WELKOM BIJ DE FOD FINANCIËN ONTHAALBROCHURE
INHOUD Welkom bij de FOD Financiën! 4 A) Over de FOD Financiën 4 1. Missie 4 2. Visie 4 3. Waarden 5 4. Structuur & diensten 5 B) Je eerste werkweek 6 1. Je stamnummer 6 2. Je FIN-badge 6 3. Je laptop 6 4. Je telefoon 6 5. Je e-mailadres en je paswoord 6 6. De multifunctionele printers (MFP) 6 7. Een tussenkomst in je kosten woon-werkverkeer 7 8. Valorisatie vorige diensten 7 9. Hospitalisatieverzekering 7 10. Cumul 7 11. Belangenconflict 7 C) Algemene informatie 7 1. Wedden/vergoedingen/toelagen 7 2. Verloven 8 3. Ziekte, arbeidsongeval 8 4. Opleidingen 8 5. Telewerk en satellietwerk 8 6. Welzijn 8 7. Variabel uurrrooster 8 a. Systeem 1 (met registratie arbeidstijd) 9 b. Systeem 2 (zonder registratie arbeidstijd) 9 8. P&O informatiecentrum 9 9. Helpdesk ICT 9 D) Het stagetraject om statutair te worden 10 1. Omschrijving 10 2. Opleidingen 10 3. Evaluatie 10 4. Eedaflegging 10 E) Specifieke informatie voor de Rosetta s (SBO) 11 1. Reglementering 11 2. Evaluatie 11 3. Statutair worden 11 2
F) Werkondersteuning 11 1. Echopark 11 2. Fisconetplus 11 3. Briefwisseling 12 4. Sociale media 12 5. Office 365 12 6. Leesbaarheid/Huisstijl 12 7. Fininfo 13 8. Restaurants 13 G) Nuttige links 13 3
WELKOM BIJ DE FOD FINANCIËN! Welkom bij de FOD Financiën! Samen met meer dan 20.000 anderen maak je nu deel uit van de grootste overheidsdienst van het land. Deze onthaalbrochure is een praktische gids met alles wat je moet weten over onze organisatie en die je bovendien kan helpen om je eerste weken vlot door te komen. Je vindt er ook de structuur, doelstellingen en taken van onze organisatie in terug. Neem de komende weken ook gerust even de tijd om een kijkje te nemen op onze intranetsite: al deze informatie is daarop aanwezig. Heb je nog vragen? Aarzel dan niet om je chef, collega s of de contactpunten die in deze brochure zijn vermeld te contacteren. Ben je als statutair medewerker begonnen? Dan is punt D van deze brochure voor jou bestemd. Ben je met een startbaanovereenkomst (Rosetta) gestart? Ga dan naar punt E. Of ben je via de federale mobiliteit bij ons begonnen? Dan moet je met geen van beide punten rekening houden. Naast deze algemene brochure bestaat er ook een brochure specifiek voor elke entiteit van de FOD. Die vind je allemaal hier terug. A) OVER DE FOD FINANCIËN 1. MISSIE Waar is onze organisatie mee bezig? Wat is met andere woorden onze missie? Wij heffen tijdig en op een juiste manier belastingen. Dat zorgt ervoor dat elke belastingplichtige bijdraagt wat hij verschuldigd is. Wij waken erover dat dit op een correcte en billijke wijze gebeurt. Wij verzekeren het evenwicht van de thesaurie van de staat en het beheer van de uitstaande schuld evenals de opvolging van de economische en financiële vragen ter ondersteuning van het regeringsbeleid ter zake. In het kader van de juridische omloop van goederen waarborgen wij de rechtszekerheid door het bijhouden van de patrimoniumdocumentatie. Wij oefenen toezicht uit op de in-, door- en uitvoer van goederenstromen en dragen zo bij tot de ordening van de markt, de economische veiligheid, de bescherming van de volksgezondheid, het leefmilieu en de veiligheid van personen en goederen. Wij dragen bij tot het voorkomen en het bestrijden van fraude op domeinen waarvoor de FOD Financiën bevoegd is. Wij verstrekken beleidsondersteuning in domeinen die tot de missie van de FOD behoren, met inbegrip van het uitschrijven van fiscale en financiële wetgeving. 2. VISIE In een budgettaire context die de komende jaren alleen maar zal verscherpen, is het een terechte verwachting van de maatschappij dat de FOD Financiën efficiënt en doeltreffend met zijn middelen omgaat. De FOD Financiën moet dus zijn wettelijke opdrachten en zijn doelstellingen realiseren met een optimale inzet van middelen en dit met de hoogst mogelijke productiviteit. Meer informatie over de visie van de FOD Financiën. 4
3. WAARDEN In 2012 werden vier kenmerkende waarden van de bedrijfscultuur bij de FOD Financiën geïdentificeerd: Correct FOD Financiën Gedreven Deze vier waarden vormen een belangrijk deel van ons integriteitsbeleid. Elke medewerker van de FOD Financiën moet die dan ook te allen tijde uitstralen. Meer informatie over onze waarden. Integer Dienstbaar 4. STRUCTUUR & DIENSTEN FOD Financiën Organigram Voorzitter Diensten van de Voorzitter Autonome diensten Stafdiensten B&B Begroting en Beheerscontrole P&O Personeel en Organisatie ICT Informatie- en Communicatietechnologie Algemene administraties AABBI Bijzondere Belastinginspectie AAII Inning en Invordering AAD&A Douane en Accijnzen AAPD Patrimoniumdocumentatie AAFisc Fiscaliteit AABEO Beleidsexpertise en -ondersteuning AAThes Thesaurie Welke zijn de missies van elk van de entiteiten? Meer informatie over de structuur van de FOD Financiën en zijn diensten. 5
B) JE EERSTE WERKWEEK 1. JE STAMNUMMER Binnen de FOD Financiën is je stamnummer je identificatiebewijs. Elke ambtenaar van de FOD Financiën heeft er een. Je chef of centrumdirecteur heeft dat stamnummer voor je indiensttreding via e-mail ontvangen en zal het je bij je aankomst geven. 2. JE FIN-BADGE De FIN-badge is een gepersonaliseerde en multifunctionele badge. Ze dient als: aanstellingsbewijs voor de fiscale administraties inlogmiddel voor de multifunctionele printers (MFP) betaalkaart voor de drank- en snackautomaten toegangsbadge in het North Galaxy-gebouw in Brussel. Geleidelijk aan rusten wij de andere gebouwen ook met dit systeem uit. Meer info over de FIN-badge Je moet je FIN-badge aanvragen via My P&O. 3. JE LAPTOP De dag van je indiensttreding krijg je je laptop op het gelijkvloers van het North Galaxy-gebouw in Brussel samen met de nodige informatie over de installatie. Wij vragen je een ontvangstbewijs te tekenen waar je zelf ook een kopie van krijgt. Meer informatie over je laptop. 4. JE TELEFOONNUMMER Wanneer je je loopbaan bij de FOD Financiën start, krijg je een telefoonnummer dat onveranderd blijft gedurende je hele loopbaan. Op termijn vervangen wij de vaste telefoon door een headset. Binnenkort meer hierover. Meer info over je telefoonnummer. 5. JE E-MAILADRES EN JE PASWOORD Je e-mailadres en een generiek paswoord vind je op het ontvangstbewijs van je laptop. Nadat je een sessie hebt geactiveerd, kan je dit paswoord wijzigen. 6. DE MULTIFUNCTIONELE PRINTERS (MFP) Installeer eerst de multifunctionele printer van je gebouw/verdieping op je laptop. Wanneer je een printopdracht geeft, moet je je met je FIN-badge verbinden met de printer. Informatie over de installatieprocedure vind je naast elke MFP. Meer info over de multifunctionele printers. 6
7. TUSSENKOMST IN JE KOSTEN WOON-WERKVERKEER Hoe kom je naar het werk? Met het openbaar vervoer. De FOD Financiën betaalt je abonnement voor de NMBS - De Lijn - TEC - MIVB volledig terug. Hiervoor dien je een aanvraag in. Ook de meerrittenkaarten die je de eerste dagen hebt gekocht omdat je je abonnement nog niet had, krijg je terugbetaald door een schuldvordering in te dienen. Meer informatie over de tussenkomst in de kosten woon-werkverkeer als je het openbaar vervoer neemt. Met de fiets. Als je het volledige traject of een gedeelte ervan met de fiets aflegt, kan je een vergoeding krijgen. Meer informatie over de tussenkomst in de kosten woon-werkverkeer als je met de fiets komt. Met de wagen. In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan je een vergoeding aanvragen als je met de wagen komt werken. Meer informatie over de tussenkomst in de kosten woon-werkverkeer als je met de wagen komt. 8. VALORISATIE VORIGE DIENSTEN De FOD Financiën houdt rekening met alle nuttige ervaring die je hebt verworven voor je aanwerving en dit zowel bij de overheid als in de privésector. Dien hiervoor binnen de vier maanden na je aanwerving een aanvraag in. Meer informatie over de valorisatie van vorige diensten. 9. HOSPITALISATIEVERZEKERING Als medewerker van de FOD Financiën kan je je aansluiten bij de collectieve polis Plan Gezondheidszorgen van de Federale Openbare diensten, bij de verzekeringsmaatschappij AG Insurance. Meer informatie over de hospitalisatieverzekering. 10. CUMUL Wens je buiten je ambt nog een bezoldigde activiteit uit te oefenen? Dan moet je voor je hiermee begint een aanvraag tot cumulatiemachtiging indienen bij de Cel Integriteit van de Stafdienst P&O. Meer informatie over een cumulaanvraag. 11. BELANGENCONFLICT Kan de onpartijdige en objectieve uitoefening van je ambt worden beïnvloed door persoonlijk belang? In geval van twijfel, vraag advies aan de Stafdienst P&O. Meer informatie over een belangenconflict. C) ALGEMENE INFORMATIE 1. WEDDE/VERGOEDINGEN/TOELAGEN PersoPoint betaalt je wedde de voorlaatste werkdag van elke gepresteerde maand. Raadpleeg je weddefiches op www.myminfin.be. 7
In bepaalde situaties kan je een aanvraag indienen voor bepaalde vergoedingen en toelagen (bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, taaltoelage of toelage voor shiftwerk). Algemene informatie over de wedden/vergoedingen/toelagen: - intranet - www.persopoint.be. 2. VERLOVEN Naast het vakantieverlof bestaan er heel wat andere soorten verlof. Afhankelijk van het stelsel waarin je werkt, kan je ook AV (afwezigheid variabel uurrooster in stelsel 2, cfr. infra) of RC (recuperatie in stelsel 1, cfr. infra) aanvragen. Je verlofaanvragen dien je in via My P&O. Meer informatie over alle soorten verloven. 3. ZIEKTE EN ARBEIDSONGEVAL Je bent ziek? Wat moet je doen? Je bent slachtoffer van een arbeidsongeval of je lijdt aan een beroepsziekte? Wat moet je doen? 4. OPLEIDINGEN Als stagiair moet je een generiek en technisch opleidingstraject volgen. De opleidingen die zijn verbonden aan het stagetraject bespreken wij hieronder in de rubriek Het stagetraject om statutair te worden. Je kan jezelf gedurende je hele loopbaan vervolmaken in een welbepaald domein zoals talen of informatica. Inschrijven hiervoor doe je via My Academy. Meer informatie over de opleidingen. 5. TELEWERK EN SATELLIETWERK Onze FOD biedt de mogelijkheid om telewerk en satellietwerk te doen. Contractuele, statutaire en stagedoende personeelsleden, voltijds of deeltijds tewerkgesteld, kunnen telewerk aanvragen als hun functie zich ertoe leent. Als stagiair is het echter van belang dat er voldoende vertrouwen is opgebouwd met je chef en dat de vereiste werkautomatismen binnen het team aanwezig zijn. Er wordt vanzelfsprekend overeengekomen dat de medewerker over alle tools en documenten beschikt die hij nodig heeft om zijn werk uit te oefenen net zoals op kantoor. Het telewerk is dus noch een recht, noch een plicht. Het is noodzakelijk dat de doelstellingen die met de chef werden bepaald duidelijk zijn en dat het prestatieniveau gelijkwaardig blijft. De aanvragen voor telewerk of satellietwerk gebeuren via My P&O. Meer informatie over telewerk en satellietwerk. 6. WELZIJN Wij stellen alles in het werk om het leven van onze collega s zo aangenaam mogelijk te maken. We investeren dan ook steeds meer in gezondheid, sport, flexibiliteit Wij hebben ook oren naar privé- of professionele problemen, met dank aan ons team sociaal assistenten. Meer informatie over welzijn op het werk. 7. VARIABEL UURROOSTER Beide stelsels van de variabele arbeidstijd passen, net zoals telewerk en satellietwerk trouwens, in onze HR-filosofie die we kunnen samenvatten met deze sleutelwoorden: vertrouwen, verantwoordelijkheid, autonomie en dialoog. Als je met je chef duidelijke doelstellingen afspreekt, dan moet de FOD Financiën je, op basis van die doelstellingen, de vrijheid geven om je arbeidstijd zelf te organiseren. 8
Meer informatie over het variabel uurrooster. A. STELSEL 1 (MET REGISTRATIE ARBEIDSTIJD) registratie van de arbeidstijd stam- en glijtijden gestructureerde mogelijkheid om recuperatieverlof te nemen compensatie van treinvertragingen B. STELSEL 2 (ZONDER REGISTRATIE ARBEIDSTIJD) geen registratie van de arbeidstijd vrijheid op vlak van de uurregeling werken met doelstellingen mogelijkheid om AV te nemen geen compensatie treinvertragingen Bij je indiensttreding val je automatisch in stelsel 2, m.a.w. het stelsel waarbij de arbeidstijd niet wordt geregistreerd. Je hebt bijgevolg geen puntkaart nodig. Je kan echter elke maand van systeem veranderen (onder bepaalde voorwaarden), via My P&O. De medewerkers die volgens stelsel 1 werken in een ander gebouw dan de NoGa, gebruiken een puntkaart. Je kan deze aanvragen bij je chef of bij de logistieke cel van je gebouw. 8. P&O-INFORMATIECENTRUM Heb je een vraag over je verloning, evaluatiecyclus, een selectie, een bevordering of over een andere P&O-materie? Dan zal je zeker een antwoord vinden op het intranet. Is dat niet het geval, aarzel dan niet contact op te nemen met het P&O-Informatiecentrum via het webformulier op de homepagina. Je kan dat centrum ook telefonisch contacteren op het nummer 0257 257 60, van 9-12 u. en van 13-16 u.. 9. ICT SERVICEDESK Heb je een ICT-vraag (netwerk, toepassingen, materiaal, internet )? Dan kan je de Servicedesk ICT contacteren via het webformulier op de homepagina of telefonisch op nummer 0257 636 36. De meest voorkomende problemen en antwoorden (FAQ). 9
D) HET STAGETRAJECT OM STATUTAIR TE WORDEN 1. OMSCHRIJVING Wanneer je bent aangeworven voor een statutaire tewerkstelling doorloop je eerst een stage van een jaar. Dat is een evaluatieperiode waarin je vertrouwd geraakt met je omgeving en waarbij je diverse competenties kan ontwikkelen, onder andere via opleidingen. Tijdens je stage zijn er verschillende gesprekken waarbij, volgens je functie, je doelstellingen worden vastgelegd. Die worden progressief aangepast en verfijnd naargelang je stage vordert. Deze gesprekken worden vastgelegd in een verslag. Meer informatie over de stage op Fedweb en op Intranet. 2. OPLEIDINGEN Als stagiair bij de FOD Financiën moet je (tijdens de werkuren) een aantal verplichte opleidingen volgen gespreid over het volledige stagejaar. Dit leertraject omvat: 1. Een gemeenschappelijke basis voor alle stagiairs. Die omvat onder andere de onthaaldag en de opleidingen over de integratie binnen de FOD, in je functie en in je team. 2. Een specifiek gedeelte eigen aan de entiteit en/of de pijler waartoe je behoort. Het gaat om technische opleidingen. Concreet Je hoeft je hiervoor niet zelf in te schrijven. Vier weken vóór de start van de opleiding krijg je van ons een uitnodiging per e-mail. Meer informatie over je leertraject en de voorlopige kalender van je opleidingen. 3. EVALUATIE Tijdens de stageperiode word je geëvalueerd via gesprekken met je chef (evaluator). Tijdens die gesprekken worden je prestaties en je competentieontwikkeling geconcretiseerd, gepland, aangepast en uiteindelijk geëvalueerd. Al die gesprekken worden ingebracht in de toepassing Crescendo. Meer informatie over de evaluatie van stagiairs. 4. EEDAFLEGGING Als je je stage tot een goed einde hebt gebracht, word je benoemd. Je benoeming wordt van kracht bij de eedaflegging. Die wordt twee keer per jaar georganiseerd. Je krijgt hiervoor een uitnodigingsmail. 10
E) SPECIFIEKE INLICHTINGEN VOOR ROSETTA S (SBO) Sedert enkele jaren werven wij meer en meer contractuele medewerkers aan in het kader van een startbaanovereenkomst (SBO), ook wel Rosettacontract genoemd. Het gaat hier om een arbeidscontract voor jongeren van minder dan 26 jaar. Het is dus een eerste werkervaring om vertrouwd te geraken met de werkomgeving. 1. REGLEMENTERING De wet van 3 juli 1978 over de arbeidsovereenkomsten is hier van toepassing. 2. EVALUATIE Zoals de statutaire medewerker wordt ook de contractueel geëvalueerd. Voor een contract van minder dan 6 maanden gebeurt de evaluatie op papier. Voor contracten met een langere looptijd gebeurt de evaluatie via Crescendo. 3. HOE WORD JE STATUTAIR? Er bestaat geen natuurlijk verloop om van een contractueel statuut naar een statutair over te gaan. Als je statutair ambtenaar wil worden, moet je deelnemen aan een selectieprocedure voor een statutaire betrekking die door Selor wordt georganiseerd. Hiervoor neem je best een kijkje op www.selor.be en maak je een Mijn Selor -account aan. Aarzel niet om je via die site voor te bereiden op de verschillende soorten testen (verbaal en numeriek redeneervermogen, situationele beoordelingstest ). Nadien kan je je inschrijven voor de selectieprocedures van de betrekkingen die je interesseren. F) WERKONDERSTEUNING 1. ECHOPARK Met Echopark kan je: - een vergaderzaal reserveren - een parkeerplaats reserveren - multimediamateriaal bestellen - Ga naar de toepassing Echopark 2. FISCONET + Fisconetplus is een databank die alle inlichtingen bevat over federale en regionale fiscaliteit (directe belastingen, indirecte belastingen, patrimoniumdocumentatie, douane en accijnzen...) Je kan Fisconetplus op verschillende dragers raadplegen (computer, tablet, smartphone ) en in meerdere talen. Als medewerker van de FOD Financiën heb je via het intranet een privétoegang tot Fisconetplus (op intranet). Ga naar de toepassing Fisconetplus. 11
3. BRIEFWISSELING De meeste briefwisseling wordt bij de FOD Financiën verstuurd door Fedopress, de drukkerij van de FOD. Als je echter een brief buiten dit circuit moet versturen, dan kan dat via bpost. Vraag je collega s waar in het gebouw je met je brief terecht kan. Meer informatie op het intranet. 4. SOCIALE MEDIA Voor de FOD Financiën zijn de sociale media Facebook, Twitter, LinkedIn en Youtube heel belangrijk. Onze samenleving evolueert onophoudelijk en wij kunnen dus niet achterblijven. Die netwerken zijn bijgevolg vrij toegankelijk. Om onvoorziene en ongelukkige gevolgen te vermijden, vragen wij je om de richtlijnen die wij rond sociale media opstelden na te leven, zowel op de werkplek als daarbuiten. Meer informatie over het gebruik van sociale media. 5. OFFICE 365 O365 is een samenwerkingsplatform waarmee je kan werken waar je wil, wanneer je wil en op eender welk toestel (je laptop van het werk, je privécomputer, tablet, smartphone ). De functionaliteiten binnen O365 maken ons het leven eenvoudiger: samen werken aan een dossier, snel overleggen over een probleem, altijd en overal toegang tot je belangrijke documenten. Van alle nieuwigheden die je je stap voor stap eigen zult maken, zijn dit de belangrijkste: Outlook Webmail: e-mail, agenda en contactenlijst. Skype voor Bedrijven: chat, delen van schermen en videoconferencing. OneDrive voor Bedrijven: persoonlijke opslagruimte van 1 TB, delen en cocreatie van werkdocumenten met collega s aan wie je toelating geeft. SharePoint: opslagruimte, delen en cocreatie van officiële documenten met je team. Meer informatie over Office 365. 6. LEESBAARHEID EN HUISSTIJL Leesbaarheid De leesbaarheid van onze administratieve teksten is bepalend voor een kwaliteitsvolle relatie met onze cliënten (burgers of experten). Een leesbare communicatie is een toegankelijke communicatie, m.a.w. aangepast aan de lezer en gekenmerkt door een volledige, duidelijke en unieke boodschap. Voor je job ga je ongetwijfeld verslagen en e-mails en wie weet ook wel brieven moeten schrijven. Respecteer in dat verband de leesbaarheidsregels die wij binnen de FOD Financiën hebben opgesteld. Je vindt die op ons intranet: Werkondersteuning > Leesbaarheid > Schrijfgids Meer informatie in onze schrijfgids. Huisstijl De visuele identiteit van de FOD Financiën (ook wel de huisstijl genoemd) bestaat uit alle grafische elementen die we gebruiken in onze communicatie: het logo, de kleuren, de vormen en de afbeeldingen. Die moeten op een homogene manier gebruikt worden in alle communicatie (brieven, presentaties, affiches, brochures...). 12
Een sterke visuele identiteit helpt ons om ons te onderscheiden van andere organisaties en om ons duidelijk te identificeren naar het publiek toe. De visuele identiteit bouwt mee aan het imago van onze organisatie. Zie: - Het printcharter - Het webcharter Wil je het logo van de FOD of je administratie gebruiken, bijvoorbeeld in een presentatie of een brief? Meer informatie over onze huisstijl. 7. FININFO Onze FOD brengt maandelijks voor alle medewerkers van de FOD Financiën een elektronische nieuwsbrief uit: de Fininfo Light. Je vindt er zowel businessgerichte als HR-artikels. Lees de Fininfo Light. Wij brengen ook Fininfo uit, ons driemaandelijks magazine dat je hetzij op papier, hetzij elektronisch in pdf-formaat kan ontvangen. Je kan je format kiezen via My P&O. Lees de Fininfo. 8. RESTAURANTS In snack- en drankautomaten kan je betalen met je FIN-badge (zie hoger). In een aantal gebouwen van de FOD Financiën is een restaurant aanwezig. Als je daar wilt eten heb je een betaalsleutel nodig: je kan die in het bureau van het bewuste restaurant (Fedorest) aanvragen op voorlegging van je badge. Vraag zeker aan je chef en/ of collega s hoe dit voor je gebouw is. Opgelet: de betaalsleutel is alleen te gebruiken in het restaurant waar je je badge aanvroeg. Het weekmenu vind je op de homepagina van het intranet via de knop Menu resto. G. NUTTIGE LINKS - Internetsite - Intranetsite - My P&O - Crescendo - Echopark - ICT Servicedesk - P&O Informatiecentrum - Fedweb - My Academy - Fed + 13
Meer informatie: FOD Financiën Stafdienst P&O / Informatiecentrum Koning Albert II-laan 33, bus 80-1030 Brussel Tel.: 0257 257 60 Onlineformulier oktober 2018 Verantwoordelijke uitgever: FOD Financiën Dienst Strategische Coördinatie en Communicatie Francis Adyns Koning Albert II-laan 33, bus 70-1030 Brussel www.fin.belgium.be D/2018-1418/25