Notulen Bondsvergadering 1-Mei-16 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 13 14 15 16 17 1. Welkom De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. We doen een snel namenrondje.. Mededelingen en ingekomen stukken De ingekomen stukken met betrekking tot vergaderpunten behandelen we in de desbetreffende agendapunten. Imke van Asseldonk kan helaas aanwezig zijn op deze vergadering. 3. Vaststelling agenda Tijdplanning 1. Opening 11.00. Mededelingen en ingekomen stukken 3. Vaststelling agenda 4. Vaststelling quorum 5. Vaststellen Notulen voorjaars bondsvergadering 6. NFB Jaarverslag 015 & NFB Financieel verslag 015 11.15 7. Verslag Raad van Advies 11.50 8. Bestuurswisselingen & Vacatures 1.00 9. Aanpassing competitiereglement Ultimate 1.10 10. Voorbereiding beleidsplan 017+ 1.0 11. Actualiteit 1.40 1. Rondvraag 1.45 13. Sluiting 13.00 4. Vaststelling quorum We stellen het aanwezig quorum vast en noteren de aanwezige afgevaardigden vanuit de verschillende verenigingen en actieve organen binnen de NFB. Vereniging Aantal aanwezig Namen aanwezigen Vastgesteld aantal stemmen Airborn 1 + machtiging Timo Verkerk Aurora Afgemeld - Almere Spinners + machtiging Kevin de Jongh 3 Peter Mooij Bear Discgolf Afgemeld - Bfrisbee s + machtiging Sander Brugman 3 Guyon Delauw Bluefingers 3 Paul Ansing Lisette Jansma Jentse Dijkshoorn
Notulen NFB Bondsvergadering BSN - - Crunch + machtiging Tjeerd Ates 3 Feike Zwart DDT 1 + machtiging Sjoerd Helfrich Discgolf Vereniging - - Randstad Disc Sport Amsterdam - - Discgolf Vereniging Afgemeld - Groeterzandgat Flying High Afgemeld - Force Elektro 1 + machtiging Laurens van der Heijden GD 1 + machtiging Hinke Beekman IJdoorn Kings - - MUG Afgemeld - NUTS - - PANIC - - R damnit - - Red Lights 1 Ted Beute 1 Shotzz - - Swamp Dragon - - UFO Tim de Jong Charlotte Verheij Ultimaas Afgemeld - UP 1 Esther den Boer 1 UTKA 3 Aran Koning Maxim van Oldenbeek Esmee de Jong Veenendaal Tijgers 1 + machtiging Marjo Hoppen Vellesan Speedys - - Vertigo Afgemeld - WAF Jasper Bos Geert Oymans Zoetermeer Discgolf United - - Totaal 5 + 8 machtiging 31 stemmen 18 Ultimate Competitie Jasper Florijn RvA Erik Puyt RvA Erik Schmieman RvA Afgemeld Suzanne Poyck Vertrouwenscontactpersoon Afgemeld Janneke Eijgelaar Kandidaatsbestuurslid NFB Afgemeld Pelle Rietveld
3 Notulen NFB Bondsvergadering 19 0 1 3 4 5 6 7 8 9 30 31 3 33 34 35 36 37 38 39 40 41 4 43 44 45 46 47 48 49 50 51 5 53 54 55 56 57 58 59 60 61 6 63 5. Vaststellen Notulen najaars bondsvergadering Tim de Jong (UFO) verwijst naar de laatste pagina waar zijn opmerking over de mixed competitie. Hij heeft als toevoeging dat het gevoel heerst dat deze steeds minder leeft. Hij vraagt of er al een groep bijeengekomen is om hier iets aan te doen. Jasper Florijn gaat er mee aan de slag. In punt 8 wordt een onbedoelde dubbel negatief gebruikt (in laatste zin). Deze wordt aangepast. Er wordt gevraagd naar de status van de VOGs. Het aanvragen van VOGs voor jeugdtrainers is volledig ingevoerd en loopt. Met bovengenoemde opmerkingen worden de notulen vastgesteld. 6. NFB Jaarverslag 015 & NFB Financieel verslag 015 Toelichting secretaris & toelichting penningmeester We kijken het filmpje van het gala 015. Verder worden kort de volgende ontwikkelingen benoemd: Nederland Sport, kaderoverleg, veel aandacht voor ultimate frisbee in de pers, IOC erkenning voor de frisbeesport, discgolf ontwikkelingen, website vernieuwd, nieuwe discgolf banen, slotdag competitie, VOG doorgevoerd, en meerdere internationale prestaties (o.a. Dubai, Frankfurt, Kopenhagen). In het jaarverslag wordt specifiek verwezen naar voordelen van een lidmaatschap bij de nieuwste discgolf vereniging, Zoetermeer Discgolf United. Wat houden deze voordelen precies in? Erik Schmieman licht toe dat er in deze club, ondanks dat discgolf een individuele sport is, veel clubgevoel heerst ten opzichte van bestaande discgolfverenigingen. Er wordt opgemerkt dat alleen bij de Open competitie een vergelijking met vorig jaar wordt gemaakt. Men is benieuwd of de oprichting van Dames competitie effect heeft gehad op het aantal Open teams. Max Pieters (penningmeester NFB) denkt van niet, Jos Verhoeven (voorzitter NFB) voegt toe dat het aantal teams dit jaar (016) stabiel is gebleven maar in 015 weldegelijk een stijging heeft plaatsgevonden. De vergelijking zal worden toegevoegd aan het verslag. Max licht het financieel verslag verder toe. De NFB is een financieel zeer gezonde organisatie. Hij geeft aan dat de jaarrekening o.a. aan het licht bracht dat de competitie inkomsten hoger zijn dan de uitgaven. Het bestuur gaat dan ook aankomend jaar uitzoeken of de fees hiervoor omlaag kunnen. De kosten gegroepeerd onder lustrum betreffen een toevoeging aan de reserve. De overgebleven reserve na het vorige lustrum zitten ook nog in de reserve, deze bedraagt nu 1.438. We corrigeren de tabel waarin competitieopbrengsten worden weergegeven, omdat Competitie Outdoor niet enkel de cijfers van Open bevat maar ook die van de Outdoor Dames competitie. De bondsvergadering vraagt waarom de opbrengsten voor de Indoor competitie niet deelbaar is door het teamfee bedrag. Dit heeft te maken met een overlopende post vanuit vorig jaar.
4 Notulen NFB Bondsvergadering 64 65 66 67 68 69 70 71 7 73 74 75 76 77 78 79 80 81 8 83 84 85 86 87 88 89 90 91 9 93 94 95 96 97 98 99 100 101 10 103 104 105 106 107 108 109 110 Max voegt verder toe dat de in het begroting de trainingsopleidingen geld toe krijgen, ten behoeve van de ontwikkeling. Daarmee zijn in de begroting inkomsten, in de vorm van eigen bijdragen, gesaldeerd. Echter in de resultatenrekening zijn deze wel laten zien. Ted Beute (Red Lights) maakt als kanttekening dat de juiste afkorting voor Bondsvergadering BV is. In het verslag wordt gesproken over BLV (bondsledenvergadering). Dit wordt aangepast. Erik Schmieman maakt de opmerking dat transparantie in de weergave duidelijk weergeeft of iedereen zijn eigen broek op houdt. Belangrijk is wel dat voor iedereen duidelijk blijft dat algemene zaken ten goede komen van iedereen. Bevindingen & verklaring Kascommissie Feike van der Zwet doet namens de kascommissie verslag van de bevindingen van de kascommissie. Er is een grondige controle gevoerd en er zijn geen gekke dingen aan het licht gekomen. Wel lijkt het hem nuttig als in het vervolg de kascommissie toegang wordt verleend tot de online administratie. Dan hoeven ze niet eens fysiek bij elkaar te komen, alles is toch digitaal. Dit verzoek wordt doorgegeven aan BONDcenter. Goedkeuren Jaarverslag & Jaarrekening De bondsvergadering stemt in met het jaarverslag en de jaarrekening 015. Verlenen decharge aan het bestuur De kascommissie stelt voor decharge te verlenen aan het bestuur voor 015. De bondsvergadering stemt hier mee in. De kascommissie wordt herkozen, Feike en Cindy blijven zitten en als derde persoon wordt Aran Koning ingestemd als lid van de kascommissie. 7. Verslag Raad van Advies De RvA van de NFB bestaat uit Suzanne Poyck, Erik Puyt, Erik Schmieman en Peter Mooij. De bevindingen van de Rva over afgelopen jaar worden toegelicht. Ze zien veel groei in de sport, maar wel een erg smal bestuur waar veel verantwoordelijkheid bij de voorzitter ligt. Er zijn gelukkig wel veel brede commissies en professionele ondersteuning vanuit BONDcenter die als succesvol wordt ervaren. De Ultimate competitie loopt goed en Discgolf loopt de laatste tijd beter. De sfeer binnen de bond is goed en de organisatie is financieel gezond. Hoog tijd voor een (nieuw) meerjarenbeleidsplan! Jos voegt hier aan toe dat hij vanuit NOC*NSF een compliment heeft gekregen over de stabiliteit van de bond, met name in vergelijking met andere sportbonden van ons formaat. 8. Bestuurswisselingen & Vacatures Aftreden secretaris Imke van Asseldonk Imke neemt afscheid als secretaris van de NFB per deze vergadering. We geven haar een warm applaus als dank voor haar harde werk. Omdat ze niet aanwezig kan zijn op de vergadering nemen we een korte videoboodschap voor haar op. Ze zal in de nabije toekomst nog persoonlijk worden bedankt.
5 Notulen NFB Bondsvergadering 111 11 113 114 115 116 117 118 119 10 11 1 13 14 15 16 17 18 19 130 131 13 133 134 135 136 137 138 139 140 141 14 143 144 145 146 147 148 149 150 151 15 153 154 Gewijzigde invulling secretariaat & secretaris Naar aanleiding van het vertrek van Imke en de behoefte aan continuïteit bij het secretariaat, heeft het NFB bestuur besloten een aantal secretariaatstaken te verschuiven richting BONDcenter. Secretariaat en secretaris worden dus gescheiden. We zijn nog steeds op zoek naar een secretaris, echter zijn/haar rol zal met name gericht zijn op juridische zaken zoals aanpassingen in de statuten, competitie reglementen, spelersverklaringen en het tuchtreglement. Benoemingen AB lid Competitie Coördinator Ultimate en AB lid Coördinator Discgolf Om het bestuur te verbreden en inhoudelijk te versterken hebben we twee algemene bestuursleden voorgedragen. Jasper Florijn als AB CCU en Pelle Rietveld als AB CD. De bondsvergadering stemt met beide benoemingen in. Benoeming Vertrouwenscontactpersoon Janneke Eigelaar wordt voorgedragen als vertrouwenscontactpersoon. De bondsvergadering stemt hier mee in. DB vacatures Secretaris & Communicatie De nood is hoog, we willen graag zo snel mogelijk deze functies vullen. Met name het delen van de verantwoordelijkheid is nodig om een gezond bestuur te zijn. Het dringend verzoek is dan ook aan de verenigingen om binnen hun kringen op zoek te gaan naar geïnteresseerden. Sjoerd Helfrich (DDT) vraagt zich af of de bond statutair verplicht is een secretaris te hebben. Max heeft dit gecontroleerd en dit is niet het geval. 9. Aanpassing competitiereglement Ultimate Er is een werkgroep competitiereglementen in het leven geroepen voor het opstellen en het wijzigen van het competitiereglement. Daarnaast is hen de taak gegeven een proces op te zetten voor het indienen en verwerken van reglementswijzigingen. De voorgestelde nieuwe reglementen zijn verspreid voorafgaande de bondsvergadering. Er was kans hier op te reageren en binnengekomen reacties worden op de vergadering behandeld. Het binnengekomen amendement van de Veenendaal Tijgers wordt toegelicht en voorgedragen voor stemming. Er is een kleine discussie over de eis van een kantine bij een speeldag. Het amendement wordt ingetrokken na toelichting door de commissie. Verder hebben de Veenendaal Tijgers een vraag over de competitielicenties. Omdat er drie competities zijn, waarvan één licentie-periode overschrijdend is, en spelers niet altijd voor hun eigen vereniging uitkomen in iedere competitie, lopen de licenties niet synchroon. Ze willen voorstellen om de licenties te schrappen en het begrotingsgat op te vangen dan wel met een verhogen van de teamfee, dan wel de spelersfee (op basis van werkelijke gespeelde competitie). Hier zit een administratief component in, omdat er geen aansluiting is tussen BONDcenter administratie en Ultimate Central. Maar de vraag heerst ook wat precies de toegevoegde waarde is van de spelerslicentie.
6 Notulen NFB Bondsvergadering 155 156 157 158 159 160 161 16 163 164 165 166 167 168 169 170 171 17 173 174 175 176 177 178 179 180 181 18 183 184 185 186 187 188 189 190 191 19 193 194 195 196 197 198 199 00 01 De voorzitter verzoekt de verenigingen die aangeven moeite te hebben met de huidige opzet (in ieder geval Crunch, Veenendaal Tijgers, UFO) om met een alternatief voorstel te komen. 10. Voorbereiding beleidsplan 017+ Het bestuur heeft terug gekeken naar de beleidsperiode 014 016 en een vergelijking gedaan tussen de in het MJBP gesteld doelen en de behaalde resultaten over die periode, en is tevreden. Er zal een nieuwe MJBP worden gemaakt, in lijn met het beleid van NOC*NSF: een beleidsplan 017+. Hier in worden een aantal stippen op de horizon uitgezet die voor langere periode levensvatbaar zijn. Na de zomer wil het bestuur twee bijeenkomsten organiseren: 1. Het dagelijks bestuur + voorzitters van de verenigingen. Dit is een brainstorm en netwerk dag.. Volledig bestuur + kaderfunctie vrijwilligers. Hier moet het uiteindelijke beleid worden vormgegeven. De bondsvergadering vindt dit een goed plan. Erik Schmieman vraagt of dit jaarlijks terugkomende bijeenkomsten zijn. Jos vindt dat een goed idee, mits de agenda s het toelaten. 11. Actualiteit Nederland Sport Administratief zijn we nog niet waar we willen zijn. Met name de ledenadministratie is niet zoals gewenst. BONDcenter zelf kan deze functionaliteit niet kosteloos uitbreiden, maar de nu bij hen aangesloten bonden kunnen de investering niet opbrengen. Overstappen naar een alternatief, zoals All United of Ultimate Central, is een optie. Dit is echter ook erg kostbaar, de offerte van All United is bijvoorbeeld 3.000 per jaar. Een derde mogelijkheid komt voort uit het Nederland Sport initiatief waar de NFB bij is betrokken. Dit initiatief is een samenwerking van acht sportbonden om de onderliggende processen van kleine sportbonden samen te brengen. Één ontwikkelingstak die daarin loopt is de ontwikkeling van een platform wat dient als een goede ledenadministratie voor zowel de bond als haar verenigingen. Dit platform kan wellicht gerealiseerd worden met hulp van ASR, waar een verdienmodel aan hangt. Het bestuur stelt voor om de ontwikkelingen hier af te wachten en tot die tijd te werken met de huidige ledenadministratie. Sponsoring In 015 is de NFB een overeenkomst aangegaan met Brand Proposition. Zij helpen ons met het vergaren van sponsoren. In 015 hebben ze het Beach Frisbee Team (NBFT) geholpen bij het vastleggen van de nieuwe sponsorovereenkomst met Yellow Brick. Verder zijn ze nu bezig met een subsidie aanvraag uit het KPN fonds t.b.v. de nationale teams. Nationale Teams Londen, Gent, Polen (WK), dit jaar 6 teams actief internationaal. Financiën lopen via BONDcenter.
7 Notulen NFB Bondsvergadering 0 03 04 05 06 07 08 09 10 11 1 13 14 15 16 17 18 19 0 1 3 4 5 6 7 8 9 30 31 3 33 34 35 36 37 38 39 40 Discgolfcourse door Staatsbosbeheer Er zal een eerste discgolfcourse door Staatsbosbeheer worden aangelegd in Stadspark De Kemphaan in Almere? We hopen dat dit een succesvolle samenwerken kan worden met meer discgolf courses in de bossen beheerd door Staatsbosbeheer. 018 WUCC De NFB heeft zich kandidaat gesteld voor het 018 World Ultimate Club Championships. In samenwerking met TOC is een bid uitgebracht, het bidbook is ter inzage meegenomen. Groot voordeel voor de NFB is dat TOC de organisatie en meedingen hier naar kan doen voor eigen rekening en risico. Het gebeurd op een op zeer professionele manier, getuige het bidbook. De voorgestelde locatie is Leeuwarden worden, met name dankzij hun status als culturele hoofdstad van Europa in 018. De grootste concurrent is Cincinnati, USA. Het formele besluit van het WFDF verwachten we eind augustus. 1. Rondvraag Tsjeerd Ates (Crunch) heeft een nagekomen vraag over het competitiereglement. Hij zal deze via de officiële weg indienen, maar licht graag toe. In artikel 7 wordt de teamsamenstelling voor een outdoor team op maximaal 1 spelers gesteld. Het WFDF maximum is 8, vanwaar het verschil? Marjo Hoppen (Veenendaal Tijgers) vraagt naar het dubbellidmaatschap. Wat zijn precies de vastgestelde regels hier omtrent, wie betaald en wordt dit hoe wordt dit geregistreerd? Hier is geen gemakkelijke oplossing voor. Bij facturatie wordt een correctie voor dubbelleden uitgevoerd door BONDcenter. De vereniging zelf kan een check inbouwen door nieuwe leden te vragen of ze ook bij andere verenigingen zijn ingeschreven. Laurens van der Heijden (Force Elektro) vraagt of er een groep komt om de mixed outdoor competitie te evalueren, zoals aangekondigd in de vorige bondsvergadering. Deze verantwoordelijkheid ligt bij Jasper, de competitie coördinator. Timo Verkerk (Airborn) vraagt of spirit commissie heeft gemerkt dat de spirit formulieren niet altijd serieus worden ingevuld. Moet dit in het competitiereglement worden verankerd? De bondsvergadering vindt van niet, in lijn met de regels van spirit leg je mensen dan uit hoe spirit werkt. Jasper Bos (WAF) vraagt waarom in Ultimate Central geen emailadressen worden getoond. Dit is afgeschermd om privacy redenen, daar kunnen we niks aan doen. 13. Sluiting De voorzitter bedankt de verenigingen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering.