Reglement ouderraad Dit reglement is opgesteld in het schooljaar 2009/2010 Goedgekeurd op 7 december 2010 Basisschool Sint Jozef Grotestraat 142 5931 CZ Tegelen
Inhoudsopgave: Blz. 1. Begripsbepaling 3 2. Doel 3 3. Taken 3 4. Coördinatoren 3 5. Contactouders 4 6. Leden 4 7. Duur van het lidmaatschap 4 8. Verkiezingen 4 9. Zittingsperiode 5 10. Stemming 5 11. Taakverdeling dagelijks bestuur 6 12. Vergaderfrequentie 6 13. Vergadersamenstelling 7 14. Ouderbijdrage 7 15. Kascontrole 7 16. Jaarverslag 7 17. Vergadering jaarverslagen 8 18. Medezeggenschapsraad 8 19. Slotbepaling 8 2
1. Begripsbepaling: Dit reglement verstaat onder: a) Ouderraad (OR): Alle ouders aangesloten bij de raad, bestuurd door het dagelijks bestuur. b) Het dagelijks bestuur: de voorzitter, secretaris, penningmeester en de coördinatoren. c) Ouders: De ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen op school. d) Coördinatoren: Leden van de ouderraad die 1 of meer werkgroepen coördineren. e) Contactouder: De ouder die op de informatieavond aan het begin van het schooljaar bereid gevonden is de leerkracht in de klas te ondersteunen bij activiteiten. f) School: Basisschool Sint Jozef, Tegelen De ouderraad is aan de school gebonden. 2. Doel: De ouderraad heeft ten doel de betrokkenheid van de ouders bij de school te vergroten en in brede zin ondersteuning te geven voor het bieden van ontplooiingskansen aan de leerlingen van de school. 3. Taken: Om dit doel te bereiken zorgt de ouderraad voor: a) Het vertegenwoordigen van de ouders. b) Als aanspreekpunt te fungeren voor de ouders. c) Het kweken van belangstelling voor de school bij de ouders. d) Het (mede)organiseren van activiteiten. e) Het steunen van de school bij de vervulling van haar taak. f) Het bevorderen van de bloei van de school. g) Het onderhouden van contacten met de directie en medezeggenschapsraad. h) Het desgevraagd of op eigen initiatief advies geven aan de schoolleiding en medezeggenschapsraad. De ouderraad treedt namens de ouders op zonder dat hierdoor aan de individuele rechten en verplichtingen van deze personen tekort wordt gedaan. 4. Coördinatoren: De coördinatoren zijn medeverantwoordelijk voor het functioneren van de aan hen toegewezen werkgroepen. Iedere coördinator heeft 1 of meer werkgroepen. Zij coördineren samen met het team de werkgroepen, nemen contact op met de ouders die zich opgegeven hebben voor de werkgroep. Middels deze werkgroepen geven zij mede vorm aan de daarbij behorende activiteit in samenwerking met het team. Teamleden nemen het initiatief tot het opstarten van de bijeenkomsten van de werkgroepen. 3
5. Contactouders: Contactouders worden voor de duur van 1 schooljaar gevraagd op de informatieavond aan het begin van het schooljaar of door de leerkrachten persoonlijk. De contactouder ondersteunt de leerkrachten bij activiteiten en festiviteiten in de klas of delegeert de ondersteuning van activiteiten aan andere ouders indien zij zelf niet aanwezig kunnen zijn. De contactouders worden op de hoogte gehouden van lopende zaken binnen de ouderraad middels de notulen, die te lezen zijn op de website. Zij hoeven niet bij de vergaderingen aanwezig te zijn. 6. Leden: Alle ouders van kinderen van de school mogen lid worden van de ouderraad. Zij hebben stemrecht binnen de ouderraad over financiële aspecten of gevolgen en een aantal bestuurlijke zaken. Zij zijn gerechtigd: a) Te stemmen met betrekking tot nieuwe bestuursleden. b) Aanpassingen aan het reglement goed- en/of af te keuren. c) Zitting te nemen in de kascontrolecommissie. d) Decharge te verlenen aan het bestuur na goedkeuring van het gevoerde financieel beleid. e) Mee te helpen tijdens activiteiten waarbij ouderhulp gewenst is. Dit geschiedt middels opgave bij de betreffende groepen. f) De notulen van de ouderraad en het jaarverslag, welke op de website te vinden zijn, in te zien. Zij hebben de plicht: a) De ouderraad op geen enkele wijze bewust in diskrediet brengen of op onredelijke wijze benadelen. 7. Duur van het lidmaatschap: Een lidmaatschap heeft de duur van 1 schooljaar en wordt automatisch verlengd. Tenzij ouders geen kinderen meer hebben op basisschool Sint Jozef of het lidmaatschap opgezegd wordt bij de voorzitter van de ouderraad. 8. Verkiezingen: Dagelijks bestuur en coördinatoren worden gekozen door en uit ouders die zich, na bekendmaking van een vacature, opgegeven hebben voor een bepaalde functie binnen de ouderraad. Deze verkiezing vindt plaats in een ouderraadsvergadering. 4
9. Zittingsperiode: Coördinatoren worden gekozen voor een periode van drie jaar. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. Tijdens de zittingsperiodes moet de coördinator kinderen hebben die les krijgen op onze school. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden voor een periode van drie jaar gekozen. Tijdens de zittingsperiode moet het bestuurslid kinderen hebben die les krijgen op onze school. Het dagelijks bestuur heeft de vrijheid binnen het dagelijks bestuur van functie te wisselen indien dit ten goede komt aan het functioneren van het dagelijks bestuur. De samenstelling van de ouderraad wordt medegedeeld aan de ouders, directie en medezeggenschapsraad. Bij tussentijds ontstane vacatures geldt het volgende: Het dagelijks bestuur wordt gekozen door en uit ouders die zich, na bekendmaking van een vacature, opgegeven hebben voor een bepaalde functie binnen het dagelijks bestuur. Deze verkiezing vindt plaats in een ouderraadsvergadering. Het vertrekkende lid heeft recht op een attentie ter waarde van 5,- per zittend schooljaar, dit geldt ook voor leden die geen lid zijn van het dagelijks bestuur. 10. Stemming Over personen wordt mondeling gestemd tenzij een van de leden te kennen geeft een schriftelijke stemming te wensen. Aan de stemming over financiële aspecten of gevolgen en bestuurlijke zaken nemen uitsluitend de leden van de ouderraad deel. Besluiten over zaken worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij stemming over personen geldt: a) Wanneer er geen meerderheid van stemmen is zal een herstemming plaatsvinden tussen die twee personen, die het hoogste aantal stemmen behaalden. b) Zijn bij herstemming het aantal stemmen gelijk, dan beslist het lot. c) Alleen van leden die aanwezig zijn bij de vergadering wordt de stem geteld. d) Leden zijn er zich van bewust dat degene op wie zij stemmen de ouders gaat vertegenwoordigen in het bestuur. e) Nadat door de voorzitter is vastgesteld wat de uitslag van de stemming is en dat deze stemming democratisch is verlopen, kan er geen bezwaar meer worden aangetekend tegen de uitslag. Aanpassingen aan dit reglement kunnen alleen worden doorgevoerd na goedkeuring door de leden die aanwezig zijn tijdens de vergadering waarin de aanpassing van dit reglement besproken wordt. Voor deze vergadering wordt aan de leden bekend gemaakt welke aanpassing voorgesteld wordt en wanneer deze besproken wordt in de vergadering. 5
11. Taakverdeling Dagelijks Bestuur: De voorzitter is belast met a) de leiding van de vergaderingen van de ouderraad, b) toezicht houden op het naleven van het reglement, c) het vaststellen van de uitslag van de stemming en toezien op het democratisch verlopen van de stemming, d) het opstellen van de agenda voor de vergadering (samen met de secretaris), e) het voeren van het woord namens de ouderraad en het vertegenwoordigen van de ouderraad in externe contacten. De secretaris a) stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergadering op en verspreidt deze tijdig onder genodigden en hangt deze op ter inzage voor leden, b) zorgt voor alle correspondentie, c) draagt zorg voor het bijeenroepen van de vergaderingen, d) maakt de notulen, e) beheert het archief van de ouderraad, f) schrijft het jaarverslag. De penningmeester a) beheert alle gelden van de ouderraad, b) int de ouderbijdrage en de gang van zaken hiertoe, c) regelt betalingen namens de ouderraad, d) stelt de begroting op in samenspraak met andere leden van de ouderraad, e) draagt zorg voor de financiële verantwoording op de ledenvergadering. 12. Vergaderfrequentie: De ouderraad zal ten minste vijf maal per jaar in vergadering bijeenkomen. Indien twee of meer leden van de ouderraad middels een verzoek aan de voorzitter te kennen geven een vergadering te willen beleggen, dan zullen de uitnodigingen daartoe binnen veertien dagen worden uitgeschreven. Alle ouderraadsvergaderingen zijn openbaar voor ouders van kinderen die les hebben op onze school. De vergaderdata van het gehele schooljaar zullen in de laatste ouderraadsvergadering van het voorgaande schooljaar worden vastgesteld door het dagelijks bestuur. Deze data zullen in de kalender van de school worden opgenomen. 6
13. Vergadersamenstelling: Voor de vergadering van de ouderraad worden uitgenodigd: a) alle leden van de ouderraad, b) afgevaardigden van het team, c) De uitnodiging zal bovendien op het informatiebord van de ouderraad gehangen worden, zodat mensen op de hoogte zijn van de agenda, d) Alle ouders van kinderen die les krijgen op onze school zijn welkom op de vergadering. De ouderraadsvergaderingen en de notulen van de ouderraad zijn openbaar en staan op de website van de school. Discussies over personen worden buiten de openbare notulen gehouden. 14. Ouderbijdrage: Aan het begin van het schooljaar ontvangen de ouders een verzoek tot betaling van de ouderbijdrage. De hoogte van deze vrijwillige bijdrage wordt ieder jaar door het dagelijks bestuur vastgesteld. Er wordt gestreefd naar een zo laag mogelijk bedrag dat uitsluitend gebruikt zal worden ter betaling van de activiteiten. 15. Kascontrole: De ouderraad benoemt jaarlijks uit de leden van de ouderraad een commissie van tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het dagelijks bestuur. De commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het dagelijks bestuur en zal hieromtrent verslag uitbrengen tijdens een vooraf aangekondigde vergadering binnen de eerste 3 maanden van het daarop volgende schooljaar. Op verzoek legt het dagelijks bestuur tijdens deze vergadering verantwoording af over het in het afgelopen jaar gevoerde financieel beleid. De vaststelling en goedkeuring van de kascontrole strekt tot decharge van de penningmeester en het dagelijks bestuur voor het in het afgelopen schooljaar door hen gevoerde beheer. 16. Jaarverslag: De secretaris legt middels het jaarverslag verantwoording af naar de leden. In dit jaarverslag staan alle activiteiten die de ouderraad heeft ondernomen. Onderwerpen die zijn besproken tijdens de ouderraadsvergaderingen en alle besluiten die er zijn genomen tijdens de vergaderingen. Het verslag komt in de tweede vergadering van het nieuwe schooljaar in de ouderraadvergadering. Alle ouders kunnen deze vergadering bijwonen. Het Jaarverslag komt op de website van de school of kan opgevraagd worden bij de directie. De penningmeester maakt het financieel jaarverslag. Dit is door leden op te vragen en wordt meegenomen in de ledenvergadering. 7
17. Vergadering jaarverslagen De jaarverslagen worden besproken in de 2 de algemene vergadering van de ouderraad. Tijdens deze vergadering wordt dan decharge verleend aan het dagelijks bestuur voor het gevoerde beleid van het afgelopen schooljaar. Indien er op deze avond gestemd dient te worden, wordt dit vooraf in de uitnodiging vermeld. Ook de ouders die geen lid zijn van de ouderraad worden voor deze avond uitgenodigd in t Jozetje. 18. Medezeggenschapsraad: De Medezeggenschapsraad ziet er op toe dat de ouderraad democratisch te werk gaat. 19. Slotbepaling: In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de ouderraad na beraad met haar leden. 8