Oan Provinsjale Steaten Gearkomste : 17 maart 2010 Wurklistnûmer : 05H Beliedsprogramma : Bestjoer Ôfdieling : Steategriffy Behanneljend amtner : S. Koopmans / G. Kraak Registraasjenûmer : 00882996 Primêr nûmer : Ûnderwerp : Wiziging oardering stipe steatefraksjes provinsje Fryslân 2007 Taheakke : Oanlieding / Beliedsramt (* foech, wetlik ramt, rol PS) : Op grûn fan kêst 145 fan de Provinsjewet hawwe provinsjale steaten it foech oarderingen te meitsjen en te wizigjen. Neffens kêst 33 hawwe Provinsjale Steaten rjocht op amtlike stipe en fraksjestipe. Koarte gearfetting : Voorgesteld wordt een aantal wijzigingen in de verordening Ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2007 op te nemen in verband met gerezen onduidelijkheden over rentetoerekening en declarabele kosten. Ten aanzien van het laatste punt is door het presidium in haar vergadering van 5 maart 2008 besloten dat er een normenkader voor declarabele kosten wordt opgesteld, wat als bijlage bij deze verordening wordt gevoegd. Voorts zijn aan artikel 6 twee nieuwe leden, 5 en 6, toegevoegd waarin is vastgelegd dat de rente als opbrengst aan het fractiebudget dient te worden toegevoegd. Daarnaast is een aantal andere wijzigingen van meer juridisch-technische aard doorgevoerd en is de toelichting op een aantal artikelen verduidelijkt en uitgebreid. Gezien de omvang van de wijzigingen wordt de verordening in haar geheel opnieuw vastgesteld. De wijzigingen zijn cursief aangegeven. 1
Ljouwert, 3 maart 2010 Presidium fan Provinsjale Steaten fan Fryslân, J.A. Jorritsma, foarsitter O. Bijlsma, siktaris 2
BESLÚT NR. : PROVINSJALE STEATEN fan FRYSLÂN Nei it lêzen fan it útstel fan it Presidium fan Provinsjale Steaten fan Fryslân fan 3 maart 2010 Oerwagende dat : it Presidium nei ûndúdlikens oer hokker kosten deklarearre wurde kinne in noarmeramt dit oangeande opsteld hat en fierder dúdlikens jûn wurdt oer it tarekkenjen fan rinte-opbringsten Beächte de kêsten 33 en 145 fan de Provinsjewet: Beslute : de Verordening ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2010 en de daarbij behorende toelichting en bijlagen vast te stellen; deze verordening te publiceren in het Provincaal publicatieblad Sa fêststeld troch Provinsjale Steaten fan Fryslân yn harren iepenbiere gearkomste fan 17 maart 2010,, foarsitter, griffier 3
Artikel 1 Fractiebijdrage De fracties in Provinciale Staten zoals omschreven in artikel 4 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van Fryslân, ontvangen ten laste van de provinciale kas een bijdrage als tegemoetkoming in de kosten die nodig zijn om de fractie goed te laten functioneren. Artikel 2 Bestedingsdoeleinden 1. De fractiebijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde en reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen te worden bestreden uit vergoedingen die de leden ingevolge de Provinciewet en daarop gebaseerde provinciale verordeningen anderszins reeds ontvangen. 2. Bij twijfel omtrent de aanvaardbaarheid van uitgaven in de zin van de onderhavige regeling beslist de Commissaris van de Koningin, na overleg met het presidium van Provinciale Staten van Fryslân. Artikel 3 Berekening fractiebijdrage en bijdrage fractieondersteuning 1. De in artikel 1 bedoelde bijdrage bedraagt 7.150,44 per fractie per jaar, aangevuld met een jaarlijks bedrag van 2.280,80 per fractielid (prijspeil 01-01-2010). 2. Aan een fractie die bij de voorbereiding en de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik maakt van fractiemedewerkers en/of secretariële ondersteuners, wordt uit de provinciale kas bovendien een bijdrage verleend naar rato van de omvang van de fractie. Het personeelsbudget waarop een fractie aanspraak kan maken wordt berekend volgens navolgende verdeelsleutel (prijspeil 01-01-2010): - bij 1 t/m 4 fractieleden : 63.318,56 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus 7.564,26 voor secretariële ondersteuning; - bij 5 t/m 8 fractieleden: 94.977,84 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus 15.128,52 voor secretariële ondersteuning; - bij 9 t/m 12 fractieleden: 126.637,12 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus 22.692,77 voor secretariële ondersteuning; - bij 13 fractieleden of meer: 158.296,40 voor inhoudelijke fractieondersteuning plus 22.692,77 voor secretariële ondersteuning 3. Per fractie wordt naar rato van de in lid 2 genoemde fte een bijdrage verleend ten behoeve van het werkgeversaandeel in de pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekeringen voor de fractieondersteuning. Het budget dienaangaande waarop een fractie aanspraak kan maken wordt berekend volgens de volgende verdeelsleutel (prijspeil 01-01-2010) bij 1 t/m 4 fractieleden: 9.454,57 bij 5 t/m 8 fractieleden: 14.969,74 bij 9 t/m 12 fractieleden: 20.484,90 bij 13 fractieleden of meer: 20.484,90 Deze bijdrage dient schriftelijk te worden aangevraagd bij de griffier. 4
4. Over een gedeelte van een kalenderjaar wordt in de leden 1, 2 en 3 vermelde bedrag naar rato berekend. 5. De in het eerste en het tweede lid genoemde vergoedingen worden jaarlijks per 1 januari verhoogd op basis van het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie in Nederland geldende voor de maand september, ingaande 1 januari 2011). Artikel 4 Verandering zeteltal en splitsing fractie 1. Indien het zeteltal van een fractie tengevolge van verkiezingen verandert, gaat de verandering van het budget in op de dag waarop de nieuw gekozenen worden beëdigd. 2. Indien een fractie tengevolge van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt het recht op een bijdrage aan die fractie met ingang van de dag waarop het statenlidmaatschap van de leden eindigt. Artikel 3, lid 4 is van overeenkomstige toepassing. 3. Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode kunnen gedurende deze periode aan de betrokken fracties tezamen niet meer bijdragen worden verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie geldende maximum-budget, dat wordt verdeeld naar evenredigheid van de aantallen bij de splitsing betrokken leden. Artikel 5 Voorschotten 1. De in artikel 3 omschreven bijdragen worden elk jaar in een tweetal halfjaarlijkse termijnen, respectievelijk in de maanden januari en juli uitgekeerd aan de penningmeester van de fractie. 2. In afwijking van het in lid 1 bepaalde wordt in het jaar waarin verkiezingen van Provinciale Staten plaats vinden, het bedrag van de eerste termijn berekend over de periode tot en met de dag waarop de oude statenleden aftreden; de tweede termijn wordt berekend over de resterende periode van het jaar. 3. De in artikel 3, lid 2 en 3, bedoelde bijdragen worden bij voorschot uitgekeerd; zij worden na afloop van de periode waarvoor zij bedoeld zijn, aan de hand van een ingediende declaratie en na een externe accountantscontrole vastgesteld door Provinciale Staten. 4. In afwijking van het vorige lid blijft uitkering van een voorschot op grond van artikel 3, lid 2 en 3, aan een fractie achterwege wanneer de betaling van de medewerkers/ ondersteuners van die fractie op haar verzoek door de provinciale dienst wordt uitgevoerd. Artikel 6 Reserves 1. Het in enig jaar niet gebruikte deel van de fractiebijdrage mag gelimiteerd gereserveerd worden ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. De reserve, bedoeld in het eerste lid, is per 1 januari voor de eerste keer per 1 januari 2007 niet groter dan 10 % van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 3 lid 1. 3. Het jaarlijks cumuleren van reserves is toegestaan tot een maximum van 30 % over drie jaar. 4. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, blijft de tot 1 januari 2006 opgebouwde reserve bij de berekening over het jaar 2006 en volgende jaren buiten beschouwing. 5. Rentebaten over de opgebouwde reserve dienen te worden toegerekend aan het fractiebudget. 5
6. In afwijking van het bepaalde in het vijfde lid, blijven de rentebaten over de reserves tot 1 januari 2006 buiten beschouwing. 7. Na verkiezingen blijft de reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in Provinciale Staten, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten, gehoord het presidium, als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 8. Bij zetelwinst en zetelverlies wordt de maximaal toegestane reserve herberekend. Bij het eerstvolgende voorschot wordt een eventuele overschrijding van de maximale reserve in mindering gebracht. 9. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve, naar rato van het aantal fractieleden, verdeeld onder de oorspronkelijke en de nieuwe fractie. 10. Indien een fractie tengevolge van verkiezingen ophoudt te bestaan, wordt de opgebouwde reserve uiterlijk vier maanden nadat het statenlidmaatschap is geëindigd teruggestort in de provinciale kas. Artikel 7 Verantwoording en controle 1. De gemaakte kosten moeten zijn betaald op basis van facturen en bij betaling aan natuurlijke personen moet er een salarisadministratie óf een gespecificeerde declaratie zijn. 2. Fracties stellen jaarlijks op uniforme wijze een financiële verantwoording op aan de hand van het door het presidium vastgestelde verantwoordingsmodel, zoals opgenomen in bijlage 1. 3. De penningmeester van de fractie dan wel diens vervanger legt jaarlijks vóór 1 april bij de griffier van Provinciale Staten verantwoording af van de ten laste van de bijdragen gedane uitgaven. 4. De gedeclareerde uitgaven worden getoetst aan het normenkader declarabele kosten zoals vastgesteld door het presidium en opgenomen in bijlage 2. Het presidium is bevoegd genoemd normenkader te wijzigen. In ieder geval jaarlijks zal het normenkader worden herzien. 5. In het geval dat op verzoek van een fractie de salarisadministratie van de betreffende fractiemedewerkers en ondersteuners door de provincie wordt uitgevoerd, zendt het hoofd van de financiële administratie van de provinciale dienst vóór 1 februari na afloop van het kalenderjaar aan de penningmeester van de fractie een overzicht van de door hem gedane betalingen. 6. Controle van de verantwoordingsstukken heeft plaats door een extern accountant. De accountant verstrekt voor aanvang van het zomerreces een rapport van bevindingen en brengt daarover verslag uit aan Provinciale Staten. Een fractie verschaft te allen tijde inzage in de administratie en daarbij behorende stukken voor zover dit nodig is voor een beslissing over het vaststellen van de bijdrage. 7. Het rapport van bevindingen geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. de financiële verantwoording een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen. b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en c. de financiële verantwoording is opgesteld aan de hand van het door het presidium vastgestelde format, zoals opgenomen in bijlage 3. 8. Het verslag van bevindingen van de accountant geeft aan of het financiële beheer adequaat is en maakt melding van eventuele onrechtmatigheden in de financiële verantwoordingen. 6
9. Provinciale Staten stellen na ontvangst van het verslag van bevindingen van de accountant en na daarover advies te hebben ingewonnen bij het presidium, per fractie de bedragen vast van de definitieve bijdragen en de hoogte van de eventueel teveel ontvangen voorschotten. Artikel 8 Sancties Indien een fractie niet aan de vereisten - zoals opgenomen in artikel 2, lid 1, en in artikel 7, lid 1, 2, 3 en 5 - voldoet, wordt de uitkering van de halfjaarlijkse termijnen onverwijld stopgezet. Artikel 9 ICT voorzieningen fractieondersteuning 1. Per fractie wordt desgewenst één computer met toebehoren in verband met werkzaamheden voor de fractie en ten laste van de provinciekas beschikbaar gesteld voor functioneel gebruik in de fractiekamer in het provinciehuis, alsmede één computer ten behoeve van één fractiemedewerker, onder voorwaarde dat een bruikleenovereenkomst met de provincie Fryslân wordt afgesloten. 2. Voor zover fracties over meer dan één fractiemedewerker beschikken, wordt het aantal door de provincie beschikbaar te stellen computers bepaald aan de hand van de navolgende verdeelsleutel: Bij 1 t/m 4 fractieleden: 2 computers; Bij 5 t/m 8 fractieleden: 3 computers; Bij 9 t/m 12 fractieleden: 3 computers; Bij 13 of meer fractieleden: 4 computers 3. Installatie van de computer met toebehoren geschiedt kosteloos door de provincie. Deze regelt tevens de aansluiting. 4. Het verzoek om een computer met toebehoren, als vastgelegd overeenkomstig de door Provinciale Staten vastgestelde standaard, in bruikleen te ontvangen wordt schriftelijk ingediend aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de Staten, dan wel bij het in dienst treden van een fractie. 5. De in lid 1 bedoelde bruikleenovereenkomst wordt afgesloten voor de duur van de lopende zittingsperiode. Artikel 10 ICT voorziening eerst opvolgenden 1. Een eerst opvolgende op de lijst van een in de staten vertegenwoordigde partij die op voordracht van de betreffende fractie door Provinciale Staten als nietstatenlid is benoemd in een statencommissie, heeft desgewenst recht op een computer met toebehoren. 2. Als een eerst opvolgend statenlid besluit af te zien van een lidmaatschap als nietstatenlid van een statencommissie en vervolgens het daarop volgend statenlid als zodanig door de fractie wordt voorgedragen en door Provinciale Staten benoemd, wordt deze laatste voor de toepassing van deze regeling beschouwd als het eerst opvolgend statenlid. Artikel 11 Ambtelijke bijstand De voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslaging en de besluitvorming van Provinciale Staten is primair een taak van de fractieondersteuning. Wordt daarvoor bijstand en ondersteuning vanuit de provinciale dienst gewenst geacht, dan wordt het desbe- 7
treffende verzoek door tussenkomst van de griffier van Provinciale Staten en de Algemeen Directeur voorgelegd aan het college van Gedeputeerde Staten. Artikel 12 Slotbepalingen 1. De griffier van Provinciale Staten is belast met de uitvoering van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van Provinciale Staten is geplaatst. 3. Met de inwerkingtreding van deze verordening komt de verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2007, zoals vastgesteld door Provinciale Staten op 24 januari 2007 te vervallen. 4. Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2010. 8
TOELICHTING Algemeen. Op grond van de artikelen 93 t/m 96 van de Provinciewet hebben de individuele leden van Provinciale Staten als zodanig recht op een aantal vergoedingen en tegemoetkomingen. De nadere uitwerking daarvan is vastgelegd in een Algemene maatregel van Bestuur dan wel een provinciale verordening. Naast de hierboven vermelde individuele geldelijke voorzieningen, is in artikel 33 van de Provinciewet geregeld dat Provinciale Staten en elk van hun leden recht op ambtelijke bijstand hebben en dat in Provinciale Staten vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. Genoemd artikel regelt tevens dat Provinciale Staten met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning een verordening vaststellen. Daarnaast kunnen in verband met het functioneren van de staten ten laste van de provinciale kas ook geldelijke voorzieningen worden getroffen die een meer algemeen karakter hebben. Deze kunnen betrekking hebben op de staten als geheel, dan wel op groepen statenleden. Het gaat hier om autonome regelgeving van de provincie. Het is in alle provincies gebruik dat aan de in de staten vertegenwoordigde fracties bepaalde vergoedingen worden verstrekt ter bestrijding van kosten die door deze fracties als zodanig worden gemaakt. Deze vergoedingen zijn gebaseerd op de gedachte dat het goed functioneren van de fracties ten goede komt aan het democratisch functioneren van de staten en daarmee tevens dienstig is aan het algemeen provinciaal belang. De hierboven genoemde voorzieningen zijn geregeld in de verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân. Deze verordening is op 14 december 2005 door Provinciale Staten vastgesteld. In die verordening is toen de besluitvorming door Provinciale Staten van 19 juni 2002 en 7 oktober 2003 in verband met de invoering van het duaal bestuur, een en ander voor zover die besluiten betrekking hebben op fractieondersteuning, vastgelegd. In 2007 is deze verordening opnieuw vastgesteld. In de verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2007 is de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 3, lid 2 gewijzigd in verband met de vermindering van het aantal statenleden van 55 naar 43 per 7 maart 2007. Daarnaast is artikel 6 uitgebreid met een bepaling betreffende de terugbetaling van de reserve van een fractie die na een verkiezing van Provinciale Staten niet terugkeert in Provinciale Staten. Tenslotte is in de toelichting op artikel 2, betreffende de bestedingsdoeleinden fractiebudget, een aantal niet toelaatbare bestedingen toegevoegd. In de thans voorliggende verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2010 is de toerekening van renteopbrengsten verduidelijkt en is meer duidelijkheid geschapen over de kosten die kunnen worden gedeclareerd. Het presidium heeft hiertoe een normenkader vastgesteld, wat als bijlage bij de verordening is gevoegd. 9
Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Fractiebijdrage Dit artikel bevat de grondslag op basis waarvan de fractievergoedingen worden toegekend. Evenals de overige vergoedingen en tegemoetkomingen aan statenleden, komen de fractievergoedingen ten laste van de provinciale kas. Artikel 2 Bestedingsdoeleinden Dit artikel stelt regels aan de bestedingsvrijheid van de fracties. Uitgangspunt is dat de fracties in principe vrij zijn in de besteding van de fractievergoedingen, met uitzondering van enkele expliciet vermelde uitzonderingen. De uitzonderingen hebben betrekking op uitgaven die strijdig zijn met de wet dan wel niet rechtstreeks voortvloeien uit de werkzaamheden van de fractie als zodanig. In dit artikel wordt onder b tot uitdrukking gebracht dat ten laste van de provinciale kas geen bijdragen in enigerlei vorm worden verstrekt aan politieke partijen. Het gaat hierbij om de uitwerking van het uitgangspunt dat de in de staten vertegenwoordigde partijen zichzelf terwille van de zuiverheid in de politiek geen bijdragen schenken. De onder d bedoelde uitzondering heeft als strekking dubbele vergoedingen te voorkomen. De fractiebijdrage mag uitdrukkelijk niet worden gebruikt ter bekostiging van uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden of de Verordening rechtspositie toekomen dan wel kunnen worden vergoed. Zo ontvangen statenleden op grond van het Rechtspositiebesluit een vaste onkostenvergoeding voor aan het statenlidmaatschap verbonden kosten. Deze onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten: - representatie - vakliteratuur - contributies, lidmaatschappen - telefoonkosten - bureaukosten, porti - zakelijke giften - bijdrage aan fractiekosten - ontvangsten thuis - excursies Sinds 1 januari 2001 zitten in deze onkostenvergoeding niet langer de kostensoorten fax/pc en cursussen, congressen, seminars en symposia. Daarvoor zijn in de provinciale Verordening vergoedingen staten- en commissieleden specifieke voorzieningen getroffen. Verder is naar aanleiding van de rapporten van bevinding inzake het onderzoek naar het fractiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2003,2004 en 2005 geconcludeerd dat kosten voor mobiele telefonie en kosten die betrekking hebben op het inrichten van een werkplek op het huisadres, niet uit het fractiebudget mogen worden bekostigd. Ook de aanschaf van extra p.c. s, laptops en/of toebehoren kan niet uit het fractiebudget worden bekostigd. In de verordening rechtspositie statenleden en in de ICT regeling zijn daarvoor specifieke voorzieningen getroffen. 10
Het tweede lid van dit artikel verleent de Commissaris van de Koningin de bevoegdheid om bij twijfel te beslissen of een bepaalde uitgavenpost strijdig is met dit uitgangspunt. Dit artikellid houdt impliciet de bevoegdheid in voor de Commissaris van de Koningin om bij twijfel over de juistheid van de besteding na overleg met het presidium, nadere inlichtingen te vragen aan een fractie. Teneinde van tevoren een zo groot mogelijke duidelijkheid te verschaffen over toelaatbare bestedingsdoeleinden van de fractiebijdrage heeft het presidium op 3 maart 2010 een normenkader voor declarabele kosten vastgesteld wat als bijlage bij deze verordening wordt gevoegd. Artikel 3 Berekening fractiebijdrage en bijdrage fractieondersteuning De hoogte van de bijdragen worden in dit artikel vastgelegd. Onderscheid wordt gemaakt in een algemene fractievergoeding (eerste lid) en een specifieke vergoeding voor fractieondersteuning (tweede lid). Bij de in het tweede lid bedoelde bijdrage gaat het nadrukkelijk om ondersteuning van de fractie als zodanig met als doel dat de fractieleden de gelegenheid hebben zich zelf zoveel mogelijk voor het statenwerk vrij kunnen maken. Daarin past derhalve niet dat statenleden zelf tevens fractiemedewerker van hun eigen fractie zijn (en daarmee als het ware hun eigen werkgever). Een en ander zou bovendien strijdig zijn met artikel 96, eerste lid, van de Provinciewet. Dit wetsartikel bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van Provinciale Staten of van een commissie buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de provincie ontvangen. Mutatis mutandis geldt dit uiteraard ook voor eerst-opvolgende statenleden die als niet-statenleden in een statencommissie zijn benoemd en als zodanig daarin rechtens als statenleden fungeren. De in dit tweede lid genoemde bedragen zijn uitgesplitst naar een bedrag voor inhoudelijke ondersteuning en een bedrag voor secretariële ondersteuning. In de vorige verordening werden de bedragen nog gerelateerd aan aantal fte. Voor de duidelijkheid zijn nu de bedragen genoemd, waardoor duidelijker wordt dat het budget ook over meerdere deeltijdbanen kan worden verdeeld. Daarnaast kunnen uit het beschikbare budget ook de kosten samenhangend met secundaire arbeidsvoorwaarden als voor kinderopvang, verhuiskosten, reis- en verblijfkosten, arbo, etc. worden betaald. Indien het specifieke budget voor fractieondersteuning hiervoor niet toereikend is, moet de algemene fractievergoeding worden aangewend. Verder is naar aanleiding van het rapport van bevindingen inzake het onderzoek naar het fractiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2007 geconcludeerd dat het budget fractie-ondersteuning slechts mag worden aangewend voor vergoeding van de kosten van arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht, voor het sluiten van (externe) onderzoeksovereenkomsten met bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onderzoeksbureaus en voor stagevergoedingen op basis van een stageovereenkomst. Kosten van een overeenkomst van opdracht (ex. artikel 7:400 BW) kunnen niet ten laste worden gebracht van het budget fractie-ondersteuning, maar kunnen uiteraard eventueel ten laste worden gelegd van de fractiebijdrage. 11
Dit betekent ook dat kosten voor de inzet van vrijwilligers ten laste van het budget fractiebijdrage dienen te worden gebracht. Voor vrijwilligers geldt dat de vergoeding van hun werkzaamheden maximaal 150,- per maand en/ of maximaal 1500,- per jaar mag bedragen om onder de vrijwilligersregeling te vallen. Het derde lid is een weergave van uw besluit van 7 oktober 2003 waarbij u heeft besloten om als aanvulling op het reeds beschikbaar gestelde budget voor fractieondersteuning een extra structureel budget beschikbaar te stellen van 100.000, bestemd voor het werkgeversaandeel in de pensioen- en ziektekostenverzekering van de fractiemedewerkers. Ter verduidelijking is het jaarlijks beschikbare budget aan dit derde lid toegevoegd. Voorts is toegevoegd, conform afspraken van het presidium van 5 maart 2008, dat het beschikbare budget jaarlijks schriftelijk dient te worden aangevraagd bij de griffier. Het vierde lid van dit artikel regelt het recht op vergoeding ingeval in de loop van het kalenderjaar na statenverkiezingen een nieuwe fractie toetreedt tot de staten dan wel een bestaande fractie daaruit verdwijnt. Artikel 4 Verandering zeteltal en splitsing fractie In het algemeen zal de in het eerste lid van dit artikel bedoelde wijziging in het aantal fractieleden zich voordoen nadat verkiezingen hebben plaats gevonden. In dat geval gaat de verandering van het budget in op dag waarin de gekozenen worden beëdigd. De situatie die in het tweede lid wordt geregeld kan zich per definitie alleen voordoen na statenverkiezingen. Het derde lid heeft betrekking op de situatie dat tijdens de zittingsperiode in een fractie een breuk optreedt en het uittredend lid c.q. de uittredende leden hun zetel(s) niet ter beschikking stellen maar een zelfstandige (nieuwe) fractie gaan vormen. Dit artikellid regelt welk aandeel van de aan de oorspronkelijke fractie toekomende vergoedingen rechtens toekomt aan de oude en de nieuw ontstane fractie. Dit artikellid is gebaseerd op het uitgangspunt dat interne afsplitsingen van fracties tijdens de zittingsperiode geen aanleiding kunnen vormen voor extra fractievergoedingen ten laste van de provinciale kas. Uiteraard wordt na de volgende verkiezingen de fractie van elke democratisch gekozen partij de hen volgens deze regeling toekomende vergoeding normaal toegekend. Artikel 5 Voorschotten Uitkering van de vergoeding vindt plaats aan de penningmeester van de fractie en niet aan de penningmeester van de vertegenwoordigde partij. Dit hangt samen met het karakter van de vergoeding die uitsluitend bestemd is voor fractiewerkzaamheden en sluit aan bij de in artikel 2, lid 1, sub b omschreven voorwaarden. Het tweede lid van dit artikel is opgenomen in verband met de situatie in het jaar waarin statenverkiezingen plaatsvinden. Om ongewenste verrekening als gevolg van gewijzigde verhoudingen in de staten te voorkomen, wordt in dat jaar de eerste termijn berekend tot de dag waarop de nieuwe statenleden worden beëdigd. Hiermee wordt aangesloten bij artikel 4, lid 1 van deze regeling. Het derde lid geeft uitdrukking aan het specifieke karakter van de bijdrage voor fractieondersteuning. Anders dan de algemene fractievergoeding als bedoeld in artikel 3, lid 1, wordt de bijdrage voor fractieondersteuning slechts toegekend wanneer en voorzover de kosten daarvoor ook daadwerkelijk zijn gemaakt. 12
Dit laatste moet blijken uit een door de penningmeester aan het eind van het jaar in te dienen declaratie. De in artikel 3, lid 2 vermelde bedragen zijn maximale bedragen. Het vierde lid heeft betrekking op de situatie dat een fractie heeft besloten gebruik te maken van de door de provincie geboden faciliteit om de salarisadministratie en de uitbetaling van de salarissen aan de fractiemedewerkers en ondersteuners voor zijn rekening te nemen. In dat geval is overheveling van de specifieke fractievergoeding als bedoeld in artikel 3, lid 2 niet nodig, maar betaalt de provincie op verzoek van de penningmeester van de fractie de salarissen van de fractiemedewerkers en ondersteuners rechtstreeks ten laste van het hiervoor beschikbaar gestelde budget. Het spreekt vanzelf dat deze betalingen het voor de betreffende fractie beschikbaar gestelde budget nooit kunnen overschrijden. Artikel 6 Reserve In de bepaling zoals opgenomen in lid 8 is een termijn van vier maanden opgenomen, zodat een fractie waarvan het statenlidmaatschap is beëindigd, voldoende tijd heeft om aan haar lopende financiële verplichtingen te voldoen. Naar aanleiding van het rapport van bevindingen inzake het onderzoek naar het fractiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2006 is geconcludeerd dat renteopbrengsten zouden moeten worden toegerekend aan het fractiebudget. Deze conclusie is nu vastgelegd in een nieuwe lid vijf en zes van artikel 6. De navolgende leden van dit artikel zijn vervolgens hernummerd. Artikel 7 Verantwoording en controle De bepalingen gaan uit van een zo groot mogelijke openheid in de besteding van de vergoedingen. Daarin past het afleggen van verantwoording over de gedane uitgaven. Naar aanleiding van het rapport van bevindingen inzake het onderzoek naar het fractiebudget en de vergoeding voor fractieassistentie 2006 is afgesproken dat declaraties van statenleden door de penningmeester en de fractievoorzitter moeten worden getekend. Ingeval een penningmeester kosten declareert dient de fractievoorzitter en (zo mogelijk) een ander fractielid deze af te tekenen. De controle van de financiële verantwoordingen van de fracties wordt gedaan door een extern accountant, zijnde niet de accountant die belast is met de controle van de provinciale jaarrekening. Aan artikel 7 is een nieuw vierde lid toegevoegd waarin wordt geregeld dat de account bij de controle onder andere toetst aan het normenkader declarabele kosten zoals dat door het presidium is vastgesteld en wat is opgenomen in bijlage 2 bij deze verordening. De navolgende leden zijn hernummerd. Voor wat betreft de aard van controle is aansluiting gezocht bij het bepaalde vervat in artikel 217, derde en vierde lid, van de Provinciewet. De statengriffier regelt dat de accountant de door de fracties ingediende verantwoordingen controleert. De accountant stuurt het rapport van bevindingen aan Provinciale Staten. Gestreefd wordt om dit rapport van bevindingen vóór aanvang van het zomerreces beschikbaar te hebben. Er is voor gekozen geen accountantsverklaring meer te laten opstellen omdat het gezien de hoogte van de te controleren budgetten relatief duur is en weinig tot geen extra informatie oplevert. Een goede controle van de fractieverantwoordingen is ook mogelijk door het opstellen van een rapport van bevindingen. De leden 6, 7 en 9 (nieuwe nummering) zijn conform het bovenstaande aangepast. Provinciale Staten stellen vervolgens de definitieve bijdragen en de hoogte van eventueel teveel ontvangen voorschotten vast. 13
Zoals de penningmeesters van de fracties verantwoording dienen af te leggen over de door hen ten laste van de voorschotten gedane uitgaven in verband met fractieondersteuning, ligt het voor de hand dat het hoofd van de financiële administratie een overzicht verstrekt aan die penningmeesters die hun salarisadministratie aan de provincie hebben uitbesteed. Dit is in lid 5 geregeld. Artikel 8 Sancties Behoeft geen nadere toelichting. Artikel 9 en 10 ICT voorzieningen Het beschikbaar stellen van ICT voorzieningen komt ten laste van de provinciekas. Het betreft hier voorzieningen die in bruikleen worden gegeven, d.w.z. dat deze eigendom blijven van de provincie. Voor fractieondersteuners die gebruik maken van deze mogelijkheid sluit de fractie daartoe een bruikleenovereenkomst af met de provincie. Extra wensen van de gebruiker met betrekking tot de installatie (extra aansluitingen, wanddozen, kabel etc.) worden bij de gebruiker in rekening gebracht. De fractie wordt eigenaar van het afgesloten abonnement. Extra wensen ten aanzien van de p.c.-configuratie zelf kunnen om praktische en organisatorische redenen niet worden gehonoreerd. Er wordt een standaard desktop- of laptop configuratie geleverd. Aan het aantal beschikbaar te stellen computers is aan een maximum gebonden. Met de wijziging van artikel 3, lid 2, wordt de eerdere koppeling met dit artikel losgelaten. De gehanteerde verdeelsleutel blijft wel gehandhaafd en is voor de volledigheid opgenomen in artikel 9, lid 2. Bij tussentijds vertrek van de fractieondersteuner levert deze de in bruikleen gegeven configuratie in bij de provincie. De provincie installeert vervolgens deze configuratie bij de opvolger van de fractieondersteuner. Aan het einde van de zittingsperiode worden de uitgegeven p.c.-faciliteiten geacht te zijn afgeschreven. Deze worden desgewenst eigendom van de fractie. Bij het begin van de nieuwe zittingsperiode ontvangen alle fractieondersteuners een nieuwe p.c. De oude apparatuur zal daarna niet meer worden ondersteund of toegelaten worden tot het provinciale netwerk. Artikel 11 Ambtelijke bijstand Volgens artikel 33, derde 3, Provinciewet moeten Provinciale Staten met betrekking tot de ambtelijke bijstand - en ondersteuning - van de in Provinciale Staten vertegenwoordigende fracties een verordening vaststellen. Gezien de koppeling in de Provinciewet tussen fractieondersteuning en ambtelijke bijstand, is gekozen om de ambtelijke bijstand in de voorliggende verordening te regelen. In de statenvergadering van 20 maart 2003 is reeds een aantal spelregels afgesproken betreffende de ambtelijke ondersteuning van Provinciale Staten. Deze afspraken zijn integraal overgenomen in de navolgende toelichting bij artikel 11. 14
Ook in het duale bestel kan en zal het voorkomen dat Statenfracties of afzonderlijke Statenleden een beroep doen op de provinciale dienst voor informatie of ondersteuning. De fractie-ondersteuning, hoezeer ook uitgebreid, kan immers het potentieel van deskundigheid in de dienst niet evenaren. Verder zal juist een actieve en alerte fractieondersteuning fracties meer dan voorheen op het spoor kunnen zetten van het vergaren van relevante informatie en van politieke en beleidsinitiatieven, hetgeen ook strookt met de intenties van de dualisering. Dat kan een behoefte aan informatie en ondersteuning met zich meebrengen waaraan de fractie-ondersteuning zelf niet geheel kan voldoen. In het algemeen zal de dienst responsief moeten zijn jegens verzoeken vanuit Provinciale Staten, immers ook een provinciaal orgaan. Daarbij gelden twee randvoorwaarden: de collegeleden moeten voldoende geïnformeerd zijn om hun politieke verantwoordelijkheid te kunnen dragen, en verzoeken om informatie en ondersteuning moeten kunnen worden ingepast in de werkplanning van de dienst. Om van daar uit werkbare spelregels te ontwikkelen is het zaak om de verschillende categorieën van verzoeken vanuit de Staten in beeld te brengen en te onderscheiden. Er kan sprake zijn van: - vragen van politieke aard of over aangelegenheden waarover GS nog geen besluit hebben genomen; - vragen om feitelijke en technische informatie van beperkte en incidentele aard; - meer complexe vragen om (nog steeds) technische informatie die naar het zich laat aanzien de werkplanning van het desbetreffende dienstonderdeel zullen beïnvloeden; - verzoeken om ondersteuning bij de voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslagingen en de besluitvorming van Provinciale Staten; - verzoeken om beschikbaarstelling van een rapport of een ander document. In relatie tot elk van deze categorieën wordt in het navolgende een aantal spelregels ontwikkeld. Spelregels 1. Wanneer Statenleden zich tot de dienst wenden met vragen van politieke aard of over aangelegenheden waarover GS nog geen besluit hebben genomen worden zij door de desbetreffende medewerker doorverwezen naar de verantwoordelijke portefeuillehouder of diens/haar voorlichter. 2. Vragen om feitelijke en technische informatie van beperkte en incidentele aard worden door de dienst zonder meer beantwoord. Statenleden kunnen daartoe rechtstreeks contact opnemen met de desbetreffende medewerker. Als regel geldt dat het contact met een statenlid door de medewerker achteraf aan de betrokken portefeuillehouder wordt gemeld. Dat kan achterwege worden gelaten als het om zeer feitelijke detailinformatie gaat, zoals bijvoorbeeld data en tijdstippen van vergaderingen. 3 Meer complexe vragen om nog steeds feitelijke en technische informatie die naar het zich laat aanzien de werkplanning van het desbetreffende dienstonderdeel zullen beïnvloeden worden aan de Statengriffier voorgelegd. De statengriffier treedt bij zijn beoordeling niet in de politieke opportuniteit van het verzoek. De Statengriffier overlegt met de Algemeen Directeur/Collegesecretaris over de vorm en de wijze van de beantwoording van het verzoek. De betrokken portefeuillehouder wordt ingelicht. Zonodig kan het College van Gedeputeerde Staten ter zake een beslissing nemen. 15
4. De voorbereiding van initiatiefvoorstellen en kaderstellende notities of van andere vormen van politieke inbreng in de beraadslaging en de besluitvorming van de Staten is primair de taak van de fractie-ondersteuning. Wordt daarvoor bijstand en ondersteuning vanuit de dienst gewenst geacht, dan wordt het desbetreffende verzoek door tussenkomst van de Statengriffier en de Algemeen directeur voorgelegd aan het college. 5. Een verzoek van een Statenlid om beschikbaarstelling van een rapport of ander document wordt, met inachtneming van de bepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur, altijd gehonoreerd, tenzij er sprake is van een door GS als geheim bestempeld stuk. In dat geval is beschikbaarstelling alleen mogelijk met instemming van het College van Gedeputeerde Staten. Bij een concreet verzoek van meer omvangrijke en complexe aard zal het niet altijd zonder meer duidelijk zijn of geval 3 of geval 4 aan de orde is. In de praktijk zal er vaak sprake zijn van een glijdende schaal en van tussenvormen. Met een geval 3 bezig zijnd, kan de dienst gaandeweg verzeild raken in een geval 4. Bijvoorbeeld: ordening en rubricering van feitelijke informatie (wat op zichzelf veelal onvermijdelijk is) kan een belangrijke opstap vormen naar beleidscriteria en kaderstelling. Het is met name aan de Statengriffier om bij zijn beoordeling hierin lijnen te trekken en zo een soort jurisprudentie op te bouwen. In samenhang daarmee heeft het overleg Statengriffier-Algemeen Directeur/Collegesecretaris een belangrijke wisselwachtersfunctie terzake. Verder zal de dienst hierin politiek-bestuurlijk alert en waakzaam moeten zijn. Artikel 12 Slotbepalingen Blijkens artikel 12, eerste lid, is de statengriffier belast met de uitvoering van deze verordening. Uitzonderingen hierop zijn de gevallen als bedoeld in de artikel 2, lid 2, alwaar de Commissaris van de Koningin, na overleg met het presidium, als beslisorgaan is aangewezen, en artikel 6, vijfde lid, en artikel 7, achtste lid, alwaar Provinciale Staten als beslisorgaan zijn aangewezen. In één geval, artikel 7, tweede lid, is het presidium aangewezen als beslisorgaan (vaststellen verantwoordingsmodel). 16
Bijlage 1 - Uniform verantwoordingsmodel fractievergoedingen, zoals vastgesteld door het presidium, d.d. 5 maart 2008 VOORBEELD Fractiebijdrage Jaar 2007 Ontvangsten 2007 2006 Bijdrage provincie 15.500 14.500 Rente 250 150 Overige 20 60 TOTAAL ONTVANGSTEN 15.770 14.710 Uitgaven Administratie 2.350 2.100 Vergaderingen/bijeenkomsten 4.300 3.900 Reis- en verblijf 3.500 3.800 Representatie 2.900 3.000 Overige 230 100 TOTAAL UITGAVEN 13.280 12.900 SALDO 2.490 1.810 1.550 1.810 naar reserve (max.10%), in 2006 volledig naar reserve 940 - terugstorten aan Provincie Verloopoverzicht reserve 2007 2006 Stand per 1 januari 2.810 1.000 Resultaat 1.550 1.810 Stand per 31 december 4.360 2.810 - reserve tot en met 1-1-2007 2.810 - reservemutatie in 2007 1.550 (- reservemutatie in 2008).. Bijdrage fractieondersteuning Jaar 2007 Bankstanden 1.095 500 Ontvangsten 2007 2006 Bijdrage fractieondersteuning 60.000 55.000 Bijdrage ziektekostenverzekeringen Bijdrage pensioenkosten 5.000 4.800 TOTAAL ONTVANGSTEN 65.000 55.000 Uitgaven Fractiemedewerkers 45.000 44.000 Pensioenkosten 4.800 5.100 Overige kosten 2.500 2.100 bijv. voor sec.arb.voorwarden of stichtingskosten Ondersteuning door derden 9.000 2.500 TOTAAL UITGAVEN 61.300 53.700 SALDO 3.700 1.300 terugstorten aan provincie 17
Bijlage 2 - Normenkader declarabele kosten 18