Guimardstraat 1 1040 BRUSSEL +32 2 529 04 09 www.katholiekonderwijs.vlaanderen MEDEDELING Referentienummer: M-2012-004 Datum: 2015-05-20 Gewijzigd: 2018-07-09 Contact: Dienst Bestuur & organisatie tr.vermeersch@katholiekonderwijs.vlaanderen +32 2 507 06 56 Boekhoudkundige verwerking van DBFM-verrichtingen Deze mededeling geeft toelichting bij de wijze waarop scholen die in het kader van de inhaalbeweging voor de schoolinfrastructuur in Vlaanderen een Individueel DBFM-contract (idbfm) afgesloten hebben, de bijbehorende verrichtingen boekhoudkundig kunnen verwerken in overeenstemming met het advies van ABKO (Adviescommissie Boekhouding in het Katholiek Onderwijs). De mededeling is aangepast aan de wijziging die in 2016 is doorgevoerd aan de boekhoudwetgeving en het daarbij aansluitende advies van de Commissie Boekhoudkundige Normen. Om de nieuwe boekingswijze in gebruik te kunnen nemen, moeten de eerder boekingen eerst worden teruggedraaid. Vragen kunnen worden gesteld aan trui.vermeersch@katholiekonderwijs.vlaanderen. Inhoud In dit document: Boekhoudkundige verwerking van DBFM-verrichtingen... 1 1 Toelichting in de jaarrekening bij de ondertekening van het Voorcontract... 3 1.1 Toelichting van de verplichting in de jaarrekening... 3 1.2 Boeking van de borgstelling... 3 1.3 Toelichting van de borgstelling in de jaarrekening... 4 2 Ondertekening van het individueel DBFM-contract (idbfm)... 4 2.1 Boeking in de orderekeningen... 4 2.2 Boeking van de borgstelling... 5 2.3 Toelichting van de verplichting in de jaarrekening... 5 2.4 Toekenning van een zakelijk recht aan de Promotor... 5 2.4.1 De Inrichtende Macht is geen eigenaar van de Bouwgrond... 5 2.4.2 De Inrichtende Macht is eigenaar van de Bouwgrond... 6 2.4.3 Vermelding in de toelichting bij de jaarrekening... 6 M-2012-004 Mededeling DBFM 1 van 9
3 Boeking van het individueel DBFM-contract (idbfm)... 6 3.1 Algemene principes... 7 3.2 Nieuwe rekeningen in het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel (MAR)... 8 3.3 Voorbereiding van de boekingen... 8 In werkblad journaalposten van het Excelbestand ABKO_2017_002_2017_08_28_BES_Mededeling M-2012_004_2: 3.4. Toelichting over het idbfm-contract 4. Activering van het gebouw 5. Boeking van de investeringssubsidie 6. Opname van de financieringskost en de onderhoudskost in de toelichting (en de orderekeningen) 7. Overboeking van lange termijn balansposten naar korte termijn balansposten 8. De facturen 8.1. De boeking van de eerste factuur 8.1.1. De eenmalige vergoeding 8.1.1.1. De intercalaire intresten 8.1.1.2. De prijsherziening bouwkost (art. 15.7 (b)) 8.1.2. Verwerking van het deel van de eerste factuur dat betrekking heeft op de BBV 8.1.3. Verwerking van het deel van de eerste factuur dat betrekking heeft op de gevallen van vergoeding (art. 17.2) 8.2. De boeking van de tweede factuur 8.3. De boeking van de derde factuur 8.3.1. Verwerking van het deel van de derde factuur dat betrekking heeft op de BBV 8.3.2. Verwerking van de andere lijnen van de derde factuur 8.3.2.1. Principe 8.3.2.2. Prijsherzieningen, intresten en schadevergoedingen 8.3.2.3. Kortingen, vertragingsboetes en gebruik door derden op initiatief van de Promotor 8.3.2.4. Ineens betaalde wijzigingen in het bouwproject (art. 18.3, (a), (i) idbfm) 8.3.2.5. Wijzigingen in het bouwproject die betaald worden door een aanpassing van de BBV (art. 18.3, (a), (ii) idbfm 8.4. Controle van de volledige en correcte verwerking van de factuur M-2012-004 Mededeling DBFM 2 van 9
9. Afsluitverrichtingen 9.1. Afschrijving van de investeringskost 9.2. Inresultaatname van de AGION-subsidies op de investeringskost 9.3. Overboeking van de lange termijn balansposten naar de korte termijn balansposten 10. Betekenis van enkele afkortingen 1 Toelichting in de jaarrekening bij de ondertekening van het Voorcontract Het Voorcontract is het contract, gesloten tussen de Promotor en de Inrichtende Macht 1, dat het voortraject regelt dat moet leiden tot het afsluiten van het idbfm-contract. 1.1 Toelichting van de verplichting in de jaarrekening Zodra het Voorcontract ondertekend is, dient hiervan melding gemaakt te worden in de toelichting bij de jaarrekening. In het VSKO-model vermeldt u de ondertekening op blad VSKO 14 onder rubriek XII, Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen A2 Belangrijke verplichtingen tot aankoop van vaste activa, bijvoorbeeld als volgt: De Inrichtende Macht heeft een Voorcontract aangegaan voor een DBFM-project over een periode van 30 jaar. De vermoedelijke ingangsdatum is D, de totale investeringskost wordt geraamd op X, de jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding op Y en de jaarlijkse tussenkomst van AGION op Z. De digitale versie (XLS-formaat) van het VSKO-model voor neerlegging bij de Nationale Bank kunt u downloaden op www.vvkso.be > Dubbele boekhouding > Download modelformulier jaarrekening. 1.2 Boeking van de borgstelling In overeenstemming met de bepalingen van het Voorcontract dient de Inrichtende Macht aan de Promotor een door de Promotor goed te keuren Zekerheid stellen ter dekking van de verplichtingen van de Inrichtende Macht. Deze Zekerheid kan de vorm aannemen van een bankwaarborg, een gelddeposito op een geblokkeerde rekening, een pand op beursgenoteerde effecten of een hoofdelijke borg in naam van de Promotor. Aangezien het om een groot bedrag kan gaan, kan de Inrichtende Macht overwegen om deze Zekerheid niet in contanten te stellen, maar onder de vorm van geldbeleggingen (in de praktijk meestal OLO s). Voorbeeld van de boeking van een borgstelling door middel van gelddeposito: 1 We hanteren de term Inrichtende Macht omdat deze systematisch in het idbfm gehanteerd wordt. Uiteraard bedoelen we hiermee naar gelang van het geval het schoolbestuur, het centrumbestuur of het internaatbestuur. M-2012-004 Mededeling DBFM 3 van 9
Debet Credit 288 Borgtochten op meer dan 1 jaar betaald in contanten X 55 Kredietinstellingen X Indien gebruik gemaakt wordt van een ander pand, dient de daarbij horende rekening van Klasse 5 te worden gebruikt. De intresten op deze Zekerheid moeten in resultaat genomen worden. Wie in de boekhouding met orderekeningen werkt, kan de Zekerheid in de boekhouding tot uitdrukking brengen door boeking op een orderekening "02 Zakelijke zekerheden gesteld op de eigen activa". In de orderekeningen 021 en 023 moet in voorkomend geval een onderscheid gemaakt worden tussen de soorten van bezwaarde activa: Debet 021 Zekerheden gesteld op de eigen activa X 023 Zakelijke waarborgen gesteld voor rekening van derden Credit X Indien in de boekhouding geen orderekeningen gebruikt worden, dient de zekerheid te worden vermeld in de toelichting bij de jaarrekening (zie punt 1.3 hierna). 1.3 Toelichting van de borgstelling in de jaarrekening In de toelichting van de jaarrekening wordt het bedrag van de borgstelling vermeld op blad VSKO 14 onder rubriek XII, Niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen, code 919, Pand op andere activa (blz. VSKO-14). 2 Ondertekening van het individueel DBFM-contract (idbfm) 2.1 Boeking in de orderekeningen Bij de ondertekening van het idbfm wordt de geraamde totale verplichting op een orderekening "05 Verplichtingen tot aan- en verkoop van vaste activa geboekt: Debet Credit 050 Verplichtingen tot aankoop van vaste activa X 051 Crediteuren wegens de verplichting tot aankoop X Deze verplichting bedraagt 30 x het aandeel in de jaarlijkse BBV (Bruto Beschikbaarheidsvergoeding) van de component Design & Build. Tegelijkertijd wordt ook de verwachte AGION-subsidie in de orderekeningen geboekt: 092 Debiteuren overige diverse rechten en verplichtingen 093 Crediteuren overige diverse rechten en verplichtingen Debet X Credit X M-2012-004 Mededeling DBFM 4 van 9
Als bedrag wordt 30 x het aandeel van AGION in de component Design & Build van de jaarlijkse BBV geboekt. De boeking van het contract zelf gebeurt op de Voorlopige Beschikbaarheidsdatum (VBD). Wanneer de boekhouding van de Inrichtende Macht geen orderekeningen bevat, wordt het contract alleen vermeld in de toelichting bij de jaarrekening (zie punt 2.3 hierna). 2.2 Boeking van de borgstelling De Borgstelling (zie punt 1.2) wordt overgedragen naar het idbfm en dus verlengd tot de Voorlopige Beschikbaarheidsdatum (VBD). Soms gaat hier ook een beperkte wijziging van het bedrag mee gepaard. 2.3 Toelichting van de verplichting in de jaarrekening Wanneer het idbfm ondertekend is, dient hiervan melding gemaakt te worden in de toelichting bij de jaarrekening. In het VSKO-model wordt het Voorcontract (zie punt 1.1) op blad VSKO 14 onder rubriek XII. Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen A2 Belangrijke verplichtingen tot aankoop van vaste activa aangepast. Dit gebeurt bijvoorbeeld als volgt: De Inrichtende Macht heeft een individueel DBFM-contract aangegaan voor een DBFM-project over een periode van 30 jaar. De ingangsdatum is dd/mm/jjjj, de totale investeringskost bedraagt X euro, de jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding A euro en de jaarlijkse tussenkomst van AGION B euro. De Design- en Buildcomponent en de erbij horende AGION-subsidie zijn in de balans opgenomen. De Finance-component van het contract bedraagt F euro en de Maintenance-component M euro. De AGION-subsidie op de Finance-component bedraagt G euro en de AGION-subsidie op de Maintenance-component N euro. De Finance- en de Maintenance-component en de AGION-subsidie daarop worden jaarlijks rechtstreeks in resultaat geboekt, gedurende de looptijd van het contract.. 2.4 Toekenning van een zakelijk recht aan de Promotor De Inrichtende Macht dient aan de Promotor voor de duur van het Individueel DBFM-Contract een zakelijk recht op de Bouwgrond te verlenen. De authentieke akte waarbij de Inrichtende Macht dit zakelijk recht aan de Promotor verleent, moet binnen de vier maanden na de Contractdatum worden verleden (art. 5.6 idbfm). Dit zakelijk recht neemt de vorm aan van een erfpacht of een opstal (Bijlage 4 idbfm). 2.4.1 De Inrichtende Macht is geen eigenaar van de Bouwgrond Aangezien het gebruiksrecht van de Inrichtende Macht op de Bouwgrond voor de duur van het idbfm de facto blijft bestaan, beveelt ABKO de Inrichtende Machten die de Bouwgrond voordien zelf in erfpacht hadden, aan om de boeking van deze erfpacht zoals voorheen te handhaven. Wanneer de Inrichtende Macht gebruik maakt van orderekeningen, kan de toekenning van het zakelijk recht als volgt worden geboekt: Debet Credit 021 Zekerheden gesteld op eigen activa X 020 Houders van zakelijke zekerheden X M-2012-004 Mededeling DBFM 5 van 9
Het geboekte bedrag is de boekwaarde van het zakelijk recht waarvan de Inrichtende Macht houder is. Indien uw boekhouding geen orderekeningen bevat, dan kan de tekst vermeld onder punt 2.4.3. hierna worden opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening. 2.4.2 De Inrichtende Macht is eigenaar van de Bouwgrond Wanneer de Inrichtende Macht eigenaar is van de grond, dient de toekenning van het zakelijk recht als volgt te worden geboekt: Debet Credit 26 Overige materiële vaste activa X 22 Terreinen X Bij deze boeking is het geboekte bedrag gelijk aan de boekwaarde van de grond. 2.4.3 Vermelding in de toelichting bij de jaarrekening In de toelichting van de jaarrekening wordt de toekenning van het zakelijk recht vermeld op blad VSKO 14 onder rubriek XII, Niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen, deel C. Aard en doel van buitenbalansregelingen, bijvoorbeeld met de tekst: Op de Bouwgrond gelegen. (adres invullen) is een erfpacht/recht van opstal (één van beide weerhouden) verleend aan Scholen van Morgen voor de realisatie en uitbating van een schoolgebouw onder het stelsel van DBFM. De erfpacht/het recht van opstal loopt van dd/mm/jjjj tot de einddatum van de DBFM-overeenkomst. Vzw. (naam van het schoolbestuur invullen) is blote eigenaar van/houder van een zakelijk recht op (één van beide weerhouden) deze Bouwgrond. De boekwaarde van (het zakelijk recht op) deze Bouwgrond bedraagt. (bedrag invullen). Er is een jaarlijkse canon/eenmalige vergoeding (één van beide weerhouden) overeengekomen van 1 euro 3 Boeking van het individueel DBFM-contract (idbfm) We lichten de boeking van de elementen van het DBFM-contract toe aan de hand van een cijfervoorbeeld. Dit cijfervoorbeeld vindt u in het Excelbestand ABKO_2017_001_2017_08_28_BES_Mededeling DBFM_2_herwerkt. Dit Excelbestand heeft 6 werkbladen: het werkblad journaalposten geeft een overzicht van de meest voorkomende boekingen het werkblad invulschema bevat een overzicht van de gegevens die gebruikt worden voor de boekingen. De gegevens zijn afkomstig, enerzijds uit de aflossingstabel en anderzijds uit de facturen. In het werkblad wordt duidelijk gemaakt wat de oorsprong is van de gegevens in het werkblad aflossingstabel is het deel van de aflossingstabel gereconstrueerd waaruit de boekingsbedragen afkomstig zijn de werkbladen factuur_1 en factuur_2 bevatten een eerste factuur en een normale kwartaalfactuur, waarbij is aangeduid welke factuurgegevens gebruikt worden in de boekingen. het werkblad factuur alle mogelijkheden bevat een overzicht van alle factuurlijnen die kunnen voorkomen. In al die werkbladen zijn cijfers in kleur weergegeven en voorzien van een nummer. Eenzelfde cijfer heeft in elk werkblad dezelfde kleur en hetzelfde nummer. Gele en oranje tinten wijzen op activeringen. Blauwe tinten hebben te maken met de investeringssubsidie. M-2012-004 Mededeling DBFM 6 van 9
Groene tinten wijzen op factuurverwerking. Grijze tinten zijn gebruikt voor salderingen. Voor overboekingen van balansposten op lange termijn naar balansposten op korte termijn is met roze en paarse tinten gewerkt. Om zelf aan de slag te gaan voor de boeking van uw eigen idbfm-contract is voorzien in het Excelbestand ABKO_2017_001_2017_08_28_BES_Mededeling DBFM_3. Dit Excelbestand is op een gelijkaardige manier opgebouwd als het Excelbestand met het cijfervoorbeeld maar heeft gedeeltelijk andere werkbladen: het werkblad journaalposten dat automatisch van cijfers wordt voorzien indien u de cijfers van uw eigen aflossingstabel en facturen invult in de andere werkbladen een werkblad aflossingstabel zonder bedragen 4 werkbladen voor facturen: factuur Q1, factuur Q2, factuur Q3 en factuur Q4 2 werkbladen voor creditnota s: CN_1 en CN_2. U kan dit Excelbestand downloaden en er de gegevens van uw eigen idbfm-contract in invullen. Een download kan maar voor één enkel idbfm-contract of één enkele fase van een idbfm-contract of één enkele wijziging art. 18.3 (a) worden gebruikt. Neem dus telkens een extra download voor een tweede of volgende idbfm-contract, een tweede of volgende fase van een idbfm-contract en voor elke wijziging art. 18.3, (a). Soms zijn er varianten van dezelfde boeking vermeld in het werkblad journaalposten. U moet alleen die variant overnemen waarin cijfers verschijnen. Ook de rekeningen waar een nul blijft staan in de te gebruiken variant, mogen worden weggelaten. 3.1 Algemene principes Indien het DBFM-project uit verschillende fasen is opgebouwd en voor elk van deze fasen ook een aparte BBV is bepaald, wordt elke fase als een afzonderlijk DBFM-project geboekt. De BBV is opgebouwd uit de volgende elementen: Design en bouwkost (DB), Financieringskost (F), Onderhoudskost (M). Bijkomend wordt bij de oplevering een eenmalige vergoeding verrekend. Deze bestaat uit intercalaire intresten en prijsherzieningen tijdens de bouwfase. De prijsherzieningen tijdens de bouwfase kunnen zowel positief of negatief zijn: ofwel te betalen aan Scholen van Morgen ofwel te ontvangen. Op de BBV en op de eenmalige vergoeding is subsidiëring door AGION van toepassing. Tenslotte komen er ook vaak Gevallen van Vergoeding (art. 17.2 idbfm) Bouw voor op de eerste factuur. Deze gevallen van vergoeding kunnen een rehedgekost bevatten. De rehedgekost is een herfinancieringskost die het gevolg is van de btw-verlaging voor schoolgebouwen op 01/01/2016. De rehedgekost moet in één keer worden betaald samen met de eerste kwartaalfactuur. De totale design en bouwkost en het deel van de intercalaire intresten dat door de Inrichtende Macht wordt betaald, worden geactiveerd. De subsidie hierop wordt jaarlijks gespreid in het resultaat opgenomen volgens hetzelfde ritme als de afschrijvingen (zie art. 41 van het VSKO-model M-2012-004 Mededeling DBFM 7 van 9
voor dubbele boekhouding). Indien deze manier van afschrijven afwijkt van de waarderingsregels die normaal door de Inrichtende Macht gehanteerd worden, wordt dit vermeld in de toelichting bij de jaarrekening. De vermelding is voorzien op blad VSKO 16.bis, rubriek II. Bijzondere regels, vak Afschrijvingen. Na 30 jaar moeten de totale design- en bouwkost en de geactiveerde intercalaire intresten afgeschreven zijn. Tegelijkertijd moet in diezelfde 30-jarige periode de subsidie van de design- en bouwkost in resultaat worden genomen. De jaarlijkse inresultaatname van de subsidie vormt een gedeeltelijke compensatie voor de jaarlijkse afschrijvingskost. De financieringskost, de onderhoudskost en de subsidie ervan worden jaarlijks in resultaat genomen. 3.2 Nieuwe rekeningen in het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel (MAR) Voor de boeking van enkele specifieke DBFM-verrichtingen zijn met ingang van 1 januari 2015 twee nieuwe rekeningen in het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel (MAR) van het VSKO-model voor dubbele boekhouding gecreëerd 2 : 6116 DBFM-contracten Het bedrag van de jaarlijkse prijsherziening van de Bruto Beschikbaarheidsvergoeding (BBV) van DBFM-contracten zoals vermeld op de factuur, alsook (schade)vergoedingen (art. 17.2 idbfm), interesten (art. 15.4 idbfm), andere bedragen (art. 15.2 (b) (xii) idbfm),. Wijzigingen in het bouwproject die overeenkomstig art. 18.3, (a), (i) van het idbfm ineens betaald worden, worden niet als DBFM-gerelateerde kosten geboekt, maar boekhoudkundig op dezelfde wijze verwerkt als een investering en de bijbehorende subsidie. Wijzigingen in het bouwproject die overeenkomstig art. 18.3, (a), (ii) van het idbfm door middel van een aanpassing van de Bruto Beschikbaarheidsvergoeding (BBV) betaald worden, hebben tot gevolg dat een nieuwe overeenkomst zal gesloten worden met Scholen van Morgen. Deze nieuwe overeenkomst zal in de boekhouding dienen opgenomen te worden als een aanvullende DBFM-boeking of als een wijziging van de bestaande. 748 DBFM-gerelateerde opbrengsten Onder meer kortingen (bijlage 2 idbfm), vertragingsboetes (art. 9.2 idbfm), overdrachtgarantie (art. 12.3 idbfm), gebruik door derden (art. 13.2 idbfm), strafpuntenkortingen (art. 16.4 idbfm), vergoedingen (art. 17.2 idbfm), andere bedragen (art. 15.2 (b) (xii) idbfm), 3.3 Voorbereiding van de boekingen Om een duidelijk beeld te krijgen van de verrichtingen (initiële investering, eenmalige vergoeding, ) en om een goede opvolging en controle mogelijk te maken, is het wenselijk dat de Inrichtende Macht vooraf afzonderlijke subrekeningen aanmaakt voor alle betrokken balansrekeningen. Concreet zijn dit de volgende rekeningen: 2 De aangepaste versie van het VSKO-model voor neerlegging bij de Nationale Bank is op de website van het VSKO beschikbaar sinds eind 2015. M-2012-004 Mededeling DBFM 8 van 9
250 (Terreinen en gebouwen), 2910 (Overige vorderingen op meer dan één jaar), 413 (Te ontvangen investeringssubsidies), 150 (Investeringssubsidies), 159 (In resultaat genomen investeringssubsidies (-) ), 172 (Leasingschulden en soortgelijke), 422 (Leasingschulden en soortgelijke, op minder dan 1 jaar) 731 (Bijzondere werkingsmiddelen). Ook indien er in de loop van het bouwproject wijzigingen doorgevoerd worden overeenkomstig art. 18 idbfm (zie punt 3.6), is het wenselijk dat daarvoor afzonderlijke subrekeningen aangemaakt worden. Ten slotte is het wenselijk om ook binnen rekening 739 (Overige toelagen en subsidies) een nieuwe subrekening aan te maken om de subsidies te boeken die verrekend zijn op de meer of minkosten van de facturen (zie punten 4.1 en 4.2). M-2012-004 Mededeling DBFM 9 van 9