Cahier spécial des charges FISCONET 2 questions / réponses Lastenboek FISCONET2 vragen / antwoorden

Cahier spécial des charges FISCONET 2 questions / réponses Lastenboek FISCONET2 vragen / antwoorden N paragraaf pg. Question/réponse - Vraag/antwoord 1 Général NA Est-il possible de recevoir la version Word des documents annexes (A, B, C et E)? Oui. 2 Algemeen Waarom wordt deze aanbesteding gedaan? Er is immers al een bestaandssyteem. Voldoet dit systeem niet? Zo ja, wat zijn dan de tekortkomingen? Indien wel voldoet, waarom dan deze aanbesteding? 1) Het huidige contract is geëndigd. De FOD gebruikt de eerste verlenging (optie). De FOD wil een nieuw contract maken om zijn diensten en prestaties te ondersteunen. 2) De huidige site voldoet aan zijn verwachtingen. 3) Nihil 4) De FOD wil andere processen integreren (zoals collaboration) en het systeem verder ontwikkelen. 3 Algemeen Wat is de rol van CSC in deze aanbesteding? De afkorting CSC betekent "cahier spécial des charges". 4 Algemeen Mag IBM nog aanbieden op dit lastenboek? Zij zijn immers betrokken bij de voorfase van dit lastenboek. Ja. 5 Algemeen Wij missen een formele vragenlijst, die wij kunnen gebruiken voor onze beantwoording. Wij zien alleen maar een opsomming van eisen in CSC-Fisconet -2- NL document. Zie prijselementen in bijlage E: inventaris 6 Algemeen "Met betrekking tot het volgende: ""Een van de actuele technische oplossingen is Lotus Domino en zijn componenten7: - Lotus Notes/Domino - Lotus Sametime Entry en Standard - Lotus Connections Files and Profiles - Lotus Traveler

- Lotus Quickr - Sharpoint Connector."" Is deze set van producten al door FOD Financien aangeschafd of is dit ter illustratie? Moet de aan te bieden oplossing hier een vervanging voor zijn of dient op deze IBM componenten te worden aangesloten? 1.Dit is een illustratie 2. Dit is een mogelijke oplossing die u een andere geïntegreerde samenwerking voorgestelde oplossing in de voorgestelde oplossing in de totale begroting 7 Algemeen Kunnen wij de antwoord bijlagen V (Administrative bijlagen) ook in Word ontvangen? Ja. 8 Ensemble du CsC NA "TOC. Question: les TOCs doivent-ils être constitués automatiquement? Ou s'agit-il de documents créés manuellement et comportant des hyperliens vers les documents qu'ils référencent?" Actuellement, les TOCs (Table of Content), ou tables des matières, sont des documents créés manuellement et comportant des hyperliens. La solution proposée devra permettre la création automatique ou du moins conviviale desdites TOCs. (voir aussi la question n 40) 9 II.5 18 Voorgestelde applicatieprogramma s moeten officieel commercieel beschikbaar zijn en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Vraag: wat wordt bedoeld met commercieel beschikbaar zijn? Wordt bedoeld : beschikbaar voor commercialisatie in hoofde van de leverancier of beschikbaar in hoofde van potentiële klanten? Beschikbaar in hoofde van potentiële klanten 10 II.10 26 Wanneer start de garantie periode voor de geleverde infrastructuur en software? Is dit na installaties of na voorlopige oplevering van fase 3 project? Na voorlopige oplevering van fase 3 project (etappe 2) 11 II.15.1 29 Pour les fournitures et services, tout le montant dû est facturé à la réception provisoire. Question: s'agit-il de la réception provisoire partielle de l'élément considéré (ou des éléments d'une phase du projet) ou de la réception provisoire de la solution complète? Une réception provisoire aura lieu à la fin de chaque étape 12 III.1 32 Wat wordt er verstaan onder capteren? Moet het programma bijvoorbeeld zelf OCR voorzien of aangeleverde scans of wordt er een scan aangeleverd met een extra OCR bestand.

Het opslaan van audio-visuele bestanden met toevoeging van extra Laatste punt Met capteren wordt bedoeld dat de te leveren oplossing de brondocumenten, welke worden aangeleverd in formaten als bv. de courante kantoorsuites MS WORD of EXEL; OpenOffice WRITER of CALC; beeldformaten als.jpg, GIF; TIFF, PNG; originele PDF en HTML bestanden, enz., kan opslaan en omzetten naar zowel XML als PDF. (zie ook vraag nr. 16) Wat betreft het scannen van papieren documenten. De aanbesteding heeft geen betrekking op een scanner (fysieke machine). Het bestek betreft echter wel de levering van een krachtige OCR software om de scanningsbestanden om te zetten. 13 III.1 32 - De levering van een tool/oplossing voor het scannen van papieren documenten, inclusief OCR, maakt deel uit van de opdracht. - Hoeveel bladzijden worden er op jaarbasis gescand? - Hoeveel gebruikers voeren scanoperaties uit? 1. Neen, de scanner maakt geen deel uit van de opdracht, enkel de OCR software; 2. Het scannen van papieren documenten zal in hoofdzaak Belgische rechtspraak betreffen.voor het jaar 2011 : 9.554 uitspraken (bron: Jaarverslag 2011 van de FOD Financiën); 3. Iedereen van de dienst Kennisbeheer, maximaal 50 personen. 14 III.1 32 "De levering van scanners maakt geen deel uit van de opdracht. Over welke scanners (merk/type & aantal) beschikt de FOD FIN. Dienen de scanners gekoppeld te worden aan het systeem of worden de gescande beelden aangeleverd aan het systeem via bv een shared folder. De scanner (fysieke machine) maakt geen deel uit van de opdracht. De aanbesteding betreft enkel een krachtige OCR software (zie vraag nr. 12)." 15 III.1 32 De FOD Financiën heeft in deze gekozen voor de strategische optie om de taken welke ze zelf kan beheren, ook zelf uit te voeren en de zaken welke niet tot haar core business behoren uit te besteden aan een gespecialiseerde partner. Kan u toelichten welke taken deel uitmaken van deze «core business» zoals : het verzamelen, converteren, actualiseren, metadateren en classificeren van informatie zoals circulaires, parlementaire vragen, Europese wetgeving en rechtspraak, regionale fiscale wetgeving etc. - De zaken die tot onze core business behoren, betreffen alles wat te maken heeft met het verzekeren van de toepassing van de fiscale en de gerelateerde niet-fiscale wetgeving. Het verzamelen en bijwerken van deze wetgeving en de daarmee verband houdende documentatie, behoren daartoe. Andere zaken zoals het burgerlijk recht, het gerechtelijk recht en andere rechtstakken behoren daar niet toe. Hiervoor zal de FOD Financiën akkoorden sluiten met andere ministeries (zie ook vraag nr. 23). - Alle taken die nodig zijn voor het verzamelen, bijwerken, metadateren, enz. van de fiscale documentatie behoort eveneens tot onze core business en zullen alle door ons zelf worden uitgevoerd.

16 III.1 32 Een tool om documenten te capteren vanuit de verschillende formaten in de gebruikelijke kantoorsuites, met inbegrip van HTML, PDF, beeldformaten en OCR toegepast na scanning. Deze tool moet het mogelijk maken de documenten op een uniforme manier en met een standaard lay-out op te slaan in de database. (de verwerking van audiovisuele bestanden moet reeds voorzien worden); Vraag : Moeten ook teksten, met als bronformaat PDF, HTML, in xml formaat opgeslagen worden? Ja, behalve indien de het PDF-bestand niet vatbaar is voor OCR. 17 III.1 33 Een webinterface (portaal) met alle nodige pagina s of weergaven zodat de gebruiker op een intuïtieve manier de beschikbare expliciete kennis (documenten) doelgericht, efficiënt en op een gestructureerde manier kan vinden en ze visueel optimaal kan raadplegen zowel op het scherm als na het printen op papier. De gebruiker moet de mogelijkheid hebben om zijn profiel te beheren en op deze wijze de weergave van de inhoud te beïnvloeden. De volgende interacties met de gebruiker dient via de webinterface mogelijk te zijn. Pull : de gebruiker benadert de kennis op eigen initiatief door een zoekactie uit te voeren of te navigeren via de taxonomie. Push : de gebruiker krijgt proactief op basis van zijn profiel bepaalde informatie toegestuurd vanuit het systeem; en Collaboration : de gebruiker kan een vraag stellen of gebruikers kunnen onderling samenwerken en communiceren (implicietekennis). Vraag 1: Welke informatie maakt deel uit van het profiel van de gebruiker? Vraag 2: Kan de gebruiker zijn profiel zelf aanpassen? Welke parameters kan hij ingeven. Vraag 3: Hoe moeten de alerts toegestuurd worden en met welke frequentie? Vraag 4: Worden vragen via de webinterface beschikbaar gemaakt of blijven deze onderdeel van de backoffice / afgeschermd intern gedeelte? 1 gegevens van de login: - intern : zie de ICT-standaard (IAM), - extern: het minimum om pull, push en samenwerking mogelijk te maken. 2 zelf aanpassen login: - intern : neen, - extern: ja, via de access manager van de toepassing. 3 dit is een element van de kwaliteit van de offerte. 4 vragen van de gebruikers aan de beheerders worden niet publiek gemaakt en blijven onderdeel van de backoffice. 18 III.1 33 "Un accès sécurisé aux données suivant le profil de l'utilisateur ;.Les fonctionnaires doivent s'identifier à cette fin. Leur authentification passe par l'application IAM (LDAP). Question: IAM contient-il toutes les informations nécessaires permettant d'identifier qui peut accéder à quelle information?" IAM ne contient que les informations intrinsèques aux fonctionnaires (par exemple : login, password, service, email..). La sécurité des documents se fera au niveau du document et de la branche de la taxonomie ainsi que du segment d information indexé.

19 III.1 33 "Un outil pour capter les documents dans les différents formats utilisés par les suites bureautiques courantes, notamment HTML, PDF, les formats d'image et l'ocr après scannage. Question: Le terme «capter les documents», signifie-t-il ""simplement"" stocker ces documents ayant des formats divers dans la solution GED. Si cette signification n'est pas correcte, pouvez-vous préciser?" (voir les questions n 12 et 16) 20 III.1 33 Un outil pour convertir automatiquement (p.ex. via XML) les fichiers uniformes de la banque de données fiscale au lay-out optimal Pourriez-vous détailler précisément quels sont les formats d'entrée et de sortie qui sont attendus par le SPF Finances? Nous considérons, par exemple, que deux fichiers de données sous format XML sont 2 formats différents quand les données sont structurées différemment. Voir le paragraphe annexe IV.1.2.1 Formats des documents donnant actuellement les types de documents en entrée, généralement l échange entre les différents systèmes (outil de gestion documentaire, moteur de recherche) se fait en format xml. Le lay-out optimal se fait à travers une feuille de style. 21 III.1 33, 3 Welke andere databanken worden er bedoeld? Welke interfaces zijn op deze databanken voorzien om gegevens uitwisseling te realiseren? 1) Andere databanken zoals FOD Justitie of Economische Zaken. 2) De interfaces zijn nog niet bekend. 22 III.1 34 "Un outil pour la sauvegarde quotidienne du contenu de la banque de données fiscale. Au moins une copie complète du dernier back-up doit se trouver sur des dispositifs se trouvant à une distance géographique suffisante des serveurs en ligne pour assurer la récupération de données en cas de catastrophe. Question: la distance séparant les 2 centres informatiques du SPF Finances est-elle considérée comme une distance géographique suffisante. Où le prestataire devra-t-il prévoir le stockage des backups dans un endroit sécurisé externe au SPF Finances?" La distance entre nos 2 Datacenters est suffisante du point de vue DRP. 23 III.2 34, pt4 Hoe wordt er beslist welke de interne & externe bronnen de zoekmotor moet doorlopen? We vermoeden dat het niet de bedoeling is om een Google uit te bouwen. De FOD beslist

24 III.2 35 Wat is de verwachte doorlooptijd voor fase 4? Deze fase start na beëindigen van fase 3. Klopt dat? zie III.5.1.7 Fasering. De nodige tijd om de integratie te voorzien. 25 III.2 35 Wanneer start fase 5? Wat is de verwachte doorlooptijd voor fase 5? zie III.5.1.7 Fasering. De nodige tijd om de ondersteunende communicatie en ""change management"" te realiseren. 26 III.2 35 Kan u de scope van beheer van de veranderingen in fase 5 toelichten. Het nieuw systeem moet bekend gemaakt worden. Er zijn nieuwe processen, nieuwe softwares en nieuwe tools. 27 III.2 35 Na welke fase moeten de reeks gidsen uitwerkt zijn? De gids moeten met de fases gelinkt worden (zie III.5.1.7 Fasering) 28 III.2 35 Het platform bevat meer dan 500.000 documenten, voornamelijk in html-en pdf-formaat, gelijk verdeeld over de 2 taalgroepen (Nederlands en Frans). Op 01/07/2012, waren er 155 documenten in het Duits aanwezig. Vraag: Bevat het huidige html formaat ook opmaak of zijn tekst en opmaak nu reeds gescheiden van elkaar. Vraag: Moeten ook bestaande html-teksten omgezet worden naar xml formaat? Eerste vraag: De tekst en de opmaak zijn nu reeds gescheiden. Tweede vraag: Ja, ook de bestaande HTML bestanden moeten omgezet worden naar XML. 29 Deel III.2, item 5 35 Extranetten (voor partners): dient er per extranet extra security te woerden voorzien, voorbeeld onderscheid boekhouder / fiscalist en raadpleegbare documenten Vandaag is er enkel een extranet voor het personeel van de FOD, met toegang via eid (IAM). 30 III.2 35 Le système de gestion de l identité (IAM) authentifie un utilisateur interne et détermine s il peut accéder à une ressource du système. Question: les utilisateurs externes devront-ils être authentifiés (par exemple via eid ou un token? Certaines catégories d'utilisateurs externes ont-ils des droits d'accès plus étendus que le simple citoyen? Si oui lesquels et comment sont-ils identifiés? Pour accéder au contenu réservé aux agents des Finances, ceux-ci doivent s'identifier.

Il n'y a pas de catégorie pour les utilisateurs externes. Voir aussi IV.1.3.2. 31 III.2 35 De plus, le portail offre un accès vers les fonctionnalités de collaboration nécessaires pour animer les communautés. Question: l'accès aux fonctions de collaboration est-il réservé aux seuls utilisateurs du SPF Fnances? oui. Mais voir aussi le point IV.1.3.5 32 III.2 35 De plus, le portail offre un accès vers les fonctionnalités de collaboration nécessaires pour animer les communautés. Question: quel outil de collaboration est-il actuellement à disposition des agents du SPF Finances? Cet outil est-il disponible pour tous les agents? Question: Afin de déterminer le niveau d'intégration possible, pourriez-vous fournir un inventaire des interfaces qui seront disponibles afin de réaliser l'intégration (par exemple : Web Services, HTTP-JSON, Database ). 1) Il n'y a pas encore d'outil de collaboration disponible pour l'ensemble des agents, sauf le courriel et l'agenda électronique. 2) Les interfaces sont normalement disponibles dans les standards ICT. 33 III.2 35 Le moteur de recherche parcourt et indexe différents systèmes et sources Question: Pour l'indexation de systèmes externes, pourriez-vous préciser comment pourra se faire l'extraction d'information à partir d'un système externe? Question: Pour les systèmes externes déployés au SPF Finances, sera-t-il possible d'y accéder à la source d'information à partir d'une base de données? Si ce n'est pas possible, est-il possible d'utiliser une API et si oui lequel? Question:Pour les systèmes externes déployés en dehors du SPF Finances, pourriez-vous décrire comment l'accès à la source externe pourra se faire (par exemple : accès web ouvert, accès web sécurisé )? Le moteur de recherche indexera les sites externes par 2 méthodes principales : 1. intégration des indexes + documents reçus par les sources externes 2. crawling de manière régulière des nouveaux documents composant les sites cibles Le moteur de recherche doit avoir des connecteurs génériques sur nos standards ICT en terme de stockage (filenet,sharefolders, san,..) 34 III.2 36 La gestion de documents permet de gérer le cycle de vie des connaissances semi structurées. Cette couche comprend un module de capture de document papier Question: Pour le module de capture de document papier, pouvons-nous utiliser un dossier réseau partagé dans lequel seraient copiés les documents scannés? - Capture de documents papier, voir la question n 12, 2 e paragraphe de la réponse. - Oui, vous pouvez utiliser un dossier réseau partagé.

35 III.2 36 La phase 2 comprend l évolution de la base centrale de connaissances (y compris les phases de migrations des sources de données actuelles,question: quelle est la différence entre les sources de données actuelles et les données actuellement contenues dans FisconetPlus et qui font l'objet de la migration en phase 1? Nous sommes en train d intégrer les données du contentieux, du elearning et de docpat. Elles seront intégrées soit via le crawling du moteur de recherche soit en l intégrant dans Nuxeo. 36 III.2 36 la phase 5 sera consacrée à la gestion du changement et la formation des utilisateurs. Question: cette phase se déroulera-t-elle en parallèle avec les autres phases de façon à permettre une utilisation de l'outil au fur et à mesure de son déploiement ou se déroule-t-elle après les 4 autres phases? cette phase débutera en parallèle avec les autres phases de façon à permettre une utilisation de l'outil. 37 III.3 12 37 Op welke manier wordt er beslist om een document te archiveren? Beslissing van een algemene administratie (bvb een omzendbrief die wordt vervangen) 38 III.3 37 "TOC- verschillende ingeboekte documenten waarvan de inhoud samen één tekst vormen Hoe zijn deze opgeslagen in het huidige systeem? Hoe wordt de TOC bewaard in het huidige systeem? Hieronder wordt de HUIDIGE situatie weergegeven. Deze is niet verplichtend voor de toekomst. In het kader van dit bestek wordt er gesproken over TOC in twee betekenissen: 1 In de zin van een lijst die een eenvoudige opsomming geeft van een bepaald soort documenten (bv. de circulaires van een bepaald jaar). Het betreft hier een pagina die is opgebouwd uit een reeks gewone hyperlinks naar individuele documenten die los staan van elkaar. Alle hyperlinks op deze TOC-pagina worden manueel aangemaakt en zijn als volgt samengesteld: Kmuuid://adce58ce-4ef9-42c9-b4a1-ca2d5ca5750a Kmuuid:// betekent dat het een gewone hyperlink is en het wordt gevolgd door het ID-nummer van het desbetreffend document. Deze TOC-pagina, met de hyperlinks, wordt manueel aangemaakt (meestal in MS WORD en opgeslagen als gezuiverde HTML), ingeboekt en opgeslagen zoals iedere andere pagina en heeft een eigen ID-nummer. (Een voorbeeld kan worden gevonden op de URL : http://ccff02.minfin.fgov.be/kmweb/document.do?method=view&id=65258afe-4704-4003-8f0f-7fae8d66921e ). 2 In de zin van een echte inhoudstafel die bedoeld is om binnen een groter geheel (één grote tekst), welke in de databank echter is opgesplitst in meerdere documenten, op een dynamische manier te kunnen navigeren. Een voorbeeld van zo een groter geheel is het Wetboek van de inkomstenbelastingen. Dit wetboek bestaat uit 533 artikelen (in de praktijk meer, omdat er ook bis-, ter-, quater-nummers zijn).

Dit soort TOC-pagina s wordt eerst manueel aangemaakt, meestal, in MS WORD. (Dit voorbeeld kan worden gevonden op de URL : http://ccff02.minfin.fgov.be/kmweb/document.do?method=view&id=f7fb69fa-7bf6-4796-9440-941cd51840de ) Dit volledige wetboek beschouwen wij als één tekst. Omdat de tekst van dit wetboek inhoudelijk over een zeer groot aantal verschillende onderwerpen handelt, is het niet praktisch, om in het kader van kennisbeheer, deze tekst als één enkel document in de kennisdatabank in te boeken. Daarom wordt ieder artikel van dit wetboek ingeboekt als een afzonderlijk document met een eigen ID-nummer en deze documenten zijn met elkaar verbonden via relaties (link) van volgend document en vorig document. Deze relaties moeten manueel ingeboekt worden in de metadata. - Indien men een opzoeking doet via de zoekmotor en men bekomt als resultaat bv. het document van artikel 135, en men klikt op volgend document, dan wordt in hetzelfde scherm, het document van artikel 136 geopend, enz. - Indien men via de taxonomie navigeert tot op de TOC van dit wetboek, ziet men op deze pagina de volledige structuur van dit wetboek met hoofdstukken, afdelingen, onderafdelingen, enz. Ieder van deze onderdelen vormt een hyperlink die op een complexe manier is opgebouwd. Indien men naar artikel 135 wil gaan, kan men klikken één van de hyperlinks waartoe dit artikel behoort: de link naar Hoofdstuk III of deze naar Afdeling I of deze naar Onderafdeling II. Telkens zal er een ander virtueel document worden geopend met een ander ID-nummer. Als men in de TOC-pagina op de hyperlink van een bepaald onderdeel klikt, bekomt men op het scherm een virtueel document waarin via concatenatie alle documenten van de artikelen die deel uitmaken van dat onderdeel worden samengevoegd: Klikt men op : HOOFDSTUK II : GRONDSLAG VAN DE BELASTING Art. 6-129, dan bekomt men het virtuele document waarin alle artikelen van dat hoofdstuk II zijn samengevoegd, van artikel 6 tot en met artikel 129. Klikt men op: Afdeling II : Inkomen van onroerende goederen Art. 7-16, dan bekomt men het virtuele document waarin alle artikelen van die afdeling zijn samengevoegd, van artikel 7 tot en met artikel 16. Alle hyperlinks op deze TOC-pagina worden manueel aangemaakt en zijn als volgt samengesteld: kmrange://21ec0cfd-0619-4513-b547-df2bc11273ea:142 kmrange:// betekent dat het om een concatenatie gaat. Het wordt gevolgd door het ID-nummer van het eerste document van de range en wordt gevolgd door : en een getal (hier 142). Dit betekent dat het eerste document moet samengevoegd worden met de 142 daaropvolgende documenten. De juiste opeenvolging van die geconcateneerde documenten, binnen de virtuele pagina, wordt bepaald door de relaties volgend document en vorig document die vervat zitten in de metadata van de betrokken documenten. Dit soort TOC-pagina s, met de hyperlinks, worden eveneens manueel aangemaakt (meestal in MS WORD en opgeslagen als gezuiverde HTML), ingeboekt en opgeslagen zoals iedere andere pagina en heeft ook een eigen ID-nummer. Het beheer van een TOC is een complexe en arbeidsintensieve taak. BELANGRIJKE OPMERKINGEN: A. De geconcateneerde virtuele documenten zijn niet echt virtueel, maar bevinden zich weldegelijk fysiek in de

databank van de web site met een eigen ID-nummer. Deze worden door het systeem automatisch aangemaakt en opgeslagen op het ogenblik dat de TOC-pagina door de beheerder wordt gepubliceerd of geherpubliceerd nadat er een update moest gebeuren. Deze virtuele documenten zijn niet vatbaar voor manueel beheer en niet toegankelijk voor de beheerders van de kennisdatabank. Ze bevinden zich immers niet in het WCM-systeem Nuxeo. Vb: ingevolge een wetswijziging wordt een artikel 10bis ingevoegd. De volgende eerste 4 stappen (verkort weergegeven) moeten manueel gebeuren: - het nieuw document artikel 10bis moet worden ingeboekt; - de relaties tussen artikelen 10 en 11 moeten worden verbroken; - nieuwe relaties moeten worden gelegd tussen de artikelen 10, 10bis en 11; - de TOC-pagina moet worden geherpubliceerd. - het systeem creëert automatisch opnieuw alle virtuele documenten met nieuwe ID-nummers: (In de inhoud van de vituele documenten Hoofdstuk II: en Afdeling II:, zal het nieuwe artikel 10bis op de juiste plaats worden weergegeven). Noteer dat de TOC-pagina tot 6 niveau s diep kan gaan. Dit betekent dat de onderdelen van de tekst die tot dat zesde niveau behoren, in zes verschillende virtuele documenten voorkomen (hoofdstuk, afdeling, onderafdeling, enz.) B. De huidige leverancier werkt momenteel aan een nieuwe, nog te implementeren, versie van de kennisdatabank. Ten opzichte van het huidige systeem, zouden zich voor wat betreft de TOC-pagina s, de volgende wijzigingen kunnen voordoen: - Andere syntaxis van de hyperlinks betreffende een range. Vermelding van het ID-nummer van het eerste en laatste document van de rang: Vb. kmrange://id-nr van het eerste bestand_id-nr van het laatste bestand - De virtuele documenten zouden zich nu wel in het nieuwe WCM (Nuxeo DM) bevinden en toegankelijk zijn voor de beheerders. - automatische waarschuwing door het systeem, tijdens de herpublicatie van de TOC-pagina, als er zich met een van de documenten binnen de range een probleem voordoet; - de range wordt nog enkel opgebouwd op basis van de relatie vorig document ; - als de virtuele documenten opnieuw worden gecreëerd (nog steeds automatisch ter gelegenheid van de manuele herpublicatie van de TOC), zouden zij ieder hun zelfde ID-nummer blijven behouden als vóór de herpublicatie van de TOC. 39 III.3 37 "TOC: Table of contents, table des matières. Ce document enregistré indépendant permet de naviguer entre différents documents enregistrés dont le contenu forme un texte unique. Question: quelle est la définition d'un ""texte unique""?" (voir 2 partie de la réponse à la question 38)

40 III.4.1.1 39 "L architecture pour la gestion de la connaissance prévoit également d offrir des interfaces vers des systèmes, tels que la gestion des risques, PSMC et E-Learning. Question: ces interfaces font-elles partie du scope du projet pour lequel une offre est demandée?" Voir réponse à la question n 33 41 III.4.3.1.C 42 "Le citoyen - Via l expert locator, il sera possible de contacter la personne adéquate pour lui poser une question. Question: comprenons-nous bien que le citoyen aura donc la possibilité d'interagir directemement avec un ou des expert(s) du SPF?" Le point III.4.3 liste une série d'avantages dans l'organisation et la détention d'un système de gestion de la connaissance, par exemple une information centralisée de toutes les informations fiscales et non fiscales (gain de temps). On peut imaginer qu'au moyen des outils de collaboration disponibles, un agent du ""Contact Center"" puisse retrouver un expert dans une matière spécifique au travers d'une communauté. 42 III.4.3.1 D 43 Wie is verantwoordelijk voor de afspraken met de andere FOD s. FOD Financiën, dienst Fisconet 43 III.4.3.5 43 "Verwachtingen voor het elektronisch documentbeheer Fisconetplus. Er is sprake van registratie van enkel papieren documenten. Dit is tegenstrijdig met tabel blz 100 IV.1.2.1 Formaten van de documenten. Kan u dat meer in detail toelichten. Het woord "enkel" bestaat niet in de tekst. Men zegt "deze laag omvat een module voor registratie van papieren documenten "" 44 III.4.3.1.D 43 " Les partenaires externes. Il importe donc d établir des conventions, par exemple en ce qui concerne la distribution de l information et la constitution de communautés transversales. Question: l'établissement de ces conventions fait-elle partie du scope du projet pour lequel une offre est demandée?" Non. 45 D 43 1. Les conventions sont-elles gérées par le SPF fin? 2. D'une manière + générale c'est bien le SPF fin qui gère la problématique de la Propriété Intellectuelle liée au contenu publié? 1. Oui. 2. Oui. 46 43 Quels sont les besoins du ministère pour le scanning manuel de documents papiers (nombre de pages par an), il ya t'il besoin d'une infrastructure spécifique? (voir les questions 12 et 13)

47 III.4.3.5 44 paragraaf: Hij maakt de verwerking van documenten mogelijk die zijn gecreëerd in de meest courante opmaakformaten, zoals minimaal txt, html, xml, doc, rtf, odt.. Hij autoriseert tevens de processing van documenten die zijn gescand in pdf en zijn geïndexeerd in full text. Bij de registratie kunnen documenten instromen via scanning. De scan genereerd pdf formaat, het pdf formaat is een niet editeer formaat. In welk formaat worden de gescande pdf s geregistreerd zodat ze editeerbaar zijn in de verwerkingsmodule? (zie de vragen 12 en 16) 48 III.4.3.5 44 "Verwerkingsmodule huidig systeem. Waar worden de documenten in de verwerkingsmodule bewaard vooraleer ze gepubliceerd worden? Is dit een eigen persistentie of is dit de kennisdatabank? Bevat het kennisbestand enkel gepubliceerde documenten of ook documenten die nog in verwerking zijn? Documenten worden verwerkt en opgeslagen in Nuxeo en worden gepubliceerd vanuit Nuxeo. 49 III.4.3.5 44, 6 Zijn er 500.000 nieuwe documenten per jaar? Hoeveel documenten moeten er online gehouden worden. Hoeveel wordt er per jaar gearchiveerd? 1) Nee. Er zijn momenteel ongeveer 600.000 documenten. De integratie met externe DB's of softwares kan een groot aantal documenten leveren. 2) De gans inhoud moet altijd beschikbaar zijn. De gearchiveerde documenten zijn enkel intern beschikbaar. 3) onbekend, beslissing van de algemene administraties en stafdiensten. 50 III.4.3.5 44 "Le logiciel de gestion documentaire devra également pouvoir déposer les documents traités dans la base de connaissances avec laquelle il sera intégré au maximum. Question: pouvez-vous expliquer ce qui est compris par ""pouvoir déposer les documents traités dans la base de connaissances""?" Pouvoir stocker/archiver les documents traités dans le système de gestion documentaire proposé. 51 III.4.4.2 45 Un des rôles du service d encadrement Expertise et support stratégiques auquel appartient Fisconet+ est " la rédaction, la coordination, l implémentation et le suivi des législations dans les matières qui relèvent de la compétence du Service public fédéral Finances" Est-ce que la solution de gestion de connaissance faisant l'objet de ce marché doit également supporter le service d encadrement Expertise et support stratégiques dans ce rôle? Non.

52 III.4.4.2 46 Inhoud van externe systemen integreren door een betere samenwerking Vraag : welke systemen worden bedoeld en welke inhoud valt binnen de scoop van dit project en welke inhoud valt erbuiten 1) Systemen zoals ""workflow contentieux"". 2) verschillende formaten: xml, doc, html, txt, 3) beslissing van de FOD Financiën" 53 III.4.4.2 46 Public cible de Fisconet - pour la version internet. Question: certaines catégories d'utilisateurs externes ont-ils des droits d'accès plus étendus que le simple citoyen? Si oui lesquels et comment sont-ils identifiés? Selon la pgae 94 qui traite de la recherche, tous les utilisateurs externes ont les mêms droits d'ac Tous les utilisateurs externes ont les mêmes droits d'accès avec les mêmes fonctionnalités proposées. 54 III.4.5 47 Diagramme Question: quelle est la signification du "migration tool" dans le cadre de la plateforme existante? C est l outil qui permet de charger de manière massive dans l outil d édition des documents. 55 III.4.5 49 Diagramme Question: que signifie FS? "File System" ou "Federated Search" ou autre? File System 56 III.4.5 50 Le portail de KM se connectera au serveur IDOL d'autonomy. Question: devons-nous interpréter cette phrase comme une obligation d'utiliser IDOL dans le futur? Non, ce n est qu une illustration (possibilité) 57 III.4.5 50 «Le SPF Finances souhaite exploiter au maximum les licences acquises dans le passé» Pouvez-vous svp préciser de quelles licences s agit-il? Filenet, IAM, IDOL, SameTime(lotus) seul IAM est obligatoire 58 Deel III.5.1 DEEL A, 55 Wordt er verwezen naar Externe RSS feeds? Gebeurt er een validatie op de RSS feeds, zo ja hoe? C'est le principe d'alimentation de la gestion de la connaissance au départ d un abonnement choisi par un utilisateur externe qui est illustré sans validation. 59 III.5.1.2 56 Definitie metadata Vraag: Wat is de juiste verantwoordelijkheid van de inschrijver inzake de metadata? Dit is een element van de kwaliteit van de offerte.