HET REALISEREN, HET ONTWERPEN EN DE PRODUCTIE VAN EEN OF MEERDERE GESCHENKVERPAKKINGEN VOOR HET RELATIEGESCHENK VAN HET BELGISCHE EU-VOORZITTERSCHAP 2010 BEPERKTE WEDSTRIJDOFFERTEAANVRAAG ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VOOR EEN OVERHEIDSOPDRACHT VAN DIENSTEN EN LEVERINGEN AANBESTEDENDE OVERHEID FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Directie Pers en Communicatie P&C-0.0-WO2-EU2010 1
1 INLEIDING: VOORWERP VAN DE OPDRACHT 1.1 Programma In het kader van het Europees Voorzitterschap werd een geschenk uitgewerkt dat een typisch Belgisch product is. Voor één of meerdere grote evenementen wil het Voorzitterschap geschenken aanbieden aan hoogwaardigheidsbekleders (presidenten, koningen, ministers, ) en aan de delegaties en medewerkers op verschillend niveau. Het gekozen voorwerp is een design degustatieset (zie bijlage 1 voor de foto) die in bulk wordt aangekocht. Bijgevolg moeten er aangepaste geschenkverpakkingen voorzien worden. De verschillende verpakkingshoeveelheden zijn respectievelijk een set van 6 lepeltjes en 6 vorkjes, een set van 2 lepeltjes en 2 vorkjes en een set van 1 lepeltje en 1 vorkje. Idealiter heeft de verpakking een functie op zichzelf. Het principe van de duurzaamheid is een rode draad die bij beslissing van de Ministerraad door alle acties en uitingen van het Voorzitterschap zal lopen. Het spreekt echter voor zich dat de aankoopprijs van de verpakking lager moet zijn dan de aankoopprijs van het product. De verpakking dient gemarkeerd te worden met het logo van het Belgische Voorzitterschap. Het logo kan gevonden worden op http://eutrio.be. De FOD Buitenlandse Zaken zoekt een producent die in staat is om dergelijke verpakkingen te realiseren of te ontwerpen en te produceren. De indieners kunnen verschillende voorstellen indienen. De jury zal elke indiener beoordelen volgens volgende criteria: - De functionaliteit van de verpakking; - Originaliteit van het ontwerp van de verpakking; - Duurzaamheid en herbruikbaarheid van de verpakking; - Indien het een eetbaar product betreft, de kwaliteit ervan (cacoagehalte e.d;); - De wijze waarop het voorzitterslogo op de verpakking verwerkt wordt. De onderhavige jury zal één prijswinnaar selecteren voor verdere besprekingen en finale productie. De gekozen producent zal een prijs worden toegekend van 400 euro. Er wordt een jury ingericht waarvan minstens twee externe leden deel van zullen uitmaken. Voor de FOD Buitenlandse Zaken en de kanselarij van de Premier zetelen in de jury : Johan Van hove Herman Van Beeck Christophe Boyen De externe leden zijn, aangeduid door de kanselarij van de 1 e Minister: Philippe Caroyez Yasmina Amire De jury wordt geadviseerd door twee experten met raadgevende stem: Nedda El - Asmar Frank De Lombaert 2
Beide kennen de degustatieset in al zijn aspecten. De ene als ontwerper en de andere als directeur van de productie en kunnen hun technische kennis inbrengen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om de samenstelling van de jury te wijzigen. De kostprijs van deze procedure zal maximaal 400 euro mogen bedragen. De kostprijs van het geheel zal gekaderd worden in het globale budget voor merchandising en relatiegeschenken specifiek voor het Europees Voorzitterschap. De opdrachtgever behoudt zich het recht toe niet over te gaan tot de productie van het gekozen ontwerp en product, afhankelijk van de evolutie van de keuzes die gemaakt worden tijdens het Europees Voorzitterschap. 1.2 Inhoud van de opdracht De opdracht omvat de realisatie en/of de creatie van verpakking, met inbegrip van de productie. De inschrijvers mogen ook het wisselen van de verpakking (het herverpakken van de bulkverpakking naar de door hen gerealiseerde geschenkverpakkingen) zelf als variante aanbieden in hun voorstel. 1.3 Samenstelling van het team Er kan team worden samengesteld en kan bijgevolg bestaan uit: Een ontwerper; Uitvoerder(s). Dit laatste is geen must. Indien het een team betreft dient deze bij zijn inschrijving aan te geven onder welke juridische vorm zij de opdracht wenst te aanvaarden: De overeenkomst wordt gesloten met de ontwerper of de vennootschap van de ontwerper van het team en de andere leden van het team zijn onderaannemers van de ontwerper of de vennootschap van de ontwerper; De overeenkomst wordt gesloten met een vennootschap waarbinnen alle disciplines van het team aanwezig zijn; De overeenkomst wordt gesloten met een team waarbij alle leden van het team zich verenigd hebben in een samenwerkingsverband, zijnde een tijdelijke of feitelijke vereniging. 3
2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 2.1 ALGEMENE BEPALINGEN 2.1.1 Van toepassing zijnde wetgeving : 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. 4. Alle aanpassingen aan de voormelde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes. 2.1.3 Aanbestedende overheid Vertegenwoordigd door: FOD BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING Directie Pers en Communicatie Karmelietenstraat 15 1000 BRUSSEL 2.2 BEPALINGEN AANSLUITEND BIJ HET KB van 8.1.1996 (KB) 2.2.1 Wijze van gunnen van de opdracht (wet van 24 december 1993 - art. 13, KB van 8 januari 1996 art. 23 1 en art. 49 1) De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge een beperkte wedstrijdofferteaanvraag. Het opdrachtgevend bestuur neemt kennis van de ingediende kandidatuurstellingen na een oproep tot kandidaten die opgenomen zijn in bijlage. Ze beoordeelt de ingediende kandidatuurstellingen op basis van de kwalitatieve selectiecriteria en bepaalt een lijst van minimaal vijf gegadigden die vervolgens worden uitgenodigd voor de gunningsfase. De ingediende offertes worden beoordeeld door de jury die advies verstrekt over de toewijzing van de opdracht. 4
2.2.2 Kwalitatieve selectiecriteria (KB van 8 januari 1996 art. 68 t.e.m. 74) Teneinde na te gaan of het team zich niet in één van de uitsluitingsgevallen van art. 69 van het KB van 8 januari 1996 bevindt en ten einde de technische bekwaamheid na te gaan, moeten bij de KANDIDATUURSTELLING volgende documenten worden gevoegd: Een ondertekende verklaring waarin de inschrijver, als geheel en alle afzonderlijke leden, verklaart in orde te zijn met de voorwaarden voor de uitoefening van het beroep: o RSZ; o niet in staat van faillissement; o betaling van belastingen. Deze administratieve documenten zullen vóór toewijzing van de opdracht alsnog worden opgevraagd: Een verklarende nota met betrekking tot de samenstelling van het team indien dit het geval zou zijn, de kwalificaties van elk en het samenwerkingsverband; Een verklaring waarbij zij kunnen aantonen dat zij in staat zijn de voorgestelde producten te kunnen produceren. 2.2.4 Indiening van de kandidatuurstelling Het inschrijvingsbiljet moet worden opgemaakt op het model gevoegd bij het huidig bestek (1 origineel + 1 fotokopie). De inschrijvingen worden onder dubbele envelop gericht aan de FOD BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING Directie Pers en Communicatie t.a.v. Nancy Rossignol Karmelietenstraat 15 1000 BRUSSEL De binnenste envelop draagt de vermelding: INSCHRIJVING VOOR GESCHENKVERPAKKINGEN DATUM OPENING KANDIDATUURSTELLING: Maandag 15 maart om 10u. De buitenste envelop draagt behalve het adres vermeld onder (1) eveneens KANDIDATUURSTELLING GESCHENKVERPAKKINGEN + DATUM EN UUR VAN OPENING: Maandag 15 maart om 10u. Voor de inschrijvingen die ter zitting afgegeven worden zal de envelop hetzelfde opschrift dragen als voor de binnenste envelop waarvan sprake hierboven. De inschrijving dient enkel in het Nederlands of het Frans opgesteld te worden. 5
3 TECHNISCHE BEPALINGEN Deelnemers kunnen op één of meerdere loten inschrijven. De opgegeven hoeveelheden kunnen bij de bestelling nog wijzigen. Indien de wijziging meer dan 20% bedraagt, kan over leveringstermijn en de prijs voor de bijkomende hoeveelheid opnieuw onderhandeld worden. Lot 1 Verpakking voor één set van Appetize (1 vorkje en 1 lepeltje). Deze verpakking dient te worden gemarkeerd met het Belgische EU-voorzitterschapslogo. Van deze verpakking zullen er een 1 500 aangemaakt worden. Lot 2 Verpakking voor 2 sets (2 vorkjes en 2 lepeltjes). Ook deze verpakking moet het Belgische EU-voorzitterschapslogo dragen. Van deze verpakking zullen er bijna 5 300 aangemaakt worden. Lot 3 Verpakking voor een koffer met 6 sets (6 vorkjes en 6 lepeltjes). Dit is een exclusieve verpakking die op 1 100 exemplaren aangemaakt wordt. Eveneens moet deze verpakking het Belgische EU-voorzitterschapslogo dragen. Bijlage 1 6
INSCHRIJVINGSFORMULIER KANDIDATUURSTELLING BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG ONDERWERP :HET REALISEREN, HET ONTWERPEN EN DE PRODUCTIE VAN EEN OF MEERDERE GESCHENKVERPAKKINGEN VOOR HET RELATIEGESCHENK VAN HET BELGISCHE EU-VOORZITTERSCHAP 2010 BIJZONDER BESTEK NR. P&C-0.0-WO2-EU2010 Indien het een team betreft dient deze bij zijn inschrijving aan te geven onder welke juridische vorm zij de opdracht wenst te aanvaarden: De overeenkomst wordt gesloten met de ontwerper of de vennootschap van de ontwerper van het team en de andere leden van het team zijn onderaannemers van de ontwerper of de vennootschap van de ontwerper; De overeenkomst wordt gesloten met een vennootschap waarbinnen alle disciplines van het team aanwezig zijn; De overeenkomst wordt gesloten met een team, waarbij alle leden van het team zich verenigd hebben in een samenwerkingsverband, zijnde een tijdelijke of feitelijke vereniging. 1) De ondergetekende ontwerper (naam en voornamen)... Handelend in persoonlijke naam of in naam van (handelsnaam of benaming en rechtsvorm)... Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:... Wettelijke woonplaats... (land, postcode, gemeente, straat en nummer):... Telefoonnummer, fax, e-mail:... Gegevens van de onderaannemers:... - Uitvoerder De ondergetekende (naam en voornamen):... Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:... Wettelijke woonplaats:... (land, postcode, gemeente, straat en nummer):... Telefoonnummer, fax, e-mail:... Ofwel 7
2) De vennootschap... (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)... Maatschappelijke zetel... (land, postcode, gemeente, straat en nummer):... Telefoonnummer, fax, e-mail:... Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):...... Ofwel 3) De tijdelijke vereniging... (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)... Maatschappelijke zetel:... (land, postcode, gemeente, straat en nummer):... Telefoonnummer, fax, e-mail:... Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):...... In geval van een tijdelijke vereniging, dient de overeenkomst te worden toegevoegd. Teneinde na te gaan of het team zich niet in één van de uitsluitingsgevallen van art. 69 van het KB van 8 januari 1996 bevindt en ten einde de technische bekwaamheid na te gaan, moeten bij de kandidatuurstelling volgende documenten worden gevoegd: Een ondertekende verklaring waarin het team als geheel en alle afzonderlijke leden verklaart in orde te zijn met de voorwaarden voor de uitoefening van het beroep: RSZ; niet in staat van faillissement; betaling van belastingen; Deze administratieve documenten zullen vóór toewijzing van de opdracht alsnog worden opgevraagd; Een verklarende nota met betrekking tot de samenstelling van het team, de kwalificaties van elk en het samenwerkingsverband; Een verklaring waarbij zij kunnen aantonen dat zij in staat zijn de voorgestelde producten te kunnen produceren Gedaan te... op... de inschrijver(s) Handtekening + naam + functie) 8