PRAKTISCHE INFORMATIEFICHE Gelieve deze formulieren zo volledig mogelijk ingevuld ten laatste één maand vóór de eerste huurdag persoonlijk te bezorgen aan de (hoofd)technieker van de cultuurdienst, na afspraak. UURSCHEMA Het is belangrijk dat de centrumverantwoordelijke en de techniekers op de hoogte zijn van het uurschema. Van dat schema wordt uitgegaan voor het openen van de zaal en voor het opstellen van de afrekeningfactuur. Wijzigingen in dit schema dienen schriftelijk (bv. via e-mail) doorgegeven te worden aan de centrumverantwoordelijke, ten laatste veertien dagen vóór de activiteit. Opgelet: de kleedkamers sluiten een uur na de voorstelling het podium dient te worden ontruimd onmiddellijk na de laatste voorstelling EVENEMENT/VOORSTELLING:.. Gelieve de pauzes van de techniekers te respecteren: 12.00 u.-13.00 u. / 18.00 u.-18.30 u. Dag 1:. Dag 2:. Dag 3:. Indien De Pit over meer dan drie dagen wordt gehuurd, gelieve deze pagina te kopiëren, of de gevraagde gegevens in bijlage bij te voegen. BELANGRIJK: uw contactpersoon voor deze activiteit: Naam:.. Gsm:. E-mail:. Praktische informatiefiche De Pit, Platteput 16, 9255 Buggenhout - 052 33 84 50 - cultuurdienst@buggenhout.be p. 1
TICKETVERKOOP Contactpersoon:..., tel.:.. e-mail:. Prijs per ticket:.. KLEEDKAMERS Het centrum beschikt over drie kleedkamers op het gelijkvloers en één kleedruimte in de kelderverdieping (onder de scène). Deze ruimtes zijn standaard voorzien van een aantal stoelen en tafels, die door de gebruiker naar eigen zin kunnen worden geschikt. Opgelet: de kleedkamers sluiten een uur na de voorstelling. de kleedkamers dienen netjes achtergelaten te worden. Ik wens gebruik te maken van kleedkamer 1 (oppervlakte 27 m²) kleedkamer 2 (oppervlakten 13 m²) kleedkamer 3 (oppervlakte 12 m²) kelderkleedkamer (oppervlakte 50 m²) = maximum 50 personen....... THEATERZAAL Er zijn 330 stoelen: 20 stoelen op 17 rijen (stoel A1 is rechts onderaan). Rijen I en J hebben in het midden elk 5 stoelen minder. Zie technische fiche voor aanwezige materialen geluidsversterking en theaterbelichting. Al wat niet aanwezig is, kan door de huurder meegebracht worden of via de zaal bij een externe firma gehuurd worden. Spreek hierover met de techniekers. Voor afmetingen podium, coulissen, afstanden tracks, zie technische fiche. Voorzien aantal optredende personen (al dan niet tegelijk):.. Voorzien aantal toeschouwers:.. (indien meerdere voorstellingen, per voorstelling vermelden) De voorstelling op het podium is: (alles aanduiden wat van toepassing is) Toespraak/aankondiging/uiteenzetting Live-muziek Muziek op cd/minidisc Dans Theater Horizon: Witte / zwarte (*) horizon voor gebruik belichting / projectie (*) Projectie: Projectie van: foto s / presentatie (bv. powerpoint) (*) Ik maak gebruik v.d. lcd-projector van De Pit / Ik breng eigen projector mee (*) Let op: Deze moet worden aangestuurd vanop het podium door de organisator! (tip: maak, in geval van projectie, minstens één week voor de voorstelling een afspraak met onze technieker om eens langs te komen om deze uit te testen) Aantal stoelen op het podium nodig (max. 60 ter beschikking): Aantal tafels op het podium nodig (max. 4 ter beschikking): DEZE INFORMATIEFICHE MAAKT INTEGRAAL DEEL UIT VAN HET RESERVERINGSCONTRACT p. 2
Piano nodig: ja / nee Dit werd aangevraagd op het reservatieformulier: ja / nee Spreekgestoelte nodig: ja / nee Podiumstukken Er zijn 20 podiumstukken ter beschikking (2 m op 1 m) Ik wens volgend aantal podiumstukken te gebruiken: Op 40 cm hoogte:. Op 60 cm hoogte:. Op 80 cm hoogte:. Op 100 cm hoogte:.. Theaterbelichting: Indien de wensen qua theaterbelichting beperkt zijn, kunnen deze hier worden neergeschreven. Aanvullend vragen we u ons een schets te bezorgen van de podiumopstelling. Indien de wensen uitgebreider zijn, vragen we een gedetailleerd lichtplan of een duidelijke uiteenzetting van wat er staat te gebeuren en wat de wensen zijn naar belichting toe. Geluidsversterking Indien de wensen qua geluidsversterking beperkt zijn, kunnen deze hier worden neergeschreven. Aanvullend vragen we u ons een schets te bezorgen van de podiumopstelling. Indien de wensen uitgebreider zijn, vragen we een gedetailleerde podiumopstelling of een duidelijke uiteenzetting van wat er staat te gebeuren en wat de wensen zijn naar geluidsversterking toe. In de basisprijs van de theaterzaal is de technische ondersteuning van één technicus (ofwel voor bediening licht, ofwel voor bediening klank) van het gemeenschapscentrum inbegrepen, alsook de aanwezige licht- en geluidsinstallatie. Indien de gebruiker of de technicus (in samenspraak met de gebruiker) oordeelt dat een tweede technicus van het centrum nodig is, wordt deze aangerekend aan 24 per uur. FOYER De foyer is de ontvangstruimte van De Pit. Deze wordt doorgaans gebruikt om het onthaal van de toeschouwers in te organiseren. Hiervoor zijn stoelen en tafels ter beschikking. Het aanbieden van drank (bijvoorbeeld receptie) in de foyer is aan enkele voorwaarden onderworpen (zie infobrochure) zoals het maximum aantal van 150 personen en het verbod van een tapinstallatie. Voor de organisatie van een receptie is het aan te raden contact op te nemen met de uitbaters van de cafetaria. Ook indien u alles op eigen houtje organiseert, moet het centrum op de hoogte gebracht worden van de plannen (eventueel via deze fiche). Ik gebruik de foyer enkel als ontvangstruimte voor de toeschouwers: ja / nee DEZE INFORMATIEFICHE MAAKT INTEGRAAL DEEL UIT VAN HET RESERVERINGSCONTRACT p. 3
Indien neen: Weet ik dat ik me moet houden aan de voorwaarden die vermeld staan in de infobrochure! Vermeld ik hieronder de praktische gegevens (aantal gasten, geschonken dranken, naam traiteur waarmee wordt samengewerkt, ) POLYVALENTE ZAAL Het gaat hier over de polyvalente zaal van het sportcomplex, bereikbaar vanuit het gemeenschapscentrum. Deze zaal kan a.h.v. mobiele tussenwanden in drie gelijke delen worden verdeeld. Elk deel is vanuit de gang apart toegankelijk. Het gebruik van deze zaal voor culturele doeleinden is ondergeschikt aan het gebruik voor sportieve doeleinden. Vooral tijdens weekavonden is het gebruik van de polyvalente zaal door huurders van De Pit niet evident. Het verhuur en bijgevolg ook de facturatie van de polyvalente ruimte gebeurt door de sportdienst. Gelieve hen dan ook te contacteren i.v.m. de beschikbaarheid van de zaal alvorens dit hierop aan te stippen! Ik wens de polyvalente zaal te gebruiken voor Kleed- en wachtruimte voor de artiesten/leerlingen (ook evt. tijdens repetities) Ontvangstruimte voor de toeschouwers Ontvangstruimte voor VIP s Ik vermeld hieronder de praktische gegevens (beschrijving activiteit, aantal gasten, geschonken dranken, naam traiteur waarmee wordt samengewerkt, ) Uurschema voor het gebruik van de polyvalente zaal Volgende dagen wens ik gebruik te maken van de polyvalente zaal: (vermeld ook de tijdstippen waarop u van de zaal gebruik wil maken tijdens repetities of voor het klaarzetten van de zaal) DEZE INFORMATIEFICHE MAAKT INTEGRAAL DEEL UIT VAN HET RESERVERINGSCONTRACT p. 4
Datum startuur einduur Aantal delen van de zaal (1-3) Materialen polyvalente zaal Volgende materialen had ik graag ter beschikking in de polyvalente zaal: Aantal stoelen: Aantal tafels: (max. 100 klapstoelen en 6 tafels [van 2m85 op 90 cm] beschikbaar)............. Indien er een apart draaiboek van de activiteit bestaat, gelieve ons dit te bezorgen, samen met deze ingevulde infofiche. Vlaggen aan de masten: Voor de ingang staan twee vlaggenmasten. Deze zijn normaal voorzien van vlaggen met het logo van Buggenhout of de officiële vlaggen (Belgische, Vlaamse, Europese, Buggenhoutse). Indien u hier uw eigen vlaggen aan wil laten bevestigen, duid hieronder dan aan hoeveel (vlaggen leveren ten laatste 2 dagen vóór het gebeuren!): Vlaggen: 1 / 2 CATERING De uitbaters van de cafetaria/brasserie De Pit hebben het alleenrecht om dranken en snacks te verkopen. Bijgevolg is het de huurder verboden dranken en snacks te verkopen. Het gratis aanbieden van dranken aan de medewerkers (kleedkamers) of de toeschouwers (foyer of polyvalente zaal) is wel toegelaten, maar dient in samenspraak met de cafetaria te gebeuren. Gelieve de uitbaters een week vóór de voorstelling te laten weten hoeveel personen ongeveer verwacht worden en of er al dan niet een pauze voorzien is: Bram Batens en Cindy De Vliegher 052 55 49 17 / 0476 69 79 22 - cafetariadepit@hotmail.com Handtekening huurder: Datum afgifte aan technieker: Handtekening technieker: DEZE INFORMATIEFICHE MAAKT INTEGRAAL DEEL UIT VAN HET RESERVERINGSCONTRACT p. 5