. 4.3. Nieuwsbrief Minimaal 2 x per jaar wordt een digitale nieuwsbrief aan de belangstellenden verstuurd. 4.4. Informatiemateriaal Om de overheadkosten zo laag mogelijk te houden wordt er geen specifiek foldermateriaal ontwikkeld. De communicatie verloopt hoofdzakelijk digitaal. Voor bepaalde projecten of activiteiten is materiaal beschikbaar. Zo nodig wordt gericht materiaal ontwikkeld waarvoor sponsors beschikbaar zijn. 12 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
5. Financiën 5.1. Inkomsten De activiteiten van stichting Lama Gramaya worden gefinancierd door giften, sponsoring en donaties. Er wordt gewerkt met particulieren, bedrijven en organisaties die incidenteel of periodiek een bedrag storten. Hier bij geldt nadrukkelijk geen minimaal bedrag. Daarnaast wordt regelmatig contact gezocht met bedrijven, scholen en instellingen om projecten uit te voeren waarbij de opbrengst bestemd is voor stichting Lama Gramaya. 5.2. Kosten De stichting besteedt haar financiële middelen nagenoeg volledig aan de diverse projecten. De overige kosten zijn daarom bijna te verwaarlozen en blijven beperkt tot de kosten voor webhosting en bankkosten. Benodigde materialen worden meestal belangeloos verstrekt door de sponsors. 5.3. financieel beleid Stichting Lama Gramaya besteedt het overgrote deel van het geld aan directe hulp en voort een zorgvuldig en overwogen financieel beleid. Dit betekent dat met dit financieel beleid het huidig beschikbare vermogen voldoende moet zijn om minimaal drie jaar aan de verplichtingen te voldoen. De financiële situatie van stichting Lama Gramaya is volledig openbaar. De jaarrekening verschijn jaarlijks voor 1 juli en is terug te vinden op de website. 13 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015
6. Toekomst Ondanks de kleinschaligheid van de Stichting Lama Gramaya zijn we er van overtuigd dat de kleine stappen in het grote geheel een grote bijdrage leveren voor een groep mensen. De stichting blijft ambitie houden wat wordt vertaald in de doelstellingen voor de komende jaren. De prognose Door de toenemende bekendheid van de werkzaamheden van de stichting in Sri Lanka groeit ook de vraag naar (financiële) ondersteuning van projecten. Het principe van de stichting dat geen contant geld wordt betaald blijft daarbij bestaan. Het werven van sponsors Stichting Lama Gramaya hanteert de volgende aanpak om sponsors te werven: Scholen: de gedachte hierachter is het vergroten van het bewustzijn van de kinderen in Nederland over de contrasten in de rest van de wereld Particulieren: de binding met de donateurs is van groot belang en heeft als doel de continuïteit van de geldstroom te houden en te verbeteren Bedrijven en instellingen: de stichting wil langdurige relaties opbouwen en onderhouden met bedrijven en instellingen en maakt hierbij gebruik van haar netwerk. Vrijwilligers en ambassadeurs De huidige omvang van het stichtingbestuur en vrijwilligers is niet voldoende om verdere uitbreiding van de activiteiten te verwezenlijken. De stichting is dan ook op zoek naar nieuwe vrijwilligers die zicht inzetten op het gebied van fondswerving en sponsoractiviteiten. 14 beleidsplan Stichting Lama Gramaya 2014-2015