Handleiding Sociale Voorwaarden Gaat u Europees aanbesteden? Dan kunt u de binnen Duurzaam Inkopen geformuleerde sociale voorwaarden toepassen. Deze zijn gericht op bevordering van internationale arbeidsnomen en mensenrechten. Hiervoor is binnen de overheid een werkwijze afgesproken. Deze wordt via de zes onderstaande stappen toegelicht. Een handzame samenvatting vindt u in het hoofdstuk Introductie: aan de slag met sociale voorwaarden. stap 1 voorbereiden U bepaalt welke sociale voorwaarden van toepassing zijn op uw aanbesteding, zorgt voor interne afstemming over de toepassing en voert eventueel een marktverkenning uit. stap 2 specificeren U neemt de sociale voorwaarden op in de aanbestedingsdocumenten en aankondiging van de aanbesteding. stap 4 contracteren De opdrachtnemer geeft in de contracttekst over de sociale voorwaarden aan onder welk regime hij valt, voegt zonodig de vereiste bijlagen bij en ondertekent het geheel. Vervolgens maakt u afspraken over de toepassing van de sociale voorwaarden. stap 5 bewaken U toetst marginaal de documenten die u volgens de sociale voorwaarden ontvangt. Veranderen de omstandigheden voor de opdrachtnemer, dan kan hij besluiten tot een regimewijziging. stap 6 nazorg U reageert op signalen over mogelijke schending van de sociale voorwaarden, of op het niet nakomen van verplichtingen voortvloeiend uit de Sociale Voorwaarden. stap 3 selecteren U beantwoordt vragen van inschrijvers. Bij de selectie zijn de sociale voorwaarden geen selectiecriterium. Wel controleert u of de inschrijver heeft verklaard dat hij de Sociale Voorwaarden ondertekent.
Introductie: Aan de slag met sociale voorwaarden Duurzaam Inkopen is meer dan alleen milieu. Daarom zijn er nu naast de milieucriteria ook sociale voorwaarden geformuleerd. Deze zijn bedoeld voor toepassing in Europese aanbestedingen. Hiervoor is een vaste werkwijze afgesproken binnen de overheid, die onder meer rekening houdt met de juridische aspecten. In de aanbestedingsfase van een contract werkt dit eenvoudig. In principe gaat het alleen om het vragen om een akkoordverklaring met de sociale voorwaarden. Sociale voorwaarden in 6 stappen Deze site geeft inzicht in de toepassing van de sociale voorwaarden. In 6 stappen wordt u door het proces geleid, daarnaast vindt u via snelkoppelingen meer achtergrondinformatie over bijvoorbeeld de sociale normen. Ook kunt u via deze site direct standaarddocumenten en teksten downloaden die u tijdens het aanbestedingsproces en daarna kunt gebruiken. Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden In de aanbestedingsdocumenten neemt u de sociale voorwaarden mee als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. U gebruikt ze dus niet in het selectieproces. Pas bij de contractondertekening gaat u de dialoog aan over de invulling van de sociale voorwaarden en maakt u nadere afspraken. Generieke en aanvullende voorwaarden Om wat voor voorwaarden gaat het? Allereerst zijn er de generieke sociale voorwaarden die u in elke Europese aanbesteding toepast. Deze bevatten de verplichtingen voor uw opdrachtnemer, gericht op het respecteren van de algemene mensenrechten en meer specifiek de 4 fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO): vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen; afschaffing van dwangarbeid en slavernij; effectieve afschaffing van kinderarbeid; vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep. Voor enkele specifieke producten/productgroepen gelden aanvullende sociale voorwaarden, gericht op het respecteren van de volgende normen: werktijden; veiligheid en gezondheid op de werkplek; leefbaar inkomen; desgewenst, als nadere invulling van leefbaar inkomen, de eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering. Regimes Bij de contractondertekening kiest de opdrachtnemer een regime. Het gekozen regime bepaalt de manier waarop u de invulling van de sociale voorwaarden bewaakt en beoordeelt. De volgende regimes zijn mogelijk: Regime 1. Opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief Regime 2. Regime 3. Opdrachtnemer voorziet geen risico's op schending van de sociale normen Risico's zijn aanwezig of onzeker Inspanningsverplichting opdrachtnemer De sociale voorwaarden verplichten de opdrachtnemer zich bewust te worden van de effecten die de betreffende opdracht heeft op de arbeids- en mensenrechtensituatie in zijn productieketen. Hij moet zich inspannen om de risico s op schending van de normen in beeld te brengen. En om daadwerkelijke schendingen te voorkomen of schendingen op te lossen, als ze zich toch voordoen. Als opdrachtgever moet u er rekening mee houden dat een opdrachtnemer vaak geen volledig zicht en invloed kan hebben op de gehele internationale productieketen. De opdrachtnemer moet doen wat binnen zijn invloed ligt binnen de hele keten. Bij deze redelijke inspanning ligt de focus in eerste instantie op het beïnvloeden van zijn directe toeleveranciers. Beperken administratieve lasten Onderdeel van de werkwijze is het beperken van de administratieve lasten voor de opdrachtnemer. Dat gebeurt bijvoorbeeld door de bewijslast beperkt te houden (high trust). Verschillen ten opzichte van milieucriteria generieke aanpak beperkt tot grote opdrachten met een waarde groter of gelijk aan de Europese aanbestedingsdrempelwaarde; procesaanpak gericht op verbetering in de keten; inspanningsverplichting in plaats van resultaatsverplichting; juridische inbedding via bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.
Stap 1: Voorbereiden U wilt de sociale voorwaarden toepassen. Wat betekent dit voor de voorbereiding op uw Europese aanbesteding? U bepaalt of naast de generieke sociale voorwaarden ook aanvullende voorwaarden van toepassing zijn. U bepaalt ook of er sprake is van een specifieke melding. Sociale voorwaarden bepalen Er zijn generieke en aanvullende sociale voorwaarden. U bepaalt met de factsheet Normen welke bij uw aanbesteding van toepassing zijn. Daarnaast checkt u of er sprake is van een specifieke melding. Generieke sociale voorwaarden De generieke sociale voorwaarden zijn bedoeld voor alle productgroepen. Aanvullende sociale voorwaarden De aanvullende sociale voorwaarden gelden slechts voor enkele producten: koffie en thee (productgroepen catering en drankautomaten); cacao (productgroep drankautomaten); textiel (productgroep bedrijfskleding); bloemen. Specifieke meldingen Soms zijn er concrete aanwijzingen voor grote en structurele risico s op schending van (een van) de sociale normen voor een bepaalde productgroep of productieregio. Bij MVO Nederland is een risico-tool opgezet, waarin voor vele producten de beschikbare informatie over risico s bijeen is gebracht. Zie de MVO risicochecker 1. Daarnaast is er een Toolkit Kinderarbeidvrij inkopen door overheidsinstanties 2 beschikbaar. Ook kunt u zelf informatie over risico s hebben, uit de media, uit (markt-) onderzoek of bijvoorbeeld omdat u door een ngo bent geattendeerd op verslechterde werkomstandigheden in het land waar uw huidige leverancier inkoopt. Voorbeelden hiervan zijn Electronic Watch 3 in de elektronica-industrie en de landenstudies van de International Labour Organization (ILO) 4. U kunt zulke risico-informatie opnemen in de aanbesteding (zie de Standaardtekst Sociale Voorwaarden). Uw opdrachtnemer moet dan onderbouwen waarom dat risico in zijn geval niet aan de orde is, of een plan van aanpak maken hoe de risico s aan te pakken. Er gelden dan dus aanvullende verplichtingen. Een specifieke melding kan wel 1 http://www.mvorisicochecker.nl/nl 2 http://www.pianoo.nl/actueel/toolkit-kinderarbeidvrijinkopen-door-overheidsinstanties 3 http://electronicswatch.org/nl/ 4 www.ilo.org extra administratieve lasten met zich meebrengen en enige terughoudendheid in het gebruik ervan is daarom gewenst. Intern overleggen U brengt vooraf goed in beeld wie in uw organisatie in welke fase welke rol heeft bij de toepassing van de sociale voorwaarden. Zo bewaakt de budgethouder gedurende de contractuitvoering mogelijk de naleving van de afspraken door de opdrachtnemer. U bespreekt met de betrokken personen de rollen en draagt het belang van sociale voorwaarden uit. Ook beziet u of de toepassing van de sociale voorwaarden bij de betreffende aanbesteding passend of mogelijk niet proportioneel is. U kunt hierbij gebruik maken van de factsheet juridische toelichting, welke is opgenomen op de pagina Standaardtekst (onder Gerelateerd). Het is verstandig de beslissing hierover op een voldoende hoog niveau in uw organisatie te laten nemen (bij het Rijk is dit belegd bij de coördinerend directeur inkoop per departement). Marktverkenning uitvoeren U kunt in deze fase een marktverkenning uitvoeren, met als mogelijke doelen: aandacht vragen voor sociale voorwaarden bij potentiële inschrijvers; onderzoeken of er aanleiding is voor een specifieke melding; in de contractfase het gekozen regime beter kunnen beoordelen; in de uitvoeringsfase de naleving beter kunnen beoordelen. Mogelijke aandachtspunten in de marktverkenning: organisatie van de keten; risico's op schendingen; knelpunten die bedrijven verwachten; sectorinitiatieven. U kunt spreken met potentiële leveranciers, brancheorganisaties, ngo's, keteninitiatieven, kennisinstellingen, etc. Ook kunt u gebruik maken van de risico-tool die hierboven is genoemd. Hierkunt mee u online nagaan of er risico s op schendingen zijn bij bepaalde diensten, leveringen en werken. In het advies dat deze tool geeft, staat ook informatie over initiatieven in de sector om de risico s te verminderen. U kunt deze informatie goed gebruiken in gesprekken met de sector over de sociale voorwaarden. Niet van alle sectoren zijn risico s bekend. Wanneer deze niet bekend zijn, wil het niet zeggen dat ze er niet zijn. Let er wel op dat u niet de indruk wekt dat partijen die kunnen voldoen aan de normen een streepje voor hebben. De sociale voorwaarden gaan namelijk uit van een inspanningsverplichting die alle inschrijvers kunnen uitvoeren en gelden daarom ook niet als selectiecriterium.
Stap 2: Specificeren Bij de aankondiging van een Europese aanbesteding neemt u de sociale voorwaarden mee als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Hiervoor is een standaardtekst Sociale Voorwaarden Duurzaam Inkopen (hierna: Sociale Voorwaarden) beschikbaar. Wat doet u? 1. U voegt de Sociale Voorwaarden toe aan de aanbestedingsdocumenten (incl. eventueel de optionele teksten bij aanvullende voorwaarden of een specifieke melding). 2. U zorgt voor een bepaling in de overeenkomst die stelt dat de Sociale Voorwaarden daar onderdeel van zijn. In sommige standaardcontracten staat reeds een bepaling die dit kan dekken. U kunt dit voor uw eigen situatie beoordelen. 3. De inschrijver moet zich akkoord verklaren met afgifte van de getekende Sociale Voorwaarden bij de contractondertekening*. Daarom neemt u zo'n akkoordverklaring expliciet of impliciet op: expliciet De inschrijver verklaart zich akkoord via de checklist of conformiteitenlijst. impliciet U neemt een passage op dat inschrijving impliceert dat inschrijver akkoord gaat met de verplichting tot afgifte. *De opdrachtnemer mag de getekende Sociale Voorwaarden ook indienen bij de inschrijving. U mag de inhoud dan niet gebruiken bij de selectie. Stap 3: Selecteren U heeft de aanbesteding aangekondigd en de procedure is in volle gang. Nu beoordeelt u of inschrijvers akkoord gaan met de Sociale Voorwaarden en beantwoordt u vragen. Vragen beantwoorden U beantwoordt vragen van inschrijvers op de gebruikelijke manier. Komt er een vraag over de proportionaliteit van de toepassing van de sociale voorwaarden, dan kunt u gebruik maken van de juridische toelichting, die ook ingaat op de proportionaliteit. Voor hulp bij de beantwoording kunt u contact opnemen met de helpdesk van PIANOo via info@pianoo.nl. Akkoord met Sociale Voorwaarden Bij de selectie mag niet meewegen hoe inschrijvers de sociale voorwaarden willen invullen. U toetst alleen of een inschrijver akkoord gaat met ondertekening van de Sociale Voorwaarden bij de contractondertekening. Een inschrijver die niet akkoord gaat, sluit u uit van de aanbesteding. Nog meer aandacht voor de sociale normen? Licht in het begeleidend schrijven van de publicatie de toepassing van de sociale voorwaarden nog eens helder toe. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de tekst van de algemene brochure Sociale Voorwaarden Gebruik de Nota van Inlichtingen voor aanvullende informatie en om het belang van naleving van de normen te benadrukken. Neem in het begeleidend schrijven een specifieke verwijzing op naar de Sociale Voorwaarden.
Stap 4: Contracteren U heeft een opdrachtnemer geselecteerd. Nu maakt u afspraken met de opdrachtnemer over de invulling van de sociale voorwaarden. 1. U bespreekt de Sociale Voorwaarden en uw opdrachtnemer ondertekent het document. Ondertekent de opdrachtnemer niet tijdig, dan spreekt u hem hierop aan. Blijft hij in verzuim, dan is de overeenkomst in beginsel niet-geldig en zou u een andere inschrijver kunnen selecteren. Voordat u deze stap neemt, is het raadzaam juridisch advies in te winnen. 2. U kunt de opdrachtnemer nader informeren over de doelstelling en werking van de sociale voorwaarden. Zo creëert u bewustwording en laat u zien dat u naleving van de normen serieus neemt. 3. De opdrachtnemer kruist bij ondertekening aan onder welk regime hij valt. U mag daarbij in principe op zijn keuze vertrouwen. Afhankelijk van de regimekeuze moet de opdrachtnemer u aanvullende documenten geven (zie factsheet regimes). 4. Wanneer de opdrachtnemer onder regime 3 valt, maakt u afspraken over de jaarrapportage en eventueel het plan van aanpak (incl. opleverdata). 5. Bij vragen over de aanpak kunt u de opdrachtnemer ook doorverwijzen naar MVO Nederland, waar het informatiepunt Sociale Voorwaarden voor bedrijven is ondergebracht, of attenderen op de handleiding voor bedrijven. Afspraken over inspanning De opdrachtnemer hoeft niet aan te tonen dat er geen enkele schending van de normen plaatsvindt in de keten. Wel moet hij voor de betreffende opdracht alles doen wat redelijkerwijs in zijn macht ligt om schendingen te voorkomen of op te heffen. Daarbij ligt het voor de hand dat hij zich eerst richt op zijn directe toeleveranciers. Bijvoorbeeld via contracten tussen hem en zijn leveranciers. Stap 5: Bewaken U heeft het contract afgesloten en u heeft met de opdrachtnemer afgesproken onder welk regime hij valt. Vanaf nu bewaakt u of de opdrachtnemer de afspraken nakomt, die bij het betreffende regime horen. Bewaken per regime Regime 1. Opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief U kunt controleren of het opgegeven keteninitiatief is gekwalificeerd en deze de door de opdrachtnemer aangegeven onderdelen van de opdracht daadwerkelijk afdekt. In principe hoeft u hier verder niets te doen. Tenzij zich een van de bij nazorg beschreven situaties voordoet. Of wanneer aanleiding is om te toetsen of uw opdrachtnemer nog steeds is aangesloten bij het keteninitiatief. Bijvoorbeeld omdat het lidmaatschap slechts geldig is voor een deel van de contractperiode. Regime 2. Opdrachtnemer voorziet geen risico's Ook onder dit regime hoeft u in principe niets te doen. Wanneer er sprake is van aanvullende sociale voorwaarden of een specifieke melding, toetst u wel eenmalig marginaal de onderbouwing van de opdrachtnemer. Dat geldt ook wanneer de opdrachtnemer van regime 3. overstapt naar regime 2. Regime 3. Risico's zijn aanwezig of onzeker Jaarlijkse rapportage De opdrachtnemer rapporteert jaarlijks over zijn inspanningen op het gebied van de sociale voorwaarden. U hebt in de contractfase reeds afspraken gemaakt met de opdrachtnemer over hoe en wanneer u de rapportage ontvangt. De rapportage toetst u marginaal. Plan van aanpak Is er sprake van aanvullende sociale voorwaarden en/of een specifieke melding? Dan ontvangt u van de opdrachtnemer eenmalig in de eerste maand van de contractperiode een plan van aanpak. Op basis van een risicoanalyse beschrijft de opdrachtnemer hierin hoe hij wil omgaan met de risico's op schending van de sociale normen in het eigen bedrijf en de keten. U toetst het plan marginaal.
Stap 6: Nazorg Het contract is ondertekend en u bewaakt de gemaakte afspraken. Wat doet u als de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen? En welke situaties vragen nog om extra aandacht? Niet nakomen van de Sociale Voorwaarden Situaties Er zijn verschillende situaties waarin een opdrachtnemer zijn contractuele verplichtingen mogelijk niet nakomt: onjuiste regimekeuze bij aanvang of na gewijzigde omstandigheden; afhandelen van een signaal; invullen van de verplichting tot redelijke inspanning; opleveren van de jaarlijkse rapportage; opleveren van het plan van aanpak. Stappen Twijfelt u of de opdrachtnemer de afspraken nakomt? Dan kunt u de volgende stappen zetten (in volgorde van zwaarte): de dialoog aangaan met de opdrachtnemer; extern advies inwinnen; een onderzoek doen (zelf of door de opdrachtnemer). U kunt voor een eventuele audit ter plaatse gebruik maken van gecertificeerde auditors. Tenzij u anders heeft afgesproken, komen de kosten voor uw rekening. Uitkomsten De genomen stappen kunnen leiden tot drie uitkomsten: 1. normaal verloop van contract; 2. regimewijziging en daarna normaal verloop van contract; 3. u constateert niet-nakoming. Juridische middelen Bij niet-nakoming heeft u verschillende juridische middelen tot uw beschikking. U begint met uw opdrachtnemer in gebreke te stellen. Daarna kunt u de sanctiebepalingen die u heeft opgenomen in uw contract overwegen. Omdat die sanctiebepalingen voor alle aspecten van het contract kunnen gelden, worden geen specifieke sancties uit oogpunt van de sociale voorwaarden voorgesteld. Ultieme sanctie is uiteraard de ontbinding van het contract. Dit is een uiterste middel en moet u afwegen tegen de zwaarte van de niet-nakoming. Overigens hoeft schending van een norm op zich niet te leiden tot ontbinding. Belangrijk is of de opdrachtnemer voldaan heeft aan zijn redelijke inspanningsverplichting of een van de andere verplichtingen. Aandacht voor signalen en regimewijziging Signalen Tijdens de contractperiode kunnen u en/of uw opdrachtnemer signalen ontvangen over niet-naleving van de sociale normen binnen de keten. Afhankelijk van de aard van het signaal en het regime kan dit aanleiding zijn tot acties van u of uw opdrachtnemer. Lees voor meer informatie de factsheet Signalen. Regimewijziging De opdrachtnemer kan u meedelen dat de omstandigheden zijn gewijzigd en hij nu onder een ander regime valt. Dit is in feite een herziening van de Sociale Voorwaarden. U doorloopt daarom stap 4. Contracteren en stap 5. Bewaken opnieuw. De factsheet Regimes bevat een tabel met verschillende situaties waarin regimewijziging aan de orde is.