EUROPESE COMMISSIE BUREAU VOOR INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK - BRUSSEL OIB.DR.2 Financiën en overheidsopdrachten Hoofd van de eenheid Brussel, 15/07/2013 OIB.DR.2/IL- rt Réf. Ares(2013)2660838-16/07/2013 OPENBARE AANBESTEDING nr. OIB.DR.2/PO/2013/007/566 betreffende "Verhuisdiensten en aanverwante diensten" (Aankondiging van de opdracht gepubliceerd in PB S nr.: 2013/S 135-233390) UITNODIGING TOT INSCHRIJVING Geachte mevrouw, geachte heer, De Europese Commissie is voornemens meervoudige raamcontracten volgens het cascadesysteem te sluiten voor de verrichting van verhuisdiensten, goederenbehandelingsdiensten, logistieke diensten en aanverwante diensten, overeenkomstig het bestek en de bepalingen die in de bijlagen bij dit bestek zijn opgenomen. Deze opdracht omvat de twee volgende percelen: Perceel 1: Verhuisdiensten en aanverwante diensten; Perceel 2: Goederenbehandelingsdiensten en aanverwante diensten op het gebied van het verwerken van post en archieven. Wat perceel 1 betreft, nemen de volgende entiteiten eveneens deel aan deze aanbesteding: de Europese Commissie, het Comité van de Regio's, het Europees Economisch en Sociaal Comité en de volgende uitvoerende agentschappen: het Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (EACI), het Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA), het Uitvoerend Agentschap Onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA), het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad te Brussel (ERCEA) en het Uitvoerend Agentschap voor het trans-europees vervoersnetwerk te Brussel (TEN-TEA). In dit document worden de hierboven genoemde entiteiten, wat perceel 1 betreft, "de aanbestedende dienst" genoemd. Wat perceel 2 betreft, is de enige deelnemende aanbestedende dienst de Europese Commissie. Europese Commissie - 1049 Brussel België - Telefoon: (32-2) 299.11.11 Kamer: CSM1 05/43 - Telefoon: doorkiesnummer (32-2) 298.69.89 - Fax: (32-2) 296.05.70 E-mail: oib-marches-publics@ec.europa.eu
Indien u belangstelling hebt voor deze opdracht, wordt u verzocht om bij de Commissie een inschrijving in te dienen volgens de onderstaande voorwaarden, uiterlijk op 9 september 2013 om 16.00 uur. I. WIJZE VAN INDIENING VAN DE INSCHRIJVINGEN Inschrijving is mogelijk: a) hetzij per post of per koerierdienst uiterlijk op 9 september 2013, waarbij de datum van het poststempel of de datum van de ontvangstbevestiging van de koerierdienst als bewijs geldt, op onderstaand adres: EUROPESE COMMISSIE Bureau voor infrastructuur en logistiek - Brussel Eenheid OIB.DR.2 - Financiën en overheidsopdrachten Gebouw "CSM 1", kamer 05/043 Cours Saint-Michel 23 1049 Brussel BELGIË Opgelet: op dit adres mogen geen inschrijvingen worden afgegeven. De inschrijvers wordt verzocht op de envelop de volgende vermelding aan te brengen: "Aanbesteding nr. OIB.DR.2/PO/2013/007/566" "MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND" b) hetzij door afgifte, uiterlijk op 9 september 2013 om 16.00 uur, persoonlijk of door een door de inschrijver gemachtigd persoon, bij de centrale postkamer van de Europese Commissie. In dit geval wordt als bewijs van afgifte van de inschrijving een gedateerd ontvangstbewijs verstrekt, dat is ondertekend door de ambtenaar van de centrale postkamer van de Commissie aan wie de stukken zijn overhandigd, op het volgende adres: Centrale postkamer van de Europese Commissie Bourgetlaan 1-3 1140 Brussel (Evere) BELGIË De centrale postkamer van de Commissie is open van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 17.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 16.00 uur; deze is gesloten op zaterdag en zondag en op feestdagen van de Commissie. Bij afgifte moeten op de buitenste envelop alle in punt I. a) genoemde gegevens worden vermeld (het postadres). Ongeacht de wijze van indiening, wordt de inschrijvers verzocht op de envelop de volgende vermelding aan te brengen: "Aanbesteding nr. OIB.DR.2/PO/2013/007/566" Perceel nr. Bladzijde 2 van 10
"MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND" Als bewijs van indiening geldt: - het poststempel of de datum van de ontvangstbevestiging; - het ontvangstbewijs, voorzien van datum en handtekening van de ambtenaar van de centrale postkamer van de Europese Commissie die de zending in ontvangst heeft genomen. II. WIJZE VAN PRESENTATIE VAN DE INSCHRIJVINGEN De inschrijvers moeten zich strikt houden aan de administratieve voorschriften van de onderstaande punten II.1 en II.2; zo niet kan de aanbestedende dienst de inschrijving afwijzen. II.1. Vormvereisten voor de inschrijving II.1.1. De zending moet: - in drievoud (één origineel en twee kopieën) worden toegezonden of afgegeven; de vermeldingen "origineel" en "kopie" worden duidelijk op de buitenzijde van de desbetreffende envelop aangebracht, en - voor elk exemplaar in een dubbele envelop worden toegezonden of afgegeven. Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband, waarover de afzender zijn handtekening moet plaatsen. Beide enveloppen moeten gesloten zijn; op de binnenste envelop moet behalve de naam van de aanbestedende dienst de volgende tekst worden aangebracht: "Aanbesteding nr. OIB.DR.2/PO/2013/007/566" Perceel nr. Inschrijving van de onderneming MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND" De binnenste envelop moet op zijn beurt twee gesloten enveloppen bevatten: een met het technische gedeelte, de andere met het financiële gedeelte. Op elk van deze enveloppen moet duidelijk de inhoud ervan worden aangegeven ("Technisch gedeelte" en "Financieel gedeelte"). II.1.2. Elke inschrijving moet - zijn gedateerd, voorzien van het stempel van de onderneming en ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger; - precies, beknopt, volledig en duidelijk leesbaar zijn, om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten. Voor de gunning van de opdracht beschikt de Commissie alleen over deze antwoorden voor haar evaluatie; zij zijn bijgevolg essentieel. Onvolledige of onleesbare antwoorden kunnen leiden tot uitsluiting van de inschrijving; Bladzijde 3 van 10
- in een van de officiële talen van de Europese Unie zijn opgesteld; - zijn opgesteld met behulp van de bij het bestek gevoegde inschrijvingsformulieren (bijlage 2.1 voor perceel 1 en bijlage 2.2 voor perceel 2). Wanneer de inschrijver de inschrijvingsformulieren in zijn tekstverwerker overneemt, moet hij erop letten dat hij de bewoordingen van het origineel niet wijzigt. De inschrijvingsformulieren moeten zijn gedateerd, voorzien van het stempel van de onderneming en ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger. Er wordt op gewezen dat alleen een papieren versie van de inschrijving met stempel, gedateerd en ondertekend, wordt aanvaard. Deze formulieren moeten bovendien vergezeld gaan van alle gevraagde documenten. De inschrijver kan tevens op aparte bladen informatie verstrekken indien hij dat nuttig acht om bepaalde aspecten van zijn inschrijving toe te lichten; - vergezeld gaan van een ingevuld formulier Juridische entiteit, waarbij een kopie van een officieel document is gevoegd (bv. Belgisch Staatsblad, afschrift uit het handelsregister enz.) waaruit de naam van de inschrijvende onderneming, het adres van het hoofdkantoor en het registratienummer bij de nationale autoriteiten blijkt, naast een kopie van een bewijsstuk betreffende btwplichtigheid indien het btw-nummer niet op de kopie van het officiële document staat vermeld. De inschrijver kan dat formulier rechtstreeks downloaden van de volgende website: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entiti es_fr.cfm - vergezeld gaan van een formulier Financiële-identificatiegegevens, dat is ingevuld door de bank van de inschrijver en de inschrijver zelf, waarbij een recent bankafschrift is gevoegd. Bij gebrek aan een recent bankafschrift moet het formulier Financiële-identificatiegegevens door de bank van een stempel worden voorzien en door een vertegenwoordiger van de bank worden ondertekend. De inschrijver kan dat formulier rechtstreeks downloaden van de volgende website: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_ id_fr.cfm - vergezeld gaan van een ondertekende en gedateerde verklaring waarin de inschrijver aangeeft of hij van plan is een deel van de opdracht uit te besteden, en in voorkomend geval het deel van de opdracht dat hij wil uitbesteden. De inschrijver blijft verantwoordelijk voor dit uitbestede deel van de opdracht; - vergezeld gaan van een naar behoren ondertekende en gedateerde verklaring op erewoord, dat hij niet in een van de situaties verkeert waarin deelname aan een door Europese Unie uitgeschreven opdracht is uitgesloten. De verklaring op erewoord moet de op de onderstaande webpagina bekendgemaakte modelverklaring in extenso overnemen: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm - vergezeld gaan van de vragenlijst "Gegevens uitsluiting selectie", die naar behoren is ingevuld door de inschrijver (bijlage 0.0 en bijlage 0.1 en/of bijlage 0.2, afhankelijk van het (de) gekozen perce(e)l(en). Bladzijde 4 van 10
II.2. Vereisten betreffende de inhoud van de inschrijving II.2.1. Er moet voor elk perceel afzonderlijk een inschrijving worden ingediend op basis van de bepalingen van dit bestek (uitnodiging tot inschrijving en de bijlagen daarbij), waarin de gewenste prestatie en de vereiste wijze van uitvoering zijn beschreven. In het bestek staat ook vermeld welke stukken voor de indiening van een inschrijving moeten worden opgesteld. II.2.2. De prijzen: - moeten worden ingediend met behulp van de formulieren in bijlage 2.1 (voor perceel 1) en bijlage 2.2 (voor perceel 2) en moeten worden uitgedrukt in euro's, exclusief btw, netto (alle kosten inbegrepen); - moeten worden berekend exclusief belastingen, heffingen en rechten. De Europese Commissie is vrijgesteld van alle belastingen, heffingen en rechten overeenkomstig het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, als bijlage gehecht aan het Verdrag van 8 april 1965 tot instelling van één Raad en één Commissie welke de Europese Gemeenschappen gemeen hebben. III. ALGEMENE VOORWAARDEN III.1. Indiening van een inschrijving impliceert - dat de inschrijver de voorwaarden van deze uitnodiging tot inschrijving en de bijlagen daarbij aanvaardt; - dat de inschrijver afziet van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. Als de opdracht aan hem wordt gegund, is de inschrijver tijdens de uitvoering van het contract aan zijn inschrijving gebonden. De inschrijvers wordt erop gewezen dat de kosten voor de voorbereiding en indiening van een inschrijving volledig ten hunnen laste zijn en niet worden terugbetaald. Indien in uw inschrijving de mogelijkheid wordt vermeld om een beroep te doen op uitbesteding, raden wij aan bemiddeling als een van de manieren om geschillen op te lossen op te nemen in het contract met de subcontractanten. III.2. Gestanddoeningstermijn De gestanddoeningstermijn, gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving niet mag wijzigen, bedraagt negen maanden, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen. III.3. Duur van het raamcontract Het raamcontract heeft een maximale looptijd van vier jaar. III.4. Beoordeling van de inschrijvingen en gunning van de opdracht De evaluatie van de inschrijvingen wordt in vier fasen uitgevoerd op basis van de criteria die vooraf uitdrukkelijk zijn vermeld in het bestek. Bladzijde 5 van 10
Alleen de inschrijvingen die voldoen aan de eisen van de betrokken evaluatiefase worden toegelaten tot de volgende fase. III.4.1. Fase 1: Uitsluiting Ingevolge artikel 143 van gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, verstrekt elke inschrijver een naar behoren ondertekende en gedateerde verklaring op erewoord, dat hij niet in een van de situaties verkeert waarin deelname aan deze opdracht is uitgesloten. Een model voor de verklaring op erewoord is opgenomen in de bijlage vragenlijst "Gegevens uitsluiting selectie" (bijlage 0.1.1 of 0.2.1 afhankelijk van het betrokken perceel). III.4.2. Fase 2: Selectie Inschrijvers worden, afzonderlijk voor elk perceel, geselecteerd als zij kunnen aantonen dat zij beschikken over enerzijds voldoende economische en financiële draagkracht en anderzijds voldoende technische en beroepsbekwaamheid. Er moet worden voldaan aan alle in de aankondiging van de opdracht en in de bijlage vragenlijst "Gegevens - Uitsluiting - Selectie" (bijlage 0.1.1 of 0.2.1 afhankelijk van het betrokken perceel) bedoelde eisen om tot de volgende evaluatiefase te kunnen worden toegelaten. Tijdens de selectiefase wordt in de eerste plaats nagegaan of de onderneming (of in voorkomend geval de combinatie) in staat is de opdracht uit te voeren vanuit economisch, financieel, professioneel en technisch oogpunt. III.4.3. Fase 3: Evaluatie Tijdens deze fase worden door de aanbestedende dienst, voor elk perceel afzonderlijk, de inschrijvingen louter vanuit financieel oogpunt met elkaar vergeleken. De financiële beoordeling van de inschrijvingen voor de maximale looptijd van het raamcontract wordt uitgevoerd op basis van de indicatieve omvang zoals vermeld in de financiële inschrijvingsformulieren in bijlage 2.1 (voor perceel 1) en bijlage 2.2 (voor perceel 2). De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat deze omvang te goeder trouw wordt meegedeeld en uitsluitend ter indicatie van de hoeveelheden die zullen worden besteld tijdens de looptijd van het raamcontract; de aanbestedende dienst is hierdoor geenszins gebonden. III.4.4 Fase 4: Gunning De opdracht wordt, afzonderlijk voor elk perceel, per aanbesteding gegund. De opdracht wordt voor elk perceel gegund aan de eerste 3 (drie) inschrijvingen met de laagste prijs waarvan is vastgesteld dat zij voldoen aan alle bepalingen van Bladzijde 6 van 10
dit bestek. IV. CONTACTEN EN AANVULLENDE INLICHTINGEN Gedurende de gehele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers slechts bij wijze van uitzondering toegestaan. Zij zijn alleen mogelijk onder de onderstaande voorwaarden. IV.1. Vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen - Op verzoek van de inschrijvers kan de aanbestedende dienst, op dezelfde datum en aan alle inschrijvers, aanvullende inlichtingen verstrekken die enkel tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken. - Een verzoek om aanvullende inlichtingen moet schriftelijk worden ingediend, hetzij per brief aan het in punt I.a) hierboven vermelde adres, hetzij per fax op het nummer +32 (0) 2.296.05.70, hetzij per e-mail naar het volgende adres: oibmarches-publics@ec.europa.eu - Op verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen worden ontvangen, wordt niet geantwoord. - De Commissie kan op eigen initiatief alle inschrijvers op dezelfde datum op de hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen of materiële tekortkomingen in de aanbestedingsstukken. - Het bestek en de antwoorden op verzoeken om aanvullende inlichtingen kunnen van het volgende internetadres worden gedownload: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm De website zal regelmatig worden bijgewerkt en de inschrijvers moeten tijdens de periode van de opening van de inschrijvingen zelf nagaan of er bijwerkingen en wijzigingen zijn. IV.2. Openbare opening van de inschrijvingen De openbare opening van de inschrijvingen vindt plaats op 16 september 2013 om 10.00 uur in de kantoren van de aanbestedende dienst op het volgende adres: Bureau voor infrastructuur en logistiek - Brussel Gebouw "CSM 1" Cours Saint-Michel 23 1040 Brussel BELGIË Elke inschrijver mag op de openingszitting worden vertegenwoordigd door een enkele persoon. In dat geval moet u om veiligheidsredenen de naam van deze persoon schriftelijk meedelen aan het in punt I.a) hierboven vermelde adres, dan wel per fax naar nummer +32 (0)2.296.05.70 of per e-mail naar het volgende adres: oib-marches- Bladzijde 7 van 10
publics@ec.europa.eu, en dat uiterlijk twee werkdagen vóór de openingszitting; zo niet behoudt de Commissie zich het recht voor uw vertegenwoordiger de toegang tot de openingszitting te weigeren. Het openbare deel van de openingszitting is strikt beperkt tot de volgende elementen: nagaan of elke inschrijving in goede en behoorlijke vorm is ingediend (met name inachtneming van de uiterste datum voor indiening); bekendmaking van de ontvangen inschrijvingen; de bekendgemaakte namen zijn die van de ondernemingen die inschrijvingen hebben toegezonden of afgegeven; bekendmaking van de (totaal)prijs van de inschrijvingen (mits de inschrijving conform is, wat later zal worden beoordeeld). Er worden geen andere gegevens over de inschrijvingen verstrekt. De vertegenwoordigers van de inschrijvers zal worden verzocht een presentielijst te ondertekenen; zij zullen echter geen notulen van de zitting ontvangen. IV.3. Na de opening van de inschrijvingen - Indien een inschrijving moet worden verduidelijkt of indien kennelijke materiële fouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd, mag de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver, wat echter niet tot een wijziging van de voorwaarden van de inschrijving mag leiden. V. VERDERE STAPPEN NA DE INDIENING VAN DE INSCHRIJVINGEN - Deze uitnodiging tot inschrijving houdt voor de aanbestedende dienst geen enkele verbintenis in. De contractuele verplichtingen van de aanbestedende dienst gaan pas in bij ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund. - Tot de ondertekening van het contract kan de aanbestedende dienst van de opdracht afzien of de aanbestedingsprocedure annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling. In dat geval moet dit besluit worden gemotiveerd en aan de gegadigden of inschrijvers worden meegedeeld. - Zodra de Commissie de inschrijving heeft geopend, wordt het document haar eigendom en wordt het vertrouwelijk behandeld. - De inschrijvers worden in kennis gesteld van het gevolg dat aan hun inschrijving is gegeven. - Indien voor de follow-up van uw antwoord op de uitnodiging tot inschrijving persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) moeten worden geregistreerd en verwerkt, zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk voor de evaluatie van uw inschrijving, Bladzijde 8 van 10
overeenkomstig de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving, en zullen ze uitsluitend met het oog hierop door de eenheid OIB.RE.2 worden verwerkt. Voor nadere bijzonderheden betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u de privacyverklaring raadplegen op: http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/privacystatement_publicprocurement_en.pdf - Uw persoonsgegevens kunnen door de rekenplichtige van de Commissie in het vroegtijdig waarschuwingssysteem (EWS), dan wel in zowel het EWS als de centrale gegevensbank van uitsluitingen (CED) worden geregistreerd, indien u in een van de situaties verkeert als genoemd in: - Besluit 2008/969/EG, Euratom van de Commissie van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cf m ), of - Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van de Commissie van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_fr.cfm#bdce). Hoogachtend, Fernanda SERRA Bladzijde 9 van 10
VII. LIJST MET BIJLAGEN De onderstaande bijlagen vormen een integrerend onderdeel van dit bestek: Perceel 1: 0.1 Gegevensformulier van de inschrijver (hetzelfde formulier voor perceel 1 en perceel 2, maar dat formulier moet in voorkomend geval afzonderlijk worden ingevuld voor elk perceel) 0.1.1 Vragenlijst Gegevens uitsluiting selectie, perceel 1 1.1 Technische specificaties 1.2.1 & 2 Lijst van gebouwen (zelfde lijst voor de twee percelen) 2.1 Financieel inschrijvingsformulier 3.1 Ontwerpraamcontract Perceel 2 0.1 Gegevensformulier van de inschrijver (hetzelfde formulier voor perceel 1 en perceel 2, maar dat formulier moet in voorkomend geval afzonderlijk worden ingevuld voor elk perceel) 0.1.2 Vragenlijst Gegevens uitsluiting selectie, perceel 2 1.2 Technische specificaties 1.2.1 & 2 Lijst van gebouwen (zelfde lijst voor de twee percelen) 2.2 Financieel inschrijvingsformulier 3.2 Ontwerpraamcontract Bladzijde 10 van 10