functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Administratief Medewerker Publiekswerking voor het Kasteel van Gaasbeek Contractueel, bepaalde duur Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Kasteelstraat 40, 1750 Gaasbeek /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je staat zowel collega s als externe klanten bij via het verlenen van administratief ondersteunende diensten. Je ondersteunt de organisatie en coördinatie van de publiekswerking van het Kasteel van Gaasbeek: evenementen, planning rondleidingen, ateliers, zaalverhuur, communicatie, opvolgen van reserveringen en annuleringen van school- en gezinsbezoeken en gidsen, verjaardagsfeestjes Je werkt nauw samen met de publiekswerker. Je boekt vergaderingen in, beantwoordt telefoons en bent de back-up voor algemene administratieve taken om bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van het kasteel. Hou je van initiatief nemen? Ben je verantwoordelijk, klantgericht en een nauwkeurige werker? Dan is deze job misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf clusters: - Kennis en beleid - Subsidiëren en erkennen - Waarborgen en beheren - Communicatie www.werkenvoorvlaanderen.be
- Interne organisatie Als administratief medewerker word je tewerkgesteld in het Kasteel van Gaasbeek, dat deel uitmaakt van het team Infrastructuur en instellingen. Het Kasteel van Gaasbeek is gelegen in een domein van 49 hectare groot en heeft de voorbije eeuwen grote veranderingen ondergaan. Alhoewel het domein vlak bij Brussel is gelegen is het een oase van rust. De eerste burcht werd rond 1240 gebouwd, maar door de woelige geschiedenis van de streek werd het gebouw zowel verwoest en geplunderd als heropgebouwd en gerestaureerd. Het huidige kasteel dankt zijn romantische, middeleeuwse uitzicht aan de restauratie van 1887-1898, uitgevoerd in opdracht van de laatste bewoonster. Dat was Marie, markiezin Arconati Visconti (1840-1923), een intrigerende vrouw die het kasteeldomein op het einde van haar leven aan de Belgische staat schonk. Sinds 1980 is het kasteel eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. In de museumvleugel prijken onder andere historische meubels, kostbare wandtapijten, goud- en zilverwerk, schilderijen en gebruiksvoorwerpen die samen met het interieur een echte tijdmachine vormen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit om bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van het Kasteel van Gaasbeek. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot reserveringen/inschrijvingen/annuleringen van de publiekswerking om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Met Recreatex (reserveringssysteem) leren werken om reserveringen te boeken, gidsen te verwittigen, annuleringen te beheren - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers, bv. reserveringen in Excel en in Recreatex - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Voortdurend en systematisch actualiseren van het adressenbestand van scholen en gidsen - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen en beleidsdocumenten - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet pagina 2 van 10
- Persmappen helpen samenstellen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) - Rapporteert op stafvergadering m.b.t. evenementen, reserveringen, etc. binnen de publiekswerking -... 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van reserveringen, annuleringen - Archiefbeheer van de publiekswerking - Houdt het klassement van de activiteiten van de publiekswerking bij - Inschrijvingen van activiteiten en reservaties voor verjaardagfeestjes, gezinsrondleidingen, e.a. opvolgen - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op SharePoint bewaren in een geordend systeem - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten - Rapporteert periodiek over de stand van zaken aan de stafmedewerker publiekswerking, eventueel aan directie en andere stafleden - Invoeren van gegevens in Recreatex - Doorsturen van gegevens naar collega s en externe klanten, zoals gidsen, vrijwilligers - Het administratief organiseren van evenementen, recepties, binnen de publiekswerking - Opvolgen van bestedingen van het intern werkingsbudget - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, presentaties ) om de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling en formulieren met scholen, gidsen, e.a. - Opstellen van draaiboeken bij evenementen, openingen pagina 3 van 10
- Synthese maken van rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten van zoekopdrachten 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van het kasteel. - Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef - Stockbeheer (voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) - Materiaal voor de rondleidingen en de ateliers aankopen via bestellingen en opvolgen, eventueel ook herstellingen - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen publiekswerking, of bij verzending van mailings - Het praktisch organiseren van evenementen, recepties, binnen de publiekswerking 6. Onthaal/Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal om bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. - Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op speciale evenementen) - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten - Telefonische contacten i.v.m. leveringen, betalingen - Uitbouwen van goede relaties met de educatieve sector o.m. door middel van regelmatige contacten, mailings, folders - Verwelkomen van cursisten en docenten, gidsen - Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - Beheer van generieke mailboxen van het Kasteel van Gaasbeek en doorsturen naar betrokken collega s 7. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. pagina 4 van 10
- Afspraken maken en vastleggen in agenda publiekswerking - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren en inplannen van zalen, rondleidingen, ateliers, school- en gezinsbezoeken, verjaardagsfeestjes - Instaan voor de coördinatie van de gidsen: planningen, reserveringen en annuleringen van alle rondleidingen en gidsen opvolgen - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden te verwittigen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een secundair diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/bijlage02. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hogervermelde vereiste diploma. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Charlotte Vanfleteren, charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be en 02 553 15 94). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Inzicht in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheidsadministratie is een pluspunt pagina 5 van 10
- Je kan goed overweg met het Office-pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook ) - Je beschikt over gevorderde administratief-organisatorische vaardigheden en werkt heel nauwkeurig - Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands en goede kennis van het Frans (zowel schriftelijk als mondeling) - Kennis van de reserveringssoftware (vb. Recreatex) is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1: je neemt verantwoordelijkheid voor jouw werk) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1: je informeert, pleegt overleg en werkt mee) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt acties uit eigen beweging voor (niveau 1: je neemt het initiatief om binnen jouw takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1: je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1: je plant en organiseert jouw werk effectief) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1: je levert met oog voor detail correct werk af) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 10
5 AANBOD Je krijgt een voltijds contract van bepaalde duur (tot 31/08/2020). Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100%), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. pagina 7 van 10
De cv-screening vindt plaats in de week van 1 juli 2019 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing relevantie van de werkervaring - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de acht hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De voorselectie vindt plaats in de week van 1 juli 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET SELECTIETESTEN Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we volgende punten aan de hand van het gesprek en enkele selectietesten waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst: - Je relevante werkervaring - Je visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen - Je technische competenties - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Gaasbeek (Kasteelstraat 40, 1750 Gaasbeek (Lennik)) op woensdag 10 juli (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 8 van 10
overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 30 juni. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar sollicitaties.cjm@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op zondag 30 juni naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op www.werkenvoorvlaanderen.be. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Mia De Smedt Zakelijk coördinator mia.desmedt@vlaanderen.be tel +3225310133 pagina 9 van 10
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Charlotte, Vanfleteren selectieverantwoordelijke charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be 02 553 15 94 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 15 juli 2019. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be. 10 Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief medewerker bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief medewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10