GEMEENTERAAD VAN DONDERDAG 25 APRIL 2013 GOEDKEUREN STATUTEN VRIJETIJDSRAAD. De raad in openbare zitting vergaderd, Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 199 en artikel 200 2-3-4, inzake de initiatieven die de gemeente dient te nemen inzake betrokkenheid en inspraak van de burgers of de doelgroepen bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van dienstverlening en bij de evaluatie ervan; Gelet op de Cultuurpactwet van 16 juli 1973, waarbij de gemeentebesturen een beroep moeten doen op bestaande of op te richten organen en structuren met het oog op inspraak en advies van de gebruikersgroeperingen en de ideologische en filosofische strekkingen bij de voorbereiding en de uitvoering van het cultuurbeleid; Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, waardoor het gemeentebestuur met het oog op de organisatie van het overleg en de inspraak bij de voorbereiding en de evaluatie van het cultuurbeleid, inzonderheid bij de opmaak en de uitvoering van een gemeentelijk beleidsplan, een of meerdere adviesorganen voor cultuur moet oprichten; Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende de subsidiëring van gemeente-en provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie inzake Lokaal Sportbeleid; waardoor het gemeentebestuur met het oog op de organisatie van het overleg en de inspraak bij de voorbereiding en de evaluatie van het sportbeleid, inzonderheid bij de opmaak en de uitvoering van een gemeentelijk beleidsplan, een of meerdere adviesorganen voor sport moet oprichten; Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid; waardoor het gemeentebestuur met het oog op de organisatie van het overleg en de inspraak bij de voorbereiding en de evaluatie van het jeugdbeleid, inzonderheid bij de opmaak en de uitvoering van een gemeentelijk beleidsplan, een of meerdere adviesorganen voor jeugd moet oprichten; Overwegende het voorstel om een gezamenlijke vrijetijdsraad op te richten, met autonome adviesraden voor cultuur, sport, jeugd, patrimonium en senioren; Overwegende dat zon clusterraad kansen biedt om het advies meer te laten aansluiten bij het integraal beleid van de stad of de gemeente; Overwegende dat de deeladviesraden wel autonoom advies blijven geven over hun specifieke sector; Overwegende het voorstel van een kerngroep Vrije Tijd op te richten die sectoroverstijgend werkt en het beleidsplanningsproces opvolgt; Overwegende de statuten van de Culturele adviesraad en de Sportraad op te heffen met ingang van 1/05/2013 en te vervangen door onderstaande; Gelet op het gunstig advies uitgebracht door de bestaande gemeentelijke cultuurraad op 28/02/2013 Gelet op het gunstig advies uitgebracht door de bestaande jeugdraad op 27/02/2013 Gelet op het gunstig advies uitgebracht door de bestaande sportraad op 26/02/2013 Gelet op het gunstig advies uitgebracht door de bestaande seniorenraad op 5 maart 2013 Met eenparigheid van stemmen : 25/25
BESLUIT : Goedkeuring te hechten aan volgende tekst: Statuten van de Vrijetijdsraad Hoofdstuk 1: ERKENNING EN DOELSTELLINGEN Artikel 1: De gemeentelijke vrijetijdsraad wordt erkend als gemeentelijk adviesorgaan voor vrijetijdszaken. De vrijetijdsraad bestaat uit een Algemene vergadering en autonome deeladviesraden. De autonome deeladviesraden zijn: Jeugdraad Cultuurraad Sportraad Seniorenraad commissie patrimonium De eerste drie hiervan zijn decretaal verplicht inzake jeugd- sport- en cultuurbeleid. De seniorenraad en commissie patrimonium worden extra ingericht vanuit de lokale beleidsdoelstellingen. Deze lijst is niet limitatief. De Algemene Vergadering is een overkoepelend orgaan waarin alle private en publieke organisaties, de verenigingen en instellingen en geëngageerde deskundigen uit de Vrijetijdssector - zijnde jeugd, sport, cultuur, patrimonium en senioren - vertegenwoordigd zijn. De algemene vergadering heeft tot doel overleg en samenwerking tot stand te brengen tussen de private en de publieke organisaties, de verenigingen en instellingen uit de Vrijetijdssector. Vanuit de algemene vergadering worden de deeladviesraden verkozen. De Algemene vergadering keurt de jaarverslagen van de deeladviesraden goed. De onderscheiden deeladviesraden voor sport, cultuur, jeugd, patrimonium en senioren vormen en eigen bestuur en hebben een rechtstreekse adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor de hele gemeente. Daartoe kunnen zij initiatief nemen om onderzoek te verrichten en informatie te verzamelen om de behoeften vanuit hun sector in kaart en brengen. Daarnaast kunnen deze deeladviesraden ook zelf initiatieven en/of activiteiten organiseren, stimuleren en/of coördineren om participatie aan en spreiding van het vrijetijdsaanbod specifiek vanuit hun deelsector- te bevorderen. In het kader van het proces van opmaak, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijke beleidsplan kan de gemeenteraad bijkomend een stuurgroep Vrije Tijd benoemen. Dit orgaan heeft dan als doel het proces van opmaak en uitvoering van het gemeentelijk beleidsplan, specifiek de vrijetijdsgerelateerde materies, op te volgen en te adviseren. De stuurgroep handelt vanuit sectoroverstijgende doelstellingen en materies (doelgroepgerichte doelstellingen, ondersteuning verenigingen, ) en ondersteunt zo een geïntegreerd Vrijetijdsbeleid. Volgens de noden kunnen ad hoc werkgroepen al dan niet tijdelijk- worden ingericht. Deze hebben echter geen juridische bevoegdheid.
Hoofdstuk 2: ALGEMENE VERGADERING Lidmaatschap Artikel 2: De algemene vergadering van de vrijetijdsraad wordt samengesteld uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Stemgerechtigde leden zijn : a) één afgevaardigde van alle culturele- jeugd-, senioren- en sportverenigingen en organisaties, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de vrijetijdsraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door zijn plaatsvervanger. b) één afgevaardigde van alle culturele- jeugd-, senioren- en sportverenigingen en organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de vrijetijdsraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door zijn plaatsvervanger. c) deskundigen inzake cultuur, sport, jeugd, socio-cultuur of senioren woonachtig in de gemeente. Waarnemers zijn: a) de schepen bevoegd voor cultuur, sport, jeugd, senioren; b) de cultuurbeleidscoördinator; c) de medewerker aangeduid door de gemeente ter ondersteuning van de vrijetijdsraad; d) de diensthoofden van de gemeentelijke diensten: de bibliothecaris, de cultuurfunctionaris, jeugdconsulent, sportfunctionaris, Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Artikel 3 Conform artikel 200 van het gemeentedecreet is maximaal 2/3 van de leden van hetzelfde geslacht. Artikel 4: De duur van het lidmaatschap bedraagt maximum 6 jaar. De mandaten vervallen ten laatste binnen de 6 maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. Samenstelling Artikel 5: De vrijetijdsraad wordt telkens weer samengesteld bij het begin van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraad, volgens volgende procedure: a) De culturele-, sport en jeugdverenigingen, organisaties en instellingen, die werken met vrijwilligers respectievelijk met professionele beroepskrachten en die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de vrijetijdsraad, worden door het gemeentebestuur schriftelijk
uitgenodigd een aanvraag hiertoe in te dienen en een afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden. Deze verengingen, organisaties en instellingen én hun afgevaardigden en plaatsvervangers moeten voldoen aan de verder gestelde voorwaarden. b) Via verschillende informatiekanalen lanceert de gemeente een oproep opdat deskundigen zich kandidaat zouden stellen als lid van de vrijetijdsraad. Artikel 6: Om een afgevaardigde te kunnen aanwijzen, moeten de private en publieke culturele verenigingen, organisaties en instellingen voldoen aan volgende voorwaarden: a) Gedurende minstens één jaar een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente met betrekking tot één of meerdere van de materies opgesomd in artikel 4, 1 tot en met 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen. b) Jaarlijks een werkingsverslag indienen over het voorbije jaar waaruit blijkt dat zij als georganiseerde vereniging, organisatie of instelling in die periode regelmatig culturele-, jeugd- of sport activiteiten heeft uitgeoefend. Een vereniging, organisatie of instelling die na de installatievergadering lid van de vrijetijdsraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag -ondertekend door de voorzitter en twee bestuursleden- in bij het college van burgemeester en schepenen. De gemeente onderzoekt de aanvraag en vraagt hierover advies aan de bevoegde deeladviesraad. Zij kunnen hiertoe bijkomende documenten zoals statuten, reglementen, samenstelling van het bestuur, opgave van het aantal leden en een werkingsverslag opvragen. Indien het college van burgemeester en schepenen oordeelt dat de vereniging, organisatie of instelling beantwoordt aan de gestelde criteria wordt ze aanvaard als lid van de vrijetijdsraad en kan ze een effectieve afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aanwijzen. De gemeente kan de erkenning van een vereniging, organisatie of instelling intrekken wanneer deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria. De effectieve afgevaardigde en de vaste plaatsvervanger worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken Culturele- sport- of jeugdvereniging, organisatie of instelling, en moeten voldoen aan volgende voorwaarden: a) minimum achttien jaar oud zijn; met uitzondering voor de deeladviesraad jeugd; b) actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waardoor ze worden aangeduid; c) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de vrijetijdsraad te realiseren; d) niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen; e) geen politiek mandaat bekleden; Aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een vereniging, organisatie of instelling komt een einde door: 1. het ontslag uit de vrijetijdsraad of uit de afvaardigende vereniging, organisatie of instelling; 2. de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie; 3. overlijden of rechtsonbekwaamheid; 4. de intrekking door het gemeentebestuur van de erkenning van de afvaardigende organisatie omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria; 5. wanneer de betrokken afgevaardigde /plaatsvervanger niet meer voldoet aan de gestelde criteria.
Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een private of publieke culturele vereniging, organisatie of instelling een einde komt, dient de belanghebbende vereniging, organisatie of instelling binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien. Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken vereniging, organisatie of instelling en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag. Artikel 7: De kandidaat-deskundigen moeten voldoen aan volgende voorwaarden: a) vanuit zijn werkervaring en/of zijn engagement in de culturele-, jeugd- of sportsector een bepaalde deskundigheid bezitten; b) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de vrijetijdsraad te realiseren; c) niet reeds een vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen; d) geen politiek mandaat bekleden; e) in de gemeente Denderleeuw wonen. f) minimum achttien jaar oud zijn; met uitzondering voor de deeladviesraad jeugd De deskundigen die na de installatievergadering lid wensen te worden van de vrijetijdsraad en een specifieke deeladviesraad dienen een schriftelijke aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen waarin ze hun deskundigheid en motivatie toelichten. De college onderzoekt de aanvraag en vraagt hiervoor advies aan de betreffende deelaviesraad. Indien de gemeente oordeelt dat de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria wordt hij aanvaard als lid van de vrijetijdsraad en de specifieke deeladviesraad. Aan het lidmaatschap van een deskundige komt een einde door: 1. het ontslag uit de vrijetijdsraad; 2. overlijden of rechtsonbekwaamheid; 2. wanneer hij niet meer voldoet aan de gestelde criteria. Artikel 8: Ieder lid van de Algemene Vergadering geeft aan voor welke deelsector hij of zij in de Algemene Vergadering zit. Per deelsector kiezen de leden hun afgevaardigden voor de autonome deelraden en de stuurgroep Vrije Tijd. Dit gebeurt met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Rechten en plichten van de stemgerechtigde leden Artikel 9: Alle stemgerechtigde leden: - onderschrijven de doelstellingen van de vrijetijdsraad en verbinden zich er toe om actief mee te werken aan de realisering ervan; - wonen de samenkomsten van de organen van de vrijetijdsraad, waar het lid deel van uitmaakt, bij. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te verontschuldigen. De afgevaardigden van de private en publieke culturele organisaties kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun vaste plaatsvervanger; - informeren (private en culturele organisaties) hun achterban grondig over de werkzaamheden van de vrijetijdsraad en plegen geregeld overleg met deze achterban in functie van het opsporen van behoeftes, ideeën en verwachtingen inzake vrijetijdsbeleid. - hebben spreekrecht op alle vergaderingen van de vrijetijdsraad;
- hebben stemrecht op de samenkomsten van de organen van de vrijetijdsraad waar het lid deel van uitmaakt; - hebben inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt aan de vrijetijdsraad. werking Artikel 10: De algemene vergadering komt tenminste tweemaal per jaar samen. De samenkomsten van de algemene vergadering worden roterend voorgezeten door een van de voorzitters van de deelraden. De uitnodiging wordt tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd. De algemene vergadering bepaalt tijdens haar bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende gewone vergadering en haar voorlopige agenda. Alle deeladviesraden kunnen agendapunten indienen voor de Algemene vergadering tot 30 dagen voor de Algemene Vergadering en dit via de dienst Vrije Tijd. Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden. Artikel 11: Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Artikel 12: Jaarlijks leggen de autonome deelraden hun werkingsverslag en actieplan voor het volgend werkjaar voor aan de Algemene Vergadering. Artikel 13: De samenkomsten van de algemene vergadering zijn openbaar. De agenda en vergaderdatum en plaats worden daarom ruim bekend gemaakt in de gemeente. Alle inwoners van de gemeente hebben spreekrecht op de samenkomsten van de algemene vergadering. Het stemrecht blijft nochtans voorbehouden aan de stemgerechtigde leden. Hoofdstuk 3: AUTONOME DEELADVIESRADEN Samenstelling Artikel 14: De algemene vergadering richt autonome deelaviesraden in voor adviesverlening over specifieke sectoren: minstens een autonome deelraad voor jeugd, cultuur en sport. Extra deeladviesraden kunnen worden toegevoegd per werksoort, per beleidsthema of per territoriale geleding, voor het onderzoek van bepaalde aspecten van het vrijetijdsbeleid; bijvoorbeeld: patrimonium en seniorenraad. Artikel 15:
In de installatievergadering bij elke nieuwe samenstelling van de vrijetijdsraad bepaalt de algemene vergadering de structuur en het aantal beschikbare mandaten van de deeladviesraden. Artikel 16: Elke sectorale deelraad heeft zijn verkozenen uit de stemgerechtigde leden van de vrijetijdsraad (de afgevaardigden van verenigingen, organisaties en instellingen en deskundigen) die bij de samenstelling kozen voor de betreffende deelsector. Voor de deeladviesraden inzake jeugd, sport en cultuur moet de samenstelling een afspiegeling zijn van artikel 2 deze statuten. Conform artikel art. 5, 2, 2 van het lokaal Jeugdbeleid kan de sectorale deelraad jeugd, nadat die is samengesteld door de Algemene Vergadering van de Vrijetijdsraad geïnteresseerde kinderen en jongeren coöpteren. Conform artikel 200 van het gemeentedecreet wordt ook op het niveau van de deeladviesraden de genderverhouding toegepast, waarbij maximaal 2/3 van de leden van hetzelfde geslacht zijn. De bevoegde schepen en ambtenaar zijn waarnemend lid van de autonome adviesraad. Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Artikel 17: Aan het mandaat van een lid van de sectorale deelraad komt een einde door: 1 ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd 2 ontslag uit de sectorale deelraad 3 aanvaarden van een politiek mandaat 4 als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de gemeente 5 als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van de gemeente 6 overlijden Werking Artikel 18: De deelraden vergaderen afzonderlijk om te beraadslagen over thema s eigen aan de hen toegewezen opdracht. Artikel 19: De sectorale deelraden kiezen onder hun leden bij geheime stemming minstens een voorzitter en ondervoorzitter. De samenkomsten worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Artikel 20: Elke sectorale deelraad vergadert zo dikwijls als nodig.
Artikel 21: Elke deelraad beslist vrij over de organisatie van haar vergaderingen, de wijze van voorbereiding van de vergadering, de wijze van opmaak van het advies en het doorspelen ervan aan het College van Burgemeester en Schepenen. Artikel 22: Elke deelraad kan een voor haar deelraad huishoudelijk reglement aanvaarden, voor zover deze niet in strijd zijn met de statuten van de vrijetijdsraad. Artikel 23: De sectorale deelraad formuleert adviezen - op eigen initiatief of op vraag van het gemeentebestuur - die betrekking hebben op hun sector en richt deze binnen de 60 kalenderdagen na ontvangst voor verder gevolg aan het gemeentebestuur. Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Op vraag van een stemgerechtigd lid, kan een minderheidsnota aan de adviezen worden toegevoegd. Minderheidsnota's maken een onafscheidelijk deel uit van de adviezen. Artikel 24: Indien de gemeentelijke overheid het advies niet volgt, verstrekt zij binnen de 60 kalenderdagen na ontvangst van een advies een gemotiveerd standpunt nopens dit advies. Dit geldt zowel voor adviezen op vraag van het gemeentebestuur als voor spontaan uitgebrachte adviezen. Artikel 25: De vrijetijdsraad en de deelraden, elk voor wat hun bevoegdheden betreft hebben inzage in de beslissingen van de gemeenteraad, evenals in de daarbijhorende documenten. Artikel 26: Van elke samenkomst van de sectorale deelraad wordt een verslag opgesteld. Artikel 27: Elke inwoner van de gemeente kan inzage nemen in de verslagen en de documenten van de sectorale deelraad via de ambtenaar door de gemeente aangeduid ter ondersteuning van de deelraad. Artikel 28: Met inachtneming van de cultuurpactwet en de decreten en besluiten die het voorzien, draagt de cultuurraad de kandidaten voor de vertegenwoordiging in het beheersorgaan gemeenschapscentrum en bibliotheek voor en dit conform de statuten van het desbetreffend beheersorgaan. Financiën Artikel 29: Het gemeentebestuur voorziet jaarlijks in een werkingsbudget voor de autonome deelraden, in de vorm van een toelage of in de vorm van een voor hun werking- toegewezen budget in de gemeentebegroting.
Het werkingsbudget wordt bepaald aan de hand van: - Het voorziene budget van het voorbije dienstjaar - Het financieel verslag van het vorig dienstjaar - De voorgestelde planning van het komende werkjaar Artikel 30: De autonome adviesraden wenden de beschikbare budgetten aan in uitvoering van haar bevoegdheden en doelstellingen. De afrekening van de verschillende deelraden worden jaarlijks aan de algemene vergadering van de vrijetijdsraad voorgelegd en overgemaakt aan het gemeentebestuur. Hoofdstuk 4: DE STUURGROEP Vrije Tijd Artikel 31: De stuurgroep Vrije Tijd heeft als doel de opmaak, opvolging en evaluatie van het gemeentelijk beleidsplan vanuit vrijetijds oogpunt nauwgezet te volgen. Een sectoroverstijgende stuurgroep vloeit voort uit het feit dat dat voormalige sectorale beleidsplannen - het jeugdbeleidsplan, cultuurbeleidsplan en sportbeleidsplan zijn afgeschaft en worden geïntegreerd in het gemeentelijk beleidsplan. Om haar doelstellingen te realiseren kan de kerngroep ook al dan niet tijdelijke werkgroepen inrichten. Deze hebben echter geen juridische bevoegdheid. Artikel 32: De stuurgroep is samengesteld uit geëngageerde leden uit de adviesraden, en uit inwoners die zich engageren voor de opmaak, opvolging en evaluatie van het vrijetijdsbeleid. De leden kunnen dus lid zijn van een autonome deelraad, maar dat hoeft niet. De stuurgroep beoogt een evenwichtige afvaardiging van leden van de deeladviesraden, andere gemeentelijke adviesraden (integratieraad, GROS, beheersorgaan bib en gemeenschapscentrum) en deskundigen inzake een deelmaterie en/of doelgroepenwerking. De leden van de stuurgroep worden benoemd door de gemeenteraad. De stuurgroep kiest onder haar leden bij geheime stemming een voorzitter en een ondervoorzitter. Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van opvolging en evaluatie van het vrijetijdsbeleid of over een specifiek item. Artikel 33: De stuurgroep vergadert zo dikwijls als nodig.
Voorgesteld wordt de statuten van de Vrijetijdsraad goed te keuren.