HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HLTC De Kuil. Dit Huishoudelijk Reglement vormt samen met de statuten de nadere invulling van bepalingen waarmee bestuur en leden van de vereniging De Kuil te maken hebben. Door toe te treden als lid tot de vereniging is ieder lid onderworpen aan deze statuten, dit huishoudelijk reglement en eventueel verdere reglementen en op grond daarvan genomen besluiten van de vereniging. Artikel 1 Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december. Artikel 2 Degene die lid wil worden van de vereniging maakt gebruik van het aanmeldingsformulier op de website van de vereniging en verstuurt dit formulier volgens de instructie. De vereniging kan de contactgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is gehouden om de persoonsgegevens tevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. Bij de beoordeling omtrent toelating als lid, dient het bestuur rekening te houden met het aantal beschikbare banen. Het bestuur is te allen tijde bevoegd een (tijdelijke) ledenstop in te stellen, als - naar het oordeel van het bestuur - de beschikbare accommodatie niet voldoende is om meer leden tot de vereniging toe te laten. Het bestuur is tevens bevoegd aan gezinsleden van leden en de ingezetenen van de gemeente Huizen (Noord Holland) voorrang te verlenen boven niet-gezinsleden van leden respectievelijk niet-ingezetenen van die gemeente. Het bestuur laat zo spoedig mogelijk weten, doch uiterlijk binnen een maand na het indienen van het aanvraagformulier of men kan toetreden als lid en waarna de contributie geïnd zal worden en men een (voorlopige) KNLTB- ledenpas ontvangt. Artikel 3 De vereniging kent de volgende leden: seniorleden, juniorleden en ereleden. In de statuten worden definities, rechten en plichten omschreven. In de statuten wordt verder van begunstigers gesproken; als in stukken van de vereniging de term donateurs wordt gebruikt, wordt hiermee begunstiger bedoeld. Een subgroep binnen de juniorleden vormen de pupillen. Dit zijn spelers die op de eerste januari van het verenigingsjaar de leeftijd van vijf jaren hebben bereikt. Als zij op de eerste januari van het verenigingsjaar de leeftijd van zeven jaren hebben bereikt worden zij automatisch juniorlid. 1
Daarnaast zijn er 2 bijzondere categorieën van leden: Uitwonende studenten: Het studentenlidmaatschap dient jaarlijks vóór 1 december schriftelijk of per mail bij de ledenadministratie te worden aangevraagd met een bewijs van inschrijving op het geldende woonadres en een kopie van de studentenkaart. Niet-spelende leden: Als een lid voorziet gedurende een lange periode niet te kunnen spelen (zoals vanwege ziekte, werk, wonen), kan het voor dat jaar niet-spelend lid worden. Een verzoek dient met redenen omkleed bij het bestuur ingeleverd te worden. Of er sprake is van een geval als hiervoor bedoeld, beslist het bestuur. Het desbetreffende lid wordt ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Aan een niet-spelend lid kan een reductie op de contributie verleend worden. Deze status wordt niet automatisch verlengd, maar moet jaarlijks opnieuw worden aangevraagd. Niet-spelende leden zijn niet gerechtigd om te tennissen bij De Kuil, ook niet als introducé. Zij mogen ook niet meedoen aan toernooien en/of competities. Op verzoek van het desbetreffende lid wordt de status niet-spelend ingetrokken, waardoor alle rechten van het desbetreffende lid herleven. Of de status niet-spelend wordt ingetrokken beslist het bestuur. Het desbetreffende lid wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Verder kan er een kortdurend lidmaatschap aangevraagd worden: Zomerlid: een lidmaatschap lopend van 1 juni t/m 31 augustus Winterlid: een lidmaatschap lopend van 1 oktober t/m/ 31 maart. Leden met een kortdurend lidmaatschap hebben geen stemrecht en hoeven geen bardienst te vervullen. Artikel 4 De betaling van de contributie vindt via automatische incasso plaats. Het bestuur maakt aan het begin van het verenigingsjaar bekend wanneer de incasso('s) plaats zal (zullen) vinden. Indien betaling in gebreke blijft, dan worden door de Algemene Vergadering vastgestelde administratiekosten in rekening gebracht. Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, eenmaal een herinnering tot betaling sturen. Leden die niet aan hun financiële verplichtingen voldoen, kunnen door het bestuur worden geschorst. Hiervan wordt door het bestuur per e-mail mededeling gedaan aan het betreffende lid. Dit lid heeft dan geen toegang meer tot de verenigingsaccommodatie. De schorsing kan worden beëindigd als het lid aan zijn/haar financiële verplichtingen, met inbegrip van eventueel gemaakte incassokosten, heeft voldaan. Het bestuur is bevoegd het lidmaatschap van een lid op te zeggen, indien het lid de financiële verplichtingen uiteindelijk niet nakomt. 2
Artikel 5 Opzegging van het lidmaatschap moet uiterlijk 1 november voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar plaatsvinden. Bij opzegging na 1 november en voor 15 januari zijn per opzeggend lid bondscontributie en door het bestuur vastgestelde administratiekosten verschuldigd. Bij opzegging na 15 januari blijft volledige contributie voor het gehele nieuwe verenigingsjaar verschuldigd en invorderbaar. Restitutie van reeds betaalde contributie en trainingsgelden gelden vindt niet plaats. Opzeggen kan alleen via ledenadmin@hltcdekuil.nl plaatsvinden. Na ontvangst van de opzegging ontvangt men een ontvangstbevestiging per e-mail. Artikel 6 De leden zijn verplicht wijzigingen met betrekking tot het lidmaatschap binnen een redelijke termijn (binnen een maand) per e-mail aan de ledenadministratie door te geven. (e-mailadres, banknummer, telefoonnummer, verhuizing enz.) Artikel 7: De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. Artikel 8 Alle senior leden tot en met een leeftijd van 70 jaar op 1 januari van het verenigingsjaar, zijn verplicht tot het vervullen van een aantal bij Algemene Vergadering vastgestelde bardiensten. Van degene die de bardienst uitvoert dient een persoonsgebonden en geldig IVA-certificaat aanwezig te zijn bij de bardienstcommissie. Data en tijden van deze bardiensten worden in overleg tussen het lid en de bardienstcommissie vastgesteld. Bij verhindering op een afgesproken datum blijft de betrokkene verantwoordelijk voor vervanging, bijvoorbeeld door: - het ruilen van de bardienst met een ander lid (dat beschikt over een IVA-certificaat) - een beroep te doen op een pooler die (meestal tegen betaling) de bardienst kan overnemen. Een overzicht van poolers staat op het besloten deel van de website van de vereniging. Indien een bardienst wordt verzaakt, zonder dat voor een passende vervanging is gezorgd, zal aan het lid namens het bestuur een boete worden opgelegd ter grootte van een door het bestuur vastgesteld bedrag. Tevens ontvangt het lid een waarschuwing dat bij herhaling schorsing kan volgen overeenkomstig artikel 6 van de statuten. Een lid dient zich te houden aan alle instructies die gelden tijdens een bardienst, zoals zelf geen alcoholhoudende drank drinken, NIX onder 18 en geen alcoholhoudende drank schenken vóór 12 uur, of bij de aanwezigheid van een aanzienlijk aantal junioren op het park. Als aanzienlijk wordt aangemerkt een verhouding van circa 1 junior op 3 senioren. 3
Artikel 9 Een lid mag een niet-lid introduceren om tegen betaling van een door de Algemene Vergadering vastgesteld tarief te komen spelen. Dezelfde persoon mag hooguit 4x per jaar geïntroduceerd worden. De betreffende persoon moet zich legitimeren bij de bardienst die de naam noteert in het introducéboek. Er mag niet geïntroduceerd worden tijdens competitie en toernooien voor dagdelen die gereserveerd zijn voor betreffende competitie of toernooi. Het bestuur van de vereniging is te allen tijde bevoegd, hetzij incidenteel, hetzij gedurende langere tijd, het recht van introductie op de banen en in het clubhuis op te heffen. Artikel 10 Kopij voor de website of die via een bulletin aan de leden wordt gestuurd, valt onder de redactionele vrijheid van de communicatiecommissie. Artikel 11 Het bestuur regelt speeltijden, trainingen en de vrije baanbeschikbaarheid en laat deze kenbaar maken op het afhangbord. Artikel 12 De leden dienen zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen die namens het bestuur verstrekt worden met betrekking tot het gebruik van de banen en de accommodatie. Het betreden van de banen is uitsluitend toegestaan met tennisschoenen, uitgezonderd onderhoudspersoneel. Artikel 13 De vereniging draagt geen enkele verantwoording voor de eigendommen van welke aard ook, van de leden en/of derden, in of buiten de accommodatie en op de banen aanwezig. Artikel 14 Elk lid is aansprakelijk voor de hem/haar of door hun introducé aangerichte schade aan enig eigendom of gehuurde van de vereniging. Bij gebruik door meerdere personen tegelijk zijn dezen hoofdelijk aansprakelijk. Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door hem/haar of hen die deze zaken het laatst heeft gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet kan worden aangetoond. Artikel 15 De vereniging raadt het roken af, te meer daar wij een sportclub zijn met jeugdleden. Roken in het clubhuis is niet toegestaan. Ook onder het overkapte gedeelte van het terras mag niet gerookt worden. In de toekomst wordt wellicht besloten dit rookverbod verder uit te breiden. Als er gemeentelijk beleid inzake het roken op sportclubs wordt ingevoerd, zullen wij dit als vereniging uiteraard volgen. 4
Artikel 16 Het bestuur is bevoegd om commissies te benoemen die het bestuur voor de uitvoering van zijn taak nodig acht. Aan deze commissies worden door het bestuur taakomschrijvingen uitgereikt. (behalve de kascommissie). Deze commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Artikel 17 De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Om de twee jaar treedt de helft van de bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschiedt in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. Artikel 18 Het bestuur draagt zorg voor de naleving van de bepalingen in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede andere reglementen en voor de uitvoering van de door de Algemene Vergadering genomen besluiten Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden waarbij het iedereen duidelijk is welke gegevens waarvoor gebruikt worden. De administratie heeft een overzicht van: a. namen en adressen van de in artikel 3 der statuten bedoelde personen. b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur. c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Artikel 19 Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agenda punt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door ten minste vier andere leden. 5
Artikel 20 Statutair is bepaald dat jaarlijks in de maanden maart en uiterlijk december een Algemene Vergadering plaatsvindt. Uitnodiging vindt plaats door middel van een schriftelijke uitnodiging inclusief een agenda per e- mail, uiterlijk 8 dagen van te voren aan alle stemgerechtigde leden. De agenda van de Algemene Vergadering van maart bevat behalve de uit de statuten voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat ten minste zeven dagen vóór verzending der convocaties door ten minste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Stemming wordt gehouden op verzoek van het bestuur of als gevolg van de wens van de meerderheid van de vergadering. Voor het begin van de vergadering dienen alle aanwezige stemgerechtigde leden een presentielijst in te vullen en te tekenen. Toegang tot de vergadering hebben alle leden senior- en ereleden. Het bestuur van de vereniging heeft de bevoegdheid ook niet-leden tot één van de vergaderingen uit te nodigen. Artikel 21 De voorzitter heeft het algemeen toezicht op de gang van zaken binnen het bestuur en de vereniging. De voorzitter leidt de vergaderingen, regelt met de overige leden van het bestuur alle zaken de vereniging betreffende en is officieel woordvoerder. Hij/zij roept zo nodig het bestuur bijeen en heeft in overleg daarmee de algemene leiding van de vereniging. Op de Algemene Vergadering in maart wordt een jaarverslag uitgebracht. De vicevoorzitter neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Artikel 22 De secretaris voert de correspondentie in overleg met en namens het bestuur. Van alle relevante uitgaande stukken houdt hij/zij een kopie. De secretaris organiseert de Algemene Vergadering en de bestuursvergaderingen en houdt daarvan notulen. Tevens zorgt de secretaris voor het op orde zijn van een archief. 6
Artikel 23 De penningmeester is belast met het innen en beheren van alle aan de vereniging toekomende gelden en het doen van uitgaven binnen het kader van de begroting. Hiervan wordt een duidelijke en zorgvuldige boekhouding verzorgd. De penningmeester stelt het financieel jaarverslag samen en stelt de begroting op, in overleg met het bestuur. Bij tussentijds aftreden legt de penningmeester binnen 8 dagen aan het bestuur rekening en verantwoording af, waarvan tevens een verklaring van de kascommissie dient te worden overlegd en waaruit blijkt dat de boeken zijn gecontroleerd. Artikel 24 Behalve het bestuur is eveneens de Algemene Vergadering bevoegd een of meerdere commissies te benoemen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instanties die hen hebben benoemd. Elke commissie kiest uit haar midden een voorzitter. Het bestuur stelt in overleg met de commissies de taken van de commissies vast en doet daarvan mededeling aan de leden van de vereniging. De commissies maken elk jaar tijdig vóór de Algemene Vergadering een verslag van het afgelopen verenigingsjaar en een plan voor het komende, welke na bespreking in het bestuur aan de Algemene Vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. Mededeling van de commissies aan de leden dienen via de secretaris van de vereniging te lopen. Artikel 25 Op de Algemene Vergadering benoemen de leden jaarlijks een kascommissie die bestaat uit ten minste 3 leden. Leden kunnen maximaal 3 jaren aansluitend deel uitmaken van deze commissie en treden bij voorkeur niet gelijktijdig af. De kandidaten voor deze commissie mogen niet door het bestuur worden voorgedragen, terwijl in deze commissie geen bestuursleden zitting mogen hebben. De kascommissie is gerechtigd zo dikwijls als zij dit wenselijk acht een controle van de boekhouding en van de kas in te stellen. Er wordt in ieder geval één keer per jaar de balans, staat van baten en lasten en de toelichting van het bestuur gecontroleerd, zoals die na afloop van het boekjaar door het bestuur worden gepresenteerd. Na controle brengt de kascommissie schriftelijk verslag uit aan de Algemene Vergadering. Artikel 26 De leden hebben zich te houden aan dit reglement en aan de besluiten van de Algemene Vergadering en het bestuur. 7
Artikel 27 Elk lid wordt geacht bekend te zijn en akkoord te gaan met de Statuten van de vereniging en het Huishoudelijk Reglement, alsmede met de overige reglementen. Een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging worden op de website van de vereniging gepubliceerd. Artikel 28 In alle gevallen waarin Statuten, Huishoudelijk Reglement en overige reglementen niet voorzien, beslist het bestuur. Artikel 29 Wijzigingen in dit Huishoudelijk Reglement kunnen slechts worden aangebracht na een besluit van de Algemene Vergadering met een meerderheid van twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen en dienen ter goedkeuring te worden voorgelegd aan het bestuur van de KNLTB. Artikel 30 Aldus goedgekeurd op de Algemene Vergadering van HLTC De Kuil, gehouden op 15 november 2018. 8