Verslag Raad van Beheer GC Colomba Datum: 20 december 2005 Aanwezig: zie aanwezigheidslijst 1. Goedkeuring van de agenda De agenda is goed toegekomen bij iedereen en wordt goedgekeurd. 2. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Beheer van 27-09-2005 Ingrid zegt dat in de tweede zin te zetten moet worden weggelaten. Met deze opmerking wordt het verslag goedgekeurd. 3. Opvolging van het verslag van de Raad van Beheer van 27-09-2005 Wat betreft de inzet van het gemeentepersoneel in het complex GC Colomba vertelt Ingrid dat er werd samengezeten met het personeel. Hier werd een aangepaste taakbeschrijving besproken. Ze zouden niet langer ressorteren onder de technische dienst maar onder de dienst vrijetijd. De belangrijkste verandering is dat Rik en Norbert zullen inspringen in Colomba voor wat betreft het sanitair bij afwezigheid van Fabienne. Indien nodig zal Fabienne dit ook doen in de sporthal. Normaal gaat deze nieuwe regeling in voege vanaf 1 januari 2006. Wat betreft de aankoop van het concertpodium stelt er zich een klein probleem. Het aangekochte podium blijkt kleiner te zijn (het laagste deel ontbreekt) dan voorgesteld aan de gemeente. Het podium is op deze manier perfect bruikbaar maar wat aan de kleine kant. Marcel stelt voor om enkele losse in hoogte verstelbare podiumelementen aan te kopen om het podium uit te breiden. Deze elementen kunnen ook voor andere toepassingen in de zaal gebruikt worden. Marcel zal ook nog eens informeren bij Conek. Wat betreft de vraag om meer plaats te voorzien voor het ophangen van affiches is er een vraag vertrokken naar de gemeente om kurken borden op te hangen in de gang. Het steekkarretje is nog niet terug geraakt uit Berkenhof. Guido Craps zal dit in orde brengen. Wat betreft de vraag over de opslag van materiaal door het t Akkosjeke heeft de gemeente een brief gestuurd aan deze vereniging om dit onder de gekende voorwaarden toe te staan. Het kort snoeien van de hagen aan de straat is nog niet gebeurd. Het parkeren van de camionetten op de parking gebeurt niet meer. Nu staan er echter vaak vrachtwagens van Matreco. De gemeente heeft hiervoor reeds een brief gestuurd naar deze firma. Het gaat echter over privé-personen die voor de firma rijden. Deze personen hebben hiervoor ook een brief gekregen. Er zijn ondertussen sloten geplaatst op de afvalcontainers. 1
4. Mededelingen a. Op 28 oktober is een brief gestuurd naar het college van Burgemeester en Schepen over de afwezigheid op bepaalde momenten van het toezichtpersoneel (ziekte of verlof). Dit heeft al tot veel problemen geleid. Het tweede probleem is de toestand van de klank- en lichtinstallatie. Het college heeft geantwoord dat het eerste probleem niet meteen is op te lossen. Om het tweede probleem op te lossen zijn er zoals beloofd reeds heel wat stappen ondernomen. b. Af en toe worden er vanuit de gemeente omzendbrieven verstuurd ter verduidelijking van het verhuurreglement. Er zijn er ondertussen twee verstuurd met de bedoeling dat iedereen het reglement op dezelfde manier interpreteert. Ingrid licht de twee brieven toe. De eerste brief gaat over het gratis-tarief voor raden, het gebruik van de grote zaal om te vergaderen en het tarief van de kleine zalen. De tweede brief gaat over de manier waarop de inhouding van de waarborg dient te gebeuren. Ingrid legt de regeling uit. Er is een bedenking bij de hoogte van het bedrag dat aangerekend moet worden per kuisuur. Dit mag gerust een stuk hoger volgens sommigen. Eventueel moeten verenigingen die niet kuisen uitgesloten worden van gebruik. Er kan ook geopteerd worden voor een systeem dat de vereniging kan kiezen tussen zelf kuisen en tegen betaling laten kuisen. Dit kan echter momenteel niet aangeboden worden. Er wordt nog gezegd dat de prijs voor het ontbrekend of stukgemaakt materiaal moet gericht zijn op de aankoopprijs voor nieuw materiaal. c. Ingrid heeft een lijstje doorgestuurd naar de gemeente om een aantal defecten door te geven. d. Ingrid is naar een algemene vergadering van Vlabra ccent geweest. Haar indruk was dat dit samenwerkingsverband vooral gericht is op de cultuurcentra met een programmering. Op deze bijeenkomst werd er ook gesproken over de Dag en Nacht van Applaus. Nico vraagt zich af het wel zinvol is om lid te zijn van dit platform. Freek ligt toe dat we nu reeds gebruik maken van initiatieven die vanuit dit verband worden opgezet. We krijgen ook een basissubsidie voor het opzetten van culturele initiatieven. Het lidgeld wordt dus in veelvouden terugverdiend. 5. Beknopte verslaggeving van het bureau en de commissies a. Bureauvergadering 8 en 15 december Er is een verbrande tafel gevonden. Na enig speurwerk bleek dat dit gebeurd is tijdens het grootouderfeest van de Regenboog. Er wordt gezocht naar een oplossing om via de verzekering de kosten te recupereren. Er zal uitgezocht worden welke verzekeringspolis hiervoor kan aangesproken worden. Hopelijk kan men er in de toekomst eerlijker voor uitkomen. Ingrid deelt mee dat er enkele hervormingen zijn in de OCR. Het dagelijks bestuur werd afgeschaft. Er zal in de toekomst meer (6 keer i.p.v 4 keer per jaar) samengekomen worden met de Raad. Binnen het infrastructuuroverleg is beslist welk klein keukenmateriaal zal aangekocht worden voor de verschillende zalen. 2
b. Commissie programmering: 23 november Guido Craps zegt iets meer over de Dag en Nacht Applaus. Dit is een initiatief van Vlabra ccent. Wij zouden dit willen doen op zondag 24 september 2006. Guido vraagt aan de vergadering wie dit initiatief mee wil uitwerken. Kandidaten kunnen zich melden bij Guido. Guido zal hierover nog een mail sturen naar alle leden van de Raad. c. Commissie administratie en informatie Er heeft geen vergadering meer plaatsgevonden. Er zijn ondertussen wel allerlei zaken gebeurd zoals reservatie (voor vergaderingen) via de website, aanpassing van het reservatieformulier, de update van de website, e. Commissie infrastructuur Ingrid deelt mee dat ondertussen de wandregelaars voor het geluid zijn vernieuwd. Er werden ook een nieuwe micro en statief aangekocht. Willy schets enkele problemen die zich stellen met betrekking tot de klank- en lichtinstallatie. Hij heeft samen met Luk al deze problemen geïnventariseerd. Op dit moment loopt er een prijsaanvraag voor een update en uitbreiding van de klank- en lichtinstallatie. Waarschijnlijk zal dit jaar enkel de update van het geluid gebeuren. De lichtinstallatie zal dan volgende jaar onder handen genomen worden. Wanneer alles vernieuwd is zal ook de technische pool actief worden die de verenigingen ondersteunen bij het gebruik van de kank- en lichtinstallatie. De personen die hiervoor opgeleid worden zullen via een engagementsverklaring zich minstens voor 1 jaar inzetten in deze technische pool. Luk deelt mee dat de paletkar voor onder het podium geleverd is. De plaatsen voor opberging zijn reeds gereserveerd. De keukenkastdeurtjes zijn besteld. Marcel zegt dat ze nog eind december of begin januari geplaatst zullen worden. De nodige gevraagde luchtfilters zijn overal geplaatst. Er heeft ook een rondgang plaatsgevonden samen met de firma Ackermans en de gemeente. Hier is beslist dat de nodige reservefilters zullen aangekocht worden. Het probleem is dat de inclinometers (om te meten of een filter al dan niet vervangen moet worden) wel aangekocht zijn maar nog niet geplaatst zijn. Er is nog geen regeling om op regelmatige basis controles te laten uitvoeren door een externe firma. Wat betreft de verlichting zijn ondertussen de Luxmates (dimmers) hersteld. Er is ook gevraagd om de dimmer uit de regiekamer te ontdubbelen naar beneden in de grote zaal. Dit moet nog gebeuren. Wat betreft de verlichting van de grote zaal is er ondertussen een gerechtelijke uitspraak die zegt dat de verlichting moet herplaatst worden. Er zijn op de bezettingskalender een aantal data geblokkeerd in januari en februari om deze verlichting terug te hangen. Bij een test van de noodverlichting bleken er heel wat verlichtingselementen stuk te zijn. De meeste zijn terug hersteld maar het werk is nog niet afgerond. Kwestie van veiligheid moet hier dringend verder werk van gemaakt worden. Ingrid deelt mee dat ze enkele zaken gevraagd heeft aan de gemeente zoals: reinigen van het parket op het podium, branddeuren voorzien van een magneet, kurken panelen aanbrengen in de gang, spreekgestoelte aankopen. 3
d. Commissie financiën De commissie staat op non-actief. Volgend jaar zal deze commissie misschien toch een taak hebben voor het beheer van het geld voorzien voor kleine aankopen. 6. Vorderingen Huishoudelijk reglement Ingrid zegt dat dit huishoudelijk reglement een aanvulling is op het oprichtingsbesluit van de Raad van Beheer. Het bureau stelt voor om niet te ver te gaan in het uitschrijven van praktische details maar om ons te beperken tot de grote lijnen van de werking van de raad. Ingrid deelt een voorstel van tekst uit. Ze overloopt het document. Er wordt gevraagd om deze tekst mee te nemen en op een volgende vergadering te bespreken. Er ontstaat een discussie over de eigenlijke opdracht van de Raad van Beheer. Hoever gaat eigenlijk de taak van de Raad van Beheer? Vaak gaat het immers over heel veel concrete praktische problemen. De leden van het bureau steken hier heel veel tijd in. Sommige zijn van oordeel dat de mogelijkheid om dit te doen best voorzien worden in de tekst. Anderen vinden dat dit niet behoort tot de taken van de raadleden. 7. Correspondentie Ingrid heeft geen speciale zaken meer te vermelden. 8. Vastleggen data Raad van Beheer voor 2006-21 maart - 20 juni - 26 september - 19 december 9. Varia a. Ingrid vraagt zich af hoe zit het met de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen en privé-huurders voor het gebruik van een zaal. Er zou hierover iets opgenomen moeten worden in het verhuurreglement. Op deze manier kan de schade gerecupereerd worden. Freek zoekt dit verder uit. b. Julia vraagt wat er gebeurt als meerdere privé-personen tegelijk de zaal willen huren. Voor wie het het eerst vraagt wordt de zaal vastgelegd. c. Het gebruik van de regiekamer vormt voor sommige toepassingen een probleem. Verenigingen die zeer lang de regiekamer nodig hebben krijgen een dure rekening. Het bureau zoekt naar een oplossing. De technische pool kan eventueel uitgebreid worden met een aantal mensen die nu reeds voor verenigingen werken. Eventueel moet er ook een maximum voorzien worden in de vergoeding die betaald wordt voor het gebruik van de regiekamer. Dit moet eventueel aangepast worden in het bijgestuurd verhuurreglement. d. Ingrid stelt regelmatig vast dat er melding is van problemen met de drankvoorziening door de Raad van Beheer: drank tekort, te kort aan glazen, drank over tijd, André zegt dat de glazen in de kasten staan. De drank staat vaak in de kelder gestockeerd. Misschien dat sommige gebruikers hierover beter geïnformeerd moeten worden door de verenigingsraad. 4
e.bij de privé-verhuring zijn ook vaak anderstaligen. Het gebruik van andere talen moet zo veel mogelijk beperkt worden. Sommige vinden dat het gebruik van andere talen helemaal niet kan toegestaan worden. De meerderheid vindt dat de voertaal uitsluitend Nederlands moet zijn. Wat doen we met activiteiten waarop de voertaal een andere taal is? Bij private activiteiten kan dit niet verboden worden. Voor publieke activiteiten is dit wel verboden. Ann vraagt zich af of het systeem van verhuur aan particulieren terug kan geschrapt worden. Er zijn nog mensen die niet voor dit systeem te vinden zijn. Het blijkt immers voor heel wat problemen te zorgen. Het verhuurreglement zal op de volgende Raad van Beheer geëvalueerd worden zodat we voor de zomer via het infrastructuuroverleg een aangepast verhuurreglement kunnen voorleggen aan de gemeenteraad. 10. Rondvraag Luk vindt dat er dringend een systeem moet worden opgezet voor dringende problemen die zich kunnen stellen in het centrum. Dit moet op de volgende raadsvergadering uitgeklaard worden. Marcel dankt de raad van beheer en in het bijzonder het bureau voor hun belangeloze inzet voor de Kortenbergse verenigingen. 5