Rondom Wonen D2011-103.def 1
Inhoudsopgave 1. Doelstelling... 3 2 EXTERN (naar de Kamer van Koophandel)... 3 3 INTERN bevoegdheden en afspraken... 3 4 Tekeningsbevoegdheid... 4 5. Mandaat algemeen directeur ex statuten... 5 Het procuratiereglement heeft de status van een bestuursbesluit en wordt door de Raad van Commissarissen goedgekeurd. Het reglement wordt jaarlijks getoetst aan de actualiteit en, indien nodig, gewijzigd. Vastgesteld Goedgekeurd Datum 9 februari 2012 16 februari 2012 Naam ing. L.W. Greven W.L. de Groot J. Nederlof RC Functie Bestuurder Namens de Raad van Commissarissen, De leden van de auditcommissie Handtekening(en) w.g. w.g w.g D2011-103.def 2
1. Doelstelling Het vastleggen van de financiële bevoegdheden en verantwoordelijkheden (volmachten) binnen de organisatie van Rondom Wonen en de bij Rondom Wonen aangesloten (dochter) ondernemingen en van de organisatie c.a. naar derden toe. Alle bedragen zijn inclusief de eventueel verschuldigde omzetbelasting. 2 EXTERN (naar de Kamer van Koophandel) De bestuurder, met de titel algemeen directeur is volledig bevoegd; De afdelingshoofden en /of leden van het managementteam zijn bevoegd voor het aangaan van verplichtingen tot een bedrag van 50.000 (beperkte volmacht); Het aangaan van verplichtingen en opdrachtverstrekkingen boven de 50.000 dienen in alle gevallen te worden getekend door de algemeen directeur. 3 INTERN bevoegdheden en afspraken Betreffende de hiervoor genoemde externe bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen tot 50.000 geldt voor het management deze grens ook intern, mits passend binnen de vastgestelde en goedgekeurde begroting en beleidsvoornemens. Daarboven eerst na toestemming van de algemeen directeur en indien statutair verplicht, na goedkeuring van de raad van commissarissen. Aangaande de diverse deelbegrotingen (zoals o.a. kosten algemeen beheer en onderhoudswerkzaamheden) per afdelingshoofd: 1. Het aangaan van financiële verplichtingen extern, passend binnen de geldende goedgekeurde begroting, tot 50.000. Opdrachten boven de 50.000 altijd in overleg en na goedkeuring algemeen directeur. De opdrachtverstrekking boven 50.000 dient te allen tijde te worden getekend door de algemeen directeur. 2. Indien een begrotingspost naar verwachting een overschrijding te zien geeft van meer dan 25% van het oorspronkelijke begrote bedrag en de overschrijding de som van 15.000 tenminste te boven gaat, zal een voorstel tot begrotingswijziging worden opgesteld en zal er worden overlegd in het managementteam, waarna de bestuurder besluit (bestuursbesluit). 3. Zaken niet begroot en noodzakelijk / onoverkomelijk dienen altijd te worden gemeld aan de bestuurder. Boven een bedrag van 15.000 worden de zaken eerst besproken in het managementteam. Er dient een voorstel tot begrotingswijziging te worden opgesteld. Ook hier vanaf bedragen van 15.000, waarna de bestuurder besluit (bestuursbesluit). 4. Een eerste uitzondering wordt gemaakt voor noodzakelijk uit te voeren werkzaamheden inzake het dagelijks onderhoud (mutaties en grotere reparaties) tot een maximum van 15.000 aan een derde, waarbij door middel van een of meerdere gekoppelde opdrachtbonnen door de verantwoordelijk leidinggevende, namens het hoofd van de betrokken afdeling, bij mandaat opdracht(en) worden verstrekt. Hier geldt de bevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen als bedoeld in categorie C. Mutatiewerkzaamheden die individueel het bedrag van 15.000 te boven gaan worden besproken in het Managementteam. D2011-103.def 3
5. Een tweede uitzondering wordt gemaakt voor noodzakelijk uit te voeren (niet) planmatige (groot) onderhoudswerkzaamheden, werkzaamheden ex Wet Voorziening Gehandicapten (WMO) en of meer- en minderwerk investeringen tijdens nieuwbouw. Dit ter voorkoming van ernstige stagnatie tot een maximum van 15.000 aan een derde, waarbij door middel van uitgeprinte elektronisch verzonden opdrachten per email, in de notulen van de bouwvergadering vastgelegde opdrachten, dan wel per post verstuurder opdrachten door de projectleiders van afdeling Vastgoed, allen namens het hoofd afdeling Vastgoed, bij mandaat opdrachten worden verstrekt. Ook hier geldt de bevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen als bedoeld in categorie C. Werkzaamheden ex WMO en meerwerkopdrachten niet begroot, die individueel het bedrag van 15.000 te boven gaan worden besproken in het Managementteam. 6. Voorgenoemde werkwijze, hiervoor in lid 4 en 5 omschreven, geldt bij mandaat tot een maximum bedrag ad 3.000 voor opdrachten in bovenvermelde sfeer verstrekt door een van de medewerkers van het bedrijfsbureau van de onderhoudsdienst. Bevoegd voor het aangaan van een verplichting als bedoeld in categorie D. 7. De directiesecretaresse is tenslotte bevoegd tot het bij mandaat aangaan van verplichtingen, namens de directie, voortvloeiend uit de vastgestelde begroting en beleidsvoornemens, daar waar het tot de werkzaamheden van het secretariaat behoort, als bedoeld in categorie D. Met name daar waar het gaat om het bestellen van kantoormaterieel, en -materiaal, het laten plaatsen van personeels-advertenties en het verstrekken van opdrachten voor publicatie- en communicatiedoeleinden van Rondom Wonen tot een maximum van 3.000 per opdracht aan een derde. 8. Wat betreft het aangaan van verplichtingen kan geen der personeelsleden zonder een (beperkte) volmacht een financiële verplichting aangaan, zonder medeparafering (waar nodig achteraf) van diens teamleider, projectleider, afdelingshoofd, adjunct-directeur of de algemeen directeur. 4 Tekeningsbevoegdheid 1. Tekeningsbevoegden zijn: Categorie A volledig bevoegd enig bestuurder algemeen directeur Categorie B beperkte volmacht - procuratiehouder afdelingshoofden /leden MT Categorie C mandaat projectleiders vastgoed Categorie C mandaat teamleider Woningbeheer Categorie D mandaat medewerkers bedrijfsbureau / KCC Categorie D mandaat directiesecretaresse 2. De ondertekening van notariële en andere contractstukken, opdrachtverleningen boven de 50.000, vergunningen en de ondertekening voor het aangaan van andere (financiële) verplichtingen geschiedt door één handtekening categorie A. D2011-103.def 4
3. Iedere overeenkomst met een materieel belang van meer dan 500.000 euro dient vóór ondertekening door de algemeen directeur te worden geparafeerd door het hoofd van de afdeling financiën of de adjunct-directeur. 4. Voor tekenen van betaalopdrachten via het geautomatiseerde betalingsverkeer (internetbankieren), wordt het principe van het tweehandtekeningstelsel gehanteerd. De combinatie is willekeurig uit de categoriën A en B voor betaalopdrachten tot een bedrag van 1.000.000 Betaalopdrachten boven de 1.000.000 altijd met één handtekening categorie A en één handtekening categorie B. 5. Het ondertekenen van de overige niet geautomatiseerde betaalopdrachten, voortvloeiend uit een door de algemeen directeur geaccordeerde verplichting tot een bedrag van 500.000 geschiedt door één handtekening categorie A en één handtekening categorie B, dan wel twee handtekeningen categorie B. Overige niet geautomatiseerde betaalopdrachten altijd met één handtekening categorie A en één handtekening categorie B. 6. Bij doorgegeven telefonische overboekingen (niet intern) boven de 100.000 dient de bankinstelling ter verificatie telefonisch contact op te nemen met het hoofd Financiën of de algemeen directeur. Een eventuele getekende bevestiging voortvloeiend uit een door de algemeen directeur geaccordeerde verplichting met één handtekening categorie A of twee handtekeningen categorie B per fax kan ook. 7. Aan het hoofd afdeling Financiën is een zakelijke bank betaalpas ter beschikking gesteld, welke gekoppeld is aan de hoofdrekening van Rondom Wonen bij de huisbankier. 5. Mandaat algemeen directeur ex statuten 1. In de statuten is vastgelegd onder artikel 9 lid 5 sub n tot welke hoogte verplichtingen mogen worden aangegaan voor wat betreft leningen en het doen van investeringen, naast de mandatering die door middel van goedkeuring van de vigerende begroting van dat jaar is verstrekt. 2. Met ingang van 1 juli 2006 is dit vastgesteld op 10.000.000 (tien-miljoen-euro). Zolang dit bedrag in latere besluitvorming niet wordt gewijzigd geldt deze limiet. 3. Verkrijgen, vervreemden en bezwaren van onroerend goed en andere registergoederen, als bedoeld in de statuten onder de artikel 9 leden 4 en 5 sub o, eerst na goedkeuring van de raad van commissarissen. Het vervreemden van onroerend goed kan bij bestuursbesluit onder goedkeuring door de raad van commissarissen bij algemeen mandaat plaatsvinden, mits dat o.g. onderdeel uitmaakt van een vigerend verkoopbeleidsplan, dat door de raad van commissarissen is goedgekeurd en de regels voor het vervreemden ex BBSH daarbij worden gevolgd. 4. Verder dient jaarlijks bij vaststelling van de begroting, te worden afgesproken hoe om te gaan met de diverse deelbegrotingen. Zolang in latere begrotingen niets afzonderlijk wordt gemeld over begrotingswijzigingen zal deze aanvulling van kracht zijn. D2011-103.def 5
5. Algemeen beheer en onderhoudsbegroting. Zolang de totale begrotingspost met niet meer dan 10% wordt onderschreden of overschreden, hoeft er geen melding vooraf plaats te vinden Niet begrote posten van boven de 250.000 dienen altijd vooraf aan de raad te worden gemeld, hetzij in de voltallige vergadering of bij uitzondering in spoedeisende situaties, na overleg met voorzitter van de raad van commissarissen en een van de andere leden. Een begrotingswijziging zal worden opgesteld en ter goedkeuring worden voorgelegd. 6. Bij overschrijdingen van de investeringen boven de 250.000 voor groot onderhoud, verbeteringen en nieuwbouw genoemd in de goedgekeurde begroting, zal periodiek over de voortgang in algemene en financiële zin aan de raad van commissarissen worden gerapporteerd. 7. De limiet omtrent niet geplande zaken, zoals verkrijgen en vervreemden van registergoederen en het aantrekken van leningen buiten de begroting om, wordt vastgesteld overeenkomstig hetgeen hiervoor onder het eerste en tweede lid van dit artikel is vastgesteld. Pijnacker, 16 februari 2012 Namens de Raad van Commissarissen Het bestuur, W.L. de Groot voorzitter RvC ing. L.W. Greven Algemeen directeur D2011-103.def 6