Draaiboek om personeel te werven via externe personeelsmobiliteit.
Inleiding Stap 1 : Inschrijven in de rechtspositieregeling Stap 2 : Keuze voor de vervulling van de vacante betrekking Stap 3 : Bekendmaking van de vacature Stap 4 : Sollicitanten toelaten tot de selectieprocedure Stap 5 : De selectieprocedure Stap 6 : De wervingsreserve Stap 7 : De aanstelling via contract of benoeming (op proef) Stap 8 : Vaststelling weddeschaal en anciënniteiten Stap 9 : Bepaling ziektekrediet en status ziekte Stap 10 : Bepaling jaarlijkse vakantie/feestdagen Stap 11 : Wat met loopbaanonderbreking? Stap 12 : Gunstige versus ongunstige proeftijd Bijlage I : Verduidelijkingstabel procedures Bijlage II : Minimale voorwaardentabel Pagina 2
Externe personeelsmobiliteit (EPM) bestaat uit twee verschillende procedures. Enerzijds is er de mogelijkheid om de reeds bestaande procedures van interne mobiliteit en van bevordering, ook open te stellen voor personeelsleden van andere overheden die tot hetzelfde werkingsgebied behoren. Deze regeling noemen we territoriale mobiliteit. Anderzijds is er een nieuwe bijkomende procedure, naast de reeds bestaande (aanwerving, bevordering, ), waarbij men zich richt tot ervaren personeelsleden van andere lokale of provinciale overheden en/of van de diensten van de Vlaamse overheid, die zich in een gelijkwaardige graad bevinden. Deze regeling noemen we extraterritoriale mobiliteit. Dit draaiboek is een praktische leidraad voor personeelsdiensten die gebruik willen maken van de mogelijkheden van territoriale of extraterritoriale mobiliteit. Het gidst je in 12 stappen doorheen de hele procedure en de administratieve afhandeling van de indiensttreding. We wensen je veel leesplezier en succes met je wervingsacties. Met dank aan : Els Cornelis (stadsbestuur Leuven), Nathalie Goossens (stadsbestuur Antwerpen), en Christine Vissenaekens (stadsbestuur Mechelen). Pagina 3
Alvorens van de regeling kan worden gebruik gemaakt, moet ze uiteraard eerst worden ingeschreven in de lokale rechtspositieregeling. Bij het inschrijven van externe personeelsmobiliteit in de plaatselijke rechtspositieregeling moet de raad een aantal keuzes maken: 1) Welke regelingen neemt het bestuur op in de rechtspositieregeling? Enkel de territoriale; enkel de extraterritoriale; of beiden? 2) Hoe wordt de beoogde arbeidsmarkt afgebakend? 3) Voor welke betrekkingen kan de aanstellende overheid van deze procedures gebruikmaken? 4) Wordt er een proefperiode voorzien; en zo ja, wat is de duur ervan? Het staat het bestuur vrij om enkel de territoriale mobiliteit in te schrijven in de rechtspositieregeling, en daarbij zelfs eventueel nog verder te specifiëren of enkel interne mobiliteit of enkel bevordering, of beiden worden bedoeld. Het bestuur kan er eveneens voor opteren om enkel maar de extraterritoriale mobiliteit te voorzien. En uiteraard kan er ook voor gekozen worden om beide regelingen samen in te schrijven. De raad bepaalt ook autonoom de reikwijdte van het toepassingsgebied. Tot welk personeel van welke besturen wenst men zich te richten? Dat kan maximaal of net vrij afgebakend verlopen. Er kan eveneens voor worden geopteerd om een bepaald segment af te bakenen. Alleen bestendige betrekkingen komen in aanmerking, en zijn de zgn. decretale graden zijn uitgesloten van het toepassingsgebied. Pagina 4
Desgewenst kan de raad via de rechtspositieregeling ook vooraf bepalen voor welke betrekkingen de aanstellende overheid van deze procedures kan gebruik maken en voor welke niet. De raad is vrij om al dan niet een proeftijd op te leggen, maar als in een proeftijd wordt voorzien, mag die maximaal drie maanden bedragen. Ook dit is een keuze die de raad op dit moment moet maken. Tips Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur stelt op haar website een modelbeslissing ter beschikking. Hierin zijn de verschillende keuzemogelijkheden aangegeven. Het document Externe personeelsmobiliteit in vraag en antwoord, dat eveneens op de website van ABB beschikbaar is, geeft extra toelichting aangaande de diverse keuzemogelijkheden. Pagina 5
Wanneer een betrekking vacant wordt, heeft de aanstellende overheid op haar beurt opnieuw een aantal keuzemogelijkheden: 1) Wordt effectief gebruik gemaakt van territoriale en/of extraterritoriale mobiliteit of niet? 2) Worden ze al dan niet gecombineerd met andere procedures? 3) Wordt de reikwijdte verder verfijnd of niet? 4) Welke ervaring wordt vereist? 5) Welke selectietechnieken worden gekozen? Eens ingeschreven in de rechtspositieregeling, heeft de aanstellende overheid bij een effectieve vacature, telkens de vrije keuze om deze procedures al dan niet te gebruiken. Het staat de aanstellende overheid ook vrij om al dan niet ook andere procedures te combineren. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen de behoefte aan (sectorspecifieke) ervaring, de snelheid van de procedure, en het gewenste aantal te bereiken kandidaten. Per selectieprocedure kan de aanstellende overheid de reikwijdte van de externe mobiliteit, binnen de grenzen die opgenomen werden in de eigen Pagina 6
rechtspositieregeling (zie stap 1), nog verder verfijnen naar het type bestuur, bijvoorbeeld: - bij territoriale mobiliteit kan de aanstellende overheid ervoor kiezen om de procedure open te stellen voor het personeel van het eigen ocmw en AGB, OF alleen voor personeel van het ocmw of het personeel van het AGB; - bij extraterritoriale mobiliteit kan de aanstellende overheid uit de in de rechtspositieregeling vermelde besturen een keuze maken. (alleen OCMW s, alleen gemeenten, AGB s, alleen provinciale besturen, alleen DVO, ). Het is niet mogelijk om de reikwijdte van een vacature territoriaal af te bakenen (bv. alleen de provincie Antwerpen, alleen de gemeentebesturen Mechelen en Lier, ). Gelijkwaardigheid van graad betekent nog niet gelijkwaardigheid van inhoud, competenties of verantwoordelijkheden. Bij een procedure van extraterritoriale mobiliteit wordt de vereiste van een gelijkwaardige graad aangevuld met een ervaringsvereiste, die zowel inhoudelijk als naar aantal jaren uitgedrukt wordt (bijv. 4 jaar leidinggevende ervaring). Het is namelijk de bedoeling om kandidaten gericht aan te spreken. Het komt de aanstellende overheid toe deze ervaringsvereiste te omschrijven. Net zoals bij alle andere procedures, kiest de aanstellende overheid ook hier de selectietechnieken, die zullen worden aangewend. Tips Het meest efficiënt is de combinatie van die procedures, waarbij het aantal te doorlopen selectiestappen gelijk is, met het oog op de vergelijkbaarheid van de scores en aan te leggen wervingsreserve. Als een korte en een lange selectieprocedure worden gecombineerd, is het niet mogelijk om de scores op de verschillende selectieonderdelen met elkaar te vergelijken en onderling te rangschikken, zonder het gewicht van de verschillende delen van beide selectieprocedures te wijzigen. Het is dus moeilijk om tot één vergelijkende wervingsreserve Pagina 7
te komen. In dat geval kunnen niet-vergelijkende scores en een niet-vergelijkende wervingsreserve een oplossing bieden. Idealiter worden dus alleen procedures met vergelijkbare selectiestappen met elkaar gecombineerd. Om snel en goedkoop ervaren kandidaten aan te trekken, is een combinatie van extraterritoriale mobiliteit met interne mobiliteit, het meest efficiënt. De aanstellende overheid kan er eveneens voor kiezen om een aanwervingsprocedure of procedure van territoriale mobiliteit of bevordering gezamenlijk te organiseren met een entiteit binnen het eigen werkingsgebied. Hieraan kan al dan niet een gemeenschappelijke wervingsreserve gekoppeld worden. Het document Externe personeelsmobiliteit in vraag en antwoord, dat eveneens op de website van ABB beschikbaar is, geeft extra toelichting over gepaste selectietechnieken voor de toepassing van de extraterritoriale personeelsmobiliteit. Pagina 8
De vacature moet worden bekendgemaakt volgens de bepalingen in de plaatselijke rechtspositieregeling van het bestuur. Dat wil zeggen dat de bekendmaking van de vacature gebeurt op de manier zoals vermeld in de rechtspositieregeling van de besturen die de vacature zullen verspreiden. Het bestuur dat de vacature heeft, doet dit uiteraard conform haar regels. De andere overheden binnen hetzelfde werkingsgebied zullen dit eveneens intern moeten bekendmaken, maar dan conform hun eigen regels. De publicatie op de website van Jobpunt Vlaanderen is verplicht wanneer je gebruik maakt van de extraterritoriale mobiliteit. In het vacaturebericht wordt duidelijk aangegeven aan welke voorwaarden sollicitanten moeten voldoen om in aanmerking te komen, en of er al dan niet een wervingsreserve wordt aangelegd. Volgende punten (+ zie voorwaardentabel in bijlage II) zijn belangrijk in geval van extraterritoriale mobiliteit: - Statutaire of contractuele functie. Sollicitanten die voor de functie solliciteren, komen definitief terecht in het statuut van de vacature, m.a.w. er is geen garantie op behoud van het eigen statuut bij de nieuwe werkgever. Wie komt in aanmerking? Alle statutaire en contractuele personeelsleden met een contract van onbepaalde duur die een volledige selectieprocedure doorliepen, kunnen zich kandidaat stellen. - Gelijkwaardigheid van graad. Pagina 9
o Alleen personeelsleden met een gelijkwaardige graad komen in aanmerking voor de vacature. De graden die gelijkwaardig zijn, worden best vermeld in het vacaturebericht. - Vereiste ervaring. Deze wordt bij de openverklaring bepaald door de aanstellende overheid. - Gunstig evaluatieresultaat. Het laatste evaluatieresultaat van de kandidaat moet gunstig zijn. - Vereist diploma. In principe moet dit alleen vermeld worden als de functie een specifiek diploma vereist door hogere regelgeving, of ingeval van een beschermd beroep, of als het bestuur dat zelf essentieel acht voor de functie (bv. preventieadviseur, stedenbouwkundige, boekhouder, ). - Uittreksel uit het strafregister Dat kan nagekeken worden op het moment van de aanstelling, al kan het zijn dat sommige besturen misschien accepteren dat de toets in het verleden gebeurde door het bestuur van herkomst. - Kennis van het Nederlands Dat werd in principe al nagekeken door de werkgever van herkomst, naar aanleiding van de eerdere aanstelling. Alleen de werknemers van een van de overheden uit het Vlaamse Gewest waarop de regeling van extraterritoriale mobiliteit van toepassing is, kunnen zich kandidaat stellen via deze weg. Met andere woorden, een Nederlandstalige werknemer van het stadsbestuur Luik kan niet kandideren via extraterritoriale mobiliteit. Tips Voor de territoriale mobiliteit gelden sowieso dezelfde voorwaarden als deze die voor de eigen personeelsleden gelden bij interne mobiliteit/bevordering. Het biedt een voordeel om een kopie van het volledige evaluatieverslag bij de kandidaat zelf op te vragen. Daarnaast is het ook aan te raden dat de kandidaat de huidige functiebeschrijving bezorgt. Op die manier kunnen de competenties van de functie en van de functiehouder vergeleken worden met die van de vacature. Zo kan gemakkelijker worden nagegaan of de kandidaat aan de voorwaarden voldoet. De gelijkwaardige graden tussen de lokale besturen en de diensten van de Vlaamse overheid werden opgenomen in een concordantietabel, die beschikbaar is op de website van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Pagina 10
De voorwaarden die opgenomen werden in de bekendmaking van de vacature moeten getoetst worden en de nodige documenten moeten gecheckt worden. Tips indien een contractueel personeelslid zich kandidaat stelt, dan bij voorkeur eveneens het bewijs van de doorlopen selectie voor de huidige functie opvragen. kopie diploma (indien vereist). Kan sowieso opgevraagd worden voor administratieve afhandeling van o.a. Capelo uittreksel uit het strafregister : eventueel moet ook nagekeken worden of de activiteit valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen zie Model 2 (in toepassing van art. 596.2 van het Wetboek van Strafvordering)) Pagina 11
Het voordeel van territoriale/extraterritoriale mobiliteit, voor zowel de kandidaten als de werkgever, is de beperking van de selectieprocedure tot de toetsing van de functiespecifieke kennis en vaardigheden. Het gaat immers over ervaren kandidaten. Daardoor zal de doorlooptijd van de procedure doorgaans korter zijn en zal de kostprijs wellicht lager liggen. Bij de vaststelling van de selectieproeven moet goed worden nagedacht over wat wel en niet getest wordt, m.a.w. wat als functiespecifiek wordt beschouwd. Dat zal verschillen naargelang het type functie (bijv. leidinggevende of expert) en naargelang er al dan niet procedures gecombineerd worden. Pagina 12
De laureaten van de selectieprocedure, ook bij combinatie van verschillende procedures met dezelfde doorlooptijd, worden opgenomen in dezelfde wervingsreserve. Afhankelijk van de bepaling die hierover in de eigen rechtspositieregeling is opgenomen, is de wervingsreserve al dan niet vergelijkend. Pagina 13
Of een benoeming op proef gebeurt bij invulling van een statutaire vacature n.a.v. territoriale/extraterritoriale mobiliteit, hangt af van wat voorzien werd in de rechtspositieregeling (zie Stap 1). Voor de invulling van een contractuele vacature geldt sowieso steeds de arbeidsovereenkomstenwetgeving. Waar kan, verdient het aanbeveling (omwille van de gelijke behandeling) om de contractuele proeftijd even lang te maken als de statutaire proeftijd. Als de nieuwe werkgever na een procedure van extraterritoriale mobiliteit geen proeftijd heeft voorzien in de lokale rechtspositieregeling, dan gebeurt de benoeming onmiddellijk bij de aanstelling. De nieuwe werkgever bezorgt na een procedure van extraterritoriale mobiliteit een kopie van de aanstellingsbeslissing aan de vorige werkgever van het personeelslid. Tips Het is ook aan te raden om bij de vorige werkgever, de correctheid van het doorgegeven aanstellingsdocument en van de evaluatiegegevens af te toetsen. Pagina 14
De regeling geformuleerd in de lokale rechtspositieregeling van het ontvangend bestuur is bepalend. Bij de aanstelling worden de schaalanciënniteit en de geldelijke anciënniteit vastgesteld. Gezien de overstap gebeurt tussen 2 overheden, wordt de overheidservaring volledig meegenomen in beide anciënniteiten. Indien de ervaring van de betrokken kandidaat ook bestaat uit eerder gevalideerde privé-ervaring, zal de validatie van de schaalanciënniteit en geldelijke anciënniteit in de vacante functie afhangen van wat voorzien is in het statuut van de ontvangende overheid. De zo bepaalde geldelijke en schaalanciënniteit wordt vervolgens toegepast op de schalen die gelinkt zijn aan de graad waarin de vacature werd opengesteld. Het is dus mogelijk dat de kandidaat uiteindelijk aangesteld wordt in een schaal die uitkomt op een hogere of lagere verloning dan voorheen. Belangrijk is dat dit duidelijk meegegeven wordt aan de laureaten om teleurstellingen te voorkomen, bijvoorbeeld door een simulatie te voorzien nog voor de procedure start. Deelname aan een procedure via extraterritoriale mobiliteit betekent dus géén garantie op dezelfde brutowedde. Dat geldt trouwens niet alleen voor de salarisschalen, maar ook voor de andere voordelen: maaltijdcheques, aantal vakantiedagen, hospitalisatieverzekering, vergoeding onregelmatige prestaties,. Het totale pakket moet immers afgewogen worden. Pagina 15
De ziektekredietregeling van het ontvangend bestuur is van toepassing. Voor de lokale en provinciale overheden zijn dit 21 ziektekredietdagen/jaar. Personeelsleden van de DVO die overstappen naar een lokaal/provinciaal bestuur, krijgen 21 ziektekredietdagen vermenigvuldigd met het aantal jaren dienstactiviteit en verminderd met het aantal reeds opgenomen ziektedagen. In de 21 dagen/jaar-regeling valt het personeelslid op 60% wachtwedde zodra het ziektekrediet is uitgeput. Deze bepalingen gelden zowel voor de territoriale als de extraterritoriale mobiliteit. Pagina 16
De verlofregeling van het ontvangende bestuur is bepalend. In het verleden kon de overstap van een publieke regeling naar een privéregeling leiden tot situaties waarbij de betrokkene amper vakantie kreeg. Dit euvel werd verholpen door invoering van de Europese vakantieregeling en het systeem van jeugdvakantie. Deze bepalingen gelden zowel voor de territoriale als de extraterritoriale mobiliteit. Pagina 17
Bij de overgang van de ene juridische werkgever naar de andere moet een lopende loopbaanvermindering stopgezet worden. Die vereiste wordt niet alleen opgelegd door de RVA. Vaak staat ook in de lokale rechtspositieregeling dat loopbaanvermindering pas wordt toegestaan na afloop van de proeftijd of na x-aantal jaren dienstanciënniteit (bv. bij ouderschapsverlof) en/of worden bepaalde prestatiebreuken (bv. 19/38) niet toegestaan in bepaalde niveaus/functies (vaak niveau A of leidinggevende functies). Ook daarover moet de werkgever de kandidaten duidelijk en correct informeren. Het personeelslid dat bij de oorspronkelijke werkgever genoot van de eindeloopbaanregeling, moet goed geïnformeerd worden over het al dan niet opnieuw kunnen aanvragen van dit stelsel bij de nieuwe werkgever. We verwijzen hiervoor naar de overgangsbepalingen en naar de nieuwe voorwaarden (55+) vanaf 1/09/2012. Deze bepalingen gelden zowel voor de territoriale als de extraterritoriale mobiliteit. Pagina 18
Als de proeftijd gunstig wordt afgesloten, wordt ofwel het contract van onbepaalde duur verder gezet, ofwel de op proef benoemde vast aangesteld. In beide gevallen moet een eedaflegging plaatsvinden voor het einde van de proeftijd. De proeftijd kan alleen verlengd worden als de raad die optie heeft vastgesteld in de lokale rechtspositieregeling (zie stap 1). Een opschorting van de proeftijd kan zich wel voordoen naar aanleiding van bepaalde afwezigheden (cfr. de lokale rechtspositieregeling voor op proef benoemde personeelsleden en cfr. de arbeidsovereenkomstenwet voor contractuele personeelsleden). Als de proeftijd niet gunstig wordt afgesloten, wordt het betrokken personeelslid ontslagen. Deze bepalingen gelden zowel voor de territoriale als de extraterritoriale mobiliteit. Pagina 19
Mobiliteit Intern - zelfde graad of eventueel een andere graad van dezelfde rang - personeelsleden eigen organisatie Territoriaal - zie interne mobiliteit - uitbreiding met personeelsleden van dezelfde graad of andere graad van dezelfde rang van entiteit(en) binnen het eigen werkingsgebied Extraterritoriaal - externe personeelsleden van dezelfde graad of vergelijkbaar van entiteit(en) buiten het eigen werkingsgebied - al dan niet samen met de interen en/of territoriale mobiliteit Bevordering - lagere graad - personeelsleden eigen organisatie - zie interne bevordering - uitbreiding met personeelsleden van een lagere graad van entiteit(en) binnen het eigen werkingsgebied / Aanwerving: iedereen die aan de voorwaarden voldoet mag deelnemen. Pagina 20
Statuut volgens vacature nieuwe werkgever Deelname mogelijk voor statutaire en contractuele personeelsleden + contract onbepaalde duur + in dienst zijn getreden na volwaardige selectieprocedure Territoriale interne mobiliteit Extraterritoriale mobiliteit Territoriale bevordering x x x x x x Gelijkwaardigheid van graad Gelijkwaardigheid van graad van de vacature Gelijkwaardigheid van graad van de vacature Gelijkwaardigheid van graad die toegang geeft voor bevordering tot de graad van de vacature Vereiste ervaring in een gelijkwaardige graad Kan bij openverklaring opgelegd worden door aanstellende overheid Moet bij openverklaring opgelegd worden door aanstellende overheid Kan bij openverklaring bepaald worden door aanstellende overheid Laatste evaluatieresultaat moet gunstig zijn X x x Diplomavoorwaarden moet als een specifiek diploma vereist is moet als een specifiek diploma vereist is moet als een specifiek diploma vereist is Uittreksel uit het strafblad Kennis van het Nederlands x x x X (is in principe OK) x (is in principe OK) X (is in principe OK) Pagina 21