Jaarverslag 2011 Stichting Vrienden van Umthombo
Inhoudsopgave Jaarverslag 2011... 1 Stichting Vrienden van Umthombo... 1 Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Huidig beleid... 4 Missie... 4 Doelstelling... 4 Werving van donaties en sponsorgelden... 4 Beheer van donaties en sponsorgelden... 4 Besteding van donaties en sponsorgelden... 5 Wat hebben we dit jaar ondernomen?... 6 Januari 2011... 6 Februari 2011... 6 Maart 2011... 6 April 2011... 7 Mei 2011... 7 Juni 2011... 7 Juli 2011... 7 Augustus 2011... 7 September 2011... 7 Oktober 2011... 7 November 2011... 7 December 2011... 8 Wat hebben we dit jaar bereikt? Wat zijn onze resultaten?... 9
Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de stichting Vrienden van Umthombo te Deventer. Stichting Vrienden van Umthombo ondersteunt het gelijknamige project in Durban (Zuid Afrika). Stichting Vrienden van Umthombo werd opgericht en notarieel geregistreerd op 12 januari 2011. Het jaarverslag geeft u inzicht in de activiteiten en de inzet van middelen door de stichting vanaf het moment dat de stichting is opgericht. Onderdeel van dit jaarverslag is de jaarrekening. Het bestuur Stichting Vrienden van Umthombo, Henny Joosten, Mirjana Petrovic, Marieke Olislagers Stevens, Kedie van Boerdonk
Huidig beleid De stichting Vrienden van Umthombo is opgericht naar aanleiding van vrijwilligerswerk. Het bestuur bestaat uit oud-vrijwilligers van Umthombo die hier in 2010 zijn geweest. Aan het einde van de vrijwilligersperiode realiseerden zij zich dat ze eigenlijk nog niet klaar waren. Toen is het idee ontstaan van de stichting Vrienden van Umthombo. Terug in Nederland is op 12 januari 2011 de stichting Vrienden van Umthombo notarieel opgericht. Missie Stichting Vrienden van Umthombo beoogt het financieel ondersteunen van het project Umthombo in Durban, Zuid Afrika. De stichting onderscheidt zich van andere sponsoren. Zij financieert niet alleen de materiële zaken, maar geeft ook ondersteuning ten behoeve van energievoorziening, voeding, scholing, opleiding en medische zorg. Doelstelling Stichting Vrienden van Umthombo richt zich op de ondersteuning van het project Umthombo in Durban in de breedste zin van het woord met als concrete activiteiten: - Financiële ondersteuning voor de vaste lasten van Umthombo d.w.z.: o salariskosten; o energiekosten; o voeding; o medische kosten. - Bekostiging van scholing/ opleiding van de straatkinderen (het Back to School programma). - Financiële ondersteuning voor de after care activiteiten van Umthombo. Werving van donaties en sponsorgelden Giften via Stichting Vrienden van Umthombo bereiken hun doel. De organisatie is klein en slagvaardig. De werving van donaties en sponsorgelden gebeurt op een kleinschalige maar effectieve, directe manier zoals tijdens contacten met relaties, zowel privé als zakelijk. De contacten met de diverse donateurs en organisaties worden actief onderhouden o.a. d.m.v. een website. Daarnaast zullen incidentele activiteiten worden georganiseerd om gelden te werven. Naast donaties van vaste donateurs, die maandelijks of elk kwartaal een bijdrage geven, streeft de stichting ook naar meer incidentele donaties van diverse organisaties. Het spreekt voor zich dat alle initiatieven van stichting Vrienden van Umthombo autonoom blijven in doel, invulling en uitvoering. Beheer van donaties en sponsorgelden De donaties en sponsorgelden worden beheerd door de Stichting Vrienden van Umthombo ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Deventer onder nummer KvK 518277751. De stichting beheert rekening nummer 1604.82.666 RABO bank op naam van Stichting Vrienden van Umthombo te Deventer. De verworven donaties worden zo direct mogelijk besteed dat wil zeggen aan gerichte doelen en met zo min mogelijke vertraging. Indirecte kosten zijn minimaal en hebben louter
betrekking op uitgaven als bankadministratie- en overboekingkosten en inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De stichting heeft geen winstoogmerk en zal geen vermogen aanhouden m.u.v. datgene dat nodig is om de continuïteit van de werkzaamheden van de stichting te kunnen garanderen (d.w.z. de indirecte kosten te kunnen financieren). In de statuten is in artikel 12.6 opgenomen dat bij een ontbinding van de stichting een eventueel batig saldo wordt besteed aan het doel van de stichting. Besteding van donaties en sponsorgelden Over de besteding van donaties en sponsorgelden is afstemming en overleg met de directeur, Tom Hewitt manager HR Irene Kerkdijk en algemeen manager Ashika Pramlall van Umthombo in Durban. Het bestuur van de stichting besluit over de definitieve besteding van de gelden in overeenstemming met art. 5.10 van de statuten. De bestedingen hebben te maken met kosten van voeding en energie, salariskosten van de staf, schoolgelden, schoolbenodigdheden en kosten van opleidingen van de kinderen, gezondheidszorg (o.a. verbandmiddelen en medicijnen), benzinekosten voor het after care programma en eventuele kosten van reparaties aan vervoersmiddelen die gebruikt worden voor het after care programma. Middels een jaarrekening (onderdeel van het jaarverslag) zal de besteding en het beheer van de gelden worden verantwoord.
Wat hebben we dit jaar ondernomen? In dit onderdeel wordt beschreven wat er per maand is ondernomen. De eerste paar maanden is de stichting vooral bezig geweest met de oprichting en alle administratieve activiteiten die daarbij horen, maar ook met de promotie van de stichting zoals het ontwikkelen van een website, folders en ander promotiemateriaal. Ook zijn hier alle belangrijke beslissingen in terug te vinden. De financiële uitgaven zijn hier kort in terug te vinden voor de precieze bedragen wordt u doorverwezen naar de jaarrekening. Januari 2011 12 januari 2011 Notariële oprichting van de Stichting Vrienden van Umthombo. Statuten zijn goedgekeurd bij notaris te Deventer. Hierin wordt het bestuur beschreven: Henny Joosten Voorzitter Mirjana Petrović Penningmeester Marieke Olislagers PR Kedie van Boerdonk Secretaris 19 januari 2011 Eerste inschrijving in het handelsregister Kamer van Koophandel te Deventer onder KvK nummer 518277751. In januari vond de eerste bestuursvergadering van de stichting plaats. Na de vergadering zijn de volgende acties ondernomen: - Het openen van een verenigingspakket bij de RABO Bank onder rekeningnummer 1604.82.666. - Aanvragen van fiscaal nummer: 850189408. - Het ontwikkelen van een website en logo voor de stichting. - Het aanvragen van een ANBI status bij de Belastingdienst. Februari 2011 In februari is de stichting vooral bezig geweest met allerhande zaken rondom de oprichting van de stichting. - Openen van de rekening bij de RABO bank. - Verder ontwikkelen van de website en logo. - Ontwerpen van een folder. Maart 2011 In maart vond de tweede vergadering van het bestuur van de stichting plaats. Hierin zijn de volgende onderwerpen besproken en acties ondernomen: - Umthombo is bezig met het inrichten van een nieuwe vleugel van het gebouw. In deze nieuwe vleugel komen een aantal straatjongens vanaf de leeftijd van 18 jaar, die dus eigenlijk te oud voor Umthombo, te wonen. De stichting heeft hier geld voor beschikbaar gesteld om de bouw van nieuwe was- en toilet ruimtes te realiseren. - Er wordt overwogen om ons aan te sluiten bij de stichting Geef Gratis. Deze stichting geeft ons de kans om via de website een online donatie knop te plaatsen en het ANBI logo op de website te plaatsen. De stichting heeft er echter voor gekozen om dit niet te doen omdat dit geld kost en we ons geld gericht uit willen geven aan Umthombo en de administratieve kosten zo minimaal mogelijk te houden.
- De website www.vriendenvanumthombo.nl is online. Het domein wordt onderhouden door Trined. Ook zijn er e-mailadressen aanwezig waarvan gebruik gemaakt kan worden. April 2011 In april is er vooral weer verder gewerkt aan de promotie materialen, de laatste administratieve activiteiten rondom de stichting zijn afgerond. Mei 2011 In mei is Henny Joosten, de voorzitter, voor twee weken naar Durban (Zuid Afrika) vertrokken. Ze heeft hier het project Umthombo bezocht en heeft bekeken of het geld van de stichting tot nu toe goed terecht is gekomen. Ze heeft hier ook enkele gesprekken gehad met de directeur en PR manager van Umthombo. Juni 2011 In juni is de derde vergadering van de stichting geweest. Deze vergadering ging vooral om hoe nu verder te werken met de stichting? Er is afgesproken dat vanaf nu een maandelijks bijdrage gaat naar het project Umthombo, het gaat hierbij om 1500 Rand afgerond is dat 150 euro. Tijdens Henny s bezoek is afgesproken dat er een duidelijk overzicht wordt gestuurd voor de verantwoording van dit geld. Omdat Umthombo meerdere sponsors heeft is er afgesproken dat onze stichting een algemeen sponsoroverzicht krijgt. Juli 2011 In juli is de eerste versie van de folder verschenen onder de bestuursleden. Er moeten nog enkele kleine aanpassingen gebeuren. Augustus 2011 In augustus is er weinig gebeurd mede door vakanties van de bestuursleden. Wel is natuurlijk de maandelijkse bijdragen gedaan naar Umthombo, ook komen er steeds meer donaties binnen op het rekeningnummer van de stichting. September 2011 In september is de vierde vergadering geweest van de stichting. De folders zijn klaar en worden verspreid. De online versie staat op de website en geïnteresseerde kunnen zich melden bij de bestuursleden voor een papieren versie. We willen ons gaan richten op donaties van bedrijven, hiervoor is een plan opgesteld. Er zijn plannen gemaakt voor een evenement voor alle vrienden van Umthombo. De vrienden van Umthombo zijn alle personen die een bijdrage hebben geleverd aan de stichting Vrienden van Umthombo. Het plan is om dit evenement samen met ons eerste jubileum te vieren. Er worden pennen gemaakt met onze informatie erop voor de geïnteresseerde.de opbrengst hiervan is een mooie aanvulling op de sponsorgelden. Oktober 2011 In oktober is gewerkt aan promotie materiaal. November 2011 In november heeft het programma KoffieMAX aandacht besteed aan de stichting Vrienden van Umthombo. Henny is uitgenodigd om hierover te komen praten, 14 november was de uitzending.
Hierna is er een vergadering geweest van de stichting. Hierin is gesproken over een nieuw project waar Umthombo mee bezig is namelijk het onderwijsproject. Het onderwijsproject biedt de straatkinderen, die hier aan toe zijn, de kans om hun schoolwerk langzaamaan op te pakken. Dit moet gefinancieerd worden, vanuit Umthombo was de vraag of wij dit willen doen. Er wordt door Umthombo een document opgesteld met hierin een overzicht voor de kosten. Het bestuur is het unaniem eens dat we hier onze bijdrage aan willen leveren. December 2011 In december is er overlegd met Be-More over een activiteit, tijdens onze jubileumviering, voor sponsoren en andere geïnteresseerde. Voor deze activiteit is samenwerking met Be-More nodig. Umthombo heeft ons het voorstel voor het onderwijs programma gestuurd. Dit programma richt zich op straatkinderen onder de 18 die mee kunnen doen aan het onderwijsprogramma waar ze in 15 weken leren Engels spreken, schrijven en lezen. De organisatie gaat aan de slag met hoe we dit willen financieren voor Umthombo naast de maandelijkse bijdrage die wordt gegeven.
Wat hebben we dit jaar bereikt? Wat zijn onze resultaten? 2011 is een belangrijk jaar geweest voor de stichting vrienden van Umthombo. De stichting is in januari 2011 officieel opgericht. Vanaf dan zijn er allerlei zaken gaan rollen zoals de inschrijving bij de kamer van Koophandel, aanvragen van een bankrekeningnummer, fiscaalnummer en de ANBI status. Hierna is er veel tijd besteed aan het ontwikkelen van promotiemateriaal zoals de website en de folder. In maart hebben we onze eerste donatie gedaan aan Umthombo, voor de nieuwe vleugel die moet worden ingericht. In deze vleugel bevindt zich een woning voor een aantal jongens ouder dan 18 jaar die op zichzelf gaan wonen met ondersteuning van Umthombo. Deze jongens volgen allemaal een opleiding of hebben een baan zoals life guard of kok in een restaurant. Met ons geld zijn de was- en toiletruimtes opgeknapt. In juni is er besloten dat de stichting een maandelijkse donatie gaat doen van 1500 Rand, dit is teruggerekend ongeveer 150 euro. Er is afgesproken dat dit geld vooral gebruikt mag worden voor de vaste kosten zoals elektriciteit- gas- of waterrekening, personeelskosten, kosten voor het naar school gaan (zoals uniformen, boeken, pennen, papier). Als hoogtepunt van 2011 was er de uitzending van KoffieMAX met hierin Henny Joosten (voorzitter). Zij heeft tijdens deze uitzending verteld over haar vrijwilligerswerk bij Umthombo en de stichting Vrienden van Umthombo. Aan het einde van het jaar heeft Umthombo ons gevraagd of wij iets kunnen betekenen in het financieren van het onderwijsproject. Dit programma richt zich op straatkinderen onder de 18 die mee kunnen doen aan het onderwijsprogramma waar ze in 15 weken leren Engels spreken, schrijven en lezen. Op dit moment wordt nog onderhandeld met een organisatie om geld te doneren. En dit wordt zeker vervolgd in 2012. De donaties aan onze stichting zijn in het jaar 2011 goed gaan lopen dit wil zeggen dat we meer inkomsten hebben dan uitgave, en dat betekent dat we meer te besteden hebben voor individuele projecten binnen Umthombo bijvoorbeeld het onderwijsproject.