Inleiding Met dit Memo houdt u uw schrijfproces vanaf het begin in de hand. U brengt de situatie van de interne of externe opdrachtgever helder en beredeneerd in kaart. Ten slotte schrijft u een logisch gestructureerd rapport, waarvan de feiten en conclusies als vanzelfsprekend leiden tot uw advies. En dat in een taal die de lezer in de gewenste denkrichting stuurt. Daarom in dit memo ook aandacht voor taal en stijlmiddelen, zodat er een aantrekkelijk rapport verschijnt met woorden die werken. 7
Kort en goed rapporteren Doel: Voorkomen van een schrijfblokkade en dus tijdverspilling. U krijgt aanwijzingen hoe u vanaf het prille begin bij de opdrachtgever georganiseerd werkt en schrijfangst overwint. Wanneer begin ik met schrijven? Op de dag dat u het contract tekent, begint u het rapport te schrijven. Leg eerst een unieke directory aan en sla direct alle documenten, overlegverslagen, brieven en dergelijke op. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de structuur die past binnen uw kwaliteitszorgsysteem of ontwikkel een eigen systeem. Hoe leg ik de documentatie voor het rapport vast? U geeft dus een unieke naam aan de directory. Daarbinnen maakt u mapjes. U kiest welk ordeningssysteem u prettig vindt: op soort: bijvoorbeeld brieven, verslagen, overleg; op auteur: bijvoorbeeld Wim, Johanna, Saade; op onderwerp: bijvoorbeeld interviews, vergelijkingen, taakomschrijvingen; op afdeling: P&O, credit management, geomarketing, IT. Alle filenamen in de mappen bevatten in ieder geval jaartal, maand en datum. U maakt een map met bijvoorbeeld de titel: rapport + naam van het project. Als uw bedrijf voor adviesrapporten een vast format hanteert, gebruikt u dat format voor de titels van de submapjes in de map rapport. Waar plaats ik feiten en onderzoeksmethoden? De lezer dient toegang te hebben tot de feiten waaruit u de conclusie trok. Deze feiten kunt u heel goed in de bijlagen zetten. 8
Als de lezer werkelijk alle details wil weten, kan hij ze daar vinden. Niet elke lezer wil echter al de feiten weten. Hij vertrouwt immers op u, als onderzoeker en adviseur. Hoe maak ik het de lezer makkelijk het rapport te lezen? U bewijst de lezer een dienst als u de volgende vragen met ja kunt beantwoorden: Is de nummering van hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen consequent toegepast? Is de pagina-indeling overzichtelijk? Zijn er geen lege plekken, losse zinnen onderaan de pagina? Zijn er kopjes waar geen inhoud onder volgt? Kloppen de verwijzingen naar andere pagina s en naar de bijlagen? Klopt de nummering van voorbeelden, tabellen, grafieken? Meer inhoudelijk gericht: Is de onderverdeling in hoofdstukken duidelijk? Staan de hoofdstukken in een zinvol verband? Is de onderverdeling in paragrafen duidelijk? Staan de paragrafen in een duidelijk verband? Zijn de tussenkopjes duidelijk? Is er overeenstemming tussen de tussenkopjes en de tekst? Is de functies van de alinea s duidelijk? Zijn de relaties tussen de alinea s duidelijk? Is, waar nodig, het verband tussen de zinnen binnen een alinea aangegeven? U stelt zich in wezen de vraag: staan de zaken die bij elkaar horen, bij elkaar en is voor de lezer de structuur van het rapport en de tekst duidelijk? Hoe voorkom ik schrijfangst? Waarschijnlijk kent u de volgende ervaringen wel uit eerdere opdrachten: 9
Kort en goed rapporteren a. Er ligt een leeg blad voor uw neus en daar moet een tekst van uw hand op. b. U vraagt zich af: Hoe moet ik beginnen? Met welke zin?. c. U denkt: Ik schrijf beroerd Nederlands. d. U weet: Mijn Nederlands is beroerd. e. Bij de gedachte alleen al dat u moet gaan schrijven wordt u misselijk, zenuwachtig en hebt u honderd andere, veel belangrijker dingen te doen. f. U hebt eigenlijk alleen maar heel hard gewerkt en wel nagedacht, maar u hebt nog steeds geen idee wat u zou moeten opschrijven. Want wat is nou relevant? En zo zijn er nog honderden andere redenen om niet met schrijven te beginnen. Bovengenoemde ervaringen vatten wij samen onder de term schrijfangst. De vuistregel om deze angst te overwinnen is simpel maar uitermate moeilijk in de werkelijkheid uit te voeren: begin gewoon te schrijven De reden voor deze regel is: als er geen tekst is om bij te stellen, dan komt u geen stap verder met een rapport schrijven. Op het moment dat er wel een tekst ligt, hoe klungelig en onaf ook, kan er gekeken worden hoe u de tekst zal veranderen, waar gedachtesprongen zitten. Op het moment dat u met veranderen en bijstellen begint, werkt u aan uw rapport. Er komen resultaten. Hoe houd ik mij zelf aan het schrijven? Door te schrijven! Een schrijversblok is vrij gemakkelijk gecreëerd voor uzelf. Zeker als u bij voortduring over uw eigen schouder meekijkt en genadeloos elke zin, elk woord neersabelt als: niet goed genoeg. Niet doen dus. Veel schrijvers letten al bij het eerste formuleren vooral op zinsbouw, woordkeus en spelling. Fouten in zinnen, woorden, enzovoort zijn natuurlijk heel vervelend. Maar deze fouten kunt u betrekkelijk gemakkelijk verbeteren wanneer u in een latere fase van het schrijfproces de tekst corrigeert. 10
Bedenk u daarom steeds: Verbeteren kan altijd nog, maar dan moet er wel iets te verbeteren zijn. Dus: aan de slag! Liever eerst een klungeltekst die ik later bijstel, dan een perfecte tekst die alleen in mijn droom bestaat. U schrijft en u schrijft door. U verbetert pas in een later stadium, uiterst kritisch, de zinnen. 11