REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN HET KLJ-LOKAAL EN DE POLYVALENTE ZAAL VAN DE JEUGDLOKALEN DOOR DE KLJ Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Het gemeentebestuur van Ruiselede stelt met het oog op de ondersteuning van het particulier jeugdwerk 3 lokalen, gelegen in de Tieltstraat 46 A, ter beschikking van de plaatselijke KLJ. Artikel 2 Eén van deze lokalen is bedoeld als ruimte die enkel door deze vereniging bezet kan worden, het tweede lokaal is de vaste bergruimte van de KLJ. Het derde lokaal, een polyvalente ruimte, wordt ook beschikbaar gesteld aan andere verenigingen. De jeugdvereniging die bovenstaande lokalen gebruikt, staat in voor de opvang en ontmoeting van kinderen en jongeren in hun vrije tijd. Hierbij biedt zij activiteiten aan die een opvoedende sociale en/of culturele waarde hebben. Dit betekent dat de vereniging in dit gebouw alle activiteiten mag organiseren in het kader van haar normale werking. Activiteiten die afwijken van de normale werking dienen het voorwerp uit te maken van een afzonderlijke toestemming. Artikel 3 Het gemeentebestuur van Ruiselede wordt voor het beheer van de gemeentelijke infrastructuur bijgestaan door het Beheersorgaan voor Gemeentelijke Infrastructuur, vanaf dit punt BGI genoemd. Het BGI werd hiertoe aangesteld door de gemeenteraad en adviseert over de concrete uitvoering van het beleid en over de praktische aangelegenheden inzake de verhuur, het gebruik en het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur. De gemeentelijke administratie/ het College van Burgemeester en Schepenen staat in voor de toepassing van de reglementen en neemt beslissingen conform het reglement. Artikel 4 De beheerders van het BGI, de leden van het College van burgemeester en schepenen en de leden van de Gemeenteraad hebben ten allen tijde toegang tot de infrastructuur die ter beschikking gesteld wordt. Artikel 5 De gebruiker machtigt de gemeentelijke administratie/het College van Burgemeester en Schepenen om schadebedragen rechtstreeks te vorderen en/of af te houden van eventuele basis- en werkingstoelagen van het gemeentebestuur. Artikel 6 Het beheersorgaan van het BGI, waarvan de leden worden benoemd door de Gemeenteraad conform het organieke reglement, komt ten minste tweemaal per jaar samen en zo dikwijls als de belangen van de gemeentelijke infrastructuur het vereisen. Het BGI beschikt over adviesrecht over alle aspecten van het beheer van de gemeentelijke infrastructuur, zoals bij verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid,
het opstellen van het huishoudelijke reglement, de concessiecontracten en de huurovereenkomsten, Verder heeft het BGI recht op informatie over alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende de gemeentelijke infrastructuur. Artikel 7 Er wordt door de jeugdverenigingen schriftelijk een lokaalverantwoordelijke aangesteld. Artikel 8 Met het gebruiken en/of betreden van een gemeentelijke locatie, verklaart de gebruiker/aanwezige zich akkoord met het reglement dat op deze locatie van toepassing is. Hoofdstuk 2: Gebruik van de lokalen Artikel 9 Drie lokalen in het jeugdcomplex (Tieltstraat 46 A, 8755 Ruiselede) worden ter beschikking gesteld van de plaatselijke KLJ. Voor het gebruik van het vaste KLJ-lokaal en aanpalende bergruimte dient deze gebruiker geen aanvragen in te dienen. Voor het gebruik van de polyvalente ruimte moet deze vereniging de beschikbaarheid nagaan bij de gemeentelijke diensten. Artikel 10 Het gebruik van de polyvalente ruimte door KLJ, dient minstens 1 week vooraf te worden aangevraagd bij de Jeugddienst. Jeugddienst Markt 1, 8755 Ruiselede @ jeugd@ruiselede.be 051/70-84-18 De Jeugddienst voegt deze aanvraag toe aan het overzicht van de zaalbezetting van de gemeentelijke infrastructuur. De Jeugddienst bezorgt de KLJ maandelijks een overzicht van het gebruik van de polyvalente ruimte. Het Schepencollege/ de gemeentelijke administratie (Jeugddienst) kan een aanvraag verwerpen op basis van argumenten van organisatorische of praktische aard. Een gemotiveerde weigering zal in dit geval aan de aanvrager tijdig worden meegedeeld. Het Schepencollege/ de gemeentelijke administratie (Jeugddienst) kan een reservatie schorsen of een andere ruimte aanduiden en maakt hiervan melding. Artikel 11 De lokalen worden kosteloos ter beschikking gesteld.
Artikel 12 De gebruiker blijft steeds persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor het doel en de manier waarop de ter beschikking gestelde infrastructuur aangewend wordt en voor de activiteiten die er plaats vinden. Hij is gehouden tot het betalen van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten, enz. die het gevolg zijn van de activiteiten die in de lokalen of hun onmiddellijke omgeving doorgaan en waarvan men organisator is. De organisator houdt tevens rekening met de geldende gemeentelijke en politiereglementen. Artikel 13 Het gemeentebestuur staat niet in voor de bewaking en bewaring van de goederen van de gebruiker en draagt daaromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen opgelopen bij het gebruik van de lokalen. De gebruiker moet zelf instaan voor de nodige verzekeringen voor de eigen leden, bezoekers, waaronder burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen en schade aan derden. Artikel 14 De infrastructuur kan enkel gebruikt worden voor zogenaamde zachte activiteiten zoals vergaderingen, knutselen, spelletjes, quiz, De ruimtes kunnen in geen geval ter beschikking gesteld worden voor fuiven, concerten, In het kader van een activiteit wordt een dansavond na de eigenlijke bijeenkomst wel toegestaan. Deze muziek- en dansavonden mogen echter niet de hoofdactiviteit zijn van de bijeenkomst. De ruimtes worden ook in geen geval ter beschikking gesteld van sportmanifestaties. Artikel 15 De globale accommodatie wordt ter beschikking gesteld van de gebruiker. De bediening van de apparatuur gebeurt op eigen risico, desgevallend in overleg met de gemeentelijke diensten. Materiaal wordt met respect behandeld en proper achtergelaten. Het is verboden de ruimtes te betreden waar de activiteiten niet doorgaan en waarvoor geen toestemming werd verleend in dit reglement. Artikel 16 De gebruiker zorgt voor permanentie tijdens de openingsuren en/of gebruik van de ruimte. Artikel 17 Men richt zich tot de gemeentelijke uitleendienst voor de huur van materiële benodigdheden (o.a. tafels, stoelen, podium) die in de gebruikte infrastructuur geplaatst kunnen worden. Alle praktische afspraken gebeuren via afzonderlijke aanvraagformulieren die men kan bekomen bij de Dienst Onthaal. Aanvragen kunnen persoonlijk, telefonisch of via e-mail worden doorgegeven. Het klaarzetten van de ruimte gebeurt door de gebruiker in samenspraak met de gemeentelijke uitleendienst en de Technische Dienst. Bij het klaarzetten en verplaatsen van materialen draagt men er zorg voor noch de gebruikte materialen, noch de infrastructuur te beschadigen.
Artikel 18 De verantwoordelijke van de KLJ wordt door de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal) in het bezit gesteld van (een) sleutel(s) die toegang verlenen tot het vaste lokaal met bergruimte, de polyvalente ruimte en het sanitair blok. Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden die niet tot de gebruikers van de lokalen kunnen gerekend worden. De organisatie van privé-initiatieven is verboden. Het is eveneens verboden om de locatie onder te verhuren aan derden. Artikel 19 Bij verlies van de sleutel(s) wordt de kostprijs voor vervanging ervan aangerekend. Artikel 20 De verantwoordelijke van de vereniging zorgt er in de polyvalente ruimte, met het oog op de veiligheid, voor dat de dubbele deur langs de zijde van de voetbalvelden ook steeds geopend kan worden met de daartoe ter beschikking gestelde sleutel. Artikel 21 Er mogen geen sloten van deuren worden vervangen. Artikel 22 De gebruikers worden geacht het reglement te kennen en na te leven. Bij het niet naleven van het reglement kunnen de gebruikers het gebruik van de lokalen geheel of gedeeltelijk ontzegd worden voor een periode van 3 maanden. Binnen deze periode moet het BGI een advies uitbrengen over het verder gebruik van de betreffende lokalen. Na ontvangst van dit advies zal een definitieve beslissing worden genomen. Artikel 23 Bij onregelmatigheden, problemen of schade aan de lokalen verwittigt de gebruiker of lokaalverantwoordelijke de Jeugddienst. Indien de Jeugddienst niet bereikbaar is, wordt de gemeentelijke Technische Dienst of de gemeentelijke overheid (Burgemeester of Schepen) verwittigd. In samenspraak zullen alle mogelijke maatregelen genomen worden om de schade zo snel mogelijk te laten herstellen. Artikel 24 De gebruiker dient zich te gedragen als een goede huisvader. Artikel 25 De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw/aanwezige materiaal zowel door hemzelf, door zijn aangestelde, de door hem gevraagde artiesten en hun gevolg, als door de deelnemers en toeschouwers van de door hem ingerichte activiteit. Indien de schade door de gebruiker werd veroorzaakt of door 1 van bovenstaande personen, zullen de kosten voor het herstel aan de gebruiker worden aangerekend.
Artikel 26 Er wordt toestemming gegeven aan de jeugdvereniging om alcoholische dranken te schenken, evenwel dient dit met mate te gebeuren en worden misbruiken niet getolereerd. De voorraad alcoholische dranken dient op elk ogenblik zeer miniem te zijn. Het is bovendien bij wet (14 november 1939) verboden om alcoholische dranken te schenken aan minderjarigen die de volle leeftijd van 16 jaar niet hebben bereikt. Het verschaffen van sterke drank (alcoholische dranken met meer dan 1,2% vol gedistilleerde alcohol: alcoholpops, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers...) is eveneens verboden, tenzij er speciale machtiging is van het College van Burgemeester en Schepenen. Voor wat betreft de organisatie van activiteiten waarbij drank wordt geschonken, kan de gebruiker zich bevoorraden bij een leverancier naar keuze. De levering van dranken gebeurt voor rekening van de organisator. De organisator dient zelf de koeling met dranken te vullen en tijdig leeg te maken na de activiteit. Artikel 27 In geen enkel gemeentelijk gebouw mag gerookt worden De gebruiker dient erop toe te zien dat het rookverbod gerespecteerd wordt. Alle boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbod, vallen integraal ten laste van de gebruiker. Ook eventuele schade door het roken kan ten laste gelegd worden van de gebruiker. Gebruik en opslag van gas (propaan en butaan) is ten strengste verboden. Artikel 28 Elke organisator/gebruiker moet zich in regel stellen met alle andere voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen/activiteiten (SABAM, Billijke Vergoeding,.). Om te weten te komen of er al dan niet betaald moet worden voor de Billijke Vergoeding, wordt best contact opgenomen met de gemeentelijke administratie(dienst Onthaal). SABAM is per activiteit en door de gebruiker zelf te betalen. Artikel 29 Behalve bij uitzonderlijke activiteiten (dropping, nachtspel, kerstwake, ) moeten alle activiteiten uiterlijk beëindigd worden om 02.00 uur. Vanaf 22.00 uur is alle nachtlawaai verboden. Bovendien zal de gebruiker er zorg voor dragen dat hij geen geluidsoverlast veroorzaakt. Artikel 30 Bij diefstal of inbraak moet de lokaalverantwoordelijke of degene die de feiten vaststelt onmiddellijk aangifte doen bij de politie en de Sportdienst. Indien de Sportdienst niet bereikbaar is, moet de Jeugddienst, de gemeentelijke Technische Dienst of een lid van het Schepencollege verwittigd worden. Artikel 31 Het is de gebruikers verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toelating van het gemeentebestuur verbouwingswerken uit te voeren of de bestemming van de lokalen te wijzigen. Aan de muren en de plafonds mogen geen zaken op mechanische wijze bevestigd worden; enkel magneten en kleefband mogen gebruikt worden.
De muren en plafonds mogen niet beschilderd worden tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar van het gebouw. Alle aangebrachte materialen moeten altijd brandveilig zijn en verwijderd kunnen worden zonder beschadiging van de infrastructuur. Artikel 32 Verwarming, water, elektriciteit en installaties dienen zuinig gebruikt te worden. De gebruiker die als laatste het lokaal verlaat, dient zich er steeds van te vergewissen dat de verwarming en verlichting uitgezet zijn en dat het lokaal goed afgesloten is. Er kan zowel gedurende de activiteit als na afloop controle worden uitgevoerd door de zaalverantwoordelijke van de gemeente die opmerkingen dient te signaleren aan de gemeentelijke administratie (Jeugddienst). Enkele afspraken om zuinig om te springen met energie: - Lichten niet onnodig laten branden - Bij het verlaten van de lokalen controleren of alle lichten uit zijn - Deuren sluiten als de verwarming aan is, ook de buitendeur sluiten - Na de activiteit de elektrische toestellen en verwarming afzetten - Lichten doven, deuren en ramen sluiten na de activiteit, ook de buitendeur Artikel 33 De jeugdlokalen zijn voorzien van voldoende brandblusapparaten, rookmelders en bordjes van nooduitgang. De brandweerslang blijft verzegeld zo lang er geen noodgeval is. Indien deze voorzieningen niet meer in orde zijn, moet dit gemeld worden aan de gemeentelijke administratie (Jeugddienst). In- en uitgangen mogen op geen enkele wijze belemmerd worden of gesloten worden tijdens de activiteit. Brandblusapparatuur mag niet worden ingesloten, verplaatst worden of aan het zicht worden onttrokken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Het is ten strengste verboden de nooddeuren te openen wanneer zich geen probleemsituatie voordoet. Het is verboden extra verwarmingstoestellen bij te plaatsen. De gebruiker verbindt zich ertoe strikt te waken over de brandveiligheid. Artikel 34 Met het oog op de veiligheid dient de inrichting van de lokalen op een verantwoorde manier te gebeuren. Bijplaatsen van elektriciteitsleidingen mag niet (uitgezonderd verstandig gebruik van verlengkabels/verdeelstekkers). Alle materialen dienen ordelijk te worden gestapeld en waar mogelijk in kasten te worden opgeborgen. Bederfbare waren dienen met de nodige zorg te worden behandeld. Artikel 35 In alle gemeentelijke infrastructuur geldt een huisdierenverbod. Artikel 36 Het is verboden om de infrastructuur te gebruiken als slaapgelegenheid.
Artikel 37 De fietsen van de gebruikers dienen in de daartoe voorziene fietsrekken te worden geplaatst en niet tegen de muren van het jeugdcomplex. Artikel 38 De gebruikers van de lokalen dienen steeds in het bezit te zijn van een goed uitgeruste EHBO-koffer en deze koffer moet steeds in het KLJ-lokaal aanwezig zijn. Artikel 39 Het maximum aantal aanwezige personen in inrichtingen toegankelijk voor publiek dient gerespecteerd te worden: één persoon per 1m² totale oppervlakte van de inrichting. Bij publiek toegankelijke evenementen > 100 deelnemers, moet de Dienst Noodplanning van de gemeente gecontacteerd worden. Hoofdstuk 3: Onderhoud Artikel 40 De gebruikers staan zelf in voor de schoonmaak (opruimen, vegen, dweilen,...) van de vaste lokalen (eigen KLJ lokaal+ KLJ bergruimte). Ook de terreinen rond de lokalen dienen steeds netjes gehouden te worden. Alle vuilnis dient gedeponeerd te worden in IVIO-vuilniszakken. De zakken zullen door het onderhoudspersoneel op de voorziene dag buitengezet worden voor de ophaaldienst. De gebruikers staan zelf in voor de aankoop van de vuilniszakken. De in de gemeente geldende afvalsorteerregels moeten gerespecteerd worden. Eénmaal per jaar moeten de vaste lokalen (eigen KLJ lokaal+ KLJ bergruimte) een zeer grondige poetsbeurt krijgen door KLJ. Bij gebruik van de polyvalente ruimte, de keuken en het sanitair blok moeten deze lokalen gereinigd worden volgens het reglement van deze zaal: - Zaal: Altijd opruimen (o.a. tafels en stoelen afkuisen en terugplaatsen, dranken tijdig verwijderen, vuilnisbakken ledigen, ruimte verluchten indien nodig) - Vloer: Altijd vegen. Dweilen indien dranken/etenswaren gemorst zijn - Sanitair: altijd opruimen (o.a. vuilbakken ledigen), toiletpotten en urinoirs grondig reinigen, vegen. Dweilen indien de ruimte bevuild is, bv. bij regenweer,... - Bij gebruik van keuken: afwassen, grondig reinigen, de vloer vegen en dweilen - Muren reinigen indien deze bevuild zijn - Aanwezig materiaal proper achterlaten - Koelkast en mobiele koelkast verluchten na gebruik (tegen schimmel) Ten laatste 8 u 's ochtends de dag volgend op de activiteit, dient de zaal proper achter gelaten te zijn volgens de in dit reglement opgenomen richtlijnen, tenzij dit anders afgesproken werd met de gemeentelijke diensten. Het onderhoudspersoneel van het gemeentebestuur zal instaan voor de grondige reiniging van de polyvalente zaal, de keuken en het sanitair blok.
Artikel 41 Indien gebruik werd gemaakt van extra materialen, zoals tafels en stoelen, moeten deze schoongemaakt worden en in/bij elkaar gestapeld worden. Artikel 42 De infrastructuur wordt tijdig en in ordentelijke staat achtergelaten. Wanneer de gemeentelijke administratie (Jeugddienst/ Sportfunctionaris) vaststelt dat aan deze verplichtingen geen of onvoldoende gevolg werd gegeven, zal hij de gebruiker contacteren en de kans bieden om alsnog aan deze verplichtingen te voldoen. Indien hij weigert, zullen de aanvullende kosten aangerekend worden voor de duur van het extra poetswerk dat het gemeentepersoneel nodig heeft om de zaal in ordentelijke staat proper te krijgen. Hoofdstuk 4: Bekendmaking en uitzonderingen Artikel 43 Dit reglement wordt opgehangen in het KLJ-lokaal. Aan de jeugdvereniging (KLJ) die over een lokaal+ berging in het jeugdcomplex beschikt, zal een afschrift worden overgemaakt. Artikel 44 Uitzonderingen op dit reglement kunnen enkel mits grondige motivering worden toegestaan door het College van Burgemeester en Schepenen.