Een project van NVBR en BZK uitgevoerd door ISC Versie 1.0d Definitief 3 april 2006
In opdracht van: Ministerie van BZK; NVBR Uitvoerder: ISC (ICT Service Coöperatie Politie, Justitie en Veiligheid) Inlichtingen: ISC Contactpersoon: Frank Hendriksen, hoofd afdeling Rivit / Architectuur Telefoon: 0343-534700 Fax: 0343-534799 Samenstelling en Jan-Willem van Aalst en Dick Kaas, ISC redactie: 06-42746848 Stuurgroep: Erik-Jan Elfferich (ISC); Koos Maasland (BZK) (vz); Leo Nieuwenhuizen (BZK) (vz); Jan Moelker (BZK); Sjoerd van der Schuit (NVBR); Marcel Tielen (VNG) Begeleidingsgroep: Han Arends (NVBR); Mireille Beumer (BZK); Frank Hendriksen (ISC); Erik Jonker (BZK); Paul Kok (BZK); Jaap Smit (NVBR) (vz); Pauline Veldhuis-Beem (BZK) Versie: 1.0d Status: Definitief
Naast mensen en middelen, is informatie in feite de derde productiefactor in het brandweerwerk. Adequate informatie is daarom van cruciaal belang. De brandweer moet die informatie vaak van anderen betrekken (overheden, bedrijven en instanties). De brandweer ervaart knelpunten in het hebben en kunnen delen van informatie. Het project Brand-in heeft geresulteerd in aanbevelingen om deze knelpunten structureel op te lossen. In deze kernpuntennota van het project Brand-in leest u achtereenvolgens: 1. De opdracht van het project Brand-in; 2. De omgeving waarin het project is uitgevoerd; 3. De behaalde resultaten; 4. De voordelen per doelgroep; 5. De aanbevelingen. 1 De opdracht van het project Brand-in De opdracht van het project Brand-in was om: 1. Inzicht en overzicht te bieden van de (oorzaken van de) knelpunten in het hebben en kunnen delen van informatie in het brandweerwerk; 2. Aan te geven en te onderbouwen wat nodig is om de informatievoorziening voor de brandweerkorpsen samenhangend in te kunnen richten en daarmee de knelpunten op te lossen. Dit in de vorm van een informatiearchitectuur; 3. Het praktische nut van de principes van de informatiearchitectuur aan te tonen in een demonstratiesysteem dat het werk rondom het thema Vergunningen ondersteunt. 2 De omgeving waarin het project is uitgevoerd In navolging van het kabinetsstandpunt over informatievoorziening in grootschalig gezamenlijk optreden (ACIR) krijgt de Brandweer een landelijke vraagorganisatie Informatievoorziening. Daarnaast is het Ministerie van BZK bezig met de uitwerking van het concept Informatie Basisvoorziening Veiligheid, waarin twaalf typen basisinformatievoorzieningen 1 de politie, brandweer, ambulancezorg en ketenpartners gaan ondersteunen. Ook komt er een verplicht landelijk stelsel basisregistraties 2 waarmee het hebben en delen van informatie mogelijk wordt. In deze vernieuwende omgeving speelt het project Brand-in. Hierin is de informatiehuishouding van Brandweer Nederland onder de loep genomen. Brand-in biedt kaders waarbinnen initiatieven gebundeld kunnen worden. Gegevens komen landelijk beschikbaar, de vrij- 1 Zoals een gemeenschappelijk landelijk datacommunicatienetwerk en gemeenschappelijke ICT toepassingen voor het eenvoudig ontsluiten van actuele geografische informatie. 2 Met de basisregistraties worden veelgebruikte generieke gegevens, zoals persoonsgegevens, adresgegevens en kaartmateriaal, landelijk digitaal beschikbaar gemaakt (en gehouden) voor overheidsorganisaties (www.sbg.nl)
blijvendheid in het gebruik ervan is voorbij. Nu kunnen concrete projecten uitgevoerd worden om tot de samenhang en infrastructuur te komen om informatie op de juiste plek te krijgen. 3 De behaalde resultaten Het hoofddoel van Brand-in was het vormgeven van contouren voor het landelijk inrichten van informatievoorziening. Hierbij zijn op basis van de veiligheidsketen alle primaire processen bekeken. Hierin zijn bijna 100 knelpunten benoemd, waarvan 22 een blokkade vormen voor een goede taakuitvoering. Vervolgens is een informatiemodel gemaakt waarin wordt onderbouwd hoe de basisregistraties kunnen bijdragen aan het oplossen van deze knelpunten. Als oplossingsrichting is gekozen om in termen van kaders, criteria en uitgangspunten de kwaliteit van informatiemanagement te kunnen beoordelen en bijsturen. Voor het beoordelen is een lijst met criteria opgesteld en voor het bijsturen is een vraagorganisatie Brandweer essentieel. Brand-in geeft een aantal bruikbare aanbevelingen voor die vraagorganisatie. Om te laten zien dat deze principes werken, is een werkend demonstratiesysteem voor de vergunningen bij de gemeenten uitgewerkt. In Eindhoven en in Venray is dit demonstratiesysteem aan de praktijk getoetst en met groot succes. De resultaten zijn gepresenteerd op het NVBR congres, het VIAG congres en het veiligheidscongres van BZK, op een roadshow in Utrecht, en in vijf nieuwsbrieven. De informatiearchitectuur De informatiearchitectuur Brand-in is in feite een bestemmingsplan voor de inrichting van het informatielandschap. De bouwstenen (informatievoorzieningen) en hun plaats en functie in het landschap worden samenhangend in beeld gebracht. Met alleen een bestemmingsplan is er nog weinig concreets, maar architecten hebben het nodig om tot een geordend ingerichte wijk te kunnen komen. Zo is de Brand-in informatiearchitectuur bedoeld om te komen tot voorzieningen voor het hebben en kunnen delen van informatie. In workshops (met brandweerdeelnemers uit acht brandweerkorpsen) zijn bijna 100 knelpunten benoemd in het hebben en kunnen delen van informatie. In alle knelpunten speelt gemis aan goede gemeenschappelijke ICT een grote rol. De knelpunten zijn in de workshops geordend naar ernst in drie categorieën (blokkade, efficiency, onduidelijkheid). De ernstigste knelpunten zijn: Proactie De informatie en kennis over een bepaald gebied is vaak van onvoldoende kwaliteit (niet actueel) en /of moeilijk beschikbaar. Informatie over (recente) veranderingen zijn vaak niet actueel of niet aanwezig. Voorbeeld: De brandweer weet vaak niet tijdig van de plaatsing van nieuwe installaties bij bedrijven waar gevaarlijke stoffen (zoals ammoniak) bij zijn betrokken, zelfs als de gemeentelijke afdeling Ruimtelijke Ordening dat wel weet. Preventie Informatie over welke gevaren een evenement mogelijk bedreigen is vaak niet beschikbaar of niet actueel. Informatie om een voorlichtingsbeleidsplan te kunnen opstellen en onderhouden wordt niet structureel verzameld. Waar haal je de boodschap vandaan? Wie moet input leveren? Benodigde gegevens zijn niet structureel beschikbaar en/of toegankelijk. Voorbeeld: een preventist moet vaak een half dozijn gemeentelijke afdelingen bellen, faxen, e-mailen of koeriers langs laten gaan om papieren gegevens over te inspecteren bedrijfspanden op te halen, waarvan de actualiteit nogal eens niet duidelijk is. Versie 1.0d, 3 april 2006 Definitief - 4 -
Preparatie Het managen van de benodigde individuele competenties, teamsamenstellingen en teamcompetenties is lastig door het ontbreken van informatie. Het is vaak moeilijk te bepalen of de huidige operationele sterkte voldoende is om gevaren af te wenden. Het is vaak moeilijk te bepalen hoe de bestuurlijke coördinatie (structureel) geregeld moet worden. Daarnaast zijn er knelpunten in het hebben en kunnen delen van informatie rondom bluswatervoorzieningen en gevaarlijke stoffen. Repressie Vaak is er onvoldoende inzicht in de situatie op dat moment. Ook is vaak onduidelijk wat de veiligheid van het eigen personeel en omstanders kan bedreigen. Vaak is niet bekend welke informatie ik moet delen met wie? Kan ik delen? In deze warme fase zal improvisatie altijd aanwezig blijven. Maar het snel ter beschikking kunnen hebben over juiste, actuele en volledige gegevens over personen, bedrijven, gebouwen, en topografie kan in voorkomende gevallen levens redden. Nazorg Moet er terugkoppeling naar eerdere fasen plaatsvinden, en zo ja, welke en hoe? Vaak worden steeds dezelfde fouten gemaakt omdat de geleerde lessen niet centraal beschikbaar komen; ze blijven in de hoofden van individuen. Uit de workshops bleek dat minstens de helft van de knelpunten in het hebben en kunnen delen van informatie relatief eenvoudig op te lossen is zodra de basisregistraties operationeel zijn. Dan moet wel aan een aantal condities worden voldaan. Zo moet de inhoud voldoende betrouwbaar zijn (denk aan gebouwinformatie) en voldoende actueel (denk aan kaartmateriaal). Vooral op afsprakenniveau is nog veel te doen. Uit de knelpunten konden kaders en criteria voor (nieuwe) informatievoorzieningen worden benoemd. Hiermee kunnen de brandweerkorpsen een betere sturing geven aan ICT leveranciers, wat ook voor die leveranciers voordelig is. Het demonstratiesysteem Vergunningen Om aan te tonen dat de principes van de informatiearchitectuur in de praktijk toepasbaar zijn, is één thema uitgewerkt in de praktijk: vergunningenondersteuning. Het idee is dat een inspecteur benodigde gebouw-, adres- en kaartgegevens betrekt bij de bronhouder via een draadloze verbinding met een centrale webapplicatie server, als volgt: Draadloze verbinding Brongegevens benaderen BRG/ Gebouw Adres BRA/ GBKN online Tablet PC Lokale bronnen Lokale inspectie Webapplicatie server Externe bronnen Het Demonstratiesysteem Vergunningen is een op Internettechnologie gebaseerde toepassing die een preventist in staat stelt om ter plekke de benodigde informatie ter beschikking te hebben. Dit demonstratiesysteem voldoet aan de uitgangspunten van de visie van de NVBR op ICT (o.a. gegevens halen bij de bron, één formaat voor data-uitwisseling). Versie 1.0d, 3 april 2006 Definitief - 5 -
Met het Demonstratiesysteem Vergunningen kunnen vergunningen worden ingevoerd; inspecties en controles worden gepland en controlebevindingen worden opgeslagen. Doordat externe bronregistraties worden benaderd in plaats van lokale databanken, is die informatie actueler en schoner (in principe) dan voorheen het geval is. Veldtests De korpsen Brabant-Zuidoost (Eindhoven) en Venray hebben geholpen met het ontwikkelen van het Demonstratiesysteem. Zij hebben het in september 2005 getoetst aan de praktijk. De resultaten waren positief. Niet alle wensen bleken realiseerbaar binnen Brand-in. De eisen & wensen voor een volledig werkende toepassing zijn geïnventariseerd en vastgelegd. 4 De voordelen per doelgroep De operationele brandweermensen. Zij kunnen dankzij een goede informatievoorziening grip hebben op incidenten, rampen, crises, en de advisering. De aanbevelingen leiden op termijn tot die gewenste ingerichte informatievoorziening. Bijvoorbeeld: op weg naar een brandend pand met draadloze technologie eigenaargegevens ophalen. De informatieadviseur. Met de resultaten van Brand-in in de hand adviseren zij hun managers en bestuurders over de te maken keuzes in de inrichting van het informatiemanagement, regionaal en landelijk. Zo wordt stapsgewijs toegewerkt naar een applicatielandschap dat voldoet aan de Brand-in kaders, criteria en checklists ( deel 2). Het Brandweermanagement. Zij vinden in de resultaten van Brand-in de onderbouwing om de juiste keuzes te maken in het organiseren van het informatiemanagement binnen hun verantwoordelijkheidsgebied. Dankzij de genoemde kaders en criteria hoeven ze minder zelf te regelen, wat tot kostenbesparing zal leiden. Het Veiligheidsbestuur. De resultaten van Brand-in tonen waar de koppeling met de gemeentediensten beter moet en kan, zodat in alle fasen van de veiligheidsketen die informatie-uitwisseling adequaat georganiseerd kan worden. Inclusief het gelijktrekken van werkprocessen, en dezelfde ICT toepassingen waar dat kan. Rijksniveau: de minister van BZK. De resultaten van Brand-in geven de minister inzicht in hoe het informatiemanagement van de Brandweer op landelijk niveau adequaat ingericht kan worden. 5 Aanbevelingen Uit de resultaten en ervaringen van het project Brand-in volgen deze aanbevelingen. Alle punten zijn van groot belang en hebben hoge urgentie. De NVBR stelt een prioritering op voor de uitvoering van de aanbevelingen. 1. Stroomlijnen van digitale gegevensuitwisseling met gemeenten. Overal waar nog gefaxt, gebeld of gepost wordt, is winst te behalen. Kijk waar samen met gemeenten informatie digitaal uit te wisselen is. Dit kan structureel wekelijks uren overbodig werk besparen. Er blijft zo meer tijd over voor het echte brandweerwerk. 2. Voorbereiden op het verplichte gebruik van basisregistraties. Vanaf 2009 is het gebruik van de basisregistraties wettelijk verplicht. Alle ICT toepassingen die authentieke gegevens (personen, gebouwen, percelen, ) gebruiken moeten daarom aangepast worden. Stel hiervoor een impactanalyse op (impact is zeer groot). Versie 1.0d, 3 april 2006 Definitief - 6 -
Pas daarbij de Brand-in criteria voor nieuwe ICT toe. Benoem maatregelen om gebruik te kunnen maken. Voer pilots uit met gemeente en veiligheidsregio. Zo komt een einde aan het sprokkelwerk. De kwaliteit van gegevens wordt veel hoger. Uitwisseling en hergebruik van gegevens wordt hiermee effectiever. Voorbeeld: gebouwen en adressen. Bij een uitruk zijn alle relevante gegevens over een pand voor iedereen actueel digitaal beschikbaar. 3. Maak geografische informatie digitaal beschikbaar. Adequate risicoanalyse voor een gebied is alleen mogelijk met actuele, juiste, volledige, digitale geografische informatie, inclusief aanrijroutes, kabels/leidingen, etc. Hiervoor bestaat al een programma van eisen en wensen. Dit moet worden uitgewerkt en getest in lijn met landelijke initiatieven over geografische Informatie voor openbare orde en veiligheid. De winst is verbetering van de veiligheid van het brandweerwerk door goed inzicht in de omgeving en minder fouten door onjuiste kaartinformatie. 4. Versoepelen van gegevensuitwisseling in vergunningenprocessen. Dit levert tijdwinst op door de hogere beschikbaarheid van juiste en actuele gegevens, waardoor achterstand in vergunningadviezen tot het verleden zal behoren. Daarvoor is een landelijk standaard datamodel Vergunningen nodig en goede aansluiting op ICT toepassingen. Dit moet samen met gemeenten en ICT leveranciers gebeuren. Voorbeeld: Inspectierapporten, waar uit externe bron betrokken gegevens automatisch in zijn verwerkt, kunnen met één druk op de knop in het juiste briefsjabloon geprint worden, en door anderen worden hergebruikt. 5. Stroomlijnen van gegevens over bluswatervoorzieningen. Overal waar gegevens over bluswater nog handmatig worden bijgehouden, moet dit vertaald worden naar digitale oplossingen, met afspraken met leveranciers zoals drinkwaterbedrijven. Voer dit stapsgewijs in met veiligheidsregio s. Dit levert tijdwinst op bij het bestrijden van branden en calamiteiten, dankzij zekerheid over actuele, juiste gegevens van bluswatervoorzieningen. 6. Landelijke harmonisatie van procesmodellen, gegevensmodellen, datamodellen. Stel op basis van de Brand-in resultaten landelijke standaarden op voor proces-, gegevens- en datamodellen, en stel deze standaarden vast. De winst bestaat uit meer landelijk herbruikbare ICT oplossingen, dus kostenvoordeel. Met landelijke standaarden schept de brandweer kaders voor (nieuwe) toepassingen van ICT leveranciers. 7. Standaardisatie van gegevensuitwisseling met veiligheidspartners. Dit wordt voor de veiligheidssector geregeld in het BZK traject Informatie Basisvoorziening Veiligheid (IBV). Maak met BZK afspraken over gebruik van deze basisvoorzieningen waar nuttig en beschikbaar. Voorbeeld: auto s knippen. Direct weten bij welk merk wáár geknipt kan worden dankzij juiste, actuele gegevens. Ander voorbeeld: De actuele lijst met gevaarlijke stoffen is te allen tijde digitaal beschikbaar vanaf elke werkplek, ook in het veld. 8. Bundel de beperkt aanwezige expertise. Om landelijk zaken van de grond te trekken is het noodzakelijk dat de daarvoor beperkt aanwezige formatie wordt gebundeld in een doe team. Het effect van 5 fulltimers in een doe team is veel groter dan van 25 personen die binnen 0,2 fte landelijk moeten coördineren en initiatieven van de grond trekken. Van dit team mag men verwachten dat ze: Versie 1.0d, 3 april 2006 Definitief - 7 -
De eerder genoemde aanbevelingen tot uitvoering brengt samen met leden van het NVBR netwerk Informatiebeleid/ICT (ICTIB), kennisinstituten, ICT leveranciers en de vraagorganisatie brandweer; Veelbelovende regionale informatie-initiatieven kent, beoordeelt en stimuleert; De veiligheidsregio s kan ondersteunen in hun integrale informatievoorziening; Een actueel en compleet beeld heeft van de komst van de basisregistraties, en de betekenis daarvan kan duiden voor de korpsen/regio s; De ontwikkelingen rondom de Informatie Basisvoorziening Veiligheid kent en volgt, en de betekenis kan duiden voor de korpsen/regio s; 9. Aanbevelingen voor de toekomstige vraagorganisatie brandweer Tot slot geven we enige aanbevelingen voor het vormgeven van de toekomstige vraagorganisatie brandweer. Deze aanbevelingen hebben veelal geen i-karakter en vallen strikt genomen buiten de scope van het project; toch lijken ze vanuit de projectervaringen waardevol en relevant: Landelijk: 1. Gebruik de ervaringen van het traject vraagorganisatie in het politieveld en de lessen die daaruit geleerd zijn. 2. Ga bij regio s en gemeenten langs en bespreek lokale issues. Stel pilots voor. Voorkom hiermee het ivoren toren effect. Laat regio s voelen dat Brand-in van hen is. 3. Stel een landelijk procesmodel op voor alle primaire brandweerprocessen 4. Stel een landelijk informatiemodel op en stel themagewijs de landelijke standaarden vast Regionaal en lokaal: Zorg voor de regionale stem in landelijke ontwikkelingen in informatiemanagement. Benut gemeenschappelijkheden in inkoop van ICT voorzieningen. Zo bereik je kostenbesparing doordat niet iedereen meer bijna dezelfde oplossing opnieuw bedenkt. Intensiveer wat nodig is voor het adequaat digitaliseren van de eigen gegevensstromen; Stimuleer interne samenwerking en gegevensuitwisseling tussen afdelingen (bijvoorbeeld tussen preventie en preparatie) door gegevens eenvoudig opvraagbaar beschikbaar te stellen. Meer lezen? Voor een gedetailleerde beschrijving van de resultaten wordt u verwezen naar de volledige eindrapportage van het project Brand-in, dat uit de volgende delen bestaat: Deel 1. Resultaten en aanbevelingen, voor informatieadviseurs (±40p.); Deel 2. Informatiearchitectuur Brand-in, voor informatieadviseurs (±80p.); Deel 3. Demonstratiesysteem Vergunningen, voor informatieadviseurs (±45p.); Deel 4. Resultaten van de communicatieactiviteiten (±15p.). De rapportage is verkrijgbaar via de gegevens die staan vermeld op het colofon. Versie 1.0d, 3 april 2006 Definitief - 8 -