1/35 BESTEK BETREFFENDE DESKUNDIGEN OP HET VLAK VAN PREMIES VOOR DE PROFESSIONELE SECTOREN (INDIVIDUELE & COLLECTIEVE HUISVESTING, TERTIAIRE, INDUSTRIËLE SECTOR) EN TECHNISCHE & WETENSCHAPPELIJKE BIJSTAND BIJ HET ONDERZOEK VAN DE PREMIEAANVRAAGDOSSIERS OPDRACHT GEGUND BIJ ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN AANBESTEDENDE OVERHEID BRUSSELS INSTITUUT VOOR MILIEUBEHEER INFORMATIE Nadere informatie over onderhavig bestek kan worden verkregen op het volgende adres: Naam: Dhr. Fabienne Demarteau Adres: Leefmilieu Brussel - BIM, Afdeling Duurzame stad, Energie en Klimaat (Dienst Professionele begeleiding en premies), Gulledelle 100 te 1200 Brussel Telefoon: 02/563.41.45 Fax: 02/563.41.21 E-mail: fdm@ibgebim.be 1
2/35 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Tenzij hiervan wordt afgeweken in dit bestek, is de volgende wetgeving van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals de latere wijzigingen ervan. 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, evenals de latere wijzigingen ervan. 3. Het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van de bijlage bij dit Besluit die de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessie voor openbare werken vormt, evenals de latere wijzigingen ervan 4. De ordonnanties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de uitvoeringsbesluiten ervan, voor zover deze van toepassing zijn op deze aanbesteding. 5. Alle wijzigingen van de wet en van de besluiten die hierboven worden vermeld en die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes. OPMERKING : Op initiatief van de inschrijvers kan de aanbestedende overheid nadere inlichtingen verstrekken, die uitsluitend tot doel hebben om de aard van de opdracht te verduidelijken. Alle verzoeken tot nadere inlichtingen dienen ofwel schriftelijk via de post naar het adres dat hierboven bij punt Informatie vermeld wordt, ofwel via e-mail naar fdm@ibgebim.b, ofwel per fax naar het nr. 02/563.41.21 ter attentie van Mme. Fabienne Demarteau verstuurd te worden. Via de telefoon zal geen informatie meegedeeld worden. Elk verzoek om nadere inlichtingen dat op minder dan vijf werkdagen vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten, ontvangen wordt, zal onbeantwoord blijven; Op eigen initiatief kan de aanbestedende overheid de belanghebbenden op de hoogte brengen van elke vergissing, onnauwkeurigheid, weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de documenten van de uitnodiging tot inschrijving. In voorkomend geval zullen de nadere inlichtingen en de hierboven vermelde informatie op dezelfde datum aan alle inschrijvers meegedeeld worden; Elke offerte moet gebaseerd zijn op realistische prijzen, waarbij rekening wordt gehouden met een realistische inschatting van het werk dat de dienstverlener kan verrichten bij de uitvoering van zijn opdracht. 2
3/35 SPECIFIEKE EIGENSCHAPPEN VAN DE AANBESTEDING Bestellingsopdracht (artikel 69, 1 st en 2 AA infra) a) De in de inventaris vermelde hoeveelheden zijn louter indicatief en verbinden geenszins de Aanbestedende Overheid, die alleen oordeelt over de eventueel aan te brengen wijzigingen volgens de noodwendigheden of de dringende behoeften van het ogenblik. b) Rangschikking van de offertes De rangschikking van de offertes gebeurt op basis van het totale bedrag van de inventaris vermeld in de offerte. Het totaal wordt bekomen door elke eenheidsprijs te vermenigvuldigen met de overeenstemmende hoeveelheid, die voor elke post van de inventaris door de Aanbestedende Overheid is vastgelegd, en door de aldus verkregen sommen op te tellen. De Inschrijvers mogen zich bij het vaststellen van hun eenheidsprijzen niet beroepen op de door de Aanbestedende Overheid bepaalde vermoedelijke hoeveelheden. Deze hoeveelheden geven de Dienstverlener geen enkel recht, noch wat het totale bedrag van de bestellingen betreft, noch wat de te bestellen hoeveelheden voor elke post betreft, noch wat de verhoudingen van de hoeveelheden opgegeven voor iedere post van de samenvattende opmetingsstaat betreft. Elke wijziging van de hoeveelheden vermeld in de samenvattende opmetingsstaat is verboden, op straffe van nietigheid van de offerte. Alle prijzen zijn exclusief BTW. c) Door het sluiten van de opdracht op grond van het onderhavige bestek verwerft de leverancier geen enkel exclusiviteitsrecht. Tijdens de geldigheidsperiode van het contract kan de Aanbestedende Overheid andere leveranciers of haar eigen diensten inschakelen om prestaties te laten uitvoeren die identiek of gelijksoortig zijn aan hetgeen in het onderhavige bestek beschreven wordt. In dit opzicht kan de leverancier geen enkel recht op vergoeding doen gelden. De eenheidsprijzen blijven onveranderd gedurende de uitvoeringstermijn van de binnen de geldigheidsduur van de opdracht afgeleverde dienstbevelen, ongeacht de werkelijke hoeveelheden. Afwijking van de algemene aannemingsvoorwaarden: - Artikel 14; - Artikel 75. EERSTE DEEL Reglementaire bepalingen Algemeen Dit eerste deel betreft de regels voor gunning van een overheidsopdracht tot het moment waarop de inschrijver wordt gecontracteerd. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en op het KB van 8 januari 1996 en op de daaropvolgende wijzigingen. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op de wet van 24 december 1993. 3
4/35 Artikel 4 Aanbestedende overheid Naam van de aanbestedende overheid: Brussels Instituut voor Milieubeheer Adres: Gulledelle 100-1200 Brussel Artikel 5 Voorwerp van de opdracht Een overheidsopdracht voor aanneming van diensten voor het verlenen aan het bestuur van een technische en wetenschappelijke bijstand bij het onderzoek - van de premieaanvraagdossiers waarvan de aanvrager tot de professionele sector behoort en waarbij het investeringsbedrag groter is dan 30 000; - van de premieaanvraagdossiers voor passiefbouw of lage- of zeer-lage-energierenovaties (premie B10) en dat ongeacht het type aanvrager; - van de belastingaftrekaanvraagdossiers voor energiebesparende investeringen ten gunste van ondernemingen (CEB-2) Het betreft diensten die behoren tot categorie 12 van bijlage 2 van de wet van 24 december 1993. CPC-code: 867 CPV-code: 71000000 De te leveren diensten en de ermee verband houdende uitvoeringstermijnen worden beschreven in het tweede deel. Artikelen 13 tot 17 Wijze van gunning van de opdracht Het contract voor onderhavige opdracht werd gesloten na een: algemene offerteaanvraag overeenkomstig artikel 16 van de wet van 24 december 1993. De inschrijver mag alle vrije varianten voorstellen, die hem nuttig lijken. Een suggestie mag echter geen betrekking hebben op of niet leiden tot de wijziging van de reglementaire of contractuele bepalingen. Zonder afbreuk aan het punt betreffende de varianten (zie hieronder artikel 115 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996) zal, voor elk van de beide loten, de keuze voor de interessantste regelmatige offerte worden gemaakt op basis van de volgende gunningscriteria, vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid: 1. Kwaliteit van de voorgestelde diensten: 35% 2. Planning van het project : 30 % 3. Algemene kwaliteit van de offerte : 20% 4. Prijs : 15 % Overeenkomstig artikel 17-2. 2 b van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten mag de onderhavige aanneming, bij beslissing van de Aanbestedende Overheid, worden vernieuwd. Artikel 18 Gemeenschappelijke bepalingen Het volgen van de procedure van aanbesteding, offerteaanvraag of via onderhandelingen houdt geen verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Wanneer de opdracht verschillende percelen betreft, heeft de aanbestedende overheid het recht er slechts enkele toe te wijzen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op het KB van 8 januari 1996. 4
5/35 Art. 68 tot 74 - Voorwaarden en bescheiden voor de kwalitatieve selectie De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, wat wordt bewezen door de volgende bij de offerte gevoegde documenten: Oorzaken van uitsluiting Wordt in elke stadium van de gunningsprocedure [verplicht] uitgesloten van toegang ertoe, de dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf, kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. De aanbestedende overheid kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de in deze paragraaf bedoelde verplichting. De inschrijver voegt : 1) Een verklaring op erewoord toe waarin hij verklaart dat hij zich niet in één van de situaties bevindt zoals aangegeven in artikel 69, 1, 2 en 3 van het KB van 08.01.1996 Die verklaring op erewoord moet worden opgesteld door de persoon die, krachtens de statuten van de firma, bevoegd is de firma ergens toe te verbinden en die dus bevoegd is om de offerte te ondertekenen. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid, vóór het sluiten van de opdracht, de inschrijvers zal kunnen verzoeken om de documenten bedoeld in lid 2, 1 van het artikel 69 van voornoemd Koninklijk Besluit voor te leggen. In het geval dat de aanbestedende overheid gebruik maakt van het hierboven aangehaalde recht, beschikt de ondervraagde inschrijver over een termijn van maximum 15 kalenderdagen vanaf de datum van het tot hem gerichte verzoek tot overlegging van de vereiste documenten. De modeltekst van verklaring op eer is als bijlage dit bijzonder bestek gevoegd. 2) Een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 3) Een RSZ-attest of een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes al naargelang het geval, is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften 5
6/35 inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is (d.w.z. een attest aangaande het voorlaatste trimester voorafgaand aan de datum van afgifte van de aanvraag tot deelneming of de datum van indiening van de offerte). Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land, moet conform met artikel 43bis van het KB 08.01.96. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Financieel en economisch draagkracht Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de onderneming en haar omzet van de onderneming in producten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren. Technisch bekwaamheid De bekwaamheid van de dienstverlener kan worden beoordeeld aan de hand van met name zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid. * De inschrijver zal moeten aantonen dat hij beschikt over de nodige knowhow en de vereiste capaciteiten alsook een gedegen ervaring met gelijkaardige activiteiten, toegespitst op de hierna beschreven aspecten, in segmenten van de bouwsector zoals de individuele & collectieve huisvesting, de tertiaire en de industriële sector: Voor lot 1: standaard premies + CEB-2 Ontwerp van installaties (HVAC, verlichting, enz.); Ervaring met het ontwerp van gebouwen met een hoge energie- en milieuprestatie; Energieaudits; Haalbaarheidsstudies op het vlak van energie; Opstelling (of analyse) van bestekken voor energiebesparende investeringen; Energieontwerpstudies (buitenschil van het gebouw, warmteverliesoppervlakken, oriëntatie, zonnewering, enz.); Energieboekhouding; Warmtekrachtkoppeling; Hernieuwbare energie; Bouwfysische aspecten van een gebouw. Voor lot 2: passief-/lage-energiebouw Ervaring met het ontwerp en de realisatie van nieuwe passiefgebouwen, gecertificeerd door een PHPP-certificaat versie 2007 of recenter; Ervaring met het ontwerp en de realisatie van lage-energie- en zeer-lageenergierenovaties, gecertificeerd door een PHPP-certificaat versie 2007 of recenter. Deze technische bekwaamheid moet aangetoond worden door: 1) Een lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaar, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor ze bestemd waren; 2) Een document dat de bekwaamheid bewijst om diensten aan te bieden in het Nederlands en in het Frans; 3) De cv s met de studie- en beroepskwalificaties van de dienstverleners of/en kaderleden van de onderneming alsook, verplicht, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten. De gedetailleerde curricula vitae moeten bij de prijsofferte worden gevoegd. 6
7/35 De volgende documenten moeten op eenvoudig verzoek ter beschikking gesteld worden van de aanbestedende overheid: I. Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; II. Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener; * De betrouwbaarheid van de dienstverlener moet worden aangetoond door: 1) een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren; 2) opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. 3) een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om de kwaliteit van de geleverde diensten te waarborgen; De opdrachtnemer mag zijn verbintenissen slechts geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwen mits het voorafgaande akkoord van het Instituut. Indien de inschrijver van plan is een beroep te doen op één of meer onderaannemers, moeten die worden vermeld in een bijlage bij zijn prijsofferte, met vermelding van de volgende gegevens voor iedere onderaannemer: - Naam en adres, - Specifieke taak, - Bedrag van de toevertrouwde offerte. Artikel 86 Wijze van prijsbepaling Wat de prijsbepaling betreft, moet dit contract worden beschouwd als: Een opdracht in loten en volgens prijslijst (prijslijst in XLS-formaat beschikbaar op aanvraag) 1. De prijzen moeten in de offerte in euro worden vermeld, met een detaillering van de prijzen zonder en met btw. Alle andere belastingen zijn inbegrepen. 2. De totale som van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. 3. De inschrijvingen vermelden de eenheidsprijs. 4. Elke herziening van prijzen is verboden. De in prijslijst opgenomen eenheidsprijzen waarmee het totaalbedrag van de offerte berekend kan worden, worden als volgt bepaald (zie ook de toelichting bij de prijslijst die als bijlage bij onderhavig bestek werd toegevoegd, en de berekeningsformules die opgenomen werden in de op aanvraag beschikbare prijslijst in xls-formaat). Voor het premie -gedeelte van lot 1 en 2 Zal de inschrijver de volgende elementen vermelden: De prijs per behandeld dossier, al naargelang het gaat om een dossier van het type: o A: Premies voor onderzoeken & audits o B: Isolatie en ventilatie o C: Performante verwarming o D: Gebruik van hernieuwbare energie o E: Energieperformante investeringen 7
8/35 o G: Diversen De prijs per bezoek ter plaatse De prijs per vergadering van het Adviescomité, met inbegrip van de organisatie ervan, de opstelling van de verslagen aan de hand van een door Leefmilieu Brussel bezorgd standaardverslag De prijs per jaar- of eindverslag De kostprijs van aanverwante activiteiten (bewaring van statistieken, enz.) moeten in de prijs van het behandelde dossier opgenomen zijn. De inschrijver preciseert de prijs voor elke stap van de volgende premieaanvraagprocedures: - Procedure A: aanvraag van een energiepremie (directe uitbetaling van de premie zonder voorafgaande premiebelofte). - Procedure B: aanvraag van een energiepremiebelofte - Procedure B : aanvraag tot uitbetaling van een premiebelofte (na een voorafgaande premiebelofte - procedure B) Voor de berekening van de totale prijs van de offerte, wordt uitgegaan van het gemiddelde van de eenheidsprijzen in functie van het type van premie. Voor de premies van type A: gemiddelde EP = EP Procedure A Voor de premies van type B, C, D, E: gemiddelde EP = EP [Pr. A + (Σ Pr. B + B )]/2 Voor de premies van type G: gemiddelde EP = (Σ Pr. B + B ) Logischerwijs wordt ervan uitgegaan dat de prijs voor de behandeling van een dossier dat een beroep doet op Procedure B, gevolgd door een Procedure B, grotendeels gelijkwaardig is aan die van hetzelfde dossier dat een beroep doet op Procedure A. ( Pr. A Σ Pr. B + B ) Voor het CEB-2 -gedeelte van lot 1 Gemiddelde EP = EP Artikel 88 2 Prijsonderzoek 2. Voorafgaand aan de gunning van de opdracht moeten de dienstverleners bij het Bestuur alle nodige informatie indienen zodat dit laatste de aangeboden prijzen kan onderzoeken. Het prijsonderzoek kan alle mogelijke verificaties van boekhoudkundige stukken omvatten, evenals alle controles ter plaatse door de hiervoor aangestelde ambtenaren van de Aanbestedende overheid. Artikel 89 Opstelling van de offerte De inschrijver moet zijn offerte indienen op de offerteformulieren die bij dit bestek zijn gevoegd. Indien de inschrijver zijn offerte indient op andere documenten dan het voorziene formulier, moet hij eenvoudigweg verklaren op elk van deze documenten dat het document overeenkomt met het in het bijzonder bestek voorziene model. Het inschrijvingsformulier moet zorgvuldig en volledig worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Alle schrappingen, bovengeschreven tekst en bijkomende of wijzigende vermeldingen, zowel in de inschrijving als in de bijlagen bij de inschrijving, die de essentiële voorwaarden van het contract - zoals prijzen, termijnen, technische voorwaarden 8
9/35 zouden kunnen beïnvloeden, moeten eveneens worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Artikel 90, 2 Bij de offerte te voegen documenten Naast de bescheiden voor de kwalitatieve selectie die vereist zijn op basis van de artikelen 68 tot 74 die voorafgaan, dient de inschrijver het volgende bij zijn offerte te voegen: (in volgorde) : indien nodig, een nota waarin de dienstverlener verklaart bij de opstelling van zijn offerte rekening te hebben gehouden met de eventuele corrigerende adviezen met vermelding van de nummers en omschrijvingen; het inschrijvingsformulier, volgens de regels ingevuld, gedateerd en ondertekend, en aangevuld met de inventaris die erop betrekking heeft; twee kopie(ën) van het volledige dossier van de offerte moet(en) worden toegevoegd, met daarop duidelijk de vermelding kopie. De inschrijver is verantwoordelijk voor de perfecte overeenstemming tussen het originele dossier en de kopie(ën); een bewijs van de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaar(s) van de offerte. een gedetailleerde beschrijving van de diensten die hij aanbiedt om aan de behoeften van onderhavig bestek tegemoet te komen. Alle bewijsstukken en nota s die verplicht bij deze offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener ondertekend en van een datum voorzien zijn en de volgende vermelding dragen: Opgesteld door ondergetekende bij wijze van bijlage bij de inschrijving in het kader van onderhavige opdracht. Daarnaast wordt de dienstverleners gevraagd om een duidelijke scheiding te voorzien (met behulp van gekleurde kartonnen tabbladen) tussen de bijgevoegde documenten, zodat het dossier gemakkelijker geraadpleegd kan worden. Wat de bijlagen betreft, geniet kwaliteit in het algemeen de voorkeur boven kwantiteit. Artikel 93 Tijdelijke vereniging In het geval van een tijdelijke vereniging van dienstverleners moet het gezelschap van dienstverleners het bewijs leveren dat het niet valt onder toepassing van een van de uitsluitingsclausules die worden bedoeld hierboven. Artikel 100, 1 Prijsopgave De dienstverlener drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot vier cijfers na de komma, maar het totaal wordt afgerond op twee cijfers. De belasting op de toegevoegde waarde wordt vermeld in een aparte post van de inventaris om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. Hetzelfde geldt voor het totale bedrag van elke post van de inventaris. Art. 101 : Opdracht in percelen Voor elk van de percelen waarvoor hij een offerte wenst in te dienen, vult de inschrijver het offerteformulier en de samenvattende inventaris in die opgenomen zijn in de bijlage van dit bijzonder bestek. De inschrijver kan zijn offertes aanvullen met een vermelding van de korting die hij toestaat bij samenvoeging van meerdere loten waarvoor hij per lot heeft ingeschreven. 9
10/35 Artikel 102 Gebruik van de talen Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van dit artikel, zal de offerte worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De technische bijlagen kunnen echter worden verstrekt in het Engels indien blijkt dat zij noch in het Nederlands noch in het Frans beschikbaar zijn. Artikel 104 Indienen van de offertes De offertes onder gesloten omslag worden per post, als gewoon of aangetekend stuk, of per bode overgemaakt aan de aanbestedende overheid, vóór de in artikel 106 voorziene datum voor de Opening van de offertes. BIM Leefmilieu Brussel Afdeling Duurzame stad, Energie en Klimaat Departement REG-promotie en duurzame gebouwen Dienst Professionele begeleiding en premies Gulledelle 100, 1200 Brussel De offertes die niet met de post worden verstuurd of afgegeven, moeten bij de Voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen voordat hij de zitting opent. Offertes die na het begin van de zitting voor de opening van de offertes toekomen, worden geweigerd. Offertes die te laat toekomen worden echter toch in aanmerking genomen voor zover: 1 de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2 en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. Een inschrijver mag maar één offerte per opdracht indienen. 1. De inschrijving of indiening van de offertes moet in een omslag gebeuren. Op de omslag moeten naast de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, ook de verwijzing naar de titel en het nummer van het bijzonder bestek, de vermelding sub 1 en de woorden inschrijving NIET OPENEN NE PAS OUVRIR Energie worden vermeld. 2. Reeds opgestuurde of ingediende offertes kunnen slechts vóór de opening van de offertes worden gewijzigd of ingetrokken. Hiervoor is een schriftelijke verklaring vereist die door de inschrijver of zijn gemachtigde naar behoren ondertekend dient te zijn. Indien de wijzigingen in de offerte zelf worden aangebracht, moeten ze worden ondertekend. 3. Op straffe van nietigheid van de offerte moeten het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen nauwkeurig worden vermeld. 4. De intrekking van een offerte moet onvoorwaardelijk zijn en het voorwerp uitmaken van een door de inschrijver ondertekende verklaring. Indien de inschrijver die zijn offerte heeft ingetrokken, op regelmatige wijze een nieuwe offerte indient, kan hij daarin opgeven van welke bescheiden hij tot staving van zijn tweede offerte wil gebruikmaken. 5. Door eenvoudig deel te nemen aan een procedure tot gunning van een overheidsopdracht, verklaart de inschrijver geen afspraken te hebben gemaakt of zich niet door afspraken op 10
11/35 grond van vooraanbestedingen te hebben verbonden en geen deel te hebben gehad in enige overeenkomst, vergadering of samenspanning die de normale mededingingsvoorwaarden kan vertekenen. 6. Het indienen van een offerte houdt voor de inschrijver de verplichting in om de bepalingen van dit bestek na te leven. De voorstellen van de opdrachtnemer als antwoord op de erin opgenomen bepalingen of vragen zijn verbintenissen van zijnentwege. De inhoud van zijn offerte maakt volledig deel uit van het contract, alsook de nadere inlichtingen die hij zal verstrekken naar aanleiding van eventuele vragen om verduidelijking. Artikel 106 Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats op 30 september 2010 om 13 uur, en zal worden voorgezeten door Mvr Joke Dockx, of zijn vertegenwoordiger op het bovenvermelde adres van het BIM, zaal 109, 1 ste verdieping. Art. 115 Gunningscriteria in offerteaanvraag en varianten Zonder afbreuk aan het punt betreffende de varianten zal de keuze voor de interessantste regelmatige offerte worden gemaakt op basis van de volgende gunningscriteria, vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid 1. 35 % voor de kwaliteit van de voorgestelde diensten, en met name de geschiktheid en de beschikbaarheid van de personen die de opvolging van de aanvragen verzekeren, alsook de maatregelen die door de inschrijver worden voorgesteld om ervoor te zorgen dat elk dossier een zo volledig en diepgaand als nodige behandeling krijgt (weerhouden aanpak voor de analyse van de dossiers, voorgestelde methodologie, ). Belangrijke opmerking: De inschrijver zal zowel dossiers in het Nederlands als dossiers in het Frans moeten kunnen behandelen. 2. 30% voor de planning van het project en de maatregelen die getroffen worden om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen: planning van de vergaderingen, termijn waarbinnen de adviezen, verslagen, enz. bezorgd zullen worden; te preciseren in de offerte. 3. 20 % voor de algemene kwaliteit van de offerte (duidelijke en gestructureerde offerte, ). 4. 15 % voor de prijs. De vrije varianten die de inschrijvers in hun offerte mogen vermelden, beantwoorden aan de minimale voorwaarden en voldoen aan de formele eisen van de offerteaanvraag. In elk geval dienen de inschrijvers een offerte in voor het basisontwerp. Artikel 116 Geldigheidstermijn van de offertes De termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden blijft door zijn offerte, bedraagt voor deze dienstenopdracht 90 kalenderdagen. Artikel 117 Kennisgeving van de keuze van de dienstverlener De inschrijver aan wie de opdracht werd gegund, wordt per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving gebeurt overeenkomstig de modaliteiten die zijn voorzien in artikelen 117 tot en met 119 van het bovenvermelde koninklijk besluit van 08.01.1996. 11
12/35 TWEEDE DEEL Administratieve contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, zijn het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en de latere wijzigingen ervan tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlagen van dit koninklijk besluit. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 2 Uitvoeringstermijn De opdracht gaat in op de dag na de datum van verzending van de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht voor een geraamde duur van twee jaar of tot uitputting van de beschikbare middelen. Deze termijn kan echter verlengd worden door het Adviescomité, zonder herziening van de kosten en tot uitputting van de beschikbare middelen. Iedere aanneming die vóór die datum wordt aangevat, gebeurt op risico van de inschrijver. Artikel 4, 2 Betalingen De prijs van de opdracht wordt in driemaandelijkse aanbetalingen betaald, naarmate de uitvoering van de opdracht vordert, mits de bezorging van een verklaring van schuldvordering (factuur), een gedetailleerd bewijs van de verrichte prestaties en de goedkeuring van de werken door het Adviescomité. De betaling wordt verricht, in overeenstemming met de in onderhavig bijzonder bestek bepaalde modaliteiten, binnen een termijn van vijftig kalenderdagen te tellen vanaf de ontvangst van de verklaring van schuldvordering met datum, handtekening en een gedetailleerd overzicht van de prestaties die de gevraagde betaling rechtvaardigen, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. Voor elke betaling is de opdrachthouder verplicht om een schuldvordering in drie exemplaren in te dienen. De verklaringen van schuldvordering moeten worden verstuurd naar het BIM Leefmilieu Brussel, Afdeling Duurzame stad, Energie en Klimaat, (dienst Professionele begeleiding en premies), met vermelding van de referenties van de overeenkomst, namelijk: IBGEBIM/ENERGIE/ Elke factuur wordt gedagtekend, maakt melding van de btw en vermeldt in fine "Eerlijk en echt verklaard voor de som van. euro (bedrag voluit), gevolgd door de handtekening van de opdrachtnemer. Art. 5. - 1 - Voorschotten Er wordt de Dienstverlener geen enkel voorschot toegestaan. 12
13/35 Art. 9 - Opdracht in percelen Indien de opdracht meerdere percelen bevat, wordt elk perceel, met het oog op de uitvoering, beschouwd als een afzonderlijke opdracht. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van de bijlage van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 1 AA Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar wordt aangesteld bij de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte. Artikel 4, 1 AA - Documenten opgesteld door de aanbestedende overheid De volgende plannen, documenten en voorwerpen worden ter beschikking gesteld van de dienstverlener op het adres van de aanbestedende overheid: - Standaarddocument voor de opmaak door de opdrachtnemer van de verslagen van de vergaderingen van het Adviescomité - Standaardrapporten voor de opmaak van adviezen bij werfbezoeken - Standaarddocument voor de opmaak door de opdrachtnemer van brieven ter attentie van de premieaanvragers Artikel 4 2 Documenten opgesteld door de dienstverlener - Uitnodiging, agenda en verslag van de vergaderingen van het Adviescomité - Adviesverslag bij werfbezoeken - Jaarverslag - Eindverslag - Technische en wetenschappelijke adviezen over premieaanvraagdossiers, alsook ontwerpen van brieven ter attentie van premieaanvragers (bij onvolledige, niet-ontvankelijke, enz. dossiers) - Aanleg en actualisering van een databank van de behandelde premies, die ten minste de vorderingsstaat van de dossiers (ontvangst Sibelga (SGA), ontvangst LB, ontvangst DESKUNDIGE, verwerking, analyse, verzoek om bijkomende informatie, ontvangst van bijkomende informatie, AC, data van de brieven, enz.) vermeldt, alsook alle gegevens die opgenomen zijn in het aanvraagformulier. - Aanleg en actualisering van een databank van de belastingaftrekken, die ten minste de vorderingsstaat van de dossiers (ontvangst LB, ontvangst DESKUNDIGE, verwerking, analyse, verzoek om bijkomende informatie, ontvangst van bijkomende informatie, AC, data van de brieven, enz.) vermeldt, alsook alle gegevens die opgenomen zijn in het aanvraagformulier Artikel 5, 1 AA Borgtocht Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5 % van het aannemingsbedrag, excl. btw. Dit bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond. Artikel 5, 2 AA Aard van de borgtocht Het bewijs van borgstelling wordt, afhankelijk van de aard van de borgtocht, geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming ; 13
14/35 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Artikel 5, 3 AA Borgstelling en bewijs van borgstelling Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres van de aanbestedende overheid worden gestuurd binnen dertig kalenderdagen volgend op de ontvangst van het aanvangsbevel voor deze opdracht. De documenten die de samenstelling van de borg aantonen, worden door de opdrachthouder ondertekend en vermelden: ten bate van wie de borgtocht is samengesteld; de precieze bestemming van de borgtocht door beknopte informatie omtrent het voorwerp van de opdracht en de referentie van het bijzonder bestek; naam, voornaam en volledig adres van de opdrachthouder en eventueel van de derde die het deposito voor rekening heeft verricht. Artikel 6 AA Verzuim van borgstelling Wanneer de dienstverlener geen bewijs van borgstelling overlegt binnen een termijn van dertig kalenderdagen, heeft de aanbestedende overheid het recht om ofwel de opdracht zonder meer te verbreken, ofwel de andere maatregelen ambtshalve toe te passen. Deze sancties zijn ondergeschikt aan de verzending door de aanbestedende overheid van een aangetekende brief met ingebrekestelling waarin de dienstverlener een laatste termijn wordt toegestaan om het bewijs van borgstelling te leveren. Deze termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen en gaat in op de dag na de afgifte bij de post van de aangetekende brief. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht om deze reden uit dat straffen of sancties wegens laattijdigheid worden toegepast, en kan dit geen aanleiding vormen voor om het even welke vergoeding ten bate van de dienstverlener. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, zal de vertraging bij de overlegging van het bewijs van borgstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding geven tot de toepassing van een straf van 0,02 procent per kalenderdag vertraging, waarbij de datum van de poststempel geldt als bewijs, met een maximum van 2 procent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Wanneer, na de aangetekend verstuurde ingebrekestelling, de dienstverlener het bewijs van de borgstelling niet overlegt binnen een laatste termijn van vijftien dagen die ingaat op de datum van verzending van de aangetekende brief, dan past de aanbestedende overheid deze borgstelling ambtshalve toe door een afhouding op de voor de betreffende opdracht verschuldigde bedragen; in dit geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 procent van de aannemingssom. Artikel 7 AA Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Bij vertraging wegens laattijdige uitvoering of bij gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de opdracht, zelfs bij ontbinding of verbreking ervan, houdt de aanbestedende overheid van ambtswege de sommen die haar toekomen van de borgtocht af. Bij opzegging van het contract verwerft het Instituut de totale borgsom als forfaitaire schadevergoeding. Er kan geen bijkomende boete geëist worden. 14
15/35 Artikel 9, 2 AA Vrijgave van de borgsom Op vraag van de dienstverlener wordt de borgsom in één keer vrijgegeven op het einde van de opdracht zoals bedoeld in artikel 74 van onderhavig deel van het bijzonder bestek. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid. Artikel 10, 1 AA Onderdienstverleners De dienstverlener is verplicht de opdracht uit te voeren met de onderdienstverleners die hij heeft vermeld in zijn offerte en op basis waarvan het bestuur de opdracht aan hem heeft gegund. Voor uitvoering van de taken door andere onderdienstverleners of andere leden van het projectteam is steeds de voorafgaande uitdrukkelijke goedkeuring van het Bestuur vereist. Als, behoorlijk met redenen omkleed, niet kan worden voldaan aan die verplichting, moet de opdrachtnemer de aanbestedende overheid daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen en haar de toestemming vragen om een beroep te mogen doen op andere onderaannemers. 1. De opdrachtnemer mag zijn verbintenis niet volledig of gedeeltelijk toevertrouwen aan een natuurlijke of rechtspersoon die zich in één van de situaties zou bevinden, waarbij een kandidaat kan worden uitgesloten van deelname aan een opdracht. 2. De onderaannemers mogen in geen geval dossiers analyseren, waarin ze zelf contractueel betrokken zijn of een commercieel belang hebben. 3. Personen die niet als onderaannemer kunnen worden gekozen, mogen evenmin deelnemen aan het leiden of controleren van de opdracht. 4. Indien de opdrachtnemer deze verbodsbepalingen niet naleeft, riskeert hij de toepassing van ambtshalve maatregelen. Artikel 13 AA Prijsherziening De prijsherziening is niet van toepassing op deze opdracht. Artikel 14, 1, leden 2 en 3 AA Intellectuele eigendomsrechten Aankoopprijs en vergoedingen De dienstverlener kan geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of schadevergoeding door het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz, bij de uitvoering van onderhavige aanneming aangezien men veronderstelt dat hij bij het opmaken van zijn offerte rekening gehouden heeft met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. Er wordt daarenboven gepreciseerd dat de Bouwheer in generlei geval zal kunnen worden gedwongen wat dan ook te betalen aan een of andere derde die houder (en/of exploitant) is van een octrooi, van een licentie, enz, aangewend voor de uitvoering van onderhavige opdracht, aangezien in alle gevallen de leveringen en werken (forfaitaire eenheidsprijzen en/of vaste prijzen per post), evenals de uitvoeringsprocédés van de dienstverlener uitsluitend ten laste van deze laatste vallen en zulks zelfs indien uit de voorschriften toepasselijk op onderhavige opdracht slechts onrechtstreeks blijkt dat er een octrooi, een licentie, enz., vereist is voor een conforme uitvoering van leveringen, werken enz. welke door onderhavig bijzonder bestek worden geregeld. Kortom alle octrooirechten, licentierechten, royalty's, fees, auteursrechten enz. vallen ten laste van de dienstverlener die aansprakelijk blijft voor alle eisen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan. 15
16/35 Bijgevolg, indien een derde de Aanbestedende Overheid voor het gerecht zou dagen voor miskenning van één van deze rechten, verbindt de dienstverlener zich ertoe op eenvoudig verzoek van de Aanbestedende Overheid in de procedure tussen te komen. Artikel 14, 2 en 3 AA Intellectuele eigendomsrechten Gebruik van de resultaten De eigendomsrechten, verbonden aan de auteursrechten en elk recht betreffende de documenten geleverd door de inschrijver, uitgezonderd de elementen waarop reeds een auteurs- of ander recht bestaat, behoren exclusief toe aan het Instituut. Het Instituut kan zijn rechten geheel of gedeeltelijk afstaan aan derden. De inschrijver dient alle elementen te vermelden waarop reeds een auteurs- of ander recht bestaat. Hij garandeert bij deze dat hij van de eigenaar(s) van bovengenoemde rechten of van hun wettelijke vertegenwoordigers de toestemming heeft verkregen om de vermelde elementen te gebruiken. Elke betaling waartoe de inschrijver eventueel verplicht is omwille van deze toestemming, is volledig voor zijn rekening. Uitgezonderd de elementen als bedoeld in de vorige alinea, garandeert de inschrijver door de indiening van zijn offerte dat hij het recht heeft om de auteurs- en andere eigendomsrechten af te staan betreffende de documenten of andere elementen die hij levert. Artikel 15, 2 AA Betaling van de diensten De betalingen worden verricht binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van oplevering van de volgens de regels opgestelde verklaring van schuldvordering en voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgestelde termijn over de andere eventueel vereiste documenten beschikt, namelijk: (vgl.: Artikel 4, 2 Betalingen) Voor elke betaling is de opdrachthouder verplicht om elk kwartaal een verklaring van schuldvordering met datum, handtekening en een gedetailleerd overzicht van de prestaties die de gevraagde betaling rechtvaardigen, in drie exemplaren in te dienen. Dit gedetailleerd overzicht zal ook het aantal onderzochte dossiers vermelden (op basis van de prijslijst van onderhavige opdracht), waarvoor een advies werd geformuleerd, alsook het aantal verrichte bezoeken ter plaatse. De onderzochte dossiers zullen hierin gegroepeerd worden voor de premies, 1) per stap van de volgende premieaanvraagprocedures: - Procedure A: aanvraag van een energiepremie (directe uitbetaling van de premie zonder voorafgaande premiebelofte). - Procedure B: aanvraag van een energiepremiebelofte - Procedure B : aanvraag tot uitbetaling van een premiebelofte (na een voorafgaande premiebelofte - procedure B) 2) en per volgend type van behandeld dossier: - Premies van type A, B, C, D, E, G Voor de CEB-2-dossiers, per categorie van aanvraag. Elk betalingsverzoek wordt gedagtekend, maakt melding van de btw en vermeldt in fine "Eerlijk en echt verklaard voor de som van. euro (bedrag voluit), gevolgd door de handtekening van de opdrachtnemer. De betalingsverzoeken moeten worden verstuurd naar het BIM Leefmilieu Brussel, Afdeling Duurzame stad, Energie en Klimaat, (dienst Professionele begeleiding en premies), met vermelding van de referenties van de overeenkomst, namelijk: 16
17/35 Voor lot 1 standaard premies + CEB-2: IBGEBIM/ENERGIE/ LOT1 Voor lot 2 - passief / lage-energie: IBGEBIM/ENERGIE/ LOT2 Artikel 17, 3 AA Teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering Elk verzoek tot teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering moet per aangetekend schrijven worden verstuurd naar de aanbestedende overheid. De datum van inschrijving van de aangetekende brief bij de post geldt als datum van het verzoek. Het verzoek tot teruggave van boetes moet, op straffe van verval, schriftelijk worden ingediend ten laatste op de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de verklaring van schuldvordering waarop de boetes werden ingehouden. Artikel 18, 2 AA Bevoegde rechtbanken 1. In geval er moeilijkheden of tegenstellingen worden vastgesteld in de interpretatie of de uitvoering van dit bestek, in geval van lacunes, of meer algemeen in geval van geschillen, komen de partijen samen om te goeder trouw naar een oplossing te zoeken. 2. Bij gebrek aan een akkoord en alvorens hun juridische rechten te laten gelden, kunnen de partijen overeenkomen een beroep te doen op één of meer gezamenlijk gekozen deskundigen of op een scheidsrechter. 3. In overeenstemming met de artikelen 1676 e.v. van het Gerechtelijk Wetboek, en met het oog op het oplossen van alle meningsverschillen die reeds zijn ontstaan of die zouden kunnen ontstaan bij de uitvoering van deze overeenkomst, zullen de opdrachtgever en de opdrachtnemer overeenstemming bereiken over de aanwijzing van een scheidsrechter. 4. Indien de partijen geen overeenstemming zouden bereiken over de naam van die scheidsrechter, wijst elke partij haar eigen scheidsrechter aan en wordt een derde scheidsrechter aangewezen door de stafhouder van de Orde van advocaten als voorzitter van het scheidsgerecht. De partijen kunnen ook overeenkomen dat een scheidsrechter enkel door de stafhouder van de Orde van advocaten wordt aangewezen. Bij de uitoefening van zijn taak kunnen de scheidsrechter of het scheidsgerecht worden bijgestaan door deskundigen. In laatste instantie zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om eventuele geschillen in verband met onderhavige opdracht te beslechten. Artikel 67 AA Elementen die in de prijzen zijn begrepen De inschrijver wordt geacht met name de volgende elementen in zijn prijzen (excl. btw) te hebben inbegrepen: 1. de administratie -en secretariaatskosten; 2. de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; 3. de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; 4. de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; Alle kosten en heffingen, met uitzondering van de btw. 17
18/35 Zijn met name inbegrepen in de prijs van de opdracht, de kosten die inherent zijn aan de deelname van de dienstverlener aan het begeleidingscomité waarvan sprake is in artikel 71 van onderhavig deel van het bijzonder bestek 1. Artikel 69, 1 st AA Schadevergoeding voor vermindering van de prestaties Na de betaling van de geleverde en aanvaarde prestaties heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om op elk moment een einde te stellen aan de gehele of gedeeltelijke opdracht via de verzending aan de opdrachtnemer van een aangetekende brief in die zin. De opdrachtnemer bezorgt de aanbestedende overheid zo snel mogelijk alle inlichtingen die nodig zijn om haar in staat te stellen de vorderingen van de opdracht te beoordelen. Artikel 69, 3 CGC - Termijnen De uitvoeringstermijnen zullen, voor elk van beide loten, als volgt vastgelegd worden in werkdagen: 1) Voor de adviezen in verband met een dossier aangaande de directe uitbetaling van een premie (Procedure A): 30 2) Voor de adviezen in verband met een dossier aangaande de aanvraag van een premiebelofte (Procedure B-E1): 30 3) Voor de adviezen in verband met een dossier aangaande de uitbetaling van een premiebelofte (Procedure B -E2): 20 4) Voor de adviezen in verband met een CEB-2 -dossier: 30 De termijn voor het analyseren van een dossier begint te lopen vanaf de datum van verzending van dit dossier door Leefmilieu Brussel. Indien er gewacht dient te worden op aanvullende informatie die door de aanvrager bezorgd dient te worden, zal de termijn voor het analyseren van een dossier opgeschort worden tot aan de ontvangst van deze aanvullende informatie. De dienstverlener zal een verslag bijhouden over de vorderingsstaat van de dossiers dat hij op elke vergadering van het AC zal voorstellen. Artikelen 71 AA Keuringen Er wordt een Adviescomité aangesteld voor de opdracht (AC). Dit comité is samengesteld als volgt: - vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid; - vertegenwoordigers van de dienstverlener; - vertegenwoordigers van Sibelga, - vertegenwoordigers van het kabinet van de Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met energie. Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid, die instaat voor de administratieve coördinatie van de opdracht en de goede uitvoering ervan in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Het adviescomité komt voor de eerste keer samen binnen de vijftien dagen na de bekendmaking van de toewijzing van de opdracht en vervolgens zo vaak als de goede uitvoering van de opdracht dat vereist. 1 uitsluitend indien een begeleidingscomité wordt aangesteld voor de follow-up van de uitvoering van de opdracht. 18
19/35 In principe komt het Adviescomité maandelijks samen op een vaste datum in de lokalen van het BIM Leefmilieu Brussel. Het staat in voor tussentijdse evaluaties van de uitgevoerde werken. Op de eerste vergadering van het Adviescomité worden de door de opdrachtnemer te volgen methodologie en de voorwaarden voor de uitwisseling van informatie tussen die laatste en het BIM vastgelegd. Voor elke vergadering bezorgt de opdrachtnemer, minstens vijf werkdagen vóór de vergadering, een agenda en de vorderingsstaat van de behandeling van de dossiers in de vorm van tussentijdse rapporten. Voor elk dossier vermeldt de opdrachtnemer het resultaat van zijn analyse en legt hij een voorstel van beslissing voor. Eén exemplaar zal naar het BIM Leefmilieu Brussel gestuurd worden, een ander naar het Kabinet van de Minister van Leefmilieu en Energie en één exemplaar naar elk lid van het Adviescomité. De opdrachtnemer stelt het verslag van elke vergadering van het Comité op en stuurt per e- mail een ontwerpverslag naar elk lid van het Comité binnen de 10 werkdagen na de vergadering. Het verslag wordt door de opdrachtnemer opgesteld op basis van het door de aanbestedende overheid bezorgde standaarddocument en wordt naar de leden van het AC verstuurd. Op alle briefwisseling in verband met dit project moet vooraan het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest staan en de vermelding project op initiatief van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De vergaderingen van het Adviescomité vinden plaats in de lokalen van het Instituut en dat in principe elke tweede dinsdag van de maand. Artikel 72, 1 AA Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener is verplicht een verzekering aan te gaan die, vanaf het begin van de opdracht, zijn aansprakelijkheid dekt op het vlak van arbeidsongevallen, evenals een verzekering die zijn beroepsrisico s dekt. Artikel 74, 2 AA Einde van de opdracht De opdracht is voorzien voor een geraamde duur van twee jaar, maar het Adviescomité kan beslissen om deze termijn te verlengen, zij het wel binnen de grenzen van de beschikbare middelen. Artikel 75, 1 AA Boetes in het geval van een laattijdige uitvoering Elke overschrijding van de uitvoeringstermijn wordt bestraft met een boete van 50,00 per kalenderdag vertraging met een maximum van 50 % van de waarde van de diensten die uitgevoerd zouden moeten worden om de laatste hand te leggen aan voormeld dossier. 19
20/35 DERDE DEEL Technische contractuele bepalingen Algemeen Dit derde deel regelt de technische procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Artikel 2 Voorwerp van de opdracht 2.1. Voorwerp van de opdracht In 2005 voerde het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een mechanisme van facultatieve toelagen in, dat de naam Brureba kreeg en bestemd was voor de tertiaire sector, met aan de ene kant de overheid en de niet-commerciële instanties en aan de andere kant de privéondernemingen. In 2006 werd dit mechanisme versterkt en uitgebreid tot de sector van de collectieve huisvesting, waarna het omgedoopt werd tot energiepremies 2006. In dit mechanisme waren de ENERGIEpremies inbegrepen, die door Sibelga aan de ondernemingen werden toegekend in het kader van haar REG openbare dienstverplichtingen. In 2007 werd het mechanisme van facultatieve subsidiëring vervangen door een integraal door Sibelga verzekerde financiering. Voor 2010 zijn de modaliteiten over het algemeen identiek aan degene die van 2006 tot 2009 van kracht waren. De gebruiksaanwijzingen van de premies 2010 vindt u louter ter informatie in bijlage. Aan de voorwaarden voor 2011 wordt op dit ogenblik nog volop gesleuteld, maar ook deze zullen wellicht geen fundamentele wijzigingen omvatten. De kandidaten voor de ontvangst van een premie moeten een aanvraagdossier indienen. Eenmaal dat gebeurt is, ziet de procedure er als volgt uit: - Oppervlakkig onderzoek van administratieve aard om na te gaan of het dossier ontvankelijk en volledig is. Indien nodig, wordt de aanvrager gevraagd om de eventueel ontbrekende stukken/gegevens (binnen een korte termijn) alsnog te bezorgen; - Gedetailleerd onderzoek van het dossier op technisch vlak indien nodig, gevolgd door een bezoek aan de inrichtingen; - Vergadering van een Adviescomité; - Analysetermijn van maximum 2 maanden (eenmaal het dossier volledig is). Het BIM Leefmilieu Brussel beschikt niet over de menselijke middelen om het hierboven beschreven programma alleen te beheren. Outsourcing is in dit geval onvermijdelijk. De expertiseopdrachten zullen bijgevolg via een openbare aanbesteding worden uitbesteed. Dat is het voorwerp van onderhavige oproep tot indiening van offertes. 2.2. Inhoud van de opdracht De opdracht is onderverdeeld in 2 loten: Lot 1 bestaat in het analyseren van de premieaanvragen waarmee een investeringsbedrag van meer dan 30.000,00 - gemoeid is, alsook alle premies waarvan de technische aard de tussenkomst van een deskundige vereist. Bijvoorbeeld: premies in verband met warmtekrachtkoppeling, hernieuwbare energie, enz. Voormelde analyse heeft zowel betrekking op dossiers in verband met belofteaanvragen als dossiers met betrekking tot directe uitbetalingen. 20