Aan de (plv) leden van de statencommissie voor bestuur en financiën Nr.: 2001/17.597/50/A.39, CMB. Groningen, 21 de3cember 2001 Behandeld door : H. Minkes : Telefoonnummer: (050) 316 4386 Antwoord op : Bijlage(n) : Onderwerp : corporate volunteeringcorporate volunteering Geachte dames en heren, In het, door Provinciale Staten vastgestelde beleidsplan Welzijn en Zorg 2001-2004 wordt het thema "versterken vrijwilligerswerk en maatschappelijk activeringswerk" als provinciaal speerpunt voor de komende 4 jaar genoemd. Dit onderwerp is globaal uitgewerkt in het onlangs door GS vastgestelde beleidsprogramma Welzijn en Zorg 2002-2004. Onder andere is genoemd dat overheidsorganisaties een voorbeeldfunctie kunnen vervullen. Dan is het ook logisch dat de provincie aandacht heeft voor corporate volunteering in de ambtelijke organisatie. In de markt is in toenemende mate aandacht voor corporate volunteering. Zo is er in CAO's in de bankensector aandacht voor dit onderwerp. Het gaat veelal nog om proeven en studies. Aan uw commissie is door GS toegezegd dat er in 2001 informatie over "corporate volunteering" gestuurd wordt. Hieraan wordt in deze brief vorm gegeven. Onderstaand geven wij eerst aan wat onder corporate volunteering verstaan kan worden en een verkenning van de verschillende vormen en mogelijkheden voor corporate volunteering. De brief eindigt met de mogelijkheden, in de vorm van een ontwikkelmodel, die wij zien om corporate volunteering vorm te geven in onze provinciale organisatie. Corporate volunteering. Werknemersvrijwilligerswerk als onderwerp is volop in ontwikkeling en beweging. Het blijkt dat zowel bedrijven, medewerkers van bedrijven, ontvangende organisaties en het publiek in het algemeen verschillende beelden hierbij hebben. Voor bedrijven kan werknemersvrijwilligerswerk verschillende doelen dienen. Met name op strategische niveaus is er voordeel te behalen: werknemersvrijwilligerswerk is een concrete invulling
van de maatschappelijke betrokkenheid van een organisatie. En dat is op zijn beurt iets waar maatschappelijk steeds meer belang aan gehecht wordt. Het is goed voor het imago. Doordat
werknemers met vrijwilligerswerk midden in de maatschappij staan komen zij meer en op een andere manier in aanraking met diezelfde maatschappij. Het levert meer gevoel en meer kennis op over bijvoorbeeld het maatschappelijk krachtenveld en de praktijk waarin gewerkt wordt. Verder kan werknemersvrijwilligerswerk een bijdrage leveren aan het oplossen van maatschappelijke problemen. Een definitie voor corporate volunteering is: de inzet van medewerkers van arbeidsorganisaties voor maatschappelijke doelen en projecten, al dan niet in de tijd van de organisatie, maar altijd aangemoedigd en ondersteund door de organisatie. Mogelijkheden voor corporate volunteering. Om van werknemersvrijwilligerswerk te spreken moet het bedrijf betrokkenheid tonen bij het vrijwilligerswerk dat de werknemers doen. Deze betrokkenheid van een bedrijf kan op verschillende manieren vorm krijgen. Bij erkenning laten bedrijven zien dat ze het doen van vrijwilligerswerk waarderen. Dit kan bijvoorbeeld door in bedrijfspublicaties of tijdens personeelsbijeenkomsten er aandacht aan te besteden. Ook kan het bij sollicitaties en carrièrebeslissingen van invloed zijn, omdat tijdens vrijwilligerswerk kennis en ervaring wordt opgedaan door de medewerkers. (Een voordeel van corporate volunteering is dat werknemers ervaringen opdoen buiten de eigen organisatie of het eigen deskundigheidsgebied). Door ondersteuning maken bedrijven het vrijwilligerswerk van hun medewerkers makkelijker, bijvoorbeeld door flexibele werktijden of onbetaald verlof. Ook het gebruik van bedrijfsvoorzieningen, zoals kopieermachines en vergaderruimten, is een mogelijkheid. Een volgende stap is het organiseren van vrijwilligerswerk. Organisaties kunnen een actief vrijwilligersbeleid opzetten en de werknemers aanmoedigen vrijwilligerswerk te gaan doen. Hierbij kunnen ze bemiddelen en de werknemers begeleiden naar vrijwilligersorganisaties. Bij KPMG is bijvoorbeeld een projectenbank opgezet waaruit werknemers projecten kunnen selecteren. Deze projecten kunnen ze met hun kennis en ervaring ondersteunen. Sponsoring is de meest verregaande vorm van werknemersvrijwilligerswerk. Werknemers kunnen onder werktijd vrijwilligerswerk gaan doen. Of krijgen ondersteuning met bijvoorbeeld geld of donatie van bedrijfsmiddelen. Erkenning en ondersteuning zijn relatief passieve vormen om werknemersvrijwilligerswerk vorm te geven. Het sluit vaak aan op het bestaande vrijwilligerswerk dat de werknemers doen. Bij organisatie en sponsoring speelt het bedrijf een meer actieve rol om werknemers vrijwilligerswerk te laten doen. Meestal gaat het dan om nieuw vrijwilligerswerk. Dat geldt ook voor door de werkgever gekozen/opgezet vrijwilligerswerk. In het kort in een schema: Werkgever kiest het vrijwilligerswerk Tijd van de werknemer Erkenning Ondersteuning Tijd/middelen van de werkgever Vormen van werknemersvrijwilligerswerk Werknemer kiest het vrijwilligerswerk Organi- seren Sponsoring Teamprojecten Mentoring Deta- chering Vrijwilligerswerk is motiverend. Vrijwilligerswerk dat vanuit het bedrijf wordt gestimuleerd of georganiseerd onderstreept en ontwikkelt de bedrijfswaarden en de persoonlijke waarden van de werknemer. Het versterkt de bedrijfstrots. Vrijwilligerswerk biedt een context waarin van een werknemer andere dingen worden gevraagd. Het is niet direct aan het werk gerelateerd. Daarom kan het verfrissend en motiverend zijn. Ook als het werk geen inspiratie (meer) oplevert kan vrijwilligerswerk nieuwe kansen bieden.
De vraag doet zich voor of al het vrijwilligerswerk ondersteund/gefaciliteerd moet worden. Vanuit organisatieperspectief heeft dit vooral te maken met : 1) met wat voor soort doelen en organisaties laat de organisatie, waar het vrijwilligerswerk gedaan wordt, zich in en 2) hoe kan de eigen organisatie grip houden op het commitment en de kosten. Ten aanzien van het eerste punt wordt gekeken naar de doelstelling van de organisatie waar het vrijwilligerswerk wordt verricht. Organisaties die vrijwilligerswerk stimuleren zijn vaak terughoudend wat betreft mogelijke politieke keuzes. Ten aanzien van het tweede punt willen ze graag de omvang, vorm en inhoud van het werknemersvrijwilligerswerk in de hand houden. Door de combinatie van de twee factoren zullen deze organisaties vaak kiezen voor de rechteronderkant van het schema (bedrijf kiest, tijd van het bedrijf), met name in allerlei vormen van uitdagingen en andere duidelijke korte projecten. Dat geeft maximale controle. Verder kan gekeken worden naar de aard en vorm van het vrijwilligerswerk, vanuit ontwikkeling van de medewerkers: bijvoorbeeld bestuurswerk is wel interessant en biedt ontwikkeling maar uitvoerend werk niet. Organisaties, die met vrijwilligers werken hebben vooral te maken met een analyse van de kosten en baten voor de inzet van de werknemersvrijwilligers en de angst voor het verliezen van de onafhankelijkheid als organisatie door mogelijke invloed van de organisatie die het vrijwilligerswerk stimuleert/ondersteunt. Ontwikkelmodel van werknemersvrijwilligerswerk voor de provincie Groningen Voor overheidsorganisaties is waarschijnlijk het grootste risico van werknemers-vrijwilligerswerk, in welke vorm dan ook, het kiezen voor bepaalde organisaties. In een discussie tijdens een studiedag van Samenleving en Bedrijf werd geconstateerd dat naarmate een organisatie meer publiek wordt het moeilijker wordt om, als organisatie, een expliciete keuze te maken. Aansluiten bij bestaand vrijwilligerswerk van medewerkers door erkenning of als selectiecriterium om te komen tot ondersteuning/facilitering is dan de beste optie om te beginnen. Voor de ontwikkeling van werknemersvrijwilligerswerk kiezen wij voor een groeimodel, waarbij op grond van de opgedane ervaringen wordt bepaald of nieuwe vormen worden geïntroduceerd. Wij zijn voornemens om in de provincie Groningen een start te maken met bedrijfsvrijwilligerswerk door: aan te sluiten bij de interesses van de eigen werknemers aan te geven hoe erkenning en ondersteuning vorm gegeven wordt en onder welke voorwaarden er sprake kan zijn van ondersteuning en facilitering te beginnen met enkele simpele vormen van erkenning (bijvoorbeeld door interviews in interne blaadjes, diner voor medewerkers die vrijwilligerswerk doen) en ondersteuning (bijvoorbeeld door mogelijkheden van flexibele werktijden, officieel gebruik maken van faciliteiten, bijelkaar brengen van de vraag naar vrijwilligerswerk en het aanbod voor vrijwilligerswerk door medewerkers van de provincie) het aangeven van bepalingen t.a.v.: - het ter beschikking stellen van faciliteiten en de voorwaarden waaronder dit gebeurt - eventueel ter beschikking stellen van werktijd en de voorwaarden waardonder dit gebeurt (maximering). Wij stellen ons voor eerst een workshop (begin 2002) te organiseren voor onze medewerkers om na te gaan welke vormen van vrijwilligerswerk op dit moment worden verricht en of en op welke wijze de provincie hierbij zou kunnen faciliteren. Mede op basis van de uitkomsten van de workshop zullen wij een regeling over corporate volunteering nader vorm gegeven.
Wij vertrouwen erop u op deze wijze eerst voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:, voorzitter., griffier.