VOORBEELD DIRECTIESTATUUT Het bestuur van Woningbouwvereniging x, gevestigd te., hierna te noemen "..", overwegende: dat.. een bedrijfsmatig georganiseerde en bestuurde woningcorporatie wil zijn waarbinnen de beleidsvoorbereiding en de uitvoering van de werkzaamheden worden vormgegeven door de werkorganisatie onder leiding van een directeur dat de directeur en de werkorganisatie binnen door het bestuur vastgestelde beleidskaders moeten kunnen werken dat het bestuur zich op de vaststelling van het beleid en bewaking van de uitvoering wil richten dat de statuten de mogelijkheid bieden voor een delegatie van bestuurstaken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de directeur van de werkorganisatie van.., gegeven het feit dat het bestuur een eindverantwoordelijkheid blijft behouden dat de directeur zich niet kan beroepen op onvolledigheid van dit stuk of andere voorschriften bij het nalaten van datgene, wat tot zijn/haar taak behoort dat dit statuut door het bestuur met inachtneming van hetgeen bepaald is in de statuten van.. gewijzigd kan worden, na overleg met de directeur dat de directeur instemt met de hierna omschreven regeling, hetgeen blijkt uit haar/zijn medeondertekening. stelt dit directie-statuut als volgt vast: Spelregels / Voorbeeld directiestatuut 1
1. Algemene Bepalingen 1.1 Overeenkomstig artikel 35 van de statuten draagt het bestuur de dagelijkse leiding van de werkzaamheden van.. op aan de daartoe aangestelde directeur van de werkorganisatie, verder te noemen de directeur. 1.2 Het bestuur geeft aan de directeur een zodanige vertegenwoordigingsbevoegdheid als voor haar/zijn functioneren nodig is, hetgeen met het navolgende in grote lijnen wordt bepaald. 1.3 De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden van.. en met de leiding van de werkorganisatie. De werkzaamheden zijn gericht op het realiseren van de doelstellingen van.... Hij/zij is verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledige uitvoering van activiteiten, noodzakelijk ten behoeve van het bouwen, verbouwen, onderhouden, beheren en exploiteren van woningen en andere objecten. 1.4 De directeur is bij zijn/haar taakuitoefening gehouden aan de beperkingen en verplichtingen door de statuten van.. of enig overheidsvoorschrift of wettelijke bepaling gesteld, alsook aan de door het bestuur genomen besluiten, vastgestelde beleidskaders en gedragslijnen, waaronder met name de jaarbegroting, de meerjarenbegroting en het door het bestuur vastgelegd beleid. 1.5 De directeur legt op de in dit directiestatuut (verder: statuut) overeengekomen, en op elk ander door het bestuur gewenst moment en op de door het bestuur gewenste wijze, verantwoording af over zijn/haar taakuitoefening en de aanwending van de hem/haar op grond van dit statuut toegekende bevoegdheden. 1.6 De directeur is bevoegd, voorzover in het navolgende niet anders is aangegeven, de hem/haar op grond van dit statuut toegekende bevoegdheden te mandateren aan andere personeelsleden in dienst van.... Deze mandatering wordt op schrift gesteld en ter kennis van het bestuur gebracht. 1.7 Bij langdurige afwezigheid van de directeur voorziet het bestuur in overleg met de waarnemend directeur in de plaatsvervanging. 1.8 De directeur is bevoegd tot het nemen van beslissingen en het verrichten van handelingen die nodig zijn om zijn/haar taak en daarmee verbonden verantwoordelijkheid naar behoren te vervullen. 2
2. Bestuurlijk functioneren 2.1 De directeur neemt deel aan bestuursvergaderingen en andere vergaderingen ten behoeve van de bestuurlijke organen van.. als informant, deskundige en adviseur voor het bestuur en als eerstverantwoordelijke voor de werkorganisatie. In die gevallen, waarin zaken aan de orde zijn die betrekking hebben op de directeur zelf, kan het bestuur besluiten te vergaderen zonder aanwezigheid van de directeur. In andere gevallen waarbij het bestuur wenst te vergaderen zonder de directeur zal deze laatste hierover van te voren in kennis worden gesteld. 2.2 De directeur verstrekt desgevraagd maar vooral uit eigener beweging, zowel mondeling als schriftelijk en op de door het bestuur gewenste wijze gegevens en inlichtingen met betrekking tot aangelegenheden van.. en de daarbij van belang zijn de externe ontwikkelingen die het bestuur nodig heeft om haar taak naar behoren te kunnen vervullen. 2.3 De directeur is verantwoordelijk voor het voorbereiden, convoceren, agenderen en voor de verslaglegging van bestuursvergaderingen en vergaderingen van de Raad van Toezicht. 2.4 De directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en juiste uitvoering van bestuursbesluiten en geformuleerd beleid. Met inachtneming van hetgeen in 1.8 is geformuleerd is de directeur bevoegd tot: a. het tijdens bestuursvergaderingen gehoord te worden over alle onderwerpen die.. betreffen, alvorens het bestuur tot besluitvorming overgaat b. het bestuur te verzoeken in vergadering bijeen te komen en aldaar gehoord te worden, indien en wanneer daartoe een dringende reden aanwezig is. Het bestuur zal steeds aan een dergelijk verzoek in alle redelijkheid gehoor geven 2.5 De directeur bereidt de door het bestuur te voeren correspondentie voor. Voor zover hij/zij niet zelf op grond van dit statuut tot afdoening is gemachtigd, legt de directeur deze correspondentie in conceptvorm aan het bestuur ter goedkeuring en zonodig ter ondertekening voor. Het bestuur zal niet anders corresponderen dan hiervoor is aangegeven, tenzij de correspondentie betrekking heeft op de directeur zelf of wanneer door het bestuur of door voorzitter en secretaris uitdrukkelijk gezamenlijk daartoe wordt besloten. 3
3. Algemene beleidsvorming 3.1 De directeur is ten behoeve van de realisatie van de doelstellingen van.. verantwoordelijk voor een adequate beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling vanuit de werkorganisatie naar het bestuur voor alle zaken.. betreffende en neemt hiertoe initiatieven. 3.2 Het bestuur toetst beleidsvoorstellen vanuit de werkorganisatie aan de doelstellingen van ".., het door het bestuur vastgestelde beleidsplan en aangegeven be-leidskaders en tevens aan de door het bestuur gewenste beleidsrichting. Het bestuur - voorzover de statuten van.. en dit statuut niet anders bepalen - stelt het beleid vast. 3.3 Ten behoeve van de in 3.1 genoemde beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling stelt de werkorganisatie, onder leiding en verantwoordelijkheid van de directeur, zich voortdurend op de hoogte van alle voor.. van belang zijnde actualiteiten en ontwikkelingen op het terrein van de volkshuisvesting en op alle overige relevante beleidsterreinen op landelijk, provinciaal, regionaal en plaatselijk niveau. 3.4 Met inachtneming van hetgeen in 1.4 en 1.8 is geformuleerd is de directeur, met betrekking tot 3.3., bevoegd tot het nemen van besluiten, voor zichzelf en andere personeelsleden, met betrekking tot het volgen van opleidingen en trainingen, het deelnemen aan excursies, studiebijeenkomsten, overlegverbanden etcetera; een en ander op basis van een planning. Welke ter kennis wordt gebracht aan het bestuur. 4. Vertegenwoordiging en belangenbehartiging 4.1 De directeur is verantwoordelijk voor een tijdige signalering naar het bestuur van aangelegenheden, waarbij vertegenwoordiging van.. door het bestuur naar zijn/haar mening of op grond van afspraken wenselijk of noodzakelijk is. Met inachtneming van hetgeen in 1.8 is geformuleerd is de directeur bevoegd tot het aandragen van suggesties aan het bestuur met betrekking tot de wenselijkheid c.q. noodzakelijkheid van het naar buiten optreden van het bestuur, in aanvulling op de vertegenwoordiging van de directeur zelf. 4.2 De directeur is verantwoordelijk voor een adequate belangenbehartiging, waaronder representatie, van.. en onderhandelt namens.. met derden; een en ander met inachtneming van hetgeen is geformuleerd in 1.4. De directeur is verantwoordelijk voor het stimuleren en ondersteunen van het opbouwen en onderhouden van een goede relatie van.. met bijvoorbeeld collega-corporaties, gemeente en bewoners/huurders(groeperingen). Binnen het kader van de statutaire bepalingen en hetgeen in dit statuut is bepaald, is de directeur bevoegd.. te vertegenwoordigen en zelfstandig onderhandelingen af te sluiten met een voor.. bindende overeenkomst. Een en ander vindt plaats binnen de daartoe 4
gemaakte afspraken tussen bestuur en de directeur. En laat onverlet de mogelijkheid dat (leden) van het bestuur de corporatie in representatieve zin vertegenwoordigen tijdens onder meer ledenvergaderingen en bewonersavonden. 4.3 De directeur is verantwoordelijk voor de publiciteit en voorlichting ten behoeve van ".... 5. Personeel & Organisatie 5.1. De vaststelling van de hoofdstructuur van de organisatie is voorbehouden aan het bestuur. 5.2. De directeur is binnen de grenzen van de jaarbegroting van.., en andere van toepassing zijnde bepalingen, verantwoordelijk voor het ontwerp, de realisering en de aanpassing van de organisatiestructuur van de werkorganisatie met een zodanige taak- en functieverdeling dat: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van personeelsleden duidelijk zijn vanuit het oogpunt van interne controle een voldoende functiescheiding is gewaarborgd een effectieve en efficiënte taakuitoefening door de werkorganisatie en de daarin werkzame personen mogelijk is. 5.3 De directeur is verantwoordelijk voor een adequate personele bezetting van de werkorganisatie. Hij draagt zorg voor een goed functionerend managementteam en stelt een MT-reglement op, dat de goedkeuring van het bestuur behoeft. 5.4 De directeur is verantwoordelijk voor een goed arbeidsklimaat en treft maatregelen die hiervoor van belang zijn, rekening houdend met en gebruik makend van adequate overlegvormen. De directeur is verantwoordelijk voor een adequate interne overlegstructuur in de organisatie. 6. Activiteiten van de werkorganisatie De directeur is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van werkzaamheden van de werkorganisatie, alsmede voor de doelmatige inrichting van werkprocedures (o.m. huur-incasso, woningmutatie, klachtenonderhoud en interne controle). Onder het verantwoordelijkheidsgebied van de directeur valt dan het volgende. 6.1 Financieel-administratieve zaken De directeur is verantwoordelijk voor een dusdanige inrichting van de administratie, dat hieruit te allen tijde de financiële situatie en de rechten en plichten van.. duidelijk blijken. Hij/zij bevordert tevens een dusdanige administratieve or-ganisatie dat kan worden voldaan aan de eisen van doelmatig beheer en dat alle maatregelen genomen worden nodig voor een goede werking van de interne controle gericht op volledigheid, juistheid en tijdigheid van de administratieve verantwoording. Hij draagt tevens zorg voor het vervaardigen van de planning voor en het bewaken van de 5
liquiditeitspositie op korte en lange termijn en draagt daarbij zorg voor een adequaat vermogensbeheer. Hij is verantwoordelijk voor het op- en bijstellen van het door het bestuur vast te stellen beleggingsstatuut. 6.2 Technische zaken De directeur is verantwoordelijk voor het uitvoeren en het uitbesteden van onderhoudswerkzaamheden voor de voorbereiding en uitvoering van nieuwbouw-, renovatie-, groot-onderhoudsen isolatieprojecten. Hij/zij is verantwoordelijk voor het signaleren en initiëren van projecten die passen binnen de doelstelling van... Het bestuur keurt het definitieve plan goed en beslist terzake van de in dit kader te plegen investeringen, waarna na vaststelling, de directeur verantwoordelijk is voor uitvoering binnen de gestelde kaders. 6.3 Verhuur- en bewonerszaken De directeur is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van een adequate toewijzing van woningen van... binnen de richtlijnen die door het bestuur worden gesteld. Hij/zij is tevens verantwoordelijk voor het aangaan van overeenkomsten tot huur en verhuur van de woningen en de overige objecten. De directeur is verantwoordelijk voor het bevorderen van een goed woon- en leefklimaat in het woningbestand van, is verantwoordelijk voor de voorlichting en informatieverstrekking aan huurders, bevordert een goede relatie tussen.. en haar bewoners en bevordert de participatie van bewoners. 7. Informatievoorziening en verantwoordingsplicht naar het bestuur 7.1 De directeur informeert het bestuur op een door het bestuur gewenste wijze omtrent de voortgang van de uitvoering van bestuursbesluiten, en verantwoordt tijdig waarom bestuursbesluiten (nog) niet zijn uitgevoerd. Tevens is de directeur verplicht bij het constateren van onregelmatigheden en ernstige voorvallen de voorzitter van het bestuur daarvan onverwijld in kennis stellen. 7.2 De directeur is verplicht het bestuur van tijdig en op een zodanige wijze te informeren, adviseren, ondersteunen en verantwoording af te leggen over zijn/haar taakuitoefening, dat het bestuur haar beleidsbepalende en toezichthoudende taak kan uitvoeren. 7.3 De directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid en legt hierover éénmaal per jaar door middel van het sociaal jaarverslag verantwoording af. 7.4 De directeur zal eens per kwartaal een rapportage aan het bestuur voorleggen over de werkelijke kosten en baten in relatie tot de begroting, vergezeld van een analyse naar oorzaken van de belangrijkste afwijkingen, zowel in activiteiten als in geldbedragen. 6
De kwartaal-rapportage zal daarnaast informatie bevatten omtrent: de hoogte van de huurachterstanden het verloop van woningtoewijzingen, mutaties, leegstand en ontruimingen het verloop van juridische procedures de voortgang van de onderhouds- en bedrijfsbegroting de voortgang van renovatie- en nieuwbouwprojecten de stand van zaken met betrekking tot de investeringsbegroting de liquiditeitsbegroting de te verwachten afwijkingen van de geprognotiseerde vermogenspositie informatie met betrekking tot het vermogensbeheer informatie met betrekking tot de voortgang van de werkzaamheden informatie met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van bestuursbesluiten. Bij de rapportages zal een realisatieprognose voor de totale jaarbegroting worden gevoegd. Aldus vastgesteld en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te. d.d........ voorzitter. secretaris. directeur 7