functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Administratief Medewerker Boekhouding voor de Landcommanderij Alden Biesen contractueel onbepaalde duur Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Alden Biesen, Bilzen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT De Landcommanderij Alden Biesen zoekt een gedreven administratieve medewerker die de boekhoudafdeling mee kan ondersteunen. Heb jij oog voor detail en werk je graag met cijfers, dan kan dit een boeiende uitdaging zijn. Je werkt in teamverband en rapporteert aan de hoofdboekhouder. 2 FUNCTIECONTEXT De Landcommanderij Alden Biesen is een schitterende erfgoedsite, een internationaal cultuur- en congrescentrum en een toeristische trekpleister. Alden Biesen, ooit gebouwd door de Duitse Ridderorde, is nu een van de grootste kasteeldomeinen in de Euregio. Alden Biesen behoort tot het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid, er werken een veertigtal personeelsleden. 3 TAKENPAKKET Je takenpakket bestaat hoofdzakelijk uit de volgende activiteiten:
- Opvragen van offertes en plaatsen van bestelorders (nazicht en controle van de leveranciersgegevens, correcte levering, naleving procedures overheidsopdrachten ) - Verwerking van zowel aankoop- als verkoopfacturen (controleren op correctheid/vormvereisten) in Orafin, het boekhoudpakket van de Vlaamse overheid. - Dagelijks verwerken van financiële verrichtingen (bank- en kasverrichtingen) - In contact staan met diverse leveranciers en klanten. Je bent verantwoordelijk voor de opvolging en behandeling van mail- en telefoonverkeer en klassement. - Periodieke controle van de stock (bureelmateriaal) en bijhouden van het economaat - Opvolging en naleving van de boekhoudwetgeving (oa. wet op de overheidsopdrachten) - Ondersteuning van interne/externe audits Deze taken uiten zich in verschillende resultaatsgebieden: Resultaatgebied 1: Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden (bv. klantendata, gastenlijsten ) en nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Informatie verzamelen uit andere teams - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) - Opmaken van verslagen van teamvergaderingen -... Resultaatgebied 2: Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten, verslagen van vergaderingen - Klasseren van bestelbonnen, facturen, brieven, rapporten pagina 2 van 9
- Archiefbeheer - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Sharepoint, online klantendata systeem (CRM), - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Resultaatgebied 3: Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - Berekenen van gegevens in dossiers rond boekhouding, economaat - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, - Voorbereiding van boekhouding: uitvoeren van financiële verrichtingen in Orafin (schuldvorderingen, facturen, bestelbonnen ) - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem - Resultaatgebied 4: Opstellen van documenten Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, betalingsnota s, bestelbonnen, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Resultaatgebied 5: Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Verzorgen van allerlei typwerk van documenten pagina 3 van 9
- Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef - Aankopen van klein materiaal, bestellen van boeken, tickets - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke ( Els Caes, els.caes@cjsm.vlaanderen.be, 02/553 31 45). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je bent nauwgezet en punctueel Je hebt een affiniteit voor cijfers Je bent stressbestendig en flexibel Je kan vlot werken met administratieve systemen Je hebt een goede kennis van Excel, Word en Outlook Je bent leergierig en bereid om bijscholing te volgen Je kan vlot samenwerken in teamverband Je bent positief ingesteld en zeer klantvriendelijk Je hebt zin voor initiatief Een relevant diploma of bijkomende vorming in een boekhoudkundige of bedrijfseconomische richting is een pluspunt Ervaring met boekhoudprogramma s of met Orafin, het boekhoudprogramma van de Vlaamse overheid, is een pluspunt pagina 4 van 9
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je neemt het initiatief om binnen je takendomein acties te initiëren (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9
5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van jouw formulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 8 april 2019. pagina 6 van 9
6.2 VOORSELECTIE Aan de hand van jouw sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: motivatie en beeld van de functie relevante ervaringen Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. De voorselectie vindt plaats op 8 april 2019. 6.3 VERKENNEND GESPREK Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Voor het verkennende gesprek dien je ter plaatse een korte opdracht te maken. Het verkennende gesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Alden Biesen op 12 april 2019 (datum onder voorbehoud). 6.4 JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase wordt volgend punt beoordeeld: Je persoonsgebonden competenties Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Alden Biesen op 19 april 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 7 van 9
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 3 april 2019. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar sollicitaties.cjm@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 3 april 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Philippe Peeters Hoofd boekhouding Alden Biesen philippe.peeters@vlaanderen.be tel 08/951 93 63 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Ben Geenens Selectieverantwoordelijke Ben.geenens@vlaanderen.be tel 02/553 42 90 pagina 8 van 9
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief medewerker boekhouding bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van één jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief medewerker boekhouding. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9