Themanummer 2: Laat de software het werk doen!

Incomme HR- en salarisexperts Nieuwsbrief accountancy Themanummer 2: Laat de software het werk doen! 2014 In deze tweede nieuwsbrief leest u meer over de adviesdiensten die wij speciaal voor accountantskantoren en salarisserviceverwerkers hebben ontwikkeld. Wij zijn ervan overtuigd dat wij u voldoende aanknopingspunten bieden waar u uw voordeel mee kunt doen. Laat de software het werk doen! Incomme is een gespecialiseerd automatiseringsadviesbureau op het gebied van HRM, salarisverwerking en urenregistratie. Incomme levert consultancydiensten voor verschillende gerenommeerde softwareleveranciers en beschikt over een bijzonder ruime ervaring met het implementeren van HR- en salarissystemen bij verschillende typen organisaties, met name in de accountancy. Inhoudsopgave 2.1 Kritische succesfactoren uitrol online diensten 2.2 Conversietool UNIT4 Personeel & Salaris 2.3 Pakketselectie enimplementatie; HR-, salaris- en urenregistratiesoftware 2.4 Turn key software-implementaties 2.5 Wist u dat...? Mocht u naar aanleiding hiervan nog vragen hebben, dan kunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer 0416 36 49 01 of via e-mail info@incomme.nl Like en win! Like onze nieuwsbrief op LinkedIn en maak kans op een gratis licentie van onze conversietool! Lees de actie voorwaarden op onze website www.incomme.nl

2 2.1 Kritische succesfactoren uitrol online diensten Maakt u nog geen gebruik van online diensten voor uw cliënten? Aarzel dan niet langer! We hebben genoeg voorbeelden van kantoren die deze online diensten zeer succesvol wegzetten. Wij kennen de kritische succesfactoren voor een goede implementatie van deze online diensten en ondersteunen u graag! Kritische succesfactoren voor een geslaagde online implementatie zijn: Het management moet overtuigd zijn van de voordelen van de online diensten. Het management legt uitroltargets op aan de personeels- en salarisafdeling. Het management benoemt een x-aantal super users online die als kartrekker en vraagbaak fungeren. Het management stelt een modulair online aanbod vast, inclusief een bijpassend prijsmodel. Bij de uitrol zijn praktische handleidingen beschikbaar. Het belangrijkst zijn het benoemen van super users en het opstellen van het modulaire aanbod. Het gebruik van online diensten moet groeien. De super users zijn als eerste betrokken bij de uitrol van de nieuwe diensten, de groep wordt groter naarmate het succes van de online diensten toeneemt. De super users beheersen als eerste de basismogelijkheden van de software, maar verdiepen zich ook in de materie zodra een cliënt om nieuwe functionaliteiten vraagt. Zij zijn enthousiast over online en overtuigen collega s aan de hand van praktijkcasussen. Ook het modulair productaanbod is berekend op een steeds breder gebruik van de software door cliënten. Het is in feite een groeimodel. In de meest eenvoudige vorm krijgt een cliënt enkel toegang tot zijn of haar documenten. Alle periodedocumenten worden digitaal beschikbaar gesteld. De cliënt logt maandelijks in en haalt loonstroken en andere salarisoutput zelf uit de online salarisomgeving. Primair doel is vermindering van handling. In de praktijk levert dat minimaal een kwartier tijdsbesparing op, plus de portokosten. Let wel: indien u hiermee in uw bestaande prijsmodel geen rekening houdt, dan betekent dit een kwartier minder omzet, maar wel kosten voor online softwaregebruik. De volgende stap is dat cliënten ook zelf personeels- en periodemutaties ingeven. Incomme heeft recent onderzocht wat de impact is op de tijdsbesteding aan de salarisverwerking. Een reguliere salarisverwerking kostte gemiddeld 6 minuten per werknemer en een online verwerking 2,5 minuut! In de meest uitgebreide vorm kan de cliënt zelf de periodieke salarisverwerking uitvoeren. U stelt de software beschikbaar en ondersteunt bij de periodieke verwerking, jaarafsluiting en (vakinhoudelijke) vragen. Bij alle drie de varianten kan een cliënt kiezen voor diverse HR-modules. Denk aan allerlei vormen van registratie van HR-gegevens, verlof, declaraties, MSS en ESS. Daarmee wordt u als het ware softwareleverancier en kunt u concurreren met volwaardige personeelssystemen, met één groot verschil: alle personeelsgegevens staan al in uw systeem! Vrij nieuw zijn de diensten management self service (MSS) en employee self service (ESS).

3 ESS biedt de werknemer de mogelijkheid om via een portal in te loggen in een eigen webomgeving. In deze omgeving vindt de werknemer zijn/haar salarisspecificaties, jaaropgaven en, indien beschikbaar, verlofaanvraag, het wijzigen van personele gegevens zoals adreswijziging, burgerlijke staat en geboortegegevens kind(eren). Ook is het voor werknemers mogelijk om declaraties via de portal in te dienen. Maar ook een link naar het personeelshandboek en intranet behoort tot de mogelijkheden. Doordat er geen papieren salarisspecificaties meer per post naar de werknemers worden gestuurd, vindt al snel een kostenreductie plaats. Daarnaast worden wijzigingen en declaraties door de bron (in dit geval de werknemer zelf) ingegeven, waardoor de kwaliteit van de gegevens verbetert op tijdigheid, juistheid en volledigheid. Werknemers geven een adreswijziging vaak op tijd door, maar die komt vaak veel later op de juiste afdeling aan. Gegevens worden meerdere keren vastgelegd, wat de kans op fouten vergroot. Alle wijzigingen en mutaties die een werknemer ingeeft, worden uiteraard door de manager goedgekeurd via MSS. MSS biedt managers en leidinggevenden de mogelijkheid om verlofaanvragen, declaraties en andere verzoeken van werknemers goed te keuren. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om via MSS competentiemanagement te voeren en te bewaken. Wilt u weten wat wij u kunnen bieden op het gebied van Salaris Online ESS MSS? Neem dan contact op met Incomme via info@incomme.nl of via telefoonnummer 0416 36 49 01. 2.2 Gegarandeerd binnen twee maanden terugverdiend: Conversietool voor UNIT4 Personeel & Salaris Heeft één van uw cliënten al eens geïnformeerd naar de mogelijkheden van UNIT4 om een urenregistratiesysteem te koppelen? Of levert een grotere cliënt elke periode opnieuw een Excel-sheet aan met periodemutaties als gewerkte uren en overuren? Als u één van deze twee vragen met ja kunt beantwoorden, zijn wij ervan overtuigd dat u de investering in onze nieuwe urenconversietool binnen 2 maanden terugverdient, op voorwaarde dat u beschikt over de Importmodule van UNIT4 Personeel en Salaris. Met de conversietool kan elke willekeurige spreadsheet met uren- en andere periodegegevens worden geconverteerd en ingelezen in UNIT4. Voor cliënten die periodemutaties volgens een vast digitaal stramien in.csv of Excel aanleveren kan dit in de verwerking veel tijd besparen. Vaak worden de sheets van de cliënt overgetypt in UNIT4. Dit kost niet alleen veel extra tijd, maar vergroot ook het risico op invoerfouten. Verschillende bestaande kantoren zetten de conversietool in als alternatief voor het Excel-mutatiebestand. Groot voordeel is dat u dit bestand niet meer periodiek hoeft te genereren en te versturen naar cliënten. Uw cliënt werkt met een Excel-bestand waarin de kolomkoppen zijn voorgedefinieerd. Periodiek vult de cliënt de mutaties in en stuurt het Excel-bestand per mail naar de salarisadministrateur.

4 De conversietool is ook interessant voor cliënten die werken met een eigen tijdregistratiesysteem. Een doorlooptijd van drie tot vier maanden voor het realiseren van een maatwerkkoppeling tussen UNIT4 Salaris en een tijdregistratiesysteem is eerder regel dan uitzondering. Met onze conversietool realiseert u een dergelijke koppeling vaak binnen een half uur. De conversietool is er in twee varianten, te weten een Standard Edition en een Enterprise Edition. In de Standard Edition kunnen maximaal drie conversieprofielen worden aangemaakt. In de Enterprise Edition is dit aantal ongelimiteerd. De voordelen op een rij: Enorme kostenbesparing, wanneer u handmatig periodemutaties invoert vanaf een spreadsheet. Geen invoerfouten, omdat gegevens worden ingelezen. Uw cliënt kan zijn eigen spreadsheet met periodemutaties blijven gebruiken. Zet de conversietool in als alternatief op het Excel-mutatiebestand en voorkom de maandelijkse handling van het verzenden en periodiek voorinvullen van kolomkoppen. Met de conversietool zijn koppelingen met urenregistratiesystemen zeer eenvoudig te realiseren. In slechts twee stappen worden de mutaties geconverteerd en ingelezen in UNIT4 Personeel & Salaris. De conversietool wordt geleverd met een uitgebreide stap-voor-stap handleiding. Desgewenst richten wij de software voor u in, zodat u meteen aan de slag kunt. Eén importprofiel kan worden gebuikt voor meerdere klanten die dezelfde spreadsheet gebruiken Wij hebben een ROI beschikbaar waarmee u kunt berekenen wanneer de conversietool zichzelf heeft terugverdiend. Hebt u interesse in onze conversietool en wilt u een demo proberen? Vraag hem vandaag nog aan via info@incomme.nl of via telefoonnummer 0416 36 49 01. Wellicht maakt u gebruik van andere salarissoftware. Ook dan kunnen wij u helpen om gegevens uit andere systemen te koppelen. Wij zijn bedreven in het realiseren van standaard koppelingen met uren- en financiële systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan API-koppelingen. 2.3 Pakketselectie en implementatie; HR-, salaris- en urenregistratiesoftware Organisaties stellen steeds hogere eisen aan HR-, salaris- en urenregistratie software.van software die aan de basis van de informatievoorziening staat, wordt niet alleen verwacht dat deze de bedrijfsprocessen optimaal ondersteunt. maar ook dat deze flexibel is. Daarnaast willen organisaties zo weinig mogelijk onderhoudsinspanning of kostbaar maatwerk. Gezien het omvangrijke aanbod is het selecteren van de juiste software echter niet eenvoudig. Dankzij jarenlange ervaring kent Incomme de softwaremarkt voor accountants erg goed. Overweegt u om over te stappen naar een ander HR- of salarissysteem, dan kunnen wij u daarbij ondersteunen. Omdat wij de plussen en minnen van diverse softwarepakketten al inzichtelijk hebben gemaakt, scheelt dit u veel tijd. Zo beschikken wij bijvoorbeeld over een productvergelijking tussen AFAS, Exact Online, Loket.nl, Nmbrs, en UNIT4.

5 Wij kunnen u tevens ondersteunen bij de zoektocht naar salarisaanverwante systemen. Denk daarbij aan urenregistratiesystemen of systemen voor werving en selectie. Uiteraard kunnen wij u ook adviseren over een combinatie tussen de verschillende soorten systemen en weten wij welke salaris-, urenregistratie- en/of HRpakketten garant staan voor een solide basis. Wij hanteren een standaard aanpak voor een pakketselectietraject. Deze standaard aanpak bestaat uit een viertal stappen: 1. Businesscase 2. Longlist 3. Shortlist 4. Implementatie Stap 1. Business case De doelstelling van de stap Businesscase is het samenstellen van een programma van eisen en wensen. Dit programma beschrijft tot in detail de kwaliteitscriteria waaraan de software en de leverancier moeten voldoen. In deze stap wordt tevens de scope vastgesteld van de bedrijfsprocessen die het nieuwe pakket moet gaan ondersteunen. Deze bedrijfsprocessen worden vervolgens geanalyseerd en beschreven. Hierbij zijn zowel nieuwe eisen en wensen als de bestaande knelpunten die worden ervaren belangrijke elementen. Op basis van deze procesanalyse wordt het programma van eisen en wensen opgesteld. Het formuleren van dit programma wordt ondersteund door een vragenlijst. Uit deze vragenlijst selecteert Incomme op flexibele wijze samen met u het programma van eisen en wensen. Zo levert het systeem niet alleen de informatie om te komen tot pakketselectie, maar wordt ook de selectie van een passende leverancier geborgd. Stap 2. Longlist De doelstelling van de stap Long list is het totale aanbod van pakketten terug te brengen tot een beperkt aantal. Op basis van de belangrijkste eisen die in de stap Businesscase zijn geformuleerd, wordt een eerste selectie gemaakt. We vragen de leveranciers van deze pakketten vervolgens aan te geven in welke mate de door hen aangeboden oplossingen voldoen aan de gestelde eisen. Op basis van de gegevens die door deze leveranciers worden verstrekt, bepalen we welke leveranciers doorgaan naar de shortlist. Stap 3. Shortlist De overgebleven leveranciers brengen een offerte uit waarin onder andere is opgenomen: Een overzicht van de mate waarin het pakket van de leverancier voldoet aan het opgestelde programma van eisen en wensen. Een indicatie van de kosten van het nieuwe pakket (software, hardware, implementatie en onderhoud). In de stap Shortlist wordt tot in detail de kwaliteit en de mogelijkheden van de overgebleven pakketten vergeleken. Na beoordeling van de ontvangen offertes nodigen we een aantal leveranciers uit om een demonstratie te verzorgen, aan de hand waarvan we beoordelen of het pakket voldoet aan het opgestelde programma van eisen en wensen. In deze beoordeling is het ook van belang vast te stellen of de geboden oplossing werkt volgens de werkwijze die u wilt. Hiervoor is het wenselijk dat tijdens de demonstratie een script wordt doorlopen dat door uw organisatie is opgesteld. De inhoud van het script dient gebaseerd te zijn op het programma van eisen en wensen. De stap Shortlist wordt afgesloten met een algehele evaluatie. Daarna maakt u een (principe)keuze.

6 Stap 4. Implementatie Na de definitieve keuze en ondertekening van het contract volgt de implementatie. Naast de reguliere training(en) van de leverancier en/of Incomme is het van belang dat de impact in de organisatie gedurende een periode op de managementagenda blijft. De medewerkers met vragen en/of opmerkingen moeten hun vragen kunnen stellen en zij moeten een adequaat antwoord kunnen verwachten. In deze periode kunnen wij u desgewenst ook begeleiden. 2.4 Turn key software-implementaties Eerder in deze nieuwsbrief spraken wij over de opkomst van cloud -applicaties. En hoewel u inmiddels sterk overtuigd bent van de voordelen van dergelijke systemen, ziet u wellicht op tegen het implementatietraject ervan. De loonadministrateurs die dit werk eigenlijk voor hun rekening zouden moeten nemen, kunnen onvoldoende tijd vrijmaken of beschikken niet over de juiste expertise. Wist u dat u deze werkzaamheden aan ons kunt uitbesteden? Zo weet u exact waar u aan toe bent, zowel qua kosten als qua doorlooptijd! Ons implementatieprogramma is modulair opgebouwd, zodat u zelf kunt kiezen of u het gehele programma wilt doorlopen of slechts één deel daarvan. Het totale programma bestaat uit 5 onderdelen. 1. Inventarisatie Gestart wordt met een inventarisatie van het klantenpakket, uw organisatie en de wensen ten aanzien van het personeels- en salarissysteem. Uw wensen worden afgezet tegen de mogelijkheden van het pakket en de zogenaamde best practices. Gekeken wordt naar de export- en conversiemogelijkheden van gegevens uit uw huidig systeem naar het nieuwe systeem. We bepalen een prioriteit van de te converteren branches, waarbij we zullen beginnen met de relatief makkelijke branches en eindigen met de moeilijkste. Daarnaast maken we een lijst met specials : bedrijven die niet mee kunnen in het standaard implementatieplan en een eigen conversieplan verdienen. 2. Algemene inrichting De inrichting begint met het configureren van het hoogste niveau van de applicatie. De keuzes die in het beginstadium worden gemaakt, zijn sterk bepalend voor latere efficiëntievoordelen. 3. Conversie Voor de conversie is het belangrijk dat we digitaal kunnen beschikken over de gegevens uit uw oude systeem.

7 4. Inrichting Na de conversie start het inrichten en controleren van de geconverteerde administraties op juistheid en volledigheid. Eigen brancheregelingen of regelingen die niet worden onderhouden, moeten worden gemaakt. a. U kunt ervoor kiezen om de inrichting zelf op te pakken, waarbij wij in één dag een training on the job verzorgen zodat uw salarisadministrateurs zelf de inrichting en eventuele herverloning gaan verzorgen. Wij zorgen ervoor dat wij van de meest gangbare branches twee administraties samen met uw salarisadministrateur(s) volledig inrichten. Wij laten een checklist achter met de belangrijkste aandachtspunten en controles voor de verdere inrichting. Vervolgens doorlopen wij samen het verloningstraject en de (standaard) rapportages. b. U kunt er ook voor kiezen dat wij u totaal ontzorgen. Wij nemen dan de volledige inrichting voor onze rekening. Bij de controle van de inrichting baseren we ons op de meest recente loonstrook. Wij controleren de gegevens via de preview van de loonstrook op werknemerniveau. 5. Schaduw draaien en herverlonen Indien gewenst kunnen we administraties voor één of meerdere periodes herverlonen. Wij zullen de berekeningen in aansluiten met die van uw vorig systeem en eventuele verschillen rapporteren. 2.5 Wist u dat...?... Wij sinds september 2014 ook implementatiepartner zijn van Loket.nl.... U 50% subsidie kunt ontvangen op onze professonaliseringstrajecten voor salarisafdelingen van accountantskantoren en salarisserviceverwerkers (zie vorige nieuwsbrief op onze website). Vraag vandaag offerte aan en teken in voor deze subsidieregeling. Uw aanvraag wordt begeleid door Innovio. Zij werken op basis van no cure no pay. Inzet van Incomme De inzet van Incomme in een pakketselectietraject kan in elk van de genoemde stappen naar behoeven worden gevarieerd. Wij kunnen een beperkte klankbordfunctie of een operationeel uitvoerende functie vervullen. We kunnen onze inzet ook aanpassen aan de aanwezige kennis en beschikbare tijd binnen uw organisatie. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact met ons op via info@incomme.nl of via telefoonnummer 0416 36 49 01.