Faculteit Wiskunde en Informatica Faculteitsraad Definitieve notulen van de 291 e vergadering gehouden op maandag 17 juni 2002. Aanwezig: Pieter van den Akker (studentadviseur van FB), Jos Baeten (lid FB) (verliet vergadering om 15.30 uur), Marko Boon, Hannie Horvath (plaatsvervangend secretaris), Maartje Houben, Jeroen Jansen (secretaris), Judith Kennes, Jan Karel Lenstra (decaan) (verliet vergadering om 15.42 uur), Peter van Liesdonk, Jos Maubach (plaatsvervangend voorzitter) (verliet vergadering om 14.50 uur), Jake de Oude (voorzitter), Suzanne Udo (directeur bedrijfsvoering), Michiel Wijers (beleidsmedewerker Wsk). Afwezig m.k.: Michel Chaudron, Liesbeth Melby. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 14.03 uur. 2.a. 2.b. Concept notulen 290 e vergadering De notulen van de 290 e vergadering worden vastgesteld met dank aan de notulist. Wel moeten nog de volgende correcties worden doorgevoerd: ad 2: - Haen moet zijn Haens. Rianne moet zijn Rianne Hoff; ad 5: - ov = overige kosten; - Deze UCF lijkt haar werk te gaan doen; - 545 euro moet zijn 545 k euro; ad 8: - De eerste 3 regels na de subkop horen nog bij punt 7; - 2 e alinea: Frans Martens is coördinator; ad 9 a.: - Wendy Haens heeft soortgelijk werk gedaan (i.p.v. project); - Het onderwijsbureau wordt gevormd door de studentenadministratie, studieadviseur en onderwijskundigen ad 9 b.: - De vacature statistiek Wsk staat nog open; - Negen leerstoelen bij Inf is een ideaalplaatje en wordt voorlopig nog niet ingevuld; ad 10: - Statistiek: temporisatie en systeemtheorie: terminatie; De toezegging tot het versturen aan de FR van de nieuwe versie van het rapport over het onderwijsbureau ontbreekt. Deze is ook nog niet ontvangen. Dit rapport is naar de voorzitter van de FR gestuurd. Deze zal het alsnog verspreiden onder de overige leden. De sluiting van de vergadering ontbreekt, evenals de besluiten. Goedgekeurde notulen van de 289 e vergadering Er is een verkeerd document bijgevoegd. De juiste notulen worden nagezonden. 3. Financiële ontwikkelingen Udo meldt dat het CvB begin juni de faculteit heeft gevraagd voor 2002 niet, zoals eerder aangekondigd, kf 1200 over te houden, maar kf 1600. 12 Juni heeft een delegatie van het FB gesproken met Amman over het budget 2002 van de faculteit. Het CvB is tijdens dit gesprek gewaarschuwd dat het waarschijnlijk niet zal lukken dit bedrag over te houden. De extra taakstelling van kf 400 is in dit gesprek ingetrokken. De taakstelling om kf 1200 over te houden, is blijven staan. - 1 -
Een groot deel hiervan zal moeten komen uit de UCF. Indien de faculteit meer overhoudt dan kf 1200 mag zij er zelf iets mee doen. De initiële toewijzing voor 2003 betekent, vergeleken met de koopkracht van 2001, een krimp van 10%. Daarnaast is het certificaatbedrag van de ontwerpersopleidingen (indien deze naar de faculteit overkomen) 29% lager dan in de initiële toewijzing. De faculteit moet zuinig zijn en het wordt steeds lastiger om vacatures te vervullen. Ook intern moet een motivatie worden gegeven om een vacature te mogen vervullen. 4. Onderwijs en Examenregeling Wiskunde en Informatica a. OER Wiskunde Van Liesdonk merkt op dat er vanuit is gegaan dat de OCW over dit reglement heeft geadviseerd d.d. 21 mei 2002. Dit is niet gebeurt, het is zelfs niet behandeld. Wijers zal deze zinsnede aanpassen (op datum) en het stuk zal ook in de OCW worden besproken. Boon merkt op dat in beide OER-en de opleiding als deeltijd gevolgd kan worden. Voor Inf is dit geregeld maar voor Wsk niet. Baeten antwoordt dat dit zo al jaren in de Croho staat vermeld. Voor Wsk wordt een deeltijdopleiding op maat gemaakt. Tot nu toe heeft nog niemand daar gebruik van gemaakt. Houben vraagt hoe de verkorte opleiding ingebed gaat worden in de masteropleidingen. Baeten antwoordt dat dit opgenomen wordt in de bachelor. Een werkgroep houdt zich momenteel bezig met de verkorte opleidingen instellingsbreed. Van Liesdonk vraagt of het nieuwe puntentellingsysteem ECTS ook gaat gelden voor de ouderejaars. Baeten antwoordt dat het ECTS vast staat voor de eerstejaars van 2002/2003. Het puntensysteem van de ouderejaars moet ook overgaan naar de ECTS, maar voorlopig worden de SP s met 1,43 vermenigvuldigd. Beide systemen blijven nog even naast elkaar bestaan. De studenten krijgen hierover bericht. Boon merkt op dat onder artikel 12.1. staat vermeld dat men pas aan een tentamen kan deelnemen nadat bepaalde andere tentamens zijn behaald (zie de tentamens van de onderwijseenheden in de bijlagen). In de bijlagen worden geen onderwijseenheden genoemd. Deze regeling is niet bij de OER van Inf opgenomen. Volgens Baeten moet deze regeling in de R&R. Lenstra merkt op dat dit het beleid is van de opleidingsdirecteur. Wijers moet dit meenemen in het OCW. b. OER Informatica Kennes merkt op dat bij art. 15.2. staat vermeld dat schriftelijke tentamens binnen 15 werkdagen na het afnemen ervan moeten zijn nagekeken. Ze vraagt zich af hoe deze regeling is ten aanzien van projecten. Baeten antwoordt dat de regeling hetzelfde moet zijn voor projecten. Dit moet opgenomen worden in de OER. Hij neemt dit mee in de ECI. Kennes vraagt wat er gebeurt als onderwijsgevenden - 2 -
zich niet houden aan de 15 dagen. Na enig overleg zegt Baeten dat dit besproken moet worden met de onderwijsgevenden in de functioneringsgesprekken. De leidinggevenden moeten informatie krijgen over het functioneren van de medewerkers en zij moeten hen daarop aanspreken. Het functioneren van medewerkers met betrekking tot het nakijken van tentamens moet ook naar de opleidingsdirecteuren. Houben merkt op dat de zinsnede.. of tien dagen na het einde van de examenperiode is vervallen. Wijers antwoordt dat de regeling zo eenvoudiger is en men zich er dus beter aan kan houden. De Oude stemt in met deze OER-en namens de FR, na het bespreken van bovenstaande punten. Maubach verlaat de vergadering om 14.50 uur om naar de vergadering van de UR te gaan. 5.a. 5.b. Opvolging studentadviseur FB De Oude kondigt aan dat de studentadviseur van het FB (Pieter van den Akker) per 1 september 2002 gaat stoppen met deze taak. Er is een kandidaat gevonden die hem hierin wil opvolgen: Chun Chau, 3e jaars Wsk-student. Volgens de studenten in de FR is hij een geschikte kandidaat. Het 3 e trimester moet hij stage lopen dus voor die termijn moet een opvolger worden gezocht. Udo geeft aan dat het FB wil kennismaken met hem. Houben zal contact hierover opnemen met de kandidaat. De aanstelling zou dan kunnen geschieden per 1 september. De Oude beveelt namens de FR Chun Chau voorlopig aan en bedankt den Akker voor zijn studentadviseurschap. Opvolging studentleden OCW en OCI De Oude deelt mee dat de studentleden van de OCW tot januari 2003 in dezelfde bezetting willen doorgaan (Anne de Kreuk, Peter van Liesdonk en Marcel van Vuren). De studentleden van de OCI (Irene Vanderfeesten, Jake de Oude, Wouter Wiersma) hebben aangegeven te willen stoppen. Er is momenteel één kandidaat voor de opvolging (Thijs Jansen). Er moet dus nog worden gelobbyd voor twee studenten van Informatica. 6. Overkomst van de ontwerpersopleidingen Wsk en Inf naar de faculteit Baeten (directeur SAI) merkt op dat bij agendapunt 6 staat: de overkomst van het SAI naar de faculteit. Dit moet zijn: de overkomst van de twee ontwerpersopleidingen van Wsk en Inf naar de faculteit. Het SAI wordt niet opgeheven maar de centrale overhead wordt teruggebracht. De ontwerpersopleidingen van Wsk (Mathematics for Industry) en van Inf (Software Technologie) worden verankerd in de faculteiten. De Oude stelt dat er in de praktijk waarschijnlijk niet veel zal veranderen. Hij vraagt zich af waar het qua regelgeving en financiering op neer komt. Baeten antwoordt dat de ontwerpersopleidingen hetzelfde behandeld zullen worden als de andere opleidingen. Elk diploma levert geld op (minimaal kf 170). Over welk gedeelte daarvan naar de faculteit gaat, moet worden overlegd met het CvB. Ook de opdrachten van de deelnemers leveren geld op (± kf 150 per stuk). Bij 15 instromers per jaar per opleiding wordt geen financieel verlies geleden. Dit aantal - 3 -
is te halen. Het FB heeft groot vertrouwen in de beide opleidingen en voorziet geen financiële tegenslagen. Sommige randvoorwaarden moeten centraal worden vastgelegd voor 2003 en 2004. Udo adviseert om hierbij ook op te nemen: financiën zoals geschetst in voorstel. Het CvB wil nog niet verder gaan dan 2004. Een aantal taken (b.v. financiële en personele zaken) zullen worden overgeheveld naar de opleidingen en faculteiten en deels naar de centrale diensten (b.v., gezamenlijke PR en wervingsactiviteiten, aanmaak van diploma s). Lenstra merkt op dat de Nationale Certificatiecommissie kijkt naar de kwaliteit van de opleidingen. Udo merkt op dat het CvB de vraag van de UR heeft gekregen hoe de FR over deze overkomst denkt. Het CvB wil graag een schriftelijk advies van de FR. De Oude adviseert positief over dit voorstel, namens de FR. Een schriftelijk advies zal naar het CvB gaan. 7. Satisfactiepeiling personeel, met name werkdruk De Oude stelt dat de cijfers uit de satisfactiepeiling 2001 wijzen op een hoge werkdruk, alhoewel die wel is afgenomen vergeleken met die van twee jaar geleden. De FR heeft een onderzoek gedaan waarvan verslag in stuk FR 291-07. Mogelijke oorzaken zijn onderzocht en eventueel te ondernemen stappen zijn gegeven. Graag een reactie hierop van het FB. Udo merkt op dat er geen relatie is tussen dit stuk en het communiqué van het FB over de satisfactiepeiling die in februari is verstuurd. Tevens is ze van mening dat geen echte concrete stappen zijn aangegeven, behalve de Lotgevallen. Boon merkt op dat de werkverdeling door veel medewerkers niet als reëel wordt gezien. Ze maken veel uren die er niet op staan. Maar de lasten moeten verdeeld worden. Lenstra meldt dat over een van de punten concentratie van serviceonderwijs gesproken wordt. De faculteiten die serviceonderwijs afnemen willen juist onderwijs op maat. Baeten meldt dat nieuwe medewerkers een map personeel krijgen met veel nuttige informatie. De Oude vraagt waarom de papieren Lotgevallen in her verleden zijn afgeschaft. Volgens Udo omdat de centrale verplichting verviel. Baeten meldt dat de cijfers van de werkverdeling dit jaar onder de 100% zitten. De onderwijsdruk is dus afgenomen. Medewerkers moeten een lijstje van aanbevelingen krijgen om de werkdruk te verlichten. De volgende adviezen en praktische tips voor medewerkers heeft de FR inmiddels via e-mail gegeven: het houden van een spreekuur voor onderwijsgevenden. Tijdens dit spreekuur kunnen ze studenten ontvangen voor een gesprek, inzage geven in tentamens, e.d. Ook e-mails kunnen dan beantwoord worden. Een spreekuur werkt efficiënter dan het steeds onderbroken worden op onregelmatige tijden; er zullen meer studentassistenten worden ingezet om de werkdruk te verlichten, b.v. voor correctiewerk. Studenten die interesse hebben voor een studentassistentschap kunnen hiervoor terecht bij de personeelsfunctionaris Wil Verhoef. Onderwijsgevenden kunnen bij hem aanvragen voor studentassistenten neerleggen. Via promotie worden studenten hiervan op de hoogte gebracht. De contactpersoon studentassistenten voor Inf is Jan Friso Groote en voor Wsk Frans Martens; het inzetten van aio's voor onderwijs, bv. voor OGO; - 4 -
medewerkers kunnen deelnemen aan cursussen, zoals managementcursussen, cursussen tijdbeheersing (extern), onderwijscursussen, e.d. Aanvragen hiervoor zullen per persoon en met een positieve instelling worden bekeken; in functioneringsgesprekken zal ook aandacht moeten worden geschonken aan de werkdruk; de vroegere "Lotgevallen" zijn digitaal in ere herstelt. Hierin zijn rapporten, verslagen, communiqués, e.d. te vinden. Er zal betere bekendheid worden gegeven aan het webadres ervan. Dit is http://www.win.tue.nl/lotgevallen Baeten verlaat om 15.30 uur de vergadering. 8. Taalvaardigheden AIO s en staf Udo deelt mee dat er naar wordt gestreefd zoveel mogelijk onderwijstaken ook door aio s te laten vervullen. Voor elke aio wordt een opleidings- en begeleidingsplan gemaakt. De wens daarbij is om alle buitenlandse aio s, voor zover mogelijk, Nederlands en Engels te laten leren. De mogelijkheden hiervoor worden per individu bekeken. De faculteit is bezig met een gedragscode hoe om te gaan met taal. De Oude vraagt zich af in welke taal de masteropleidingen worden gegeven. Udo antwoordt dat er het 4 e en 5 e jaar meer in het Engels zal worden onderwezen. De ontwerpersopleidingen zijn meestal in het Engels. 9.a. 9.b. Onderzoeksvisitatie Wiskunde en Informatica Lenstra deelt mee dat de onderzoeksvisitatiecommissie in september 2002 op bezoek wil komen bij de faculteit. Deze datum is waarschijnlijk niet haalbaar. Bij een hoge score van de faculteit zal dit financieel gunstig zijn. Bij de vorige onderzoeksvisitatie zijn personele wisselingen toegepast als onderdelen lager scoorden dan het cijfer 4, bij een schaal van 1 t/m 5. De Oude vraagt zich af wat de gevolgen voor de faculteit zijn van dit bezoek. Lenstra merkt op dat het niet zeker is dat ze expliciet langskomen. De commissie moet nog worden geformeerd. Het FB kan ook opgeroepen worden om ergens anders te verschijnen. Lenstra deelt mee dat het rapport van de onderwijsvisitatie inmiddels gereed is en dat we tweede zijn geworden na UT. Bij Informatica is de verwachting idem. Inzet studentassistenten De Oude vraagt zich af hoe medewerkers op de hoogte worden gebracht van de mogelijkheid tot studentassistentschappen. Udo antwoordt dat er bij Inf een fors aantal studentassistenten is aangevraagd. Iets meer dan het dubbele van de vraag is toegewezen voor OGO. Bij Wsk is de vraag kleiner. Hopelijk wordt die nog opgebouwd. Kennes vraagt of er een centraal punt is waar studenten voor informatie daarover terecht kunnen. Udo antwoordt dat er bij GEWIS een vacaturelijst is. Kennes geeft aan dat die alleen wordt gebruikt door actieve leden, maar ze wil graag zien dat alle studenten op de hoogte worden gebracht. Er kan informatie komen in de vitrines bij de liften en in de kantine. Via de e-mail van de FR naar medewerkers en studenten is het ook gemeld. Jansen vraagt zich af of het onderwijsbureau hier een rol in gaat spelen. Udo antwoordt dat de juiste plaats bij de personeelsfunctionaris is. - 5 -
Lenstra verlaat de vergadering om 15.42 uur. 10. Rondvraag Houben vraagt hoe het met het gehandicaptenbeleid is gesteld op de faculteit. TU/e-breed worden er geen speciale voorzieningen, b.v. meubilair, voor lichamelijke handicappen geregeld. De facilitaire dienst werkt niet mee als het om voorzieningen in andere gebouwen gaat, met name het Matrixgebouw. Udo is van mening dat het onderwijsbureau hierin een rol moet gaan spelen. Ze neemt dit probleem mee. Jansen deelt mee dat na de beroering over het rapport serviceonderwijs, dit rapport is toegevoegd aan de Stuurgroep Onderwijsvernieuwing. Udo deelt mee dat op woensdag 26 juni de arbeidsinspectie op bezoek komt bij de faculteit. Het voornaamste onderwerp van gesprek is RSI. Boon is namens de FR aanwezig bij dit gesprek. Daarnaast worden nog drie studenten gezocht die bij dit gesprek aanwezig willen zijn. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 15.54 uur en bedankt alle aanwezigen voor zijn of haar aanwezigheid. Besluiten De FR stemt in met de Onderwijs- en Examenreglementen Wsk en Inf zoals gepresenteerd in de stukken FR 291-04a en FR 291-04b; De FR beveelt Chun Chau voorlopig aan als opvolger studentadviseur van het FB; De FR stemt in met het voorgenomen besluit van het CvB inzake het SAI, zoals gepresenteerd in het stuk FR 291-06a. - 6 -