Verslag bureauvergadering van woensdag 23 oktober 2013. Aanwezig: Ann, Kristof, Willy, Chris, Joris, Svenja, Stien Verontschuldigd: An Simoens Afwezig: - 1. Goedkeuring agenda: ok 2. Goedkeuring verslag van laatste bureauvergadering vorige legislatuur: ok 3. Opvolging verslag van de laatste bureauvergadering a. Bord kabels regiekamer Werd in orde gebracht sommige kabels zijn stuk, deze moeten niet meer opgehangen worden. b. Regeling verwarming via Reus Voeler staat in kleine zaal, waardoor als het daar warm is de kleine vergaderzaaltjes koud zijn. Via Reus is temperatuur te regelen van thuis uit. Zou bijna wekelijks in te stellen zijn omdat de reservaties iedere week anders zijn. Aan de overwerkschakelaar zouden labels gehangen moeten worden waardoor duidelijk wordt welke knoppen te gebruiken zijn voor welke lokalen. c. Stroomverdeler podium Het zou goed zijn om een stroomverdeler ter beschikking te stellen van de verenigingen zodat de beschikbare stroom verdeeld kan worden. 64A wordt dan verdeeld in verschillende stekkers van 16A. Stien vraagt eens na bij Charly van de technische dienst of er iets bestaat dat voor alle verenigingen kan dienen. d. Tegels stuk in keuken + plinten en tegels grote zaal Gaten zijn al toegemaakt en plinten zijn hersteld. Het blijft echter niet zo verzorgd ogen. An heeft de referentie van de tegels doorgegeven aan Marc Jacobi die zou bekijken of deze tegels nog in de handel zijn. De kapotte tegels in de keuken zouden vervangen worden door een plaat.
e. Bekleding van het toogblad komt los Is opgenomen in de begroting. Wordt wel dringend want is niet meer hygiënisch. De tapkranen aan de zijde van de cafetaria mogen weg en vervangen worden door een werkblad. f. Rolgordijnen De rolgordijnen zijn erg moeilijk op te trekken. Marc Vanderlinden is hiermee bezig. Mogelijks wordt het een systeem aan de binnenkant. Ook de firma die de huidige gordijnen plaatste wordt gecontacteerd. g. Nooddeur Nooddeur aan kant scoutslokalen werd opgenomen in begrotingswijziging. Nooddeur achteraan Colomba werd hersteld. h. Noodnummers in de zalen Is in orde. Deze hangen omhoog. i. Verlichting in WCʼs en vergaderlokalen Aanduiding op deur waar verlichting te vinden is. Stien maakt dit. j. Leidingen naar jeugdhuis De leidingen zijn weggewerkt door de aannemer. k. Gebruik balletvloer Balletvloer moet dag op voorhand opengelegd worden zodat die zich kan zetten. Vloer zou achter podium kunnen liggen waar voorlopig de stoelen nog gaan. Deze gaan naar nieuwe berging. l. Hotspot site Colomba Er wordt onderzocht of er internet voorzien kan worden voor de hele site (Colomba, scouts, voetbal, jeugdhuis en eventueel abdij). Momenteel heeft elke zaal telenet (analoog) en zijn er 2 internetverbindingen via telefoonaansluiting. Ann Simoens heeft een rondgang gedaan langs alle OCʼs om een globaal plan op te maken. Dit is heel duur uitgevallen, dus moet er nog bekeken worden wat hiermee gebeurt. Momenteel kunnen er in GC Colomba telkens slechts 1 of 2 personen op internet met een beperkte draagwijdte.
m. Aankoop data projector en scherm Beamer aan plafond met scherm dat elektrisch bediend kan worden is niet betaalbaar voor beheerraad. Na te kijken of dit werd opgenomen in begrotingswijziging van de gemeente. n. Permanente medewerker op de site Een permanente medewerker is niet haalbaar. Mogelijks wordt er een poule gemaakt van zaalwachters en poetspersoneel die permanentie op zich kunnen nemen. Voor de regiekamer zou er een contract worden afgesloten met een vaste, professionele, technieker waarop de verenigingen verplicht beroep moeten doen bij een evenement en deze ook moeten betalen. Bestek moet nog worden uitgeschreven. Te bekijken of verenigingen ook zelf gebruik kunnen maken (mits attest) van de regiekamer, maar wel voor- en nadien controle van regiekamer door vast aangestelde technieker (extra kost voor vereniging). 4. Herstelling en werken Inclusief de punten a tot j van vorig artikel + nieuwe herstellingen en werken a. Diepvries keuken Er wordt een ʻgewoneʼ (geen industriële) dievriezer besteld die in het bestaande gat geplaatst kan worden. Aan technische dienst vragen om omkisting te maken (aandacht voor verluchting). b. Verluchting GC Wordt er in minihal airco gezet en kan dit dan worden doorgetrokken tot grote zaal? Er komt enkel verluchting in minihal. Om airco te krijgen in grote zaal zou er met een warmtepomp gewerkt kunnen worden, die tussen de reeds bestaande verluchtingskanalen geïntegreerd zou kunnen worden. c. Rondgang infrastructuur met oplijsten v.d. problemen De hele site van GC Colomba werd door Kristof en Willy nagelopen. Er werden verschillende problemen opgelijst welke op de volgende infrastructuurvergadering aan bod zullen komen. 5. Infrastructuur vergadering in het Adm. Centrum op vrijdag 25/10 om 10:00 u 6 Planon Willy gaat. Kristof probeert het eerste half uur mee te komen. Er wordt gevraagd om GC Colomba als eerste te behandelen. Reservaties en betalingen: Willy ontvangt graag de afschriften. Stien vraagt aan Bernadette om deze te bezorgen.
Toekenning login en paswoord planon: Willy kon niet meer reserveren met paswoord OpenVLD. Stien bekijkt dit op gemeente. Doorsturen bestaande logins en paswoorden naar voorzitter: Bij aanvraag van een log-in en wachtwoord door een nieuwe vereniging graag Willy in CC zetten van deze mails zodat hij over alle paswoorden beschikt. Bekijken of het mogelijk is om een volledige lijst met wachtwoorden aan Willy te bezorgen. 7.Financiën Status probleem overdracht bank De bankrekening van GC Colomba Is nog steeds geblokkeerd. Aanschaf drank-jetons Wanneer rekening geopend is zou Svenja een hondertal jetons aankopen. GSM-kosten voorzitter Willy krijgt jaarlijks 12 x 10 = 120 euro voor zijn telefoon en gsm-kosten. Overdracht financiën Er moet nog een toelage betaald worden voor 2013. Omdat er in 2013 amper kosten gemaakt zijn doen we nu rechtstreeks de aanvraag voor 2014. Wordt volgende bureauvergadering besproken. 8. Aanpassingen gebruiksreglement Bijkomende punten gebruiksreglement behandeld op de raadsvergadering, Aangepast reglement zal worden doorgestuurd naar de raadsleden nadat de kwestie over de dranklevering door de brouwer is uitgeklaard. Waarna goedkeuring via mail door de raadsleden. 9. Nieuwe mandaten bureau Iedereen weet wat er van haar/hem verwacht wordt. 10. Aanpassing website Verwijdering oude en niet langer relevante teksten en fotoʼs. Er wordt een archiefpagina aangemaakt waarin de oudere items geplaatst kunnen worden. Nieuw bestuur met fotoʼs en coördinaten worden op de website geplaatst. De leden zullen gevraagd worden om een foto door te sturen. Er wordt een item aangemaakt over de nieuwe berging.
11. Cursus licht en geluid In eerste maanden van 2014 zouden we een heropfrissingscursus organiseren voor de deelnemers van de laatste cursus. Johan, Matthias (zaalwachters) en Kristof (infrastructuurbeheerder) zouden cursus kunnen meevolgen, eventueel ook Willy. Dit is een voorlopige oplossing tot er een technicus is aangesteld. We investeren niet meer in een meerdaagse cursus (koste voorheen 1500) 12. Varia en rondvraag A. Sleutels oude- en nieuwe bureauleden Alle bureauleden krijgen een sleutel van GC Colomba. De sleutels van de oude bureauleden zouden gerecupereerd moeten worden. Stien vraagt de sleutels van Dirk De Bocq. Andere worden bijgemaakt op budget van beheerraad: voordeur, glazen deur, bureau en kast in bureel. In deze kast hangen de sleutels om in het bureau van de zaalwachters te geraken waar alle sleutels hangen. B. Verslag raadsvergaderingen Verslag raadsvergaderingen wordt al besproken volgende bureauvergadering. C. Planon op tablet Planon is niet te gebruiken op een tablet. Dit is momenteel nog niet mogelijk zegt Planon. D. Datum planningsvergadering De planningsvergadering van 10 december wordt vervroegd naar 3 december omdat Willy in het buitenland zit. De aanvragen door de verenigingen dienen te gebeuren voor 25 november. Volgende bureauvergadering: woensdag 27 november om 9u