GebruikersVereniging PinkRoccade Local Government Jaarverslag 2013 ALV ; 25 september 2014 ; Jaarverslag 2013 1
Algemeen. Zoals gebruikelijk staan wij in het jaarverslag stil bij de activiteiten die in het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden binnen de Gebruikersvereniging PinkRoccade Local Government (opgericht op 23 januari 1990) en haar omgeving. Het jaar 2013 was een jaar waarin opnieuw grote veranderingen op de lokale overheid zijn afgekomen door toekomstige decentralisaties van een aantal taken, veranderingen op het gebied van de e-dienstverlening van de overheid die in een versnelling zijn gekomen (zoals 3D, inup en doorstart mgba/brp), maar ook de constatering dat de beveiliging van elektronische dienstverlening nog veel aandacht zal vragen van gemeenten, VNG, GV en Leveranciers. De veranderingen in de organisatie van de Gebruikersvereniging die in 2011 is ingezet hebben ook in 2013 een positief effect gehad en heeft geresulteerd in een stabiele organisatie in 2013 met een financieel gunstig resultaat van ruim 100.000,- Ook de veranderingen bij de firma PinkRoccade Local Government in het productaanbod, de samenstelling van de organisatie, verhuizing naar Den Bosch in 2013 en de wijze van marktbenadering (4 Businessunits). Dit alles in een economisch klimaat in Nederland dat de lokale overheidsorganen noopt tot het maken van fundamentele keuzes en dat tot gevolg heeft dat samenwerking en efficiënt werken noodzakelijk zijn. Samenwerking die hoe langer hoe meer geïntegreerd in ketens plaatsvindt en waarbij het gebruik van basisregistraties, met de daarbij horende verplichte landelijke voorzieningen, uitgangspunt zijn. Vanuit onze doelstellingen concentreren wij ons op de ontwikkelingen rond e- dienstverlening bij de lokale overheid in het besef dat de belangen van onze leden het beste worden gediend door ervoor te zorgen dat PinkRoccade en haar partners de juiste producten en diensten kunnen ontwikkelen, van een goed kwaliteitsniveau en tegen een verantwoorde prijs. In het speelveld waar de ontwikkelingen op het terrein van de e-dienstverlening voor de (lokale) overheid worden bepaald nemen wij in toenemende mate een niet meer weg te denken positie in. Dat is vooral van belang omdat wij steeds meer in staat zijn deze ontwikkelingen aan de voorkant te beïnvloeden, zodat daarin rekening wordt gehouden met de situatie van onze leden. Onze inzet is er vooral op gericht een evenwicht te bereiken tussen de noodzakelijke en beheerste vernieuwing en de grote investeringen die in het verleden door onze leden zijn gedaan. De betekenis van onze contacten met partners als VNG, KING, VIAG, koepelorganisaties, andere gebruikersverenigingen en de Rijksoverheid over structurele afstemming van ambities, plannen en te leveren producten en standaarden wordt steeds groter voor onze achterban. Onze inspanningen zijn onmisbaar om de logische samenhang tussen de verschillende plannen te bewaken en te zorgen dat de voor de leden noodzakelijke producten daadwerkelijk tot stand komen. En ook niet onbelangrijk zijn onze inspanningen om landelijke ambities en ontwikkelingen überhaupt realiseerbaar te maken. Plannen op Rijksniveau zijn nu eenmaal niet naadloos toegesneden op de gemeentelijke praktijk en de mogelijkheden die gemeenten hebben. Dat vraagt om inzet op zowel bestuurlijk als vakinhoudelijk niveau. ALV ; 25 september 2014 ; Jaarverslag 2013 2
Leden Het verenigingsjaar loopt van 1-1 t/m 31-12. De ontwikkeling in het ledenaantal is in 2013 zodanig geweest dat wij te maken hebben met een afnemend aantal leden. Per ultimo 2012 had de vereniging 174 leden. Per ultimo 2013 had de vereniging 164 leden. De redenen van de afname met 4 leden zijn: -1 Opzegging Geen reden opgegeven. -6 Opzeggingen Geen software meer van PinkRoccade in gebruik -1 Opzegging Bezuinigingen intern in de gemeente -2 Herindeling Door herindeling op 1-1-2013; 2 leden minder ALV In 2013 hebben wij één keer een algemene ledenvergadering gehouden. Op 26 september 2013 in de Arena in Amsterdam. De vergadering werd gehouden tijdens de Relatiedag van PinkRoccade Local Government en de belangrijkste zaken waren de voortgang van de ontwikkelingen in de vereniging, onze inzet en invloed aan de voorkant, het jaarverslag 2012, de jaarrekening 2012, begroting 2014, contributie 2014, bestuurssamenstelling en de ontwikkelingen bij PinkRoccade. Bestuur De bestuurssamenstelling was ultimo 2013: Algemeen Bestuur/Dagelijks Bestuur: De heer A.A.M.M. Heijmans De heer P.H. Snijders De heer W.G. Runderkamp De heer E.H. van der Geest secretaris (+ vz. Stichting MOC) Mw. B.L.M.J. van den Beuken-Beelen lid (+ P+P-beleid en Port.houder API) De heer R.P. van der Starre De heer F.R. Stege De heer T.P.S. Timmermans Algemeen Bestuur ; voorzitters platform: De heer M. van den Berkmortel De heer H.J. Dannenberg Mevrouw C. Elken-van Mierlo De heer J. Elkerbout De heer A.L.A. van Rookhuizen De heer G.J. Schippers De heer P.F.M. Wouters Algemeen Bestuur ; voorzitters regio: De heer S. Rutgers voorzitter (+ Portefeuillehouder Samenlevingszaken) vicevoorzitter (+ Portefeuillehouder Burgerzaken) penningmeester (+ Portefeuillehouder IBV) lid (+ Portefeuillehouder Vergunningen en Handhaving) lid (+ P+P-beleid en Port.houder Belastingen en Kadaster) lid (+ voorzitter Platform Strategisch I&A overleg) voorzitter Platform Integrale Bedrijfsvoering (IBV) geen platformvoorzitter; relatie met VNG voorzitter Platform Samenlevingszaken voorzitter Platform Vergunningen en Handhaving voorzitter Platform Belastingen en Kadaster voorzitter Platform Burgerzaken voorzitter Platform API De samenstelling van het bestuur is in 2013 op sterkte geweest. Elk jaar vinden er mutaties plaats in het bestuur. Elke bestuursperiode duurt 3 jaar en het maximum is 9 jaar. De ALV benoemt bestuursleden. Wij zijn er in geslaagd om een goede balans te vinden tussen het aantal bestuurders en vakinhoudelijke deskundigen in het bestuur. ALV ; 25 september 2014 ; Jaarverslag 2013 3
Bestuursvergaderingen Het Dagelijks Bestuur heeft 8 keer vergaderd in 2013, waarvan 5 vergaderingen gezamenlijk met het Algemeen Bestuur. Het Bestuur heeft drie keer overleg gevoerd met de directie van PinkRoccade LG. Het overleg over Product- en Prijsbeleid in 2013 heeft 7 keer plaats gevonden. In de laatste bestuursvergadering (13 december 2013) hebben we afscheid genomen van de bestuursleden Erik Dannenberg en Siete Rutgers die met ingang van 1-1-2014 niet langer bestuurslid zijn. Een overzicht van de meest in het oog springende inspanningen en resultaten: Samenwerking aan de voorkant (VNG, KING, GV-Centric, belangenverenigingen is een belangrijke doestelling. Wij hebben daar in 2013 actief de nodige acties op ondernomen. Overleg met VNG op het terrein van e-dienstverlening. De voorzitter én de vicevoorzitter van de GV zijn beiden lid van de subcommissie GDI. De vergaderingen van de subcommissie worden door de ambtelijk secretaris voorbereid (annotatie voor bestuursleden) en meestal bezocht door de vicevoorzitter. De VNG kent als ambtelijke voorbereiding voor het overleg van de subcommissie GDI het z.g. Consulterend Overleg. Aan dit consulterend overleg wordt deelgenomen door de ambtelijk secretaris van de GV. Overleg met KING. De Gebruikersvereniging heeft een convenant gesloten met KING om samen te werken. Het addendum betreffende het ontwikkelen, aansluiten, integreren en gebruiken van NUP bouwstenen is ondertekend. Structureel overleg met KING is in 2011 in gang gezet na een actie van de gebruikersverenigingen Centric, Oranjewoud en PinkRoccade LG. Er vindt vanaf de 2 e helft 2011 formeel en regelmatig overleg plaats tussen KING en de GV-én over zowel strategische als de meer inhoudelijke vraagstukken. mgba en de doorstart. Met programmabureau mgba, VNG, KING en GV Centric en GV Procura regelmatig overleg gevoerd over en advies gegeven over de voortgang van de ontwikkeling mgba. De problematiek van het mgba en hoe verder gegaan dient te worden. Wij hebben als GV een brief gestuurd naar minister Plasterk om te zorgen dat de ingeslagen weg (innovatie Burgerzaken) van de modernisering GBA gecontinueerd diende te worden. Gelukkig heeft de minister ook voor dat scenario gekozen. Modernisering GBA heet nu modernisering BRP. Informatiebeveiliging. De GV heeft veel inspanning geleverd aan VNG en KING in verband met de beveiligingsproblematieken en het oprichten van de IBD bij KING. NUP. De GV heeft meerdere malen input geleverd aan het tot stand komen van en de uitvoering van het programmaplan NUP van VNG en KING. Overleg met Gebruikersvereniging Centric. In 2013 hebben we overlegd met het Bestuur van de GV Centric. Wij hebben afgesproken om elkaar zoveel mogelijk te helpen en goed samen te werken op die zaken die ons allen raken om te zorgen dat we een ALV ; 25 september 2014 ; Jaarverslag 2013 4
sterke positie kunnen verwerven aan de voorkant. De ambtelijk secretarissen van de twee gebruikersverenigingen werken goed samen en weten elkaar op vele momenten en op veel plaatsen te vinden en daarbij de belangen van hun achterban te verdedigen en de standpunten naar voren te brengen. Overleg met VIAG. Het Landelijk ICT-beraad is een overleg van VIAG, GV-Centric en GV- PinkRoccade. In dat overleg komen de voorzitters van 8 landelijke regio s (ICT-verantwoordelijken in Nederland zijn georganiseerd in 8 regio s) en de ambtelijk secretarissen van VIAG, GV-Centric en PinkRoccade regelmatig bijeen. Wij zijn met regelmaat in gesprek met de directie van PinkRoccade LG over de (ook door ons) als noodzakelijk beschouwde permanente verbetering van de integrale bedrijfsvoering, de benadering van de markt en de dienstverlening aan de klanten, inclusief de daarvoor noodzakelijke aanpassingen in de organisatie. In 2013 hebben bij PinkRoccade een groot aantal veranderingen plaats gevonden die positief zijn met betrekking tot het productaanbod en de dienstverlening aan de klanten. In alle fasen van de cyclus van het productbeleid van PinkRoccade LG spelen wij een niet meer weg te denken rol. Onze betrokkenheid heeft gestalte gekregen in de permanente aandacht voor de ontwikkeling van onze Platformen en Productgroepen, gericht op een betere aansluiting op de organisatie van PinkRoccade LG en op een versterking van onze invloed op de ontwikkeling van de strategische productlijnen. De activiteitenplannen 2014 van de platformen zijn voorbereid Professionalisering. Platformen. De Platformen van de GV zijn in samenwerking met de business managers van PinkRoccade LG het meest aangewezen samenwerkingsverband om het productbeleid uit te voeren en de activiteitenplannen van de platformen daarop af te stemmen. Jaarlijks leidt dat tot het opstellen van de activiteitenplannen. Ten aanzien van de ontwikkelingen op de verschillende materiegebieden verwijzen wij graag naar de betreffende rubrieken op onze website. Ultimo 2013 kennen wij de volgende platformen: Burgerzaken (voorzitter: J. Schippers, gemeente Zwolle) Belastingen en Kadaster (voorzitter: L. van Rookhuizen, gemeente Velsen) Vergunningverlening en Handhaving (voorzitter: J. Elkerbout, gemeente Twenterand) Samenlevingszaken (voorzitter: C. Elken, gemeente Hoogeveen) Integrale Bedrijfsvoering (voorzitter: M. v.d. Berkmortel, gemeente Deurne) Architectuur, Publiekszaken en Integratieproducten (voorzitter: P. Wouters, gemeente Groningen) Strategisch I&A overleg (voorzitter : T. Timmermans, gemeente Lingewaard) Regio s In de toekomstvisie van de GV die op 16 juni 2011 door de leden op de ALV is ALV ; 25 september 2014 ; Jaarverslag 2013 5
goedgekeurd is vastgelegd dat we een platform Strategisch I&A overleg instellen. Theo Timmermans is vanuit het bestuur de voorzitter van dit Platform. In dit platform zullen de 8 bestaande regio s vertegenwoordigd zijn. Ambtelijk secretariaat In 2013 zijn zowel de werkzaamheden ambtelijk secretaris alsmede de secretariaats- en financieel-administratieve werkzaamheden zelfstandig uitgevoerd via de inhuur van Ab van den Berg. Voor 2014 is een nieuw contract met Ab van den Berg gesloten om de continuïteit van ambtelijk secretaris en het secretariaat en de financiële administratie te bestendigen. Wij zijn tevreden over de kwaliteit van de ondersteuning en zijn op deze wijze niet gebonden aan langdurige contracten met mogelijk samenhangende kosten. ALV ; 25 september 2014 ; Jaarverslag 2013 6