Elektronisch Kind Dossier stadsregio Rotterdam IKW 3 april 2008 Gebruikte afkortingen EKD - Elektronisch Kind Dossier JGZ - Integrale Jeugdgezondheidszorg 0-19 jaar CJG - Centrum voor Jeugd en Gezin VNG - Vereniging van Nederlands Gemeenten IPO - Interprovinciaal Overleg Inleiding Doelstelling notitie Deze notitie heeft ten doel de informatiepositie van de bestuurders met betrekking tot het EKD en KIDOS te voeden resp. verschillen die daarin tussen hen bestaan te elimineren. Deze notitie is als volgt opgebouwd. Leeswijzer Deze notitie is als volgt opgebouwd. In paragraaf 1 wordt allereerst de beleidscontext van het EKD geschetst. Daarin komen achtereenvolgens aan de orde: de doelstellingen van een EKD, de juridische grondslag van het systeem en de beoogde financiering. In de daarop volgende paragraaf wordt de relatie beschreven tussen het EKD en het stadsregionale programma IKW en het CJG-concept Stap naar een Sprong. In paragraaf 3 wordt dieper ingegaan op KIDOS. Wat is zijn ontstaansgeschiedenis, wat zijn de voor- en nadelen van dit systeem ten opzichte van alternatieven en hoe ziet de kostenstructuur eruit. Paragraaf 4 gaat globaal in op de implementatie van een EKD en het mede door het rijksbeleid ingegeven tijdpad. De notitie gaat tot slot- vergezeld van een aantal bijlagen. De notitie is mede samengesteld op basis van input van de GGD Rotterdam Rijnmond. Deze heeft de notitie gecheckt en is daarmee akkoord. 1. Beleidsmatige context van het EKD JGZ 1.1. Programmaministerie Jeugd en Gezin Het beleidsprogramma van het programministerie voor Jeugd en Gezin kent 3 centrale punten: Het gezin krijgt opnieuw een belangrijke positie toebedeeld: de kracht van het gezin wordt versterkt en beter benut. Er komt een omslag naar preventief werken: problemen eerder opsporen en ze sneller aanpakken. De vrijblijvendheid voorbij: ongewenste situaties mogen niet voortduren. Iedereen moet zijn verantwoordelijkheid nemen wanneer een kind of gezin in de problemen dreigt te raken. Bovengenoemde punten krijgen mede hun beslag in de te vormen CJG s in alle gemeenten van Nederland. Uiterlijk eind 2011 moet in iedere gemeente minstens één centrum aanwezig zijn. Ouders, kinderen, jongeren tot 23 jaar en professionals, kunnen bij de centra terecht met allerlei vragen over opvoeden en opgroeien. De centra bieden advies en hulp op maat. De CJG zijn straks een herkenbaar inlooppunt in de buurt. Ze houden zich bezig met preventie, signaleren, advies geven en het bieden van ondersteuning en lichte hulp. Bij zwaardere problemen of een meer ingewikkelde hulpvraag coördineren de centra: ze nemen contact op met de gemeentelijke jeugdgezondheidszorg en de stadsregionale jeugdzorg, de JGGZ en LVG en andere aanbieders. Het programmaministerie heeft voor het CJG een basismodel ontwikkeld samen met de VNG, IPO, Actiz, GGD Nederland en de MO-groep. Daarin is voorzien in het gebruik van het EKD. 1.2. Doel, realisatie EKD 1.2.a. Doel EKD Het EKD JGZ heeft tot doel de papieren dossiers van de JGZ te digitaliseren. Deze digitalisering moet er toe leiden dat overdracht van gegevens beter kan plaatsvinden, risico s eerder te signaleren zijn en kinderen beter gevolgd kunnen worden. Daarnaast moet de digitalisering het mogelijk maken dat door 1
aggregatie van gegevens op lokaal en landelijk niveau inzicht verkregen wordt in de ontwikkeling van de jeugd. 1.2.b. Realisatie EKD In 2006 Is de Stichting EKD.nl opgericht om te komen tot een landelijk uniform EKD. Er is toen niet voor gekozen om reeds bestaande systemen te optimaliseren, maar nieuwe software te ontwikkelen. Hiertoe is een aanbestedingsprocedure gestart. Op 21 september 2007 heeft de rechter geoordeeld dat de aanbestedingsprocedure voor het EKD JGZ, zoals tot dan uitgevoerd door de Stichting EKD.NL, niet voortgezet mocht worden. Om toch zo snel mogelijk te komen tot digitalisering van de JGZ is besloten dat gemeenten/jgzinstellingen zelf moeten overgaan tot de aanschaf van (bestaande) digitale JGZ pakketten. Omdat in deze fase meerdere systemen in Nederland gehanteerd worden, wordt voor de uitwisseling van gegevens tussen de verschillende EKD systemen een landelijke kop ontwikkeld. In de eerste helft van 2008 zal dit verder door het programmaministerie worden uitgewerkt en wordt onderzocht wat de landelijke kop precies moet kunnen en hoe deze ontwikkeld zal worden. Deze notitie beperkt zich tot het invoeren van een EKD binnen de context van de Stadsregio Rotterdam. 1.3. Initiatieven en regelgeving, financiering 1.3.a. Initiatieven en regelgeving In het Bestuursakkoord Samen aan de slag, dat is afgesloten tussen Rijk en gemeenten, is afgesproken dat het EKD met ingang van 1-1-2008 een landelijke dekking kent. Gezien de gewijzigde aanpak is dit uitgesteld tot 1-1-2009. Gemeenten zijn bestuurlijk verantwoordelijk om te zorgen voor de invoering van een digitaal JGZ pakket bij de JGZ-instellingen (GGD en en (thuis)zorginstellingen). Het is de verantwoordelijkheid van de lokale en regionale partijen om onder regie van de gemeenten tot een plan te komen gericht op het werken met een digitaal JGZ dossier. Daarbij zijn van belang zaken als de modernisering van de automatisering, training van de medewerkers, de aanschaf van een pakket dat voldoet aan in elk geval de landelijk gestelde eisen om uitwisseling mogelijk te maken. Vanuit het Programmaministerie voor Jeugd en Gezin wordt in overleg met de partijen gezorgd voor de ontwikkeling van de landelijke kop. Tevens worden landelijke eisen 1 gesteld aan de gemeenschappelijke standaarden en koppelingen om overdracht van gegevens mogelijk te maken. Deze eisen zullen wettelijk worden vastgelegd. Verder is door het programmaministerie Jeugd en Gezin een opdrachtformulering opgesteld ten behoeve van de haalbaarheidsstudie voor ketenbrede informatie-uitwisseling binnen de jeugdsector. De VNG ondersteunt gemeenten en instellingen in de regio s bij het bestuurlijk traject van de invoering van digitale dossiers in de JGZ. Het programmaministerie stelt hiervoor middelen beschikbaar aan de VNG. 1.3.b. Financiering In de digitalisering van de dossiers JGZ hebben zowel het Rijk als de gemeenten een verantwoordelijkheid. Het programmaministerie doet een beroep op gemeenten hiervoor zo nodig een eigen investering te doen om het doel om alle kinderen in beeld te hebben te behalen. Hieronder volgt een opsomming van de middelen die op rijks- en gemeenteniveau beschikbaar zijn om de digitalisering te realiseren. Rijk voorziet in ontwikkeling landelijke kop Het Rijk zal de kosten op zich nemen voor de ontwikkeling van een medium om uitwisseling tussen instellingen mogelijk te maken. 1 Zie bijlage vereisten voor digitale JGZ pakketten 2
Eenmalige tegemoetkoming 2007 EKD Bij brief van 30 maart 2007 heeft het Programmaministerie voor Jeugd en Gezin als eenmalige tegemoetkoming in de invoeringskosten een bedrag van in totaal 6,5 miljoen beschikbaar gesteld aan de gemeenten. Middelen uit Samen aan de slag In het kader van het bestuursakkoord met de VNG Samen aan de slag heeft het Kabinet toegezegd om tot in 2011 in totaal 20 miljoen structureel voor het digitaal JGZ dossier en de Verwijsindex beschikbaar te stellen via het gemeentefonds. De omvang van de jaarschijven bedraagt oplopend vanaf 2008: 5 miljoen, 10 miljoen, 15 miljoen en 20 miljoen. BDU CJG Tot 2011 is voor CJG's een bedrag van 440 miljoen beschikbaar dat in het Gemeentefonds wordt gestort. Gemeenten ontvangen de middelen via een Brede Doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG). De BDU CJG is opgebouwd uit de bestaande gelden uit de jeugdgezondheidszorg, de opvoedimpuls, het bestuursakkoord Opvoeden in de Buurt, de Motie Verhagen en de nieuwe middelen die vanuit het programmaministerie voor Jeugd en Gezin zijn toegevoegd. Gemeenten kunnen besluiten deze middelen mede te benutten voor de implementatie van het EKD. Alle gemeenten hebben in januari 2008 de beschikking met daarin de hoogte van de BDU CJG, JGZ-deel en WMO-deel, van het programmaministerie ontvangen. Op dit moment is de financiële toerusting die de individuele regiogemeenten ontvangen niet bekend. Evenmin bestaat inzicht de te verwachten (initiële en meer structurele) kosten van ontwikkeling, implementatie en beheer. 2. Het EKD en de Stadsregio Rotterdam 2.1. Stap naar een Sprong In Stap naar een sprong is opgenomen dat voor de uitvoering van de werkprocessen een sterke informatiepositie van het CJG nodig is. Het EKD voorziet in deze behoefte. Met een EKD kunnen de medewerkers van het CJG beschikken over correcte, actuele en complete informatie beschikken om onder meer: De ontwikkelingsrisico s van een jeugdige in kaart te brengen; Deze over te brengen aan jeugdigen, ouders, professionals en vrijwilligers en daarbij advies te geven; Jeugdigen en/of ouders naar de juiste organisatie(s) door te verwijzen; De indicatiestelling voor enkelvoudige, vrijwillig geïndiceerde jeugdzorg uit te voeren; De zorgcoördinatie te initiëren en uit te voeren. De uitgangspunten 2 uit Stap naar een sprong voor de invoering van een EKD zijn: Bestaande papieren dossiers moeten zo snel mogelijk worden omgezet naar elektronische dossiers; De koppeling met het risicosignaleringsysteem van Multisignaal; De noodzaak alle medewerkers binnen het CJG toegang te laten hebben tot het elektronisch kinddossier; Het EKD te ontwikkelen tot integraal kinddossier; Het EKD te laten fungeren als historisch gezinsdossier. 2.2. Verantwoordelijkheid van de regiogemeenten Zoals reeds genoemd zijn gemeenten bestuurlijk verantwoordelijk om te zorgen voor de invoering van een digitaal JGZ pakket bij de JGZ-instellingen (GGD en en (thuis)zorginstellingen). Het is de verantwoordelijkheid van de regionale partijen om onder regie van de gemeenten tot een plan te komen gericht op het werken met een digitaal JGZ dossier. Van groot belang is, dat de gemeenten en instellingen in de Stadsregio Rotterdam voor hetzelfde systeem kiezen. Daarover hebben zij zich reeds dit jaar positief uitgesproken. 2 Voor de volledige tekst uit Stap naar een sprong zie bijlage 3
De voordelen van één EKD systeem in de Stadsregio Rotterdam spreken voor zich: - gelijke registratie voor de hele regio; - alle kinderen in 1 database: alle kinderen in beeld; - gemakkelijke overdracht van dossiers tussen organisaties; - onderzoeksinformatie voor de hele regio; - doelmatigheid en het creëren van voldoende massa voor een kostenefficiënt(e ) doorontwikkeling en beheer van het systeem. Het invoeren van één systeem in de Stadsregio Rotterdam brengt voor de uitvoerende organisaties met een breder werkgebied dan de Stadsregio (i.c. vier van de vijf organisaties) de vraag naar voren of zij naast het stadsregionale EKD ook andere systemen willen gebruiken. Reden waarop met de betrokken organisaties is gesproken over hun visie daarop. Essentie is dat zij met de GGD Rotterdam Rijnmond mogelijkheden zien om Kidos zo door te ontwikkelen dat ook de gemeenten in de andere regio s waarin zij actief zijn daarvoor zullen kiezen. Evident is dat dit voor alle betrokken partijen in de stadsregio voordelen met zich meebrengt. 2.3. Initiatieven vanuit Ieder Kind Wint De gemeenten in de Stadsregio Rotterdam hebben inmiddels uitgesproken dat zij mede in het licht van Stap naar een sprong willen kiezen voor één systeem en dat Kidos daarvoor het meest opportuun lijkt. De vraagstukken aangaande de toegang, de integraliteit en de archieffunctie worden op een ander moment uitgewerkt. Vooralsnog wordt eerst onderzocht wat de mogelijkheden zijn voor de invoering van één EKD in de stadsregio. In dit licht wordt er met de thuiszorgorganisaties werkzaam in de Stadsregio Rotterdam, GGD Rotterdam Rijnmond en GGD ZHE overleg gevoerd over de gewenste functionaliteit van een EKD in relatie tot Kidos. Dit moet resulteren in een plan van eisen voor een EKD, spiegeling van het plan van eisen aan Kidos en andere EKD systemen en een business case voor de doorontwikkeling van Kidos conform het plan van eisen. Hiermee wordt beoogd deze aanbieders op vrijwillige basis voor Kidos te doen kiezen en de basis voor Kidos te versterken: meer klanten en dus betere en meer kostenefficiënte doorontwikkelingsmogelijkheden en perspectieven ook andere gemeenten/aanbieders aan betreffende lijn te binden (met navenant positieve effecten voor doorontwikkelingspotentieel). Dit overleg is thans gaande. D.d. 14 april a.s. wordt bestuurlijk overleg met de thuiszorgorganisaties en de portefeuillehouder jeugdzorg gevoerd over de uitkomsten. Het resultaat van dit overleg wordt voorgelegd aan de bestuurders van de regiogemeenten in de commissievergadering Jeugdzorg en Sociaal Beleid van 18 juni 2008. Vooruitlopend daarop zal worden bezien of daarvan reeds op 16 april mondeling verslag is te doen. Het betreffende tijdpad is als bijlage ingesloten. 3. Kidos 3.1. Historie Kidos In 2004 hebben de GGD Amsterdam en Rotterdam gezamenlijk een applicatie laten ontwikkelen voor het digitale kinddossier. Deze applicatie is eind 2004 in gebruik genomen. Het systeem is sindsdien steeds verder ontwikkeld en de meeste kinderziekten zijn er dan ook uit. In 2006 is de door de beide gemeenten de JEGE2-organisatie opgericht om het eigenaarschap te behartigen en in juni 2006 zijn de contracten met Ordina getekend betreffende hosting, beheer, onderhoud en vermarketing van de applicatie. 3 In 2006 is de Europese aanbesteding voor het landelijke EKD gestart. Daardoor is in 2006 besloten dat Vertis/Ordina de applicatie in eigendom neemt. Dat was noodzakelijk omdat Ordina anders niet aan de aanbesteding mee kon doen. Het was overigens de bedoeling dat Ordina het eigendom na een succesvolle aanbesteding voor Ordina zou overdragen aan de Stg. EKD. Echter door het mislukken van de Europese aanbesteding is het eigendom in 2007 weer terug bij de GGD Amsterdam en Rotterdam (JEGE2). Ordina beschouwt het in eigendom hebben van een applicatie niet als core business. Hosting, beheer en onderhoud is uitbesteed bij de combinatie Ordina, Vertis en Gino. Momenteel wordt Kidos gebruikt door GGD Rotterdam-Rijnmond (4-19, sinds 2004) en OEK (0-4, sinds eind 2006), GGD Amsterdam (0-19, sinds 2004), Zorginstelling Noord en Midden Limburg (0-4, sinds 2006) en door de GGD-en Brabant + (4-19, sinds eind 2007) 3 In de bijlage is de uitgebreide historie opgenomen 4
3.2. Verbetering Kidos Kidos wordt stapsgewijs verder ontwikkeld. Voor de zomer wordt de planningsmodule sterk verbeterd en wordt de cliëntfoto, dat is de overzichtspagina van het kind, toegankelijker gemaakt. Daarna staat de koppeling met het risicosignaleringssysteem Multisignaal en het verder verbeteren van het gebruiksgemak hoog op de agenda. Tevens wordt Kidos aangepast volgens de landelijke ontwikkelingen zoals de landelijke kop en de koppeling naar RIVM. Daardoor wordt Kidos meer interessant voor nieuwe gebruikers, zoals andere regio s en gemeenten. De belangstelling daarvoor is fors. Terzelfder tijd wordt nagegaan wat nu de meest optimale eigendom- en beheerstructuur is en hoe kan worden omgegaan met initiële investeringen. Oogmerk van de eigenaren is van KIDOS hèt EKD van Nederland te maken en zoveel mogelijk andere partijen daarop te laten aansluiten. Daartoe is het ook denkbaar dat ruimte gecreëerd voor anderen te participeren in de eigendom. Deze aspecten zijn allen onderdeel van de business case, zie boven. 3.3. Digitalisering dossiers in Kidos tot nu toe In Rotterdam gebruikt OEK Kidos één vol jaar en heeft zij gefaseerd de nieuwgeborenen ingevoerd. Thans is ca. 50% van de nieuwgeborenen zijn ingevoerd in Kidos. Daarnaast zijn alle risicokinderen zijn geregistreerd in Kidos. De GGD Rotterdam Rijnmond gebruikt sinds 3 jaar Kidos. In Rotterdam is 80% van de 4-7 jarigen zijn ingevoerd. In de gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling van de GGD Rotterdam Rijnmond is 60% van de 4-7 jarigen ingevoerd. Daarnaast wordt Kidos in gebruik genomen voor het periodiek onderzoek op het voortgezet onderwijs en het de digitalisering van de dossiers van risicokinderen. De inhaalslag ligt voornamelijk bij de digitalisering van dossiers van kinderen 0-4 jaar woonachtig in de regiogemeenten. 3.4 Voor en nadelen Kidos versus een ander systeem In Nederland zijn twee relevante en concurrerende applicaties voor Kidos: Open Care van Centric en MLCAS van Allegro Sultum. In zijn algemeenheid geldt dat (nog) geen enkele applicatie 100% voldoet aan door gebruikers gestelde eisen en wensen. Voor wat betreft de aanpak die de Minister schetst in zijn brief van 5 februari 2008, biedt Kidos op de Nederlandse en lokale (regio Rotterdam) een prima, momenteel het beste alternatief op de markt. Het hebben van zeggenschap over de ontwikkeling van een systeem is een belangrijke voorwaarde. Kidos heeft dit voordeel, omdat partijen die gebruik maken van Kidos voor participatie naar verwachting voor het eigenaarschap kunnen kiezen en daarmee kunnen participeren in de besluitvorming rond de ontwikkeling van de applicatie (functionaliteit). Verder kan worden gesteld dat Kidos: A. de meeste functionaliteit biedt in vergelijking met de andere systemen; B. de functionaliteit wordt versterkt door de ontwikkeling van de Oracle versie van en de verbeterde planningsfunctionaliteit die voor de zomer gereed komt. Deze ontwikkelingen versterken de voorsprong ten opzichte van de concurrentie; C. gebruik maakt van een centrale database, waardoor het genereren van beleidsinformatie mogelijk is; D. als eerste pakket een koppeling met de verwijsindex; E. maatwerk per organisatie mogelijk is zover bijgebouwde modules de oorspronkelijke modules niet beïnvloeden. 3.5. Kosten Onderstaand overzicht betreft de stand op dit moment (met inachtname van de huidige gebruikers en vigerende kostenstructuur). In het bestek van de te ontwikkelen businesscase wordt meer diepgaand beschouwd op welke wijze inhoud kan worden gegeven aan de (kosten-) voordelen die verdere schaalvergroting met zich mee brengt. Daarover zal in een latere termijn meer specifiek informatie worden verstrekt. 5
3.5.a. Investeringskosten Momenteel is de licentieprijs per gebruiker 400,=. In de doorontwikkeling van Kidos wordt bezien of (in het licht van verdere schaalvergroting) en onder welke voorwaarden een neerwaartse aanpassing van de licentieprijs tot de mogelijkheden behoort. 3.5.b. Exploitatiekosten Deze kosten zijn nu als volgt opgebouwd: - Jaarlijkse kosten voor hosting en beheer van Kidos aan Ordina. De kosten zijn momenteel per concurrent user 4 75,=. Dit bedrag is voor hosting en beheer, beperkte ondersteuning bij functioneel beheer en een bijdrage in het budget voor ontwikkelkosten. - Kidosondersteuningsteam: functioneel applicatiebeheerder en inhoudsdeskundige (2 personen voor 150 fte) - 1 e gebruikers per locatie: ook wel super users genoemd, die als front-office voor medewerkers beschikbaar zijn om eenvoudige vragen te beantwoorden - Incidenteel extra ontwikkelingskosten voor verdere ontwikkeling Kidos 3.5.c. Implementatiekosten Deze betreffen de mensuren en de aanschaf van hardware voor de volgende activiteiten: - opstellen van procesbeschrijvingen van de aangepaste werkwijze - maatwerkdelen ontwikkelen in Kidos (in Kidos kan iedereen zijn eigen consulttypes en brieven aanmaken). Tevens moet het systeem gevuld worden met initiële gegevens over locaties, medewerkers, huisartsen. - omzetten van papieren kinddossiers naar EKD - management informatie definiëren en inrichten - implementatie plan maken - pilot uitvoeren - eventueel nieuwe hardware en lijnverbinding naar Ordina - opleiding ontwikkelen en geven - begeleiding tijdens de implementatie - tijdelijke uitbreiding duur van consulten vanwege implementatie EKD. Deze kosten kunnen naar verwachting substantieel beperkt worden door het samen uit te voeren en waar mogelijk procedures en consulttypes van OEK (die als gemeld al langer met het systeem werkt) te gebruiken. Naar verwachting kan op in de commissievergadering Jeugdzorg en Sociaal Beleid van 18 juni 2008 meer inzicht worden verschaft in de kosten per gemeente. 4. Implementatie EKD in de Stadsregio Rotterdam 4.1. Tijdpad programmaministerie Jeugd en Gezin Door het programmaministerie Jeugd en Gezin is na overleg met VNG, GGD Nederland en ActiZ gekozen voor een gefaseerde aanpak: 1. digitalisering van de JGZ; 2. uitwisseling van informatie binnen de JGZ en analyse van gegevens via de landelijke kop ; 3. haalbaarheidsstudie ketenbrede informatie-uitwisseling binnen de jeugdsector. Op 20 december 2007 is een stuurgroep geïnstalleerd die tot taak heeft om het traject van digitalisering van de JGZ-instellingen te begeleiden. De stuurgroep bestaat uit gemandateerde vertegenwoordigers van de VNG, ActiZ en GGD Nederland, onder voorzitterschap van het programmaministerie voor Jeugd en Gezin. 4 Een concurrent user = een rekenfactor welke wordt gebruikt om te komen tot de bepaling van de totale kosten voor hosting en beheer per organisatie. 1 concurrent user = 2 gebruikers gebruiker = iedere medewerker die een eigen toegang krijgt tot het systeem (met eigen login) Er wordt vanuit gegaan dat feitelijk niet iedereen tegelijkertijd van het systeem gebruikt maakt. Het is functioneel wel mogelijk dat alle gebruikers tegelijkertijd in Kidos inloggen. 6
Ook begeleidt de stuurgroep het vormgeven van de landelijke kop voor uitwisseling van informatie binnen de JGZ en het mogelijk maken van landelijke analyse van gegevens. Voor beide trajecten ligt de regie bij het programmaministerie. Het tijdpad luidt als volgt: Maart 2008 - herstart conferentie VNG ondersteuningstraject en handreikingen - duidelijkheid of de standaard uitwisselberichten verloskundigen en entadministraties nog aanpassing behoeven. Juni 2008 - besluitvorming over inhoud, vorm en planning van de landelijke kop December 2008 - vormgeving informatiebank en standaardberichten voor informatielevering aan de informatiebank bekend Januari 2009 - landelijke dekking invoeren digitale pakketten Het mag duidelijk, dat we in casu spreken over een uitermate ambitieus tijdpad. De GGD Rotterdam Rijnmond heeft als eigenaar van Kidos de minister het aanbod gedaan bij te dragen aan de ontwikkeling van de landelijke kop. 4.2. Tijdpad Stadsregio Rotterdam Het tijdpad in de Stadsregio Rotterdam is er op gericht over twee lijnen zo snel mogelijk te komen tot implementatie van een EKD. Hiertoe wordt enerzijds overleg gevoerd met de uitvoerende organisaties en gemeenten over de eisen die aan een EKD worden gesteld en de nodige aanbesteding. Anderzijds wordt zo snel mogelijk gestart met het stadsregionaal breed toerusten van de uitvoerende organisaties op het gebruik van een EKD. April 2008 - Het resultaat is bekend van het bestuurlijk overleg met de thuiszorgorganisaties over de ontwikkeling van elektronisch kinddossier in stadsregio. > mei 2008 - op stadsregionaal niveau wordt een bestek opgesteld voor de aanbesteding EKD >mei 2008 - alle GGD-en en thuisorganisaties in Stadsregio Rotterdam rusten zich toe op gebruik van digitale dossiers 5 18 juni 2008 - In de Cie Jeugdzorg en Sociaal Beleid wordt het resultaat van het bestuurlijk overleg met de thuiszorgorganisaties en GGD-en teruggekoppeld. De financiële consequenties zijn zover mogelijk in beeld gebracht. < 2009 - Stadsregio gemeenten maken met GGD-en en thuiszorgorganisaties subsidieafspraken ten behoeve van toerusting op EKD gebruik. De kosten voor de gemeenten worden bestreden met de middelen uit de meerjarenbegroting van de gemeenten aangaande EKD (zie 1.3.b.) 4.3. Condities Er wordt beoogd in de Stadsregio Rotterdam snel een EKD in te voeren. Hiertoe dient het volgende nog te gebeuren. - Op korte termijn duidelijkheid over welk EKD wordt gebruikt; - Op korte termijn duidelijkheid over implementatie-, exploitiatie-, ontwikkel- en investeringskosten; - Op korte termijn duidelijkheid over financieringsbronnen EKD in meerjarenbegroting van gemeenten. - Op termijn duidelijkheid over eigendom van EKD; - Opdrachtverlening en subsidie afspraken door gemeenten Stadsregio Rotterdam met uitvoerders JGZ 0-19 jaar middels het contracteerplatform; - Indien er duidelijkheid is over de kosten, is het aan de gemeenten zonodig de verkregen middelen ( samen aan de slag en BDU CJG) hiervoor te markeren in de meerjarenbegroting 2009 en verder. Bijlagen: Brief, programmaministerie Jeugd en Gezin, 5 februari 2008, Nieuwe aanpak EKD JGZ Vereisten pakket JGZ en Kidos historie, Stap naar een sprong uitgangspunten invoering EKD Pressure cooking proces EKD SRR 5 Dit betreft hardware en software. Ervaring bij OEK leert dat de voorbereiding 0.5-1 jaar duurt. OEK heeft vervolgens per locatie uitgerold en heeft daar 1 jaar overgedaan. Gekozen is om met de nieuwgeborenen te beginnen en zo geleidelijk de papieren dossiers te gaan uitfaseren. De overdracht naar de GGD wordt ook elektronisch uitgevoerd. Zo staan na 4 jaar de dossiers van alle kinderen in een EKD. 7