Sliedrecht, 12 maart 2013 Versie 0.3 Beknopte Handreiking onroerende-zaaktransacties
Inhoud blz. 1 Inleiding...2 2 Doel en status...2 3 Aard en omvang gemeentelijk vastgoed...2 4 Richtlijnen bij de aan- en verkoop van onroerende zaken...3 5 Samenvatting...6 6 Tot besluit...6 blad 1 van 6
1 Inleiding In deze beknopte handreiking zijn richtlijnen opgenomen om te komen tot transparantie en controleerbaarheid bij onroerende-zaaktransacties (hierna ook: vastgoedtransacties) in de gemeente Sliedrecht. De doelstellingen van transparantie en controleerbaarheid dienen te leiden tot een beter inzicht in de vastgoedtransacties waardoor de beslissingen daaromtrent inzichtelijker en verbeterd worden en waardoor ook de politieke-, maatschappelijke en financiële resultaten op die transacties binnen de gemeente op een hoger niveau komen. 2 Doel en status De richtlijnen die zijn opgenomen in deze beknopte handreiking zijn te beschouwen als minimale set van uitgangspunten dan wel spelregels voor de gemeente, met name voor het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie, om bij vastgoedtransacties te handelen conform de gemeentelijke ambities, beleidsdoelstellingen en uitgangspunten op het gebied van het gemeentelijk vastgoed. De richtlijnen beogen een ondersteuning te zijn voor het nemen van beslissingen omtrent aan- en verkopen van onroerende zaken en geven niet alleen de betrokkenen duidelijkheid, maar ook de rest van de gemeentelijke organisatie. Tevens kan de handreiking als toetsmiddel worden gebruikt bij gerealiseerde vastgoedtransacties. Het gemeentelijk grond-, c.q. vastgoedbeleid en het subsidiebeleid komen in deze Handreiking niet aan de orde aangezien deze beleidsterreinen meer omvattend zijn dan alleen het aan- en verkopen van het gemeentelijke vastgoed op zich. 3 Aard en omvang gemeentelijk vastgoed Als eigenaar en beheerder, dan wel verhuurder, is de gemeente verantwoordelijk voor een aantal onroerende zaken (vastgoed) op het gemeentelijk grondgebied. Te denken valt hierbij aan: Maatschappelijk vastgoed: vastgoed bestemd voor de huisvesting van maatschappelijke en/of sociaal-culturele doelgroepen op het gebied van welzijn & onderwijs, sport & recreatie, kunst en/of cultuur; Ontwikkelingsvastgoed: objecten en gronden ten behoeve van ruimtelijke ontwikkelingsprojecten en verkoop; Vastgoed voor gemeentelijke huisvesting: vastgoed ten behoeve van de gemeentelijke organisatie, zoals het gemeentekantoor; Overig vastgoed: bijvoorbeeld infrastructuur, openbaar groen (parken en buurtgroen, volkstuinen en snippergroen, kantoren, horeca). blad 2 van 6
In deze beknopte handreiking worden de hiervoor genoemde onderwerpen niet nader uitgewerkt en wordt niet ingegaan op eventuele renderende exploitatie van de verschillende soorten onroerende zaken binnen de gemeente. 4 Richtlijnen bij de aan- en verkoop van onroerende zaken Bij vastgoedtransacties bepaalt de gemeente uiteraard eerst of de aan- of verkoop van de desbetreffende onroerende zaak past binnen het gemeentelijk vastgoedbeleid. In deze handreiking worden niet de aankopen in het kader van (minnelijke) onteigeningen bedoeld aangezien daarvoor een ander (wettelijk) regime geldt. Algemeen Binnen de gemeente zal doorgaans door het college een onderbouwde aan- of verkoopbeslissing worden genomen met betrekking tot de verwerving of vervreemding van een of meerdere onroerende zaken. Per aan- of verkoopbeslissing en desnoods per onroerende zaak, zal het college schriftelijk dienen te motiveren en te onderbouwen op welke gronden deze onroerende zaak zal worden aan- of verkocht en welke procedure daarbij gevolgd gaat worden. De aan- of verkoopbeslissing wordt altijd onderbouwd door een externe taxatie. Tevens zal het college een besluit moeten nemen een (in- of externe) functionaris aan te wijzen die de onderhandelingen daadwerkelijk namens het college gaat verrichten. Bij aanof verkopen met een groot financieel belang en/of grote bestuurlijke impact kan het college overwegen meerdere functionarissen aan te wijzen. De in- of externe onderhandelaar(s) zal niet degene zijn die de opdrachtverstrekking aan de taxateur doet. Opdracht aan taxateur Voor het verrichten van de waardebepaling van de aan- of te verkopen kopen onroerende zaak wordt aan een onafhankelijke en gecertificeerde taxateur opdracht gegeven. In de opdracht wordt een eenduidige heldere en duidelijke taak- en opdrachtomschrijving voor de taxateur opgenomen. Zo wordt op basis van de aan- c.q. verkoopbeslissing in de opdrachtomschrijving vermeld met welk doel de taxatie moet worden verricht, welke waardebegrippen daarbij voor de gemeente van belang zijn en welke positie de onroerende zaak heeft. Ook dient in de opdrachtomschrijving te worden opgenomen dat de taxateur het nodige onderzoek verricht om zo uit te kunnen gaan van de juiste juridische en fiscale status van de onroerende zaak inclusief alle (zakelijke) rechten en plichten die daarop rusten. Tevens is de (juridische en fiscale) status van de (ver)koper van belang: particulier, ondernemer of onderneming; Rijk, provincie of een ander publiekrechtelijk rechtspersoon. Bij transacties met een grote financiële impact vindt screening van de verkoper plaats door BING of Graydon. De taxateur is expliciet niet degene die namens het college de daadwerkelijke transactie of onderhandelingen daaromtrent gaat verrichten. Bij complexe taxaties of taxaties met een groot financieel belang, kan het college besluiten de waardebepaling door twee taxateurs te laten uitvoeren. blad 3 van 6
Liggen de waarden van de twee verrichte taxaties dusdanig uiteen (bijvoorbeeld meer dan 10%), dan kan besloten worden een derde (taxateur) de waarde te doen bepalen, eventueel met de kennis van de twee andere taxaties. Taxateurs De taxateur dient ingeschreven te zijn bij de Stichting Certificering Voor Makelaars en taxateurs (SCVM) en/of de stichting VastgoedCert. Met regionaal opererende taxateurs worden raamcontracten voor taxatiewerkzaamheden gesloten. Waardebepaling Aan de onafhankelijke en gecertificeerde taxateur(s) wordt schriftelijk de opdracht verleend de waarde van de aan- of te verkopen onroerende zaak binnen een afgesproken termijn te bepalen. De taxateur(s) wordt/worden alleen ingeschakeld voor de waardebepaling ten behoeve van de oordeelsvorming voor de te realiseren transactieprijs. Aan- of verkooponderhandelingen namens de gemeente mag/mogen deze niet verrichten. Vervolgprocedure De verrichte waardebepaling kan, indien deze door één taxateur is verricht, nog aan een contra-expertise worden onderworpen als naar het inzicht van de gemeente de getaxeerde waarde niet overeenkomt met overige objectieve gegevens. Denk hierbij aan gegevens zoals die uit de BAG 1 naar voren komen of aan de WOZ-waarde 2 van de desbetreffende onroerende zaak. Hierbij wordt aangetekend dat de uniforme landelijke WOZ-waardepeildatum altijd één jaar ligt voor de aanvang van het belastingjaar. Zo zijn de WOZ-waarden voor het (belasting)jaar 2013 bepaald naar de waardepeildatum 1 januari 2012. Bestaat er binnen de gemeente overeenstemming omtrent de hoogte van de waarde van de aan- of de te verkopen onroerende zaak, dan kan de door of namens het college aangewezen functionaris(sen) onderhandelen over de transactieprijs binnen de door het college afgegeven bandbreedtes. Het college kan besluiten bij transacties met een grote impact of met een groot financieel belang de functionaris te laten bijstaan door een extern makelaar/taxateur. Van het grootste belang is dat degene die de waarde van de onroerende zaak heeft bepaald (taxateur) niet namens de gemeente de onderhandelingen voert. Is dit wel het geval, dan kunnen wens en werkelijkheid door elkaar gaan lopen zodat de uiteindelijk te betalen aankoopprijs hoger kan zijn dan die uit objectieve onderhandelingen naar voren zou kunnen komen. Koopovereenkomst Bestaat er tussen gemeente en de aan- of verkoper van de onroerende zaak overeenstemming over de transactieprijs, dan kan een (voorlopige) koopovereenkomst worden opgesteld, waarin onder andere worden opgenomen de (kadastrale) omschrijving van de onroerende zaak, de transactiesom, de termijn van risico- dan wel eigendomsoverdracht en overige van belang zijnde bepalingen tussen de gemeente en (ver)koper. 1 BAG: Basisregistratie Adressen en Gebouwen 2 WOZ: Wet waardering onroerende zaken blad 4 van 6
Deze koopovereenkomst wordt ten onrechte "voorlopig" genoemd, terwijl er echter niets voorlopigs aan is; slechts de levering van de onroerende zaak vindt in de regel op een later tijdstip plaats. Het is daarom van het grootste belang dat deze overeenkomst òf door een ter zake deskundig jurist wordt opgesteld òf voor de ondertekening door een ter zake deskundig jurist wordt getoetst. Akte van levering De onroerende zaak wordt doorgaans geleverd in de toestand waarop zij zich ten tijde van de koopovereenkomst bevond, doch partijen kunnen daar in de koopovereenkomst van afwijken. Bij de akte van levering, die gepasseerd wordt door een notaris, wordt de onroerende zaak geleverd onder gelijktijdige voldoening van de koopsom. Dossier Van iedere vastgoedtransactie van een onroerende zaak dient de gemeente een dossier te hebben. Dat dossier bevat tenminste: de basis voor de aan- of verkoopbeslissing; de aan- of verkoopbeslissing van het college; de opdrachtformulering voor de met de aankoop belaste functionaris(sen); de opdrachtformulering voor de taxateur(s); het taxatierapport en de daarbij behorende bijlagen e.e.a. conform de opdrachtformulering; het schriftelijk verslag van de onderhandelingen en het uiteindelijke resultaat; de (voorlopige) koopovereenkomst; de akte van levering; de nota van afrekening van de notaris; bij aankoop: de opdracht en betalingsbewijs van de aankoopsom; bij verkoop: het ontvangstbewijs van de verkoopsom overige bescheiden en gegevens die van belang kunnen zijn, zoals advertenties, krantenberichten, en dergelijke. Dossiervorming op deze wijze verschaft inzicht in het gehele aan- of verkoopproces en maakt de vastgoedtransactie controleerbaar en verifieerbaar. blad 5 van 6
5 Samenvatting Bij aan- of verkooptransacties van onroerende zaken door de gemeente dienen minimaal de volgende stappen te worden doorlopen: nemen van de aan- of verkoopbeslissing door het college en het opstellen van de opdrachtformulering voor de met de vastgoedtransactie belaste functionaris(sen); opstellen door het college dan wel door de functionaris(sen) van de opdrachtformulering voor de taxateur(s); beoordelen van de getaxeerde waarde door de functionaris(sen) /college op basis van het ingekomen taxatierapport(en) en de daarbij behorende bijlagen e.e.a. conform de opdrachtformulering; contra-expertise laten uitvoeren naar de getaxeerde waarde(n) indien nodig of gewenst; vaststellen door het college van de bandbreedte voor de onderhandelingen; onderhandelen door de functionaris(sen) met de aan- of verkoper en schriftelijk verslag doen aan het college van het uiteindelijke resultaat; beoordelen onderhandelingsresultaat door college en besluiten tot al dan niet aan- of verkoop opstellen dan wel beoordelen van de (voorlopige) koopovereenkomst; beoordelen van de akte van levering; beoordelen nota van afrekening van de notaris; bij aankoop: ter beschikking stellen van de financiële middelen ter voldoening van de koopsom; bij verkoop: controleren van de voldoening door de koper van de transactiesom (via de notaris) dossier completeren met diverse gegevens, stukken en bescheiden. 6 Tot besluit Integriteit is een belangrijke kernwaarde. Functiescheiding een belangrijke stelregel. Zorgvuldigheid, dossiervorming en communicatie zijn de belangrijkste elementen om de tot stand gekomen transacties te kunnen beoordelen en te controleren. Is aan alle voorwaarden met de nodige nauwkeurigheid en inzichtelijkheid voldaan, dan kunnen de transacties de toets der kritiek doorstaan. blad 6 van 6