Projectverslag 'Capelo' 1. Beleidsvisie en projectdoelstelling Met het oog op het verstrekken van een pensioenraming aan de personeelsleden van 55 jaar en ouder een verplichting opgelegd door het generatiepact - heeft de Pensioendienst voor de overheidssector (PDOS) in samenwerking met de vzw SIGeDIS het project CAPELO (Carrière Publique Electronique Elektronische Loopbaan Overheid) opgestart. Het project CAPELO heeft als doel het opzetten van een databank die het mogelijk maakt om de loopbaangegevens van het personeel uit de overheidssector, inclusief de gegevens van de contractuele werknemers, te verzamelen en te beheren. Dit met ingang van 1 januari 2011. Onder loopbaangegevens wordt verstaan: de prestaties en de afwezigheden; de wedden en weddenbijslagen. De gegevens die in deze databank worden opgeslagen vormen de basis voor het elektronische pensioendossier, dat tijdens de hele loopbaan geactualiseerd wordt. De wetgever wordt wettelijk verplicht een elektronisch attest met betrekking tot de loopbaanen bezoldigingsgegevens aan te geven en te valideren voor elk personeelslid in dienst op 1 januari 2011. Deze gegevens kunnen in voorkomend geval eveneens betrekking hebben op diensten gepresteerd bij andere werkgevers (artikel 143 van de wet houdende diverse bepalingen (I) van 29 december 2010). De voordelen Dankzij dit elektronische dossier kunnen de werknemers uit de overheidssector een raming van hun toekomstig pensioen automatisch ontvangen op hun 55 e of op het ogenblik dat zij hiervoor een aanvraag indienen. CAPELO biedt niet alleen deze nieuwe mogelijkheden aan de sociaal verzekerden aan, maar is ook een bron van administratieve vereenvoudiging voor de werkgevers. Immers, tot op heden dient de laatste werkgever op het ogenblik van het pensioen van de werknemer een papieren dossier samen te stellen dat alle bestanddelen van de loopbaan van de werknemer in kwestie bevat. Dit dossier vormt de basis van de berekening van het pensioen door de PDOS. Concreet Met de creatie van deze databank wordt het samenstellen van het dossier door de verschillende werkgevers gedragen. Dit omdat iedere werkgever de verplichting heeft, gedurende de volledige loopbaan, om trimestrieel via de DmfA aangifte gegevens inzake bezoldiging en arbeidstijd van de werknemer te communiceren aan de CAPELO databank. Het elektronische dossier is derhalve opgebouwd vanaf de indiensttreding van de werknemer tot aan zijn/haar pensioen in de overheidssector. Echter, gezien de eerste trimestriële elektronische aangiften enkel betrekking hebben op de gegevens van het eerste kwartaal van 2011 bleek het noodzakelijk ook de loopbaangegevens voorafgaand aan deze periode te verzamelen om vanaf het begin complete elektronische pensioendossiers te bekomen. Hiervoor werd de aangifte historische gegevens in het leven geroepen. De werkgever,
waarbij de werknemer op 1 januari 2011 in dienst is, wordt de verplichting opgelegd de gegevens uit het verleden die te zijner beschikking zijn elektronisch over te maken.
Samengevat Het CAPELO-project bestaat uit twee luiken: 1. Aan de ene kant, vanaf het eerste kwartaal van 2011, het verzamelen van de gegevens met betrekking tot bezoldiging en arbeidstijd via de DmfA(PPL) aangiften, uitgebreid in functie van de specifieke behoeften inzake toekenning en berekening van het pensioen in de overheidssector. Indien nodig worden de loopbaangegevens aangevuld door een specifieke aangifte van diploma(s) en reden(en) van het einde van de statutaire relatie (aanvullingen bij het loopbaandossier). 2. Aan de andere kant het elektronische verzamelen van de historische gegevens, met andere woorden de gegevens voorafgaand aan 1 januari 2011. Impact op de personeelsdiensten Aanvullingen bij het loopbaandossier Vanaf 1 januari 2011 moet de werkgever bij wie het bezit van een diploma van het hoger onderwijs een vereiste aanwervings- of benoemingsvoorwaarde is, de diverse elementen met betrekking tot het diploma communiceren. Vanaf 1 januari 2011 moet ook de werkgever die een statutaire relatie verbreekt een kopie van de administratieve akte inzake de beëindiging van het statutaire verband overmaken. Concreet betekent dit een verhoging van de werklast. De aanvullende gegevens met betrekking tot diploma's en reden van het einde van de statutaire relatie dient manueel te gebeuren. Historische gegevens De werkgever bij wie de werknemer in dienst is op 1 januari 2011 wordt opgedragen al de loopbaangegevens voorafgaand aan deze datum (dus t.e.m. 31 december 2010) in te zamelen en elektronisch door te sturen vóór 1 januari 2016. Deze gegevens zijn de volgende: gegevens betreffende de diploma s en de prestaties en afwezigheden van gans de loopbaan van de werknemer; gegevens betreffende de wedden en weddebijslagen vanaf 1 januari 2006 indien deze werknemer statutair is. Deze aangifte betreft alle werknemers, contractuele inbegrepen, in dienst bij de aangevende werkgever op 1 januari 2011. Iedere pensioenaanvraag ingediend vanaf 1 januari 2013, en eveneens iedere pensioenaanvraag ingediend vóór 1 januari 2013, maar met ingangsdatum vanaf 1 januari 2013, dient gepaard te gaan met de elektronische aangifte van de historische gegevens.
Het provinciebestuur dient 1 425 attesten aan te maken voor de historische gegevens gepresteerd bij het provinciebestuur. Dit betekent dat 1 425 dossiers dienen vervolledigd te worden. Bijkomend is het provinciebestuur gehouden de gedetailleerde loopbaangegevens van de personeelsleden in dienst op 1 januari 2011 gepresteerd bij een ander openbaar bestuur eveneens te verzamelen en door te sturen. Concreet betekent dit een enorme bijkomende werklast voor de beide personeelsdiensten (dienst Personeelsbeheer en dienst Personeel Onderwijs) ongeacht of men voor de input via de website van de Sociale Zekerheid of via bijkomende input in een (nog te ontwikkelen) applicatie van Cevi (via batch) zou werken. Op een infosessie van PDOS en SIGeDIS verklaarden zij dat per dossier (dus per attest) minimum mag gerekend worden op een halve dag werk. Dit betekent dat er minimum 712,5 werkdagen aan dit project zal besteed worden. Daarenboven zal het provinciebestuur inlichtingen dienen te verstrekken aan andere openbare besturen over de loopbaangegevens van gewezen provinciepersoneelsleden die op 1 januari 2011 tewerkgesteld waren bij een ander openbaar bestuur. Ook voor de personeelsleden die vóór 1 januari 2011 uit dienst zijn getreden zonder een rustpensioen bekomen te hebben en die een rustpensioen aanvragen, dient een elektronisch attest aangegeven en gevalideerd te worden door de laatste (openbare) werkgever. Het Capelo-project zal bijgevolg een structurele aanpak vergen. Gelet op het feit dat de pensioenaanvragen vanaf 1 januari 2013 moeten gepaard gaan met een elektronische aangifte, dienen deze dossiers met prioriteit behandeld te worden. Bijkomend moet er rekening gehouden worden met de strikte termijnen opgelegd door de wet. Gelet op de huidige werklast op de personeelsdiensten kan dit niet door een personeelslid opgenomen worden bij de bestaande taken. De personeelsdiensten stellen voor een bijkomende medewerker aan te werven in het kader van een project en dit voor een periode van minimaal 2 jaar met mogelijkheid tot verlenging. 2. Personeelsbehoefte en plaats in het organogram Bevoegde dienst: directie departement Personeel (P00) Looptijd project: 1 april 2012 tot en met 31 december 2015 Contractuele bezetting: 1 VTE administratief medewerker Cv Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis): 42 706 EUR op jaarbasis Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): 5 000 EUR 3. Functiebeschrijving Voor dit project wordt gebruik gemaakt van de nieuwe functiebeschrijving 'medewerker Capelo' (zie bijlage).
4. Financiële haalbaarheid De personeelsbezetting van het project CAPELO is niet voorzien in het budget van 2012. Het bestuur ontvangt geen inkomsten voor de verwezenlijking van dit project. Er wordt dan ook gevraagd om dit budget te voorzien voor de voorziene duurtijd wat inhoudt dat dit een budgetuitbreiding met zich zal meebrengen.