NIEUWSBRIEF Evaluatie Inkoop 30 juni 2015 COLOFON uitgave OZJT/Samen14 datum 30 juni 2015 Reageren infosamen14@regiotwente.nl Meer informatie www.samen14.nl IN DEZE NIEUWSBRIEF: * Korte samenvatting van de resultaten * De opdrachten die de BestuursCommissie OZJT heeft uitgezet * Een greep uit de gouden tips * Vragen en antwoorden over inkoop voor 2016 en verder * Reparatie contracten 2016 Geen nieuwe inkoop wel bijstellen afspraken Nooit eerder hebben de gemeenten in Twente zoveel zorg en ondersteuning ingekocht als in 2014. Er zijn zo n 300 raamovereenkomsten afgesloten met aanbieders. Dat vroeg om een zorgvuldige evaluatie, zowel intern binnen de gemeenten als extern met de zorgaanbieders en een aantal Wmo-cliëntenraden. Doel van dit proces was om te leren van 2014 en zo tot een slimmer en efficiënter inkoopproces in de toekomst te komen. Naar aanleiding van de evaluatie hebben de gemeenten besloten om niet opnieuw een inkoopprocedure te starten maar nog een jaar verder te gaan met de huidige raamcontracten. We gaan samen met de partners werken aan verbetering van de zorg: de transformatie. Ook gaan we de praktische zaken tegen het licht houden en verbeteren als nodig. 1
Tijd maken voor transformatie Trots en tijd maken voor transformatie. Dat zijn de twee belangrijkste conclusies na alle evaluatiegesprekken. De gemeenten zijn trots op het gezamenlijk optrekken als 14 gemeenten. Ook is men trots op het resultaat: er zijn op tijd veel verschillende aanbieders gecontracteerd. Zowel gemeenten als veel zorgaanbieders zijn tevreden met de samenwerking. Maar behalve tevredenheid is er ook ongeduld: zowel gemeenten als zorgaanbieders willen samen op zoek naar veranderingen en nieuwe manieren van samenwerken in de zorg. En liever vandaag dan morgen. Het halen van de deadline van 1 januari 2015 en de gekozen manier van aanbesteden heeft dat proces in 2014 in de pauzestand gezet. Een proces waar we in 2013 in Boekelo zo vol vuur mee zijn gestart. Praktische knelpunten en suggesties Op onderdelen is gekozen voor Europees aanbesteden. Dit is een tijdsintensieve aanpak gebleken die veel administratieve lasten met zich meebracht. Ook zijn er veel opmerkingen gemaakt over de praktische consequenties van deze nieuwe manier van samenwerken, bijvoorbeeld op het gebied van facturering en berichtenverkeer. Advies is om nu niet opnieuw aan te besteden en de actuele knelpunten op te pakken. Kunnen we nog meer versimpelen, regels verminderen, administratieve lasten verminderen? Ter verdere kennismaking en verdieping van de samenwerking, is de suggestie een zorgmarkt te organiseren waar de uitvoerende zorgprofessionals van gemeenten en aanbieders kennis en ervaring kunnen uitwisselen. Zo n bijeenkomst is nu in voorbereiding. Een datum is al vastgelegd: 1 oktober van 16.00u 20.00u. We houden u op de hoogte, binnenkort volgt meer informatie! Transformatie: samen uitvinden Voor wat de transformatie betreft hebben we op 4 juni een start gemaakt. Tijdens de Plein14 bijeenkomst werd er druk gediscussieerd aan de hand van thema s als mantelzorg en vrijwilligerswerk, verbinding jeugdzorg met passend onderwijs, ontschotten, cliëntparticipatie en digitale innovatie. Veel aanwezigen hebben zich tijdens de bijeenkomst al aangemeld om mee te denken met één of meer thema s. - Ontschotten - Verbinden en deregulering - Passend Onderwijs en Jeugdhulp - Mantelzorg en vrijwilligerswerk - Kind en gezin/ gezinshuizen en pleegouders in vrijwillig kader - Heroriëntatie vrij toegankelijke voorzieningen - Transformatie JGZ en jggz - Transformeren jeugdwet i.r.t. tot jeugdwerkloosheid - Jeugdzorg passend onderwijs_verbinding 4D - Verwijzers o.a. huisartsen Toegang - Dagbesteding - Clientparticipatie en digitale innovatie - Positionering van sociale teams in de relatie tot ontwikkelingen van algemene voorzieningen voor jeugd welzijn en zorg - inloop GGZ i.r.t. psychisch kwetsbare personen. - Uw thema- 2
Heeft u belangstelling om deel te nemen aan een van de thema s of andere ideeën over de transformatie, maar heeft u de Plein14 bijeenkomst gemist, dan horen wij dit graag. U kunt dit melden via het mailadres infosamen14@regiotwente.nl o.v.v. deelname transformatie- {naam transformatiethema} Opdrachten Het niet opnieuw aanbesteden voor 2016 en door te gaan met de huidige raamovereenkomsten, leidt tot de volgende opdrachten - Bekijk naar aanleiding van o.a. de Rijkskorting, de vergelijking met andere regio s en bestudering van eerdere aannames de mogelijke gevolgen voor de tariefstelling vanaf 2016. Maak daarbij afspraken met zorgaanbieders voor realisatie van kostenbesparingen - Kijk in 2015 naar versimpeling en reparatie van de administratieve en financiële afspraken binnen de mogelijkheden die de overeenkomsten bieden. - Pas per 1 januari 2016 waar nodig en mogelijk de huidige regels aan voor toetreding van nieuwe onderaannemers en combinanten (niet gecontracteerde aanbod, identiteitsgebonden zorg of een innovatieve zorgvorm). - Onderzoek in hoeverre het mogelijk is om, in het licht van de transformatie-opgave, pilots te starten gericht op innovatie van zorg en ondersteuning. - Start ook voor jeugd GGZ geen nieuwe aanbestedingsprocedure en verleng de contracten met een jaar. - Koop de academische functies voor 2016 op dezelfde wijze in als in 2015, maar maak wel concretere afspraken. - Maak per 1 januari 2016 afspraken over de inkoop van GGZ zorg in de ziekenhuizen. - Ontwikkel gezamenlijk als gemeenten een visie op en een toetsingskader voor kwaliteit en resultaat. Diverse praktische zaken: werkgroepen De opdrachten vanuit de aanbevelingen zijn en worden de komende tijd in gang gezet. Verderop in de nieuwsbrief leest u meer over de kernwerkgroepen reparatie contracten 2016. Wilt u meer weten en/of meepraten, neem dan contact op met het secretariaat van OZJT/samen14. Telefoon 053-4876791 mail infosamen14@regiotwente.nl Wilt u het hele rapport lezen? Kijk dan op www.samen14.nl onder actueel/bestuur- en beleidsstukken. 3
10 gouden tips uit de gesprekken 1. Houd het simpel. 2. Haal elders (bij andere regio s) informatie op. 3. Leer van de ervaringen die we nu in de praktijk opdoen. 4. Blijf in gesprek met cliënten en aanbieders over de (gewenste) veranderingen. 5. Organiseer de transformatie van onderop, kijk waar aanbieders al innoveren en sta open voor nieuwkomers op de markt. 6. Houdt daarbij het doel goed voor ogen en dat is goede zorg en ondersteuning voor onze inwoners. 7. Inkoop is slechts een instrument om dit doel te bereiken. 8. Kijk of de door ons gestelde (kwaliteits-)eisen transitieproof zijn en kies één systeem voor kwaliteits- en resultaatmeting. 9. Betrek de mensen van het front office van de gemeenten meer/ eerder. 10. Organiseer een zorgmarkt waar gemeenten en aanbieders elkaar kunnen ontmoeten. 10 gouden tips uit de enquête onder aanbieders 1. Maak gebruik van al onze opgebouwde kennis. 2. Meer contact 1-op-1 over cliënten 3. Gemeenten, praat meer met ons, ga niet zelf alle wielen uitvinden! 4. Vereenvoudigen in taal en proces 5. Minder administratieve rompslomp 6. Blijf als Samen14 samen optrekken en ga geen aanvullende eisen als aparte gemeente stellen 7. Maak de communicatie eenvoudiger 8. Omarm de vernieuwing zoals die al door diverse aanbieders is doorgevoerd 9. Laten we als gelijkwaardige partners komen tot langdurige en intensieve samenwerking. 10. Zorg dat het automatisch berichtenverkeer snel goed werkt 4
VRAGEN naar aanleiding van de evaluatie Hieronder staan een aantal vragen die ongetwijfeld rijzen naar aanleiding van deze besluiten. Heeft u zelf een vraag die hier niet te vinden is? Kijk dan op www.samen14.nl onder zorgaanbieders. Daar plaatsen wij regelmatig nieuwe veel gestelde vragen. Via het antwoordformulier kunt u nieuwe vragen stellen. Ook kunt u contact opnemen met de contractmanagers, te bereiken via telefoon 053 487 67 91 of via e-mail infosamen14@regiotwente.nl Ik heb voor 2015 geen contract gekregen, val ik nu voorgoed buiten de boot? Voor bestaande producten worden geen nieuwe contracten afgesloten voor 2016. We bekijken de mogelijkheden voor de jaren daarna. Dat zal dit najaar blijken. Kan ik dan wel als onderaannemer van een van de gecontracteerde partijen aan de slag? Voor onderaannemers zijn de afspraken per bestek verschillend. Kijk hiervoor op www.samen14.nl/zorgp artners/vraag+en+antw oord/aanbieders Ik werk volgens een nieuw innovatief concept. Kom ik dan wel in aanmerking voor een contract? In het kader transformatie zijn we inderdaad op zoek naar nieuwe concepten. Op dit moment zijn we aan het bedenken hoe we dat aanpakken en hoe u daarbij betrokken kunt zijn. Als u dat wilt, neem dan mailcontact op via infosamen14 Betekent deze evaluatie dat mijn contract nu met dezelfde voorwaarden wordt verlengd? Dat is niet vanzelfsprekend. We gaan dat nu uitzoeken. Dit najaar, in elk geval voor de contractueel afgesproken datum, wordt contact met u opgenomen. Ik heb als aanbieder al jaren ervaring met een toetsingskader voor kwaliteit en resultaat. Waar kan ik met u meedenken? Mail uw tip in elk geval via infosamen14. We nemen dan contact met u op Ik heb als cliënt ideeën over veranderingen in de zorg. Waar kan ik die kwijt? Mail uw tip in elk geval via infosamen14 en bij uw eigen gemeente. Op www.samen14.nl kunt u vinden wat de juiste plek in uw gemeente is. Voor specifieke vragen over uw individuele ondersteuning kunt u contact opnemen met uw eigen gemeente. 5
Reparatie contracten 2016 Dat er niet opnieuw wordt aanbesteed voor 2016, betekent niet dat de contracten automatisch ongewijzigd worden voortgezet. Op korte termijn wordt gestart met een traject waarbij we de bestaande overeenkomsten goed onder de loep nemen en deze waar wenselijk/mogelijk repareren. Eerste stap is het bepalen van de kaders voor de zogenaamde reparaties. Er is een ambtelijke werkgroep geformeerd die een document oplevert dat de kaders schetst voor de mogelijkheden en onmogelijkheden met betrekking tot reparaties van de bestekken voor 2016. In deze werkgroep zijn vertegenwoordigd: inkoop, bedrijfsvoering, financiën en juridische zaken. Daarna gaan 3 kerngroepen aan de slag met de reparaties van de bestekken, waarbij een aantal bestekken is geclusterd. Uitgangspunt is het door de ambtelijke werkgroep vastgestelde kader. De volgende kerngroepen zijn geformeerd: - Maatwerkvoorzieningen en Jeugd- AWBZ - Jeugd GGZ, academische functies en ADHD-zorg - JB/JR, specialistische jeugdzorg en jeugdzorg plus. In de kerngroepen zitten diverse disciplines vanuit de gemeenten (inkoop, financiën, juridisch, inhoud). In de kerngroepen willen we ook een vertegenwoordiging vanuit aanbieders. Half augustus zullen de kerngroepen starten. Medio september moet er een advies liggen met betrekking tot de door te voeren reparaties, zodat deze 1 oktober in de bestuurscommissie kan worden besproken. Op 1 november moeten de overeenkomsten zijn aangepast en zijn verlengd. Omdat het niet mogelijk is alle aanbieders te betrekken, willen we gaan werken met een vertegenwoordiging. U kunt u aanmelden voor deelname aan de kerngroepen. Met name samenwerkingsverbanden van aanbieders worden van harte uitgenodigd om zich aan te melden. Als vertegenwoordiger vragen we het volgende van u: 1. U vertegenwoordigt uw branche en neemt niet op eigen titel deel. 2. Uw naam wordt gecommuniceerd naar alle aanbieders. Andere aanbieders kunnen bij u terecht met hun vragen en input. Deze brengt u vervolgens weer in bij de kerngroepen. 3. U bent beschikbaar in de periode van ca.15 augustus tot ca. 1 oktober. In deze periode kunt u voldoende tijd vrij maken om overleggen bij te wonen, informatie aan te leveren en te verwerken. 4. U brengt wenselijke reparaties van de bestekken in (rekening houdend met gestelde kaders) en u toetst de voorstellen van Samen14 op haalbaarheid. 6
Indien u zich hiervoor aan wilt melden, kunt u dit vóór 4 juli laten weten via het mailadres infosamen14@regiotwente.nl ovv deelname kerngroep en naam kerngroep. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen maakt Samen14 een selectie van aanbieders die deelnemen. Daarbij houden we rekening met een evenwichtige samenstelling qua inhoud van de bestekken, de grootte van de aanbieders en volume voor Samen14. Uiteraard worden alle aanbieders geïnformeerd over het traject en de uitkomsten. 7