Bladzijde 1 OUDERRAAD Verslag van de vergadering van de Ouderraad, gehouden op maandag Aanwezig : mevr. I. Baks-Vrieswijk, mevr. E. Boesenkool-Assen, mevr. R. van Damme-Van Veluwen, mevr. K. Dijktra, dhr. W. Grooten, mevr. M. de Jonge, mevr. T. Kamphuis-Van Laar, dhr. J. Landman, mevr. T. Redder-Hof, mevr. N. Rump, mevr. E. Scholtens, mevr. K. Stijnis, dhr. N. Struikman (tot 20.25 uur - agendapunt 4), mevr. G. Sulimma (idem) Afwezig (met kennisgeving) : dhr. R. Broekhuizen, mevr. D. Kootstra-Palaster Afwezig : dhr. A. Bijkerk (zonder kennisgeving) Notulist : mevr. D. Zandbergen 1. Opening Mevr. Baks opent de vergadering en heet in het bijzonder de vijf aspirant OR-leden welkom. De aspirant OR-leden mevr. Scholtens, mevr. Dijkstra, mevr. Rump, mevr. De Jonge en mevr. Kamphuis stellen zich in het kort voor. 2. Mededelingen directie Werkgroep Taskforce PR en marketing Mevr. Sulimma vertelt dat door de werkgroep Taskforce PR en marketing in verband met de krimp is nagedacht over hoe wij De Nieuwe Veste tot nu toe laten zien binnen ons voedingsgebied en gebrainstormd is over hoe wij ons nog meer zouden kunnen laten zien. Dhr. Struikman zal bij agendapunt 3 van deze vergadering de bevindingen van de werkgroep delen, waarna de OR verzocht wordt om (zonder aanwezigheid van mevr. Sulimma en dhr. Struikman) hierover van gedachten te wisselen en de rol van de OR hierin. Kwartaalrapportage De kwartaalrapportage Q3 2017 is samen met de uitnodiging voor deze vergadering aan de OR-leden verzonden. De inhoud van de kwartaalrapportage is vertrouwelijk en dient niet met anderen buiten school gedeeld te worden. Een print van de rapportage ligt tijdens deze vergadering ter inzage op tafel en eventuele vragen hierover kunnen gesteld worden. Er zijn geen vragen.
Bladzijde 2 3. Presentatie Taskforce PR en marketing door dhr. Struikman Nick geeft aan de hand van een PowerPoint-presentatie toelichting op de taskforce voor PR en marketing. Door school is een analyse gemaakt van de instroom van leerlingen in leerjaar 1 over de schooljaren 2014/2015 (378 leerlingen instroom) tot en met het huidige schooljaar (350 leerlingen instroom) en het marktaandeelverlies is behoorlijk. Voorgaande jaren werd te vaak gedacht dat leerlingen wel naar onze school zouden komen, maar nu is duidelijk dat de aantallen in ons voedingsgebied fors teruglopen. Oorzaak voor de terugloop in aanmeldingen is onder andere de keuze voor een andere vervolgschool en de terugloop van het leerlingenaantal in de groepen 8 van de basisscholen in ons voedingsgebied. Marketing is daarom nu erg belangrijk. De werkgroep Taskforce PR en marketing (bestaande uit dhr. Struikman, mevr. Gort, mevr. Scholten en mevr. Zwols) zal met de basisscholen in gesprek gaan over de terugloop en vragen wat bij ons wordt gemist ten opzicht van de andere scholen waarvoor wordt gekozen. Er zijn veel dingen die wij goed doen, maar wij niet voldoende bekend maken bij de basisscholen en ouders. Vertellen wat wij allemaal doen, dat is belangrijk, alsmede de juiste boodschap op de juiste plaats overbrengen. En: wat we naar buiten brengen moeten we ook waar kunnen maken. De schoolbrede informatiebrochure zal hierop worden aangepast. Onder andere de mogelijkheden voor het ontwikkelen van persoonlijke talenten van leerlingen, gepersonaliseerd leren en het bieden van kansen (Anglia in vergelijking met Engelstalig onderwijs) moeten meer naar buiten worden gebracht. Via de PR-contentkalender op de website van school zal door collega s informatie worden aangeleverd wat via verschillende kanalen (pers, Facebook, YouTube, Twitter, website e.d.) naar buiten kan worden gebracht. We zijn onder andere via kranten (advertenties in locale bladen), website, social media, brochures, magazine (30.000 stuks worden binnenkort huis-aan-huis verspreid in ons voedingsgebied), infomenten en het uitnodigen van ouders voor het bijwonen van lessen al gericht op de werving van nieuwe leerlingen. Vraag van dhr. Struikman en mevr. Sulimma aan de OR is om hier tijdens deze vergadering van gedachten over te wisselen en met ideeën te komen over wat school nog meer kan doen en hoe de OR hierin een rol kan spelen. Dhr. Struikman en mevr. Sulimma verlaten de vergadering, zodat de OR zonder hun hierover kan spreken (bij agendapunt 10). 4. Notulen vergadering d.d. 11 oktober 2017 Blz. 3, agendapunt 3, actiepunt 16/17-13: mevr. Stijnis meldt dat zij meerdere keren heeft geïnformeerd naar het verzorgen van een workshop Fotografie, maar heeft daarover tot op heden geen terugkoppeling ontvangen. Mevr. Baks geeft hierop aan dat het verzoek voor deze workshop oorspronkelijk van dhr. De Haan kwam en mevr. Sulimma nu moet aangeven of zij deze workshop wil aanbieden. Notulen: worden vastgesteld.
Bladzijde 3 5. Actiepuntenlijst vergadering d.d. 11 oktober 2017 Actiepunt 14/15-67: het werven van nieuwe OR-leden blijft een punt van aandacht. Actiepunt 17/18-01: mevr. Van Damme dient een kort verslag van het schoolzaalbezoek nog aan te leveren ten behoeve van plaatsing in de nieuwsbrieven. Actiepunt 17/18-02: mevr. Baks laat weten dat de informatie voor klassenouders is aangepast en dat hen gemeld wordt dat hun e-mailadressen op de website geplaatst worden, zodat ouders hen kunnen contacten. Indien een klassenouder niet wil dat zijn/haar e-mailadres vermeld wordt, kan hij/zij dit aangeven en zal het e-mailadres worden verwijderd. Actiepunt 17/18-04: mevr. Boesenkool vraagt of er reeds een ouder is die zich naar aanleiding van de oproep tijdens de algemene OR-vergadering heeft aangemeld voor het uitvoeren van de kascontrole. Mevr. Baks laat weten dat niemand zich hiervoor heeft aangemeld. Actiepunt 17/18-05: mevr. Baks meldt dat vorig schooljaar is afgestemd om de samenwerking met dhr. Strijker en dhr. Franssen voor de organisatie van de wintersportweek voor vijf jaar voort te zetten. De OR was hiervan niet op de hoogte gebracht en onbekend is met wie deze afspraak is gemaakt. Mevr. Stijnis vraagt of de OR hiertegen protest kan indienen in verband met het niet aan willen leveren van een draaiboek en het laten uitvoeren van kascontrole. Mevr. Baks zal hierover navraag doen bij mevr. Sulimma. Actiepunt 17/18-06: mevr. Baks heeft gesproken met mevr. Raat over de wens van de OR om tijdens de Infomenten met de ouders mee te lopen. Elke sector is verantwoordelijk voor de eigen invulling van de Infomenten en de invulling door de sectoren lag op dat moment nog niet vast. Een aanvulling van de OR is zeker welkom. Mevr. Baks zal per e-mail bij de OR-leden inventariseren wanneer en waar zij ingezet willen worden tijdens de Infomenten. Actiepunt 17/18-07: mevr. Sulimma laat weten dat het programma voor CKV gaat veranderen en dat mevr. Stijnis hierover contact kan opnemen met dhr. Kooistra. Actiepunt 17/18-13: de commissielijst wordt besproken en de aanwezige OR-leden laten weten voor welke commissie zij zich willen inzetten. Mevr. Baks heeft de keuzes genoteerd en zal de aangepaste commissielijst aan de OR-leden mailen met het verzoek om indien nog niet gedaan de keuzes aan haar door te geven. Actiepunt 17/18-14: mevr. Boesenkool vertelt dat op woensdag 20 december a.s. namens de OR chocolademelk en een nieuwjaarsrolletje zal worden uitgedeeld aan de leerlingen. Vrijdag 22 december viel als datum af, aangezien dan niet alle leerlingen op school zijn vanwege de kerstactiviteiten. Mevr. Boesenkool heeft hierover reeds afgestemd met dhr. Hilbink (conciërge) en mevr. Doldersum (keuken). Mevr. Kootstra is verhinderd om te helpen. Mevr. Ten Damme zal helpen, maar twee OR-leden is te weinig op dit op te pakken. Mevr. Stijnis en mevr. Zandbergen (vanwege te weinig beschikbare OR-leden) geven aan te zullen helpen. Actiepunt 17/18-15: de jaarplanning mavo staat inmiddels op de website. Dhr. Broekhuizen geeft aan de jaarplanning havo/vwo nu op de website te missen. Mevr. Zandbergen pakt dit op. Actiepunt 17/18-17: mevr. Stijnis heeft bij ICT melding gemaakt dat berichten verstuurd via de app niet in de app terug zijn te vinden, maar in de mail wel. Mevr. Baks meldt dat dit probleem zich bij Android niet voordoet. Mevr. Stijnis en mevr. Redder houden in de gaten of dit probleem zich blijft voordoen. De volgende actiepunten kunnen van de lijst: 17/18-02, 17/18-03 t/m 17/18-05, 17/18-08, 17/18-10 t/m 17/18-12, 17/18-14 t/m 17/18-17.
Bladzijde 4 6. Mededelingen Ouderraad Presentielijst Mevr. Baks meldt dat een presentielijst voortaan niet meer gebruikt zal worden, aangezien de aan- en afwezigheid ook door mevr. Zandbergen in de notulen wordt genoteerd. Infomenten Mevr. Baks meldt dat de Infomenten plaatsvinden op woensdag 17 januari en donderdag 18 januari a.s. Over de invulling is reeds gesproken bij agendapunt 5, bullet 6 Actiepunt 17/18-16. 7. Evaluatie Algemene Ouderavond d.d. 22 november 2017 Mevr. Stijnis heeft de organisatie van de algemene ouderavond op zich genomen. Het was een interessante avond en de theatergroep, de wijkagent, de directie en de aanwezige ouders waren enthousiast. De communicatie voorafgaand aan deze avond verliep niet geheel volgens wens. Mevr. Stijns was er graag vooraf van op de hoogte gebracht dat het programma voor het vmbo (dat gelijktijdig zou plaatsvinden) was komen te vervallen. Zij wenst voor de organisatie van de algemene ouderavond van volgend schooljaar strakkere communicatielijnen en een eerdere start. Mevr. Boesenkool meldt dat een aantal weken voor de algemene ouderavond een klassenoudervergadering plaatsvond en het wenselijk zou zijn geweest dat de algemene ouderavond daar onder de aandacht werd gebracht. Zij heeft die avond ouders gesproken die aangaven niet geïnformeerd te zijn over de algemene ouderavond. Mevr. Stijnis geeft hierop aan dat over de algemene ouderavond voldoende is gecommuniceerd, namelijk als aankondiging, via de website, vervolgens de uitnodiging en daarna een herinnering. Mevr. Stijnis zou wel graag zien dat er posters met aankondiging van de algemene ouderavond in school komen te hangen. Mevr. Baks meldt dat er honderd aanmeldingen zijn ontvangen, maar dat er slechts vijftig ouders aanwezig waren. 8. Attentie voor leerlingen Dit agendapunt is reeds aan de orde gekomen bij agendapunt 5, bullet 9 Actiepunt 17/18-14. 9. Pauze 10. Commissies, draaiboeken en klassenoudervergadering Commissielijst Dit agendapunt is reeds aan de orde gekomen bij agendapunt 5, bullet 8 Actiepunt 17/18-13. Draaiboeken Mevr. Baks en mevr. Ten Damme zijn bezig met de draaiboeken. Klassenoudervergadering d.d. 1 november 2017 Mevr. Baks vertelt dat de eerste klassenoudervergadering van dit schooljaar heeft plaatsgevonden. Mevr. Baks zat bij de klassenoudervergadering van havo/vwo en is positief verrast door de nieuwe opzet van deze vergadering, waarbij er een gesprekonderwerp was en het klaaguurtje daardoor minder ruimte kreeg. Er is daarmee een betere balans gevonden in de communicatie tussen de aanwezige ouders en school. Mevr. Scholtens geeft aan klassenouder te zijn, maar nog geen notulen te hebben ontvangen. Mevr. Redder was als notulist aanwezig en heeft de notulen vlot na de vergadering aan mevr. Landa verzonden. Mevr. Redder pakt dit op.
De eerstvolgende klassenoudervergadering vindt plaats op 14 maart 2018. Ouderraad De Nieuwe Veste Bladzijde 5 11. Discussie n.a.v. agendapunt 3 Gesproken wordt over hoe de OR haar bijdrage heeft aan de PR van school en of er nieuwe ideeën zijn naar aanleiding van de presentatie van dhr. Struikman bij agendapunt 3. Mevr. Baks meldt dat de OR-leden als ambassadeurs van school zichtbaar aanwezig zijn bij een aantal activiteiten van school, zoals de Infomenten en de diploma-uitreikingen. Dhr. Landman merkt op dat de OR-leden tijdens activiteiten op school vaker een naambadge mogen dragen om zo de herkenbaarheid als OR-lid en daarmee de zichtbaarheid van de OR te vergroten. Mevr. Stijnis geeft hierop aan dat voor alle ORleden een badge klaar moet liggen in het postvakje van de OR. Mevr. Stijnis pakt dit op. Mevr. Stijnis meldt dat nieuwe ouders door school weinig geïnformeerd worden over Office365, SOMtoday, Zermelo, IDEALnet e.d. en stelt voor om hierover als OR bij de start van het schooljaar een bijeenkomst voor ouders te organiseren. De informatie hierover wordt niet door alle aspirant OR-leden als gebrekkig ervaren. Mevr. Redder geeft aan dat social media (Facebook en Twitter) door school meer kunnen worden ingezet. Mevr. Boesenkool geeft aan dat het schenken van chocolademelk door de OR op 20 december a.s. bijvoorbeeld door school kan worden gedeeld op Facebook. Mevr. Stijnis meldt dat er op Facebook een evenement kan worden aangemaakt en de respons kan worden gemeten. Mevr. De Jonge laat weten dat onder de leerlingen op dit moment Instagram erg populair is. Mevr. Zandbergen meldt dat basisscholen mogelijk regelmatig een digitale nieuwsbrief aan de ouders verzenden (zoals de BWB-school in Dalen) en dat de wervingsfolder van school welllicht kan worden meegezonden. Mevr. Stijnis meldt dat er voorlichtingsrondes op basisscholen zouden moeten plaatsvinden. Mevr. De Jonge laat weten dat de talentklassen voor de leerlingen bepalend lijken te zijn voor hun schoolkeuze. 12. Rondvraag Mevr. Baks laat weten dat zij van een ouder per e-mail een vraag heeft ontvangen over waarvoor allemaal wel niet betaald moet worden met de vrijwillige ouderbijdrage. Zo wordt een bijdrage betaald voor een bibliotheek die er momenteel niet is en voor verzekeringen, waarvoor de ouder zich afvraagt of dat nodig is. Deze ouder heeft de ouderbijdrage betaald, maar krijgt deze na contact hierover teruggestort. Het lijkt mevr. Baks de moeite waard om als OR de lijst met schoolkosten eens tegen het licht te houden. Dhr. Landman vult hierop aan dat kinderen die niet meer hier op school zitten zelfs nog op de lijst van vrijwillige bijdrage vermeld staan. Mevr. Baks zal hierover contact opnemen met mevr. Veneman. 13. Sluiting Mevr. Baks sluit om 22.15 uur de vergadering. De volgende vergadering vindt plaats op woensdag 14 februari 2018.
Bladzijde 6