Reglement gemeentelijke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteiten in Overijse 1. Gemeenschappelijke bepalingen Artikel 1. Dit reglement legt de uitvoeringsvoorwaarden vast voor de ondersteuning die de gemeente Overijse verleent aan openbare activiteiten georganiseerd door derden op het grondgebied van Overijse, al dan niet in samenwerking met de gemeente Overijse. Dit reglement regelt niet de verhuring van gemeentelijke zalen in IVA CC Den Blank, IVA Kamp Kwadraat, de gemeentelijk wijkontmoetingscentra De Fraat, De Rank, Den Turf, Den 38 en de Markthal en de sportinfrastructuur (zie www.sporeo.be/sportinfrastructuur/). Artikel 2. In dit reglement wordt verstaan onder: Aanvrager: iedereen die in het kader van dit reglement een aanvraag tot het organiseren van een activiteit of een aanvraag tot ontlening van materieel voor een openbare activiteit indient Ontlener: iedere aanvrager die aan de voorwaarden van dit reglement voldoet en die materieel van de gemeente tijdelijk ter beschikking krijgt Organisator: iedereen die een openbare activiteit wenst te organiseren op het grondgebied van Overijse Een openbare activiteit: een activiteit die voor iedereen toegankelijk is en die doorgaat op het grondgebied van Overijse. Een activiteit op uitnodiging, of een activiteit waarop alleen de leden van een vereniging welkom zijn, wordt niet beschouwd als een openbare activiteit. Indien een openbare activiteit verspreid wordt over meerdere dagen, wordt dit beschouwd als 1 activiteit. Openbare plaats: - de openbare weg, te weten de wegen en doorgangen die in hoofdorde bestemd zijn voor alle verkeer van personen en voertuigen, met inbegrip van de bermen, voetpaden en ruimten aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen en voornamelijk bestemd voor het parkeren van voertuigen. De berm is de ruimte of het gedeelte van de weg dat niet in de rijweg inbegrepen is - de parken, openbare tuinen, pleinen en speelterreinen en alle stukken van de openbare plaats, buiten de openbare weg, die eigendom zijn van de gemeente en open staan voor het verkeer van personen en in hoofdorde bestemd zijn voor wandelen en ontspanning 1
Inname openbare plaats: alles wat een bezetting is van en/of een afwijking van het verkeersreglement vergt met betrekking tot een openbare plaats De gemeentelijke adviesraden : alle dorps- en adviesraden erkend door de gemeente Overijse, zijnde o De seniorenraad o De jeugdraad o De raad voor lokale economie o De cultuurraad o De sportraad o De gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking o De welzijnsraad o De Raad voor Milieu en Natuur (Ramina) o Het lokaal overleg Kinderopvang o De dorpsraden Erkende vereniging uit Overijse: alle verenigingen erkend door een gemeentelijke adviesraad of dorpsraad Wijkfeest op het grondgebied van Overijse: een straat-, buurt-of wijkfeest dat zich richt tot alle inwoners van minstens één volledige straat of straatgedeelte met een minimum van 10 geografisch gegroepeerde en geregistreerde huisnummers Groep van mensen: een groep bestaande uit 6 personen, waarvan minstens 3 personen gedomicilieerd zijn in Overijse Onderwijs: het gemeenschapsonderwijs, het gesubsidieerd officieel onderwijs en het gesubsidieerd vrij onderwijs uit Overijse Een samenwerking met de gemeente: een samenwerking waarbij de gemeente organisatorische taken op zich neemt. Financiële en logistieke ondersteuning door de gemeente worden niet beschouwd als een organisatorische taak 2. Organisatie van een activiteit op een openbare plaats Artikel 3. De organisator die een openbaar evenement wenst te organiseren op een openbare plaats moet dit aanvragen bij de gemeente. Artikel 4. De gemeente Overijse heeft de organisatoren van openbare activiteiten ingedeeld in categorieën. De categorie waartoe de aanvrager behoort, is bepalend of de activiteit kan doorgaan op een openbare plaats. Bepaalde organisatoren dienen een retributie te betalen voor het gebruik van een openbare plaats. Dit overzicht is terug te vinden als bijlage 1 van dit reglement. 2
3. Beschrijving van het te ontlenen materieel en de gevraagde waarborg voor het materieel Artikel 5. De gemeente Overijse heeft de organisatoren van openbare activiteiten ingedeeld in categorieën. De categorie waartoe de aanvrager behoort, is bepalend of de organisator gemeentelijk materieel kan ontlenen. Dit overzicht is terug te vinden als bijlage 1 van dit reglement. Artikel 6. De gemeente Overijse heeft het te ontlenen materieel onderverdeeld in categorie A en categorie B. Tabel 2 geeft een inventaris van het beschikbare materieel behorende tot de 2 categorieën, de waarborgen die dienen betaald te worden voor het gebruik van het materieel en de aanvraagtermijn die gerespecteerd dient te worden. Artikel 7. De maximale ontleenperiode van het materieel bedraagt 2 weken. Dit kan uitgebreid worden tot maximaal 3 weken mits de toestemming is aangevraagd voor de startdatum van het evenement en in de mate dat het materieel nog niet werd uitgeleend voor een andere activiteit. Artikel 8. Het materieel kan uitgeleend worden tot uitputting van de stock. Artikel 9. De maximale waarborg is beperkt tot 500,00 euro. Het gevraagde materieel wordt definitief toegewezen aan de ontlener, na betaling van de waarborg op het rekeningnummer van de gemeente. Artikel 10. De waarborg voor het materieel categorie A + B dient door de aanvrager uiterlijk 5 werkdagen voor de startdatum van de activiteit op de rekening van de gemeente gestort te zijn. Bij het niet respecteren van deze termijnen behoudt de gemeente zich het recht voor om het materieel niet te ontlenen. Artikel 11. Het bewijs van betaling van de waarborg dient bij afhaling of levering van het materieel aan de afgevaardigde van de gemeente overhandigd te worden. 4. Aanvraagprocedure ingebruikname openbare plaats en ontlenen gemeentelijk materieel Artikel 12. De aanvrager van ingebruikname van een openbare plaats en/of ontlening gemeentelijk materieel dient gebruik te maken van het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier kan gedownload worden van de gemeentelijke website of verkregen worden aan de balie van loket 1, op de sportdienst en op Kamp Kwadraat. Voor de openingsuren van deze plaatsen, zie respectievelijk www.overijse.be, www.sporeo.be en www.kampkwadraat.be. 3
Het aanvraagformulier dient terug bezorgd te worden aan de gemeente op elektronische wijze via info@overijse.be of per schrijven gericht aan: Gemeente Overijse Aanvraag Evenement Begijnhof 17 3090 Overijse Artikel 13. Het aanvraagformulier moet naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en emailadres van een meerderjarige contactpersoon vermelden, die de organisator vertegenwoordigt. Artikel 14. Het aanvraagformulier moet volledig zijn en al het gewenste materieel moet op éénzelfde aanvraagformulier vermeld zijn. 5. Aanvraagperiode ingebruikname openbare plaats en ontlenen gemeentelijk materieel Artikel 15. Bij ingebruikname van een openbare plaats dient het aanvraagformulier 3 maanden voor de startdatum van de activiteit bezorgd te worden aan de gemeente. Bij ontlening van materieel categorie A en B dient het aanvraagformulier 1 maand voor de startdatum van de activiteit bezorgd te worden aan de gemeente. De postdatum of datum van ontvangst van de email geldt als de basis om de aanvraagperiode te bepalen. Artikel 16. Indien de aanvraag de gemeente minder dan 3 maanden vóór startdatum van het evenement bereikt, is ingebruikname van openbare plaats niet meer mogelijk. Indien de aanvraagperiode minder dan 1 maand bedraagt vóór de startdatum van de activiteit is ingebruikname van openbare plaats niet meer mogelijk en kan er geen materieel meer ontleend worden. 6. Praktische afhandeling van aanvragen door de gemeente Artikel 17. De aanvragen worden behandeld volgens datum van ontvangst. De aanvraag kan ten vroegste 1 jaar voor de startdatum van de activiteit ingediend worden bij de gemeente. Ontlening van materieel kan zolang de voorraad strekt. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien het materieel wegens onvoorziene omstandigheden niet beschikbaar is. Artikel 18. Een gemeentelijke activiteit heeft steeds voorrang. Artikel 19. De aanvraag wordt afgetoetst aan dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen beslist steeds over de inname van de openbare plaats, tenzij het een gewestweg betreft, dan wordt de beslissing genomen door het Vlaams Gewest. De aanvrager wordt per schrijven op de hoogte gebracht van de genomen beslissing. 4
7. Praktische afspraken rond het tijdelijk ter beschikking stellen van het materieel en het beheer van dit materieel Artikel 20. Het materieel categorie A, wordt door de gemeentelijke diensten geleverd en teruggehaald. Bij de aanvraag moet gespecificeerd worden waar en wanneer het materieel moet geleverd en opgehaald worden. Leveringen gebeuren in principe niet in het weekend. Zowel op het ogenblik van het leveren als van het terughalen door de gemeente dient een verantwoordelijke van de organisatie aanwezig te zijn. Bij de levering van gestapeld materiaal wordt een stapelplan toegevoegd. Het materieel categorie B kan door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht te worden bij de gemeentelijke uitlenende dienst, binnen de gestelde kantooruren (zie www.overijse.be voor de openingsuren of bel naar 02 687 60 40). Praktische afspraken hieromtrent dienen door de ontlener met de gemeente gemaakt te worden. Het materieel dient teruggebracht te worden de eerst volgende werkdag volgend op het evenement tenzij anders is afgesproken met de gemeentelijke diensten. De aanhangwagens worden op verzoek geleverd door de gemeentelijke diensten. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden als categorie A. Artikel 21. De signalisatie ter aanduiding van de tijdelijke ingebruikname van de openbare plaats wordt door de gemeente geleverd. De aanvrager is steeds verantwoordelijke voor het tijdig en correct uitzetten van deze signalisatie. Artikel 22. Van de ontlener wordt gevraagd met het materieel om te gaan als een goede huisvader. De ontlener aanvaardt het materieel bij ontvangst in de staat zoals het is. Artikel 23. Het materieel mag niet op een andere plaats gebruikt worden dan afgesproken. Het materieel mag door de ontlener niet doorgegeven worden. Artikel 24. De ontleners van het materieel zijn verantwoordelijk voor diefstal, verlies of schade. Indien diefstal, verlies of schade zich voordoen, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan de gemeente. 8. Overdracht van het materieel aan de gemeente na de activiteit en waarborginhouding Artikel 25. Al het materieel dient tijdig, netjes en proper en in de staat waarin het werd afgehaald of afgeleverd door de organisator terug bezorgd te worden aan de gemeente. Het stapelplan, dat toegevoegd wordt bij de levering, dient nageleefd te worden. De gemeente voert hierop controle uit. Artikel 26. Indien, na controle door de gemeente Overijse, blijkt voldaan te zijn aan hoger vermelde artikelen, wordt de waarborg volledig teruggestort, en dit ten laatste 25 werkdagen na de einddatum van de activiteit. Artikel 27. Indien niet al het ontleende materieel wordt terugbezorgd aan de gemeente, wordt, na beslissing van het college van burgemeester en schepenen, het niet teruggebrachte materieel gefactureerd aan 5
een marktconforme inkoopprijs en in mindering gebracht van de waarborg die zal teruggestort worden. Indien de waarborg onvoldoende is, zal aan de aanvrager een bijkomende factuur gestuurd worden. Indien het materieel beschadigd wordt teruggebracht, zal, na beslissing van het college van burgemeester en schepenen, de schade gefactureerd worden en wordt deze in mindering gebracht van de waarborg die zal teruggestort worden. Indien de waarborg onvoldoende is, zal aan de aanvrager een bijkomende factuur gestort worden. De gemeente voert de herstellingen zelf uit. Artikel 28. Indien de organisator één of meerdere afvalcontainers ontleent, zal de lediging van deze containers door de gemeente aangevraagd worden bij de Intercommunale Interrand. Deze lediging zal door de gemeente aan de organisator gefactureerd worden volgens het op dat moment geldend tarief. 9. Retributie Artikel 29. Bedrijven die een openbare activiteit organiseren in Overijse en hiervoor de openbare plaats gebruiken, dienen een retributie te betalen. Dit is een retributie voor de geleverde prestaties van de gemeente met betrekking tot het leveren en ophalen van de signalisatie en wordt berekend aan de hand van onderstaande tabel: Huurprijs machine 40,00 euro per uur Huurprijs vrachtwagen met kraan 40,00 euro per uur Huurprijs lichte vrachtwagen 30,00 euro per uur Huurprijs lichte bestelwagen 30,00 euro per uur Uurloon chauffeur/arbeider 45,00 euro per uur Gebruikte materialen Aan kostprijs Administratiekosten 50,00 euro forfaitair Artikel 30. Voor de retributie wordt door de gemeente Overijse een rekening opgesteld. De rekening is te betalen binnen 14 dagen na haar verzending. Bij gebrek aan betaling binnen deze termijn worden de verschuldigde sommen ten voordele van de gemeente vermeerderd met verwijlintresten die berekend worden overeenkomstig de regelingen welke op het stuk van de directe rijksbelastingen van kracht zijn. Elke begonnen maand vertraging wordt als een volle maand aangerekend. Dit alles, onverminderd de vervolgingen en boeten waarin bij wetten en reglementen is voorzien. Wanneer de verwijlintresten minder dan 50,00 euro bedragen worden zij niet aangerekend. Bij gebrek aan betaling, wordt de inning ervan burgerrechtelijk gevorderd. Artikel 31. Indien het materieel door de ontlener niet tijdig wordt teruggebracht, zal dit door de gemeentelijke diensten zelf teruggehaald worden. Voor deze prestaties geleverd door het gemeentepersoneel zal, na beslissing van het college van burgemeester en schepenen, de hoger vermelde retributie aangerekend worden voor het opnieuw stapelen en/of het reinigen van het materieel. Artikel 32. Indien bij het terugbrengen of bij het terughalen van het ontleende materieel, dit materieel zich niet conform het stapelplan bevindt of indien het materieel erg vuil is, zal, na beslissing van het college van burgemeester en schepenen, de hoger vermelde retributie aangerekend worden. 6
Artikel 33. Bij ingebruikname van een openbare plaats dient deze netjes en proper achtergelaten te worden. Indien bij controle door de gemeente vastgesteld wordt dat de openbare plaats niet netjes achtergelaten is zal een tegensprekelijke vaststelling van de gemeente samen met de organisator gebeuren. Aan de organisator wordt dan alsnog de kans gegeven om de openbare plaats in orde te brengen. Indien de organisator hier niet op ingaat, zal de gemeente de opkuis zelf doen. De aanrekening zal gebeuren volgens de hoger vermelde retributie. 10. Bepalingen rond het schenken van dranken Artikel 34. Openbare activiteiten waarop bieren, wijnen of sterke dranken worden geschonken, moeten geen tapvergunning of positief bericht, noch een drankvergunning afgeleverd door de gemeente, hebben. Wel wordt bijzondere aandacht gevraagd voor: Het verbod van schenken van gedestilleerde dranken aan jongeren onder de 18 jaar. Het verbod van schenken van alcoholische dranken aan jongeren onder de 16 jaar, alsook aan mensen die in dronken toestand verkeren. 11. Bepalingen rond geluid Artikel 35. Wanneer een activiteit niet gevolgd wordt door een zaterdag, zondag of officiële feestdag, dient alles stil te zijn om 24u00, zowel voor een binnen als een buitenactiviteit. Er wordt geen afbouwperiode voorzien. Wanneer een activiteit gevolgd wordt door een zaterdag, zondag of officiële feestdag, dient alles stil te zijn om 03u00. Voor een buitenactiviteit geldt er een afbouwperiode vanaf 02u00. Voor een binnenactiviteit geldt een afbouwperiode vanaf 02u30. In beide gevallen dient er rekening te worden gehouden met de nachtrust vanaf 22u00. Dit impliceert dat vanaf 22u00 de politie kan opgeroepen worden en kan optreden bij overmatige geluidshinder. Zie ook het Algemeen Politiereglement gemeente Overijse. Artikel 36. Met betrekking tot het volume van elektronisch versterkte muziek, dienen de VLAREM-richtlijnen te worden gevolgd. Maximumvolume =< 85 db(a)l Aeq, 15 min: geen verplichtingen Maximumvolume > 85 db(a)l Aeq en =< 95 db(a)l Aeq, 15 min.: je meet permanent het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Dit geluidsniveau moet constant zichtbaar zijn voor diegene die het geluidsvolume bedient. Maximumvolume > 95 db(a)l Aeq, 15 min.: je meet permanent het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Je registreert ook het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit, zodat ook na de activiteit kan worden nagekeken welke geluidsvolumes er op welk ogenblik zijn geproduceerd. Je houdt deze geregistreerde meetgegevens minstens één maand bij. Het geluidsniveau moet constant zichtbaar zijn voor diegene die het geluidsvolume bedient. Je stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek. 7
Indien de hogere overheid deze bepalingen wijzigt, worden de nieuwe, gewijzigde bepalingen van kracht. Artikel 37. Een geluidsmeter wordt gratis ter beschikking gesteld, deze is af te halen in de Vuurmolen of op Kamp Kwadraat. Ook gratis oordopjes kunnen op deze locaties verkregen worden. 12. Veiligheidsbepalingen Artikel 38. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen veroorzaakt door het gebruik of het vervoeren van het materieel. De ontlener blijft steeds verantwoordelijk voor alle schade aan het materieel tijdens de periode van ontlening, welke ook de oorzaak is. De ontlener kan, indien hij/zij dit nodig vindt, zelf een verzekering afsluiten. Artikel 39. Voor verdere veiligheidsbepalingen verwijzen wij naar het Algemeen Politiereglement van de gemeente Overijse Artikel 40. Voor specifieke veiligheidsbepalingen omtrent het gebruik van gasinstallaties wordt verwezen naar het preventiematerieel van de Federatie Butaan Propaan op de website www.febupro.be. 13. Slotbepalingen Artikel 41. Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden. Artikel 42. Elke aanvrager kan bij het college van burgemeester en schepenen bezwaar indienen betreffende de toepassing van dit reglement en de gemeentelijke beslissingen genomen in het kader van dit reglement. Het gemotiveerde en ondertekende bezwaarschrift moet, op straffe van nietontvankelijkheid, ingediend worden uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van de gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend. Het bezwaarschrift bevat op straffe van onontvankelijkheid: 1 de naam, het adres en handtekening van de indiener 2 desgevallend een kopie van de betwiste gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend in uitvoering van dit reglement 3 een uitvoerige motivering van het bezwaar 4 desgevallend de naam, adres en handtekening van de gevolmachtigde van de indiener Artikel 43. Huidig reglement wordt toegezonden aan de Gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant. 8
Artikel 44. Dit reglement treedt in werking voor openbare activiteiten georganiseerd vanaf 1 januari 2017. 9
TABEL 1 GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING PER AANVRAAGCATEGORIE Type van gemeentelijke ondersteuning Categorieën van organisatoren Opmerking: voor de juiste definitie van elke categorie, zie definities in reglement. Vereniging uit Overijse Gemeentelijke advies- of dorpsraad Wijkfeest in Overijse Groep van mensen Onderwijs Hulpverleningszone Vlaams-Brabant Oost en Politiezone Druivenstreek Voorzieningen voor gehandicapten uit Overijse OCMW Overijse en het Psychotherapeutisch centrum GC De Bosuil Kerkraden in Overijse Interrand Organisator in samenwerking met de gemeente Bedrijven Sportevenement door organisator uit Overijse Sportevenement door organisator van buiten Overijse Overige - U behoort niet tot één van bovenstaande categorieën Kan een openbare plaats in gebruik genomen worden? Openbare plaats kan kosteloos in gebruik genomen worden Ja, mits het betalen van een retributie Zie artikel 29 in reglement Openbare plaats kan kosteloos in gebruik genomen worden Openbare plaats kan kosteloos in gebruik genomen worden Neen Kan gemeentelijk materieel ontleend worden? Activiteit kan doorgaan: - op een openbare plaats - op privédomein - in de gemeentelijke infrastructuur Ja Neen Ja Neen Neen 10
TABEL 2 GEMEENTELIJK MATERIEEL OMSCHRIJVING LOCATIE WAARBORG AANVRAAGPERIODE CATEGORIE A Meer dan 15 nadars Altijd met waarborg van 500 euro CATEGORIE B Container met 25 tafels en 192 stoelen Herasafsluitingen op sokkel, per pallet van 28 stuks Pakket van 15 nadars Pakket van 8 tafels en 16 banken (= zitplaats voor min. 70 personen) Afvalcontainers van 1100 liter Koffers en spelen (fuifkoffer, verkeerskoffer, grote speelton, kleine speelton, kleuterkoffer, educatieve spelen, circuskoffer, gezelschapsspelkoffer, schminkkoffer) Dienst WEB loods Bredestraat 80 3090 Overijse Kamp Kwadraat Nijvelsebaan 190 3090 Overijse Altijd met waarborg van 500 euro Altijd waarborg van 80 euro/stuk Materieel zonder waarborg 1 maand op voorhand aan te vragen = materieel dat door de gemeentelijke diensten dient geleverd te worden 1 maand op voorhand aan te vragen = materieel kan door de aanvrager zelf afgehaald en teruggebracht worden bij de uitlenende dienst. De aanhangwagens kunnen op verzoek worden geleverd door de gemeentelijke diensten. De pakketten met nadars en met tafels en stoelen bevinden zich in een aanhangwagen die met trekhaak dient getrokken geworden. Dit kan met een rijbewijs B. 1 maand op voorhand aan te vragen = materieel dient door de aanvrager afgehaald en teruggebracht te worden bij de uitlenende dienst. Nog Tijd Zat -campagnematerieel Oordopjes Geluidsmeter Inclusiebak Kinderen anders bekeken 10 Podiumelementen van 2mx1mx1m Kamp Kwadraat Altijd met waarborg van 500 euro 50 seingeverbordjes + armbanden Sportdienst Begijnhof 1 3090 Overijse Rugnummers 1 t.e.m. 100 Spandoek AANKOMST Ereschavot Beachvolleybalset Mobiele tafelscoreborden Oordopjes Geluidsmeter Milieudienst GAC De Vuurmolen Begijnhof 17 3090 Overijse Zonder waarborg Zonder waarborg 1 maand op voorhand aan te vragen = materieel dient door de aanvrager afgehaald en teruggebracht te worden bij de uitlenende dienst. 1 maand op voorhand aan te vragen = materieel dient door de aanvrager afgehaald en teruggebracht te worden bij de uitlenende dienst. 11