RAADSVOORSTEL 17R.00719 ącmťenlc WOERDEN Indiener: College van burgemeester en wethouders Datum: 31 oktober 2017 Portefeuillehouder(s): Burgemeester Molkenboer Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken Contactpersoon: A Paap 17R.00719 Tel.nr.: 8878 E-mailadres: paap.a@woerden.nl Onderwerp: vaststellen Archiefverordening 2017 gemeente Woerden Samenvatting: Door steeds verdergaande digitalisering van informatiestromen en de invoering van het zaakgericht werken bij de overheid is aanpassing van de huidige archiefverordening gewenst. Tevens zijn enkele artikelen geschrapt omdat de betreffende bepalingen al opgenomen waren in andere specifieke wetgeving. De nu vast te stellen archiefverordening is tot stand gekomen door gebruikmaking van de model-archiefverordening van de Vereniging van Nederlandse gemeenten. Gevraagd besluit: De raad besluit: 1. De Archiefverordening 2017 gemeente Woerden vast te stellen; 2. De Archiefverordening 2016 gemeente Woerden d.d. 3 november 2016 in te trekken daags na publicatie van de Archiefverordening 2017 gemeente Woerden in het gemeenteblad. Inleiding Waarom wordt dit voorstel nu voorgelegd? De Archiefwet 1995 legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen en gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt bij burgemeester en wethouders. Artikel 30 bevat de opdracht voor de gemeenteraad om een Archiefverordening vast te stellen. De vorige Archiefverordening was niet geheel niet in lijn met de heersende wetgevingsleer Dit betreft onder andere de principes dat hogere wetgeving niet in lagere herhaald wordt, dat taken die aan het college van burgemeester en wethouders zijn opgedragen niet door de gemeenteraad worden vastgesteld en dat nadere regels zonder externe werking niet in een besluit maar in een werkinstructie of beheerregeling (met interne werking) vastgesteld moeten worden. Ook is bezien hoe een inhoudelijke verbinding gelegd kan worden met het archiefinnovatiebeleid dat in het kader van het Archiefconvenant tegen de achtergrond van de digitalisering is ontwikkeld. Ook gewijzigde wet- en regelgeving heeft tot wijziging van de vorige Archiefverordening geleid.
Participatieproces Hoe is dit voorstel tot stand gekomen? Deze verordening is conform de model-archiefverordening 2017 zoals deze door de Vereniging van Nederlandse gemeenten is vastgesteld. De concept-verordening is ter advisering voorgelegd aan het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard en deze heeft hierop positief geadviseerd. Samenwerking met andere gemeenten n. v. t. Wat willen we bereiken? Een geactualiseerde Archiefverordening voor de gemeente Woerden welke rekening houdt met gewijzigde wet- en regelgeving. Wat gaan we daarvoor doen? n.v.t. Argumenten 1. Een nieuwe archiefverordening vaststellen omdat wet-en regelgeving zijn aangepast. 1.1 Wet- en regelgeving op het gebied van archivering is constant in beweging. De VNG heeft daarom een nieuwe model-archiefverordening beschikbaar gesteld welke rekening houdt met deze veranderingen welke veelal het gevolg zijn van de huidige stand van zaken met betrekking tot het digitaliseren van werkprocessen. 2. Daags na publicatie van de Archiefverordening 2017 gemeente Woerden in het gemeenteblad wordt de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden worden ingetrokken. Kanttekeningen, risico's en alternatieven n.v.t. Financiële gevolgen van het voorgestelde besluit n. v. t. Communicatie De Archiefverordening zal worden gepubliceerd op het intranet, internet en in het gemeenteblad. Vervolgproces Daags na publicatie van de Archiefverordening 2017 gemeente Woerden in het gemeenteblad wordt de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden worden ingetrokken.
Bevoegdheid raad: Het vaststellen van de nieuwe Archiefverordening 2017 is ingevolge artikel 30 van de Archiefwet de bevoegdheid van de gemeenteraad en dient na vaststelling ter kennisname te worden gezonden aan het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht. Bijlagen: (concept-)raadsbesluit vaststellen Archiefverordening 2017 gemeente Woerden (17R.00469) De indiener: De secretaris Het college van burgemeester en wethouders en wethouders De burgemees
RAADSBESLUIT 17R.00469 Agendapunt: Onderwerp: Archiefverordening 2017 gemeente Woerden De raad van de gemeente Woerden; gelezen het voorstel d.d. 31 oktober 2017 van: - burgemeester en wethouders gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet; b e s l u i t e n: vast te stellen de volgende verordening: Archiefverordening 2017 gemeente Woerden Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel 2. Taken gemeentearchivaris 1. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a. het verslag van de gemeentearchivaris bedoeld in artikel 2, eerste lid; b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Artikel 5. Intrekking oude verordening De Archiefverordening 2016 gemeente Woerden wordt ingetrokken daags na publicatie van de Archiefverordening 2017 gemeente Woerden in het gemeenteblad. Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking daags na publicatie in het gemeenteblad. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening 2017 gemeente Woerden. Aldus besloten door de raad van de gemeente Woerden in zijn openbare vergadering, gehouden op 20 december 2017 De griffier De voorzitter E.M. Geldorp V.J.H. Molkenboer
Toelichting Begrippen Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals archiefbescheiden ). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals gemeentearchivaris ), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals wet ) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals beheerder ). Voor de goede orde, het begrip archiefbescheiden kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan: 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; 3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd. Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term informatie gehanteerd als er over archiefbescheiden wordt gesproken of geschreven. Zorg en beheer Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen en in artikel 1 van deze verordening wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek. Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d. De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit
afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de Legesverordening.. Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld. Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Eerste lid Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals beheersregels of een werkinstructie ) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Tweede lid De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid. Artikel 2. Taken gemeentearchivaris Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en particulieren die zijn overgebracht naar, respectievelijk opgenomen zijn in de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg. Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad. Uit de Archiefwet volgt verder dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid). Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte
archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet. Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om in het belang van een goed beheer of toezicht bepaalde voorzieningen te treffen. Ook vanuit het Strategisch Informatie Overleg kunnen adviezen aan het college van B&W worden verstrekt t.a.v. het documentair informatiebeheer. Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de gemeentearchivaris; b) de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen; c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd. De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie dat uitvoering geeft aan artikel 124h stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden. Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde hotspots ). Als het dergelijke bescheiden betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze worden opgenomen in de archiefbewaarplaats. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de Archiefwet).]