Beleidsinformatie Veilig Thuis 2016. Op weg naar wachtlijstvrij werken
Inhoud 1. Algemeen.... 3 2. Aantallen meldingen adviezen en ondersteuningsvragen in 2016 vergeleken met 2015. 3 3. De triage.... 3 4. Onderzoeken en inzetten vervolgtraject... 4 4.1 Perceel 1 Aanpak wachtlijst... 4 4.2 Stand van zaken per 1 januari met betrekking tot perceel 1 het wegwerken van de wachtlijst.... 5 5. Aantal afgehandelde casussen in 2016... 5 6. Doorkijk naar 2017... 5 7. Conclusie... 6 Bijlage 1 Meldingen adviezen en ondersteuningsvragen per gemeente (2015-2016)... 7 Bijlage 2. Werkvoorraad en wachtlijst per 1-1-2017 per gemeente.... 8
1. Algemeen. De gemeenten in Zuid Limburg en de Inspectie Jeugdzorg ontvingen in 2016 maandelijks beleidsinformatie aangaande onder andere het aantal ontvangen meldingen en adviezen en ondersteuningsvragen bij Veilig Thuis. Ook werden de gegevens met betrekking tot de wachtlijst bij Veilig Thuis gedeeld. In 2016 had Veilig Thuis een wachtlijst die qua omvang maandelijks fluctueerde. Veilig Thuis heeft van de gemeenten in Zuid Limburg de opdracht gekregen om ervoor te zorgen dat Veilig Thuis per 1 januari 2017 wachtlijstvrij kan werken. Dit wachtlijstvrij werken houdt in dat: - een melding binnen 5 werkdagen getrieerd moet zijn na ontvangst van de melding; - een melding binnen 5 werkdagen na de triage doorgeleid moet zijn naar een vervolgtraject, of het onderzoek door Veilig Thuis binnen deze termijn moet zijn opgestart (10 werkdagen na ontvangst melding); - Onderzoeken van Veilig Thuis in principe binnen 10 weken na start van het onderzoek moeten zijn afgerond en de eventuele overdracht naar hulpverlening/lokaal veld is gerealiseerd. Omdat Veilig Thuis Zuid Limburg in 2016 een wachtlijst had, moest Veilig Thuis een forse extra inspanning leveren om te komen tot de gewenste situatie in 2017. Oorzaken van deze wachtlijst waren onder andere een ontoereikende personele bezetting, een forse toename van het aantal meldingen en advies en ondersteuningsvragen. In deze notitie wordt de huidige stand van zaken weergegeven inzake de werkvoorraad en wachtlijst bij Veilig Thuis per januari 2017. 2. Aantallen meldingen, adviezen en ondersteuningsvragen in 2016 vergeleken met 2015. In tabel 1 wordt het aantal meldingen, adviezen en ondersteuningsvragen weergegeven. De aantallen worden vergeleken met de aantallen uit 2015. De politiemeldingen worden pas per 1 juli 2017 overgedragen aan Veilig Thuis en zijn dus in de telling niet meegerekend. Zowel het aantal meldingen en adviezen/ondersteuningsvragen is in 2016 toegenomen ten opzichte van 2015. Het aantal meldingen is met 34,0% toegenomen en het aantal adviezen met 16,3 %. Een totaal overzicht per gemeente is opgenomen in bijlage 1. Tabel 1: Overzicht meldingen, advies en ondersteuning Totaal Maastricht- Heuvelland Parkstad Westelijke Mijnstreek Buiten regio Onbekend Aantal meldingen Aantal adviezen en ondersteuning 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 465 623 107 150 257 334 101 139 n.v.t n.v.t n.v.t n.v.t 1569 1 1826 338 663 461 147 217 3. De triage. Een van de verbeterpunten in 2016 was het versnellen van de triage zodat aan deze prestatie indicator kon worden voldaan zonder dat aan de kwaliteit wordt ingeboet. 1 In 2015 is geen onderscheid gemaakt tussen adviezen en ondersteuning en ook de gemeente van de adviesvrager werd niet geregistreerd omdat dit in het registratieprogramma KiDs niet mogelijk was (inrichting AMK). In het huidige registratieprogramma REGAS wordt dit wel geregistreerd echter dit programma is pas in oktober 2015 door Veilig Thuis in gebruik genomen.
Vanaf augustus 2016 is de veranderde werkwijze van start gegaan en wordt deze prestatie indicator bij nagenoeg alle meldingen gehaald. Veilig Thuis Zuid Limburg hanteerde tot 31-12-2016 een strakkere norm dan de landelijke norm en rekende in kalenderdagen in plaats van werkdagen. In tabel 2 wordt het aantal overschrijdingen in kalenderdagen weergegeven (zwart). Het totaal aantal overschrijdingen was 6% ten opzichte van het totaal van het in die periode ontvangen meldingen (94% binnen de termijn). Wanneer in het afgelopen jaar gerekend zou zijn met werkdagen dan zouden 6 meldingen niet binnen 5 werkdagen zijn getrieerd, een score van 98%. Tabel 2 Meldingen en triagetermijn. Maand Aantal meldingen in die maand Overschrijding triage o.b..v 5 kalenderdagen Maastricht Heuvelland Parkstad Westelijke Mijnstreek Totaal Juli 2016 52 1 (0) 1 (0) 1 (0) 3 (0) Augustus 2016 47 0 (0) 3 (2) 1 (0) 4 (2) September 2016 52 1 (0) 1 (1) 0 (0) 2 (1) Oktober 2016 49 0 (0) 1 (0) 1 (0) 2 (0) November 2016 52 0 (0) 0 (0) 1 (0) 1(0) December 2016 47 2 (0) 2 (2) 2 (1) 6 (3) TOTAAL 299 4 (0) 8 (5) 6 (1) 18 (6) Vanaf 1 januari 2017 hanteert Veilig Thuis Zuid Limburg de landelijk vastgestelde norm van 5 werkdagen voor de triage. 4. Onderzoeken en inzetten vervolgtraject Afhankelijk van de uitkomst van de triage wordt door Veilig Thuis een onderzoek opgestart of een vervolgtraject ingezet. Dit vervolgtraject kan bestaan uit direct inzetten van hulpverlening of bijvoorbeeld het overdragen van de casus aan het lokale veld. Veilig Thuis hanteert het uitgangspunt dat wat lokaal kan ook lokaal moet. Om de verbinding met het lokale veld direct te kunnen maken gaan Veilig Thuis en het lokale veld gezamenlijk naar het eerste huisbezoek. De wachtlijst en de daarmee gepaard gaande wachttijd werd in de tweede helft van 2016 dermate groot dat hierop actie is ondernomen. Door Veilig Thuis werden extra investeringen gedaan om de wachtlijst te bekorten. Processen werden nog eens op hun efficiëntie beoordeeld en er zijn nadere afspraken gemaakt met het lokale veld. Immers een versnelde afhandeling door Veilig Thuis geeft druk bij het lokale veld. Daarnaast heeft Veilig Thuis een bedrijfsplan geschreven dat door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. Dit bedrijfsplan bestaat uit twee onderdelen namelijk: - perceel 1 het wachtlijstvrij kunnen werken per 1 januari 2017 - perceel 2 het bouwen aan een verantwoord en volwaardige Veilig Thuis organisatie inclusief politiemeldingen 4.1 Perceel 1 Aanpak wachtlijst Omdat Veilig Thuis in 2016 zelf over te weinig personele capaciteit beschikte in relatie tot de instroom en bestaande wachtlijst, werd extra personele capaciteit ingehuurd bij externe bureau s
Twee organisaties zijn in november 2016 onder verantwoordelijkheid van Veilig Thuis gestart met het wegwerken van de wachtlijst. Aan deze twee externe bureau s werden respectievelijk 51 en 43 casussen overgedragen ter afhandeling Veilig Thuis heeft haar personele bezetting eveneens op orde gebracht om in 2017 een goede start mogelijk te maken. Als gevolg van het inwerken van de nieuwe medewerkers dreigde opnieuw achterstand te ontstaan en is aan het einde van het jaar een extra beroep gedaan op een van de eerder ingehuurde externe partners en er zijn nogmaals 27 casussen overgedragen aan deze externe partij Per 1 januari 2017 zijn alle meldingen die aan de externe partijen zijn overgedragen opgepakt en zijn alle casussen in onderzoek, of wordt het vervolgtraject, na een gezamenlijk huisbezoek met het lokale veld, ingezet. De casussen in de tweede extra opdracht aan externe partij (27 casussen) zijn begin januari opgepakt, en daarmee in behandeling. Het moge duidelijk zijn dat de totale doorlooptijd van een groot aantal casussen langer is dan de gewenste termijn van 75 werkdagen (5 werkdagen triage en 10 weken onderzoekstijd ). Dit was onwenselijk echter werd veroorzaakt door de langere wachttijd op de start van het onderzoek of de overdracht naar het vervolgtraject. 4.2 Stand van zaken per 1 januari met betrekking tot perceel 1 het wegwerken van de wachtlijst. Op 1 januari 2017 is het aantal openstaande meldingen opnieuw gepeild. Een openstaande melding is een melding die nog niet is afgerond, en waarbij of getrieerd moet worden (melding is kort voor 1 januari gedaan) of het vervolgtraject, c.q. onderzoek door Veilig Thuis moet nog worden afgerond. Op 1-1-2017 stonden 49 meldingen open bij Veilig Thuis. Bij 32 van deze 50 meldingen was de melding wel getrieerd maar was het onderzoek dan wel het vervolg traject nog niet opgestart. Deze casussen waren grotendeels overgedragen aan ADVISO en de start van het onderzoek c.q. inzet vervolgtraject vond plaats in de eerste twee weken van januari. In bijlage 2 wordt het aantal meldingen dat op de wachtlijst stond per 1-1-2017 per gemeente weergegeven. Daarbij is tevens weergeven wanneer de casus is opgepakt door Veilig Thuis. Vanaf 1 januari 2017 wordt elke nieuw gemelde casus binnen maximaal 5 werkdagen getrieerd en wordt binnen maximaal 10 werkdagen na ontvangst van de melding het vervolgtraject ingezet, of het onderzoek door Veilig Thuis gestart. Afhankelijk van de urgentie van de melding, dat wil zeggen de mate van onveiligheid in het (gezins)systeem, wordt de melding sneller getrieerd en opgepakt (crisis). 5. Aantal afgehandelde casussen in 2016 In 2016 werden door Veilig thuis 457 casussen afgehandeld of beëindigd. Deze casussen werden overgedragen naar het lokale veld en/of hulpverlening. Ook kan de casus afgesloten worden omdat er na onderzoek bleek dat er geen sprake was van geweld, of dat dit ten tijde van het onderzoek niet te duiden viel. 6. Doorkijk naar 2017 De extra aanpak van het aantal wachtenden bij Veilig Thuis levert ook stuwing op bij het lokale veld. Ook dit verdient de aandacht van de gemeenten die primair verantwoordelijk zijn voor het inrichten van dit lokale veld. Veilig Thuis heeft nu de capaciteit om snel een gezamenlijk huisbezoek te plannen met het lokale veld maar ervaart hierbij stagnatie in het lokale veld door de drukte. Ook is Veilig Thuis gestart met het geven van adviezen ten behoeve van de politiemeldingen bij de Veiligheidshuizen in de regio. Deze werkwijze is afgesproken in perceel 2 waarin
wordt toegewerkt naar de overname van de politiemeldingen per 1 juli aanstaande. De eerste ervaringen laat zien dat niet alle politiemeldingen worden doorgeleid naar het lokale veld en een deel van de meldingennader onderzoek behoeven door Veilig Thuis. Dit in tegenstelling tot de situatie voor 1 januari 2017 waarbij Veilig Thuis praktisch nooit een melding ontving via de triage van de Veiligheidshuizen. 7. Conclusie Per 20 januari is de wachtlijst weg en wordt wachtlijstvrij gewerkt. Vanaf deze datum worden de meldingen conform de termijnstelling in het handelingsprotocol opgepakt. Deze zijn allen medio januari 2017 uitgezet en gestart. De doorlooptijd van deze meldingen is te lang vanwege het feit dat deze (te) op het vervolgtraject hebben moeten wachten of de start van het onderzoek door Veilig Thuis. De oorzaak hiervan was vaak de krapte in personele capaciteit bij Veilig Thuis. Echter omdat Veilig Thuis vanaf de start van het onderzoek dan wel bij een overdracht aan het lokale veld altijd het eerste huisbezoek gezamenlijk organiseert met het lokale veld, is Veilig Thuis nu ook afhankelijk van de beschikbaarheid en capaciteit van het lokale veld. De samenwerking met het lokale veld in dit vroege stadium zorgt voor een strakke verbinding tussen Veilig Thuis en het lokale veld waarbij alle casuïstiek warm wordt overgedragen. Veilig Thuis ervaart echter nu stuwing bij deze overdracht en vraagt om aandacht van de gemeenten inzake de beschikbaarheid van het lokale veld. Om wachtlijstvrij te werken is het van belang om de instroom nauwgezet te volgen. Hoe dit gebeurt is vastgelegd in een monitoringsplan. Van belang is om de instroom en de personele capaciteit in balans te houden. Er wordt nauwlettend gevold of de stijging in instroom zicht doorzet en hoeveel casuïstiek vanuit het veiligheidshuis naar VT worden toegeleid.
Bijlage 1 Meldingen adviezen en ondersteuningsvragen per gemeente (2015-2016) Meldingen Adviezen 2 2015 2016 2015 2016 Beek 10 12 16 Brunssum 31 41 60 Eijsden-Margraten 8 9 18 Gulpen- Wittem 4 5 14 Heerlen 105 135 368 Kerkrade 61 79 103 Landgraaf 40 49 87 Maastricht 75 114 390 Meerssen 7 9 16 Nuth 5 10 20 Onderbanken 5 10 8 Schinnen 12 5 17 Simpelveld 6 3 9 Sittard-Geleen 69 111 284 Stein 10 11 21 Vaals 4 7 10 Valkenburg 9 6 13 Voerendaal 4 7 8 Buitenregio 147 Onbekend 217 Totaal 465 623 1569 1826 2 In 2015 werd gemeente van de adviesvrager werd niet geregistreerd omdat dit in het registratieprogramma KiDs niet mogelijk was (inrichting AMK). In het huidige registratieprogramma REGAS wordt dit wel geregistreerd echter dit programma is pas in oktober 2015 door Veilig Thuis in gebruik genomen.
Bijlage 2. Werkvoorraad en wachtlijst per 1-1-2017 per gemeente. Gemeente Datum melding Datum besluitvorming triage vervolgtraject Datum start onderzoek/ Duur triage Besluit o.b.v. triage 1 Beek 12-12-2016 15-12-2016 3 Inzetten vervolgtraject 16-01-2017 2 Beek 16-12-2016 20-12-2016 4 Start onderzoek 10-01-2017 3 Brunssum 8-12-2016 13-12-2016 5 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017 4 Brunssum 13-12-2016 16-12-2016 3 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017 5 Heerlen 15-9-2016 19-09-2016 4 Inzetten vervolgtraject 19-01-2017 6 Heerlen 28-9-2016 29-09-2016 1 Start onderzoek 05-01-2017 7 Heerlen 16-11-2016 17-11-2016 1 Start onderzoek 05-01-2017 8 Heerlen 30-11-2016 30-11-2016 0 Start onderzoek 05-01-2017 9 Heerlen 1-12-2016 05-12-2016 4 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017 10 Heerlen 7-12-2016 08-12-2016 1 Start onderzoek 05-01-2017 11 Heerlen 15-12-2016 19-12-2016 4 Start onderzoek 05-01-2017 12 Heerlen 19-12-2016 21-12-2016 2 Start onderzoek 16-01-2017 13 Heerlen 20-12-2016 23-12-2016 3 Start onderzoek 04-01-2017 14 Kerkrade 30-11-2016 01-12-2016 1 Start onderzoek 02-01-2017 15 Kerkrade 14-12-2016 15-12-2016 1 Inzetten vervolgtraject 03-01-2017 16 Landgraaf 16-11-2016 17-11-2016 1 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017 17 Landgraaf 17-11-2016 21-11-2016 4 Start onderzoek 05-01-2017 18 Landgraaf 21-11-2016 24-11-2016 3 Start onderzoek 05-01-2017 19 Landgraaf 13-12-2016 14-12-2016 1 Start onderzoek 04-01-2017 20 Maastricht 23-8-2016 24-08-2016 1 Start onderzoek 06-01-2017 21 Maastricht 27-10-2016 27-10-2016 0 Start onderzoek 20-01-2017 22 Maastricht 10-11-2016 14-11-2016 4 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017 23 Maastricht 25-11-2016 25-11-2016 0 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017 24 Maastricht 8-12-2016 12-12-2016 4 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017
25 Maastricht 19-12-2016 21-12-2016 2 Start onderzoek 05-01-2017 26 Sittard-Geleen 16-11-2016 21-11-2016 5 Start onderzoek Lokale veld niet beschikbaar voor huisbezoek 27 Sittard-Geleen 25-11-2016 29-11-2016 4 Start onderzoek 18-1-2017 28 Sittard-Geleen 7-12-2016 7-12-2016 0 Inzetten vervolgtraject 19-01-2017 29 Stein 29-11-2016 06-12-2016 7 Inzetten vervolgtraject Lokale veld niet beschikbaar voor huisbezoek 30 Stein 13-12-2016 15-12-2016 2 Start onderzoek 10-01-2017 31 Stein 20-12-2016 23-12-2016 3 Start onderzoek 05-01-2017 32 Voerendaal 21-11-2016 25-11-2016 4 Inzetten vervolgtraject 05-01-2017