Een ramp komt altijd onverwacht VERLAAG UW RISICO S MET DISASTER RECOVERY-AS-A-SERVICE (DRaaS)
2 3 Inhoud Introductie Introductie 3 Het belang van business continuity 4 Voor steeds meer bedrijven en organisaties is data zonder twijfel het belangrijkste bedrijfsmiddel. Dat wordt duidelijk op het moment dat een organisatie langere tijd niet kan beschikken over bedrijfsgegevens. In dat geval is het primaire proces onmiddellijk in het geding. De rol van Disaster Recovery als onderdeel van business continuity 5 RPO en RTO 6 Disaster Recovery-as-a-Service 7 Verschil met online back-up 8 De voordelen op een rij 8 Componenten van DRaaS van proserve 8 Productieomgevingen staan stil door gebrek aan input, marketing, sales en logistiek kunnen niet verder en ook de financiële afdeling mist de middelen om bijvoorbeeld analyses te maken en facturen te sturen en te controleren. De meeste bedrijven onderkennen deze risico s en hebben maatregelen getroffen die ernstig dataverlies moeten voorkomen. Zij zorgen voor regelmatige back-ups naar tape of disks of replicatie naar een tweede locatie. Deze bedrijven hopen zo na een calamiteit weer snel in de lucht te zijn met hun IT-omgevingen. De praktijk leert dat het vaak veel lastiger is om data goed te herstellen dan het op het eerste oog lijkt. Het proces van opslaan, bewaren en herstellen van data is geen eenmalige activiteit, maar vereist beheer, controle en testen of alle data goed wordt bewaard en op de juiste manier te herstellen is. Dit is geen kernactiviteit van bedrijven. Vandaar dat steeds meer organisaties deze activiteiten uitbesteden aan een gespecialiseerde partij. Zij verzekeren zich zo van de nieuwste technologieën en verbeteren daardoor de beschikbaarheid van hun data. In deze whitepaper beschrijven we deze Disaster Recovery-as-a-Service-dienstverlening, zoals proserve deze heeft ontwikkeld met een focus op het midden- en kleinbedrijf. De whitepaper biedt zo handvatten voor organisaties die op zoek zijn naar manieren om hun data beter te beschermen en goed voorbereid te zijn op calamiteiten. Over proserve proserve is onderdeel van de IT-Ernity groep. Met circa honderd werknemers bedient het bedrijf meer dan 50.000 klanten, beheert het 150.000 domeinnamen en ruim 6.000 servers. Vanuit haar vestigingen in Amsterdam, Zwolle, Son en Papendrecht levert zij samen met diverse gerenommeerde partners internetservices in de breedste zin van het woord. Kwaliteit en veiligheid zijn belangrijke pijlers in de dienstverlening, hetgeen zich laat onderschrijven door de ISO 9001 en 27001 certificering. Het DNA van de organisatie laat zich het beste vertalen in no-nonsense, business aware, innovatief, pro-actief, professioneel en mensgericht. Bekende klantnamen zijn KPMG, Vliegwinkel.nl, Vakantieveilingen.nl, Bol.com, Wegener en Funda. Binnen de IT-Ernity groep is proserve het merk van waaruit de klanten in het corporate segment en de overheid worden bediend met het faciliteren van Infrastructure en Platform as a Service (IaaS en PaaS) en levert men managed services.
4 5 Het belang van business continuity Iedere organisatie van eenmanszaak tot multinational is gebaat bij continuïteit. Die continuïteit is afhankelijk van een groot aantal factoren. Veel bedrijven brengen die factoren in kaart in een business continuity plan (BCP). Business continuity is niet hetzelfde als disaster recovery. Business continuity gaat om de totaalaanpak voor het verzekeren van de bedrijfscontinuïteit na een calamiteit. Dat kan gaan om een IT-storing, maar ook om een calamiteit op andere terreinen. Denk aan een productiefout die leidt tot juridische claims of een kostbare recall-actie. Bij Disaster Recovery gaat het om het herstellen van data, zodat medewerkers weer verder kunnen met hun werk. Hoe ziet een business continuity plan er in grote lijnen uit? Kern van de zaak is dat helder en eenduidig vastligt wie wat doet op welk moment als zich een calamiteit voordoet. Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is, is een plan altijd maatwerk. Informatie en communicatie zijn echter de gemene delers bij een calamiteit. Daarom bevat een BCP in ieder geval de volgende kerngegevens: Een overzicht van de medewerkers met een sleutelfunctie en hun vervangers; Een overzicht van de belangrijkste externe contacten, waaronder (toe)leveranciers en klanten; Een overzicht van de kritische apparatuur (en software) binnen de organisatie; Een overzicht van kritische documenten binnen de organisatie, zoals eigendomsakten en contracten; Een overzicht van leveranciers van reserveapparatuur die nodig kan zijn na een calamiteit, evenals een overzicht van mogelijke fysieke uitwijklocaties; Een draaiboek van de acties die nodig zijn bij een calamiteit, inclusief de verantwoordelijkheden van medewerkers die een rol zijn toebedeeld in het BCP. Wanneer al deze informatie is verzameld, is het zaak om de gegevens in een centraal referentiedocument te bundelen en kopieën te verspreiden onder alle relevante medewerkers. Om er zeker van te zijn dat iedere medewerker zijn rol goed weet, is het belangrijk het plan met alle betrokkenen grondig door te nemen en ten minste een keer per jaar te testen. De test kan ook aanleiding zijn om aanpassingen door te voeren en informatie te updaten. Op deze manier is een BCP een goede verzekering tegen calamiteiten. Wanneer deze zich voordoen, weet niemand. Dat ze zich ooit een keer voordoen, staat wel vast. Het is dan ook goed om voorbereid te zijn. Daarbij speelt ieder onderdeel van het bedrijf een rol. De rol van Disaster Recovery als onderdeel van business continuity In een Business Continuity Plan neemt Disaster Recovery (DR) een centrale plaats in. Veel organisaties en dan met name de kleinere hebben vaak wel processen voor dataprotectie, maar niet voor het betrouwbaar en gestructureerd herstellen van data, zodat de organisatie snel weer up and running is. Dataprotectie is op verschillende manieren in te vullen. De meest traditionele (en nog zeer veel gebruikte) manier is om op gezette tijden bijvoorbeeld iedere avond een back-up naar tape te maken. De beheerder slaat de tapes op in een kluis of neemt ze mee naar huis. Daarnaast is het mogelijk om back-ups naar een disk op de eigen locatie of een plek buiten de organisatie te maken. Deze vorm van replicatie naar een locatie buiten de eigen organisatie is veiliger dan het bewaren van tape intern of extern, omdat externe opslag op disk in de regel gebeurt in een beveiligd datacenter. Hier gelden extra fysieke en technologische beveiligingsmaatregelen, die zorgen voor een hoger veiligheidsniveau. De laatste jaren groeit de belangstelling voor cloudopslag: het onderbrengen van data bij een cloudspecialist. Vooral onder consumenten is cloudopslag populair, getuige de populariteit van voorzieningen als Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive. Ook op de zakelijke markt neemt het aanbod van cloudstorage-diensten toe. In dit verband is het mogelijk om verschillende back-upvarianten te hanteren. Dat zijn: Volledige back-up van alle bestanden. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook kostbaar omdat een organisatie dan veel data vaker bewaard dan nodig is om de continuïteit te waarborgen. Incrementele back-up van bestanden die gewijzigd zijn sinds de laatste back-up. Data is zo sneller te back-uppen, maar het kan nodig zijn om back-ups van verschillende dagen en op verschillende media samen te stellen, afhankelijk van wanneer een bestand is gewijzigd. Differentiële back-up. Hierbij worden alle nieuwe of gewijzigde bestanden sinds de laatste volledige back-up opgeslagen tot de volgende volledige back-up. Hiermee is de back-uptijd te verkorten en zijn minder opslagmedia nodig dan bij een incrementele back-up. Naast het back-uppen van data is ook het goed technisch inrichten van de eigen IT-omgeving onderdeel van dataprotectie. Daarbij gaat het om voorzieningen als overspanningsbeveiliging, noodstroom, brandwerende systemen, antivirus/ firewallsystemen en RAID (redundant array of independent disks) voor fysieke dataopslag op harde schijven, waarbij de gegevens over meer schijven verdeeld worden, op meer dan één schijf worden opgeslagen, of beide, ten behoeve van snelheidswinst en/of beveiliging tegen gegevensverlies. Het maken van back-ups en het treffen van voorzorgsmaatregelen rond de IT-infrastructuur is nuttig en nodig, maar onvoldoende om na een calamiteit snel weer in de lucht te zijn met alle bedrijfsprocessen. Een DR-plan is er dan ook op gericht om de IT-omgeving zo snel mogelijk weer operationeel te krijgen na een ramp.
6 7 Daarbij is het van belang alle onderdelen van de IT-omgeving te betrekken: De fysieke ruimte waarin servers en netwerkcomponenten zijn opgeslagen De hardware netwerken, servers, devices en randapparatuur Connectiviteit bekabeling en draadloze systemen Alle softwareapplicaties RPO en RTO Belangrijke begrippen in iedere DR-aanpak zijn Recovery Point Objectives (RPO s) en Recovery Time Objectives (RTO s). Een RPO is een specificatie van het tijdstip waarop data geback-upt moet worden om ervoor te zorgen dat Disaster Recovery effectief is. Een RPO geeft dus de interval aan van de minimale frequentie waarop een back-up nodig is, variërend van bijvoorbeeld iedere 24 uur tot iedere vijf minuten. Een RTO verwijst naar de maximale tijd dat een applicatie of systeem uit de lucht mag zijn, voordat er serieuze schade aan de bedrijfsvoering ontstaat. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de uitvaltijd te correleren aan gemiste omzet over een bepaalde periode. Het bepalen van de juiste RTO s en RPO s is lastig, maar ook cruciaal. Zonder deze gegevens tast een organisatie op het moment van een calamiteit in het duister en zijn niet direct gefundeerde besluiten te nemen. Dergelijke besluiten zijn altijd gebaseerd op een kosten/batenanalyse. Het is theoretisch bijvoorbeeld mogelijk om de schade na een calamiteit volledig te beperken door zeer uitgebreide DR-voorzieningen. Die zullen echter niet in verhouding staan tot de kosten die daarmee gemoeid gaan. Een kosten/batenanalyse is dan ook richtinggevend voor de keuzes die een bedrijf maakt op het gebied van zijn DR-beleid. De rol van virtualisatie In de afgelopen jaren is virtualisatie in het datacenter steeds belangrijker geworden. Veel organisaties maken al langer gebruik van virtuele servers. Inmiddels is het ook steeds gemakkelijker om applicaties en netwerkcomponenten te virtualiseren. Deze ontwikkeling biedt niet alleen kostenvoordelen doordat het beheer eenvoudiger wordt en de beschikbare hardware beter te benutten is, het is ook praktischer voor Disaster Recovery. Een gevirtualiseerde server is inclusief het besturingssysteem, de applicaties, de patches en de data mede door de volledige hardware-onafhankelijkheid sneller en eenvoudiger te back-uppen naar een extern datacenter en ook weer sneller te herstellen. Hierdoor is de hersteltijd ten opzichte van traditionele aanpakken drastisch te versnellen. Bij een traditionele benadering is het nodig om het OS en alle applicaties handmatig te laden en alles te checken op de laatste configuraties, voordat de data te herstellen is. Dat is bij virtualisatie niet nodig. Virtual machines (VM s) zijn te mirroren of synchroon in te zetten op een remote site, zodat failover probleemloos mogelijk is als dat nodig is. Daarbij staat vast dat de data integer is. Disaster Recovery-as-a-Service Disaster Recovery is lange tijd het exclusieve domein geweest van grote bedrijven, vanwege de relatieve complexiteit en hoge kosten. Dankzij verschillende technologische ontwikkelingen, waarvan virtualisatie wellicht de meest in het oog springende is, kan een veel grotere groep bedrijven en organisaties profiteren van DR. Dankzij virtualisatie is het zoals al eerder aangegeven veel eenvoudiger om een volledige IT-omgeving te repliceren en na een calamiteit te herstellen. Niettemin vereist dit de nodige kennis en investeringen. Dat is voor veel kleine en middelgrote bedrijven een drempel. De ITindustrie heeft daarop ingespeeld door dit type activiteiten als dienst te ontwikkelen. Dat betekent dat een organisatie een DR-voorziening afneemt op basis van vaste kosten, bijvoorbeeld per maand of per opgeslagen GB. Onze aanpak proserve ontwikkelde voor zijn klanten een Disaster Recovery-voorziening die gebruiksgemak combineert met optimale betrouwbaarheid. Ieder Disaster Recovery-as-a-Service-project begint met een grondige inventarisatie van de omgeving bij de klant. Deze inventarisatie vormt de basis voor het Business Continuity Plan. Dat beschrijft, zoals eerder al vermeld, wat er gebeurt bij een calamiteit. Blijkt uit de inventarisatie dat de IT-omgeving bij de klant al gevirtualiseerd is, dan is de dienst zeer snel inzetbaar. Is de omgeving nog gebaseerd op fysieke servers, dan vindt eerst een optimalisatie plaats van de infrastructuur om Disaster Recovery zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen inrichten. In sommige gevallen kan de inventarisatie voor een klant aanleiding zijn om systemen eerst te virtualiseren. Daarbij is er de keus voor het virtualiseren op basis van technologie van VMware of Microsoft. Na de inventarisatie vindt een analyse plaats van worst-case-scenario s. Die zijn de basis voor het bepalen van RTO s en RPO s. Binnen de DRaaS van proserve gelden RPO s van near realtime tot een dag, afhankelijk van de specifieke eisen van de klant. proserve hanteert verder tien recovery points als basis voor het herstellen. Keus hierin is onder meer van belang als de infrastructuur het slachtoffer is van een virus. Er kan dan hersteld worden naar een punt waarop er nog geen sprake was van besmetting. Naast het inventariseren van hardware, applicaties en data is ook een grondige analyse van de connectiviteit een belangrijk onderdeel van DR-dienstverlening. Connectiviteit is immers cruciaal om de dienstverlening te garanderen. Zo nodig zorgt proserve voor betrouwbare (VPN-) verbindingen op basis van glasvezel of ADSL. Nadat de inventarisatie is afgerond en de connectiviteit is gewaarborgd, start proserve met het repliceren van de omgeving van de klant naar de servers in het proserve-datacenter. proserve zorgt vervolgens voor het synchroniseren van applicatie en data op basis van vooraf overeengekomen RPO s. Bij een calamiteit is het, afhankelijk van de situatie, mogelijk om via een portal toegang te krijgen tot de gerepliceerde omgeving of de omgeving op locatie bij de klant te herstellen. Om te bepalen dat de dienstverlening goed werkt, vindt ten minste een keer per jaar een grondige test plaats. proserve bewaart alle data in Nederland, zodat een klant altijd voldoet aan Europese richtlijnen op het gebied van dataopslag. Verder is de dienst ondergebracht in tier 3-datacenters met de hoogste beveiligingsmethodieken en certificeringen, waaronder ISO27001.
Verschil met online back-up Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun data online te back-uppen. Een online backupvoorziening is echter niet hetzelfde als een DR-voorziening. Bij online back-up is weliswaar de data beschikbaar na een calamiteit, maar niet de besturingssystemen en applicaties. Het herstellen van een omgeving kost bij online back-up dan ook veel meer tijd, omdat een organisatie eerst alle servers opnieuw moet installeren en configureren. Disaster Recovery is er juist op gericht om snel weer in de lucht te zijn. De voordelen op een rij Voor iedere organisatie is data inmiddels het belangrijkste bedrijfsmiddel. Zonder beschikbaarheid van data daalt de medewerkerproductiviteit snel naar nul, zijn klanten niet meer te bedienen en loopt de continuïteit van de onderneming gevaar. Tegelijkertijd beschikken veel organisaties zeker in het mkb niet over de mensen, middelen en kennis om business continuity praktisch vorm te geven. Door databeschikbaarheid in brede zin als dienst af te nemen in de vorm van Disaster Recoveryas-a-Service profiteert een organisatie van: Betere continuïteit van de bedrijfsvoering. Data altijd op een externe locatie beschikbaar en te herstellen. Kosten op abonnementsbasis. Een organisatie hoeft niet te investeren in hard- en software en beheer. Zij betaalt alleen voorspelbare, operationele kosten. Gebruik van hoogwaardige datacenters en de nieuwste technologieën om data veilig en efficiënt op te slaan en te beheren. Een DRaaS-leverancier heeft alle processen en procedures afgestemd op de meest gangbare compliancy-eisen. Componenten van DRaaS van proserve Redundante Gbit-verbinding naar het proserve-netwerk vanaf het VMware-cluster 99,9% uptime-garantie op de stroomvoorziening en de netwerkverbinding Calamiteitennummer 24 x 7 x 365 bereikbaar Proxy-server op klantlocatie en replicatie-server bij proserve op basis van Veeam Back-up- en replicatiesoftware proserve verzorgt de aanschaf, installatie en het beheer van een dedicated firewall proserve Nieuwland Parc 155 3351 LJ Papendrecht The Netherlands Postbus 363 2950 AJ Alblasserdam T +31 88 25 25 252 E sales@proserve.nl