Beleid en beheer Pagina 1 van 5 01-06-016 Eigenaar : Kwaliteitscoördinator A. DOEL Het overzicht van kwaliteitsregistraties is een aanvulling op BB-08 Beheersing van registraties. Mede aan de hand van dit overzicht evalueert de directie conform BB-07 Evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem (4. directiebeoordeling) één maal per jaar het kwaliteitsmanagementsysteem op geschiktheid en doeltreffendheid. B. TOEPASSINGSGEBIED Het overzicht van kwaliteitsregistraties geeft weer, welke kwaliteitsregistraties Het Robertshuis bijhoudt, de betreffende bewaartermijnen en waar deze terug te vinden zijn. Tevens is aangegeven welke functionaris verantwoordelijk is voor de beheersing, d.w.z. de identificatie, het opslaan, de bescherming, het terugvinden, de bewaartermijn en de vernietiging ervan. De procedure BB-08 Beheersing van registraties geeft weer welke maatregelen daartoe nodig zijn. Bovendien zijn de inzagerechten in kwaliteitsregistraties van directie en s van Het Robertshuis weergegeven. Er kan aanvullend sprake zijn van inzagerechten door derden. Dit wordt door de directie per situatie bepaald op basis van vigerende wet- en regelgeving en/of op basis van individuele afspraak tussen directie en betreffende derde en/of op basis van verkregen toestemming.
Beleid en beheer Pagina van 5 01-06-016 Oude, gewijzigde BB-03 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier 3 jaar Kwaliteitscoördinator, documenten Parafeerlijst(en) BB-03 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel Kwaliteitscoördinator, Distributielijst beheerd BB-03 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel Kwaliteitscoördinator, Distributielijst BB-03 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel Kwaliteitscoördinator, onbeheerd Lijst externe BB-03 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel Kwaliteitscoördinator, documenten Beleidsplan/ BB-04, PH-04, PH-05, Administratie 5 jaar beoordeling PH-06, PH-07, PH-09 Auditplan BB-07 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier 3 jaar Kwaliteitscoördinator, Auditschema BB-07 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier 3 jaar Kwaliteitscoördinator, Auditchecklist BB-07 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier 3 jaar Kwaliteitscoördinator, HKZ matrix (GZ 008) BB-07 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel Kwaliteitscoördinator, HKZ matrix (GGZ 009) BB-07 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel Kwaliteitscoördinator, Zorgverleningsovereenkomst PH-01 Cliëntdossier 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager Intakeformulier PH-01 Cliëntdossier 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager Handelingsplan PH-01 Zorgmanager KVS 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager Behandelplan PH-01, PH-0 Zorgmanager KVS 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager Gezinsplan PH-01, PH-0 Zorgmanager KVS 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager
Beleid en beheer Pagina 3 van 5 01-06-016 Zorgleefplan PH-01, PH-0 Zorgmanager KVS 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager, door zorgmanagement aangewezen bevoegde s Cliëntdossier PH-01, PH-0 Administratie 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager, door zorgmanagement aangewezen bevoegde s FOBO-formulier PH-04 Commissie FOBO Administratie 15 jaar, FOBO-commissie, melder Arbeidsovereenkomst PH-05 Directeur Administratie Cf. vigerende, betreffende Personeelsdossier PH-05 Directeur Administratie Cf. vigerende, Zorgmanager, betreffende Jaarplanning functioneringsgesprekken Verslag functioneringsgesprek PH-05 Directeur Administratie Zolang actueel, Zorgmanager, betreffende PH-05 Directeur Administratie / Personeelsdossier Cf. vigerende, Zorgmanager, betreffende Stagedossier PH-05 Directeur Administratie Cf. vigerende, Stagiair, stagebegeleider Stageovereenkomst PH-05 Directeur Administratie / Cf. vigerende, Stagiair, stagebegeleider Stagedossier Stagebegeleiding en - PH-05 Directeur Administratie / Cf. vigerende, Stagiair, stagebegeleider evaluatie Stagedossier RI&E PH-05, PH-07 Directeur Administratie Cf. vigerende, Kwaliteitscoördinator Notulen Exitgesprek PH-05 Directeur Administratie / Cf. vigerende, betreffende Personeelsdossier Projectplan PH-06 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier 15 jaar, Kwaliteitscoördinator, Behandelaar KAR
Beleid en beheer Pagina 4 van 5 01-06-016 Calamiteitenordner PH-07 Directeur Werkplekken Zolang actueel1, Kwaliteitscoördinator Draaiboek HACCP PH-07 Kwaliteitscoördinator Werkplekken Zolang actueel, Checklijst bezittingen PH-07 Medewerker Werkplek Zolang actueel, kinderen Rapportage Paraat PH-07 Directeur Administratie 5 jaar, Kwaliteitscoördinator brandbeveiliging Rapportages legionellapreventie PH-07 Kwaliteitscoördinator Administratie 5 jaar, Kwaliteitscoördinator Leveranciersbeoordeling PH-08 Directeur Administratie 5 jaar Inkoopcontract PH-08 Directeur Administratie Permanent Inkoopcontract Directeur Administratie Permanent zorgkantoren, gemeentes, DVO gemeentes, PGBovereenkomst Bow Tie diagrammen PH-09, PR-01 Proceseigenaar Kwaliteitsdossier Zolang actueel, Proceseigenaar KAR-formulier PH-10 Kwaliteitscoördinator Administratie/Kwaliteitsdossier 3 jaar na afhandeling Kwaliteitscoördinator, Behandelaar KAR, KAR-registratie PH-10 Kwaliteitscoördinator Administratie/Kwaliteitsdossier 3 jaar na afhandeling Kwaliteitscoördinator, Calamiteitenverslag PR-03 Administratie Permanent, Zorgmanager, Hoofdbehandelaar Overzicht medicijnen verstrekking PR-07 Zorgmanager Administratie/Ordner medicatieverstrekking 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager, Medicatieverstrekkingsformulier PR-07 Zorgmanager Administratie/Ordner medicatieverstrekking 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager, 1 M.u.v. documenten ter registratie zoals aftekenlijsten en verslagen van calamiteiten; hiervoor gelden bewaartermijnen cf. vigerende M.u.v. documenten ter registratie zoals aftekenlijsten; hiervoor gelden bewaartermijnen cf. vigerende
Beleid en beheer Pagina 5 van 5 01-06-016 Vervallen Ervaringen PR-11 Administratie 5 jaar ketenpartners Cliënt-RIE PR-13 Zorgmanager KVS 15 jaar na einde zorg, Zorgmanager, Formulieren PR-14 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier 3 jaar, Zorgmanager Cliënttevredenheid Maatschappelijk BB-04 Administratie 10 jaar Belanghebbenden jaarverslag Notulen managementoverleg BB-06 Administratie 5 jaar, Zorgmanager, Hoofdbehandelaar Notulen Teamoverleg BB-06 Administratie 5 jaar, Notulen Werkoverleg BB-06 Zorgmanager Administratie 5 jaar Zorgmanager,, directie Notulen Cliëntenraad BB-06 Administratie Permanent, leden Notulen BB-06 Administratie Permanent Leden Klachtencommissie Notulen FOBOcommissie BB-06 Administratie Permanent Leden Jaarverslag Cliëntvertrouwenspersoon Het Robertshuis BB-06 Administratie Permanent Belanghebbenden V&O-inspectieformulier PH-07 Kwaliteitscoördinator Kwaliteitsdossier Zolang actueel, Zorgmanagement, Kwaliteitscoördinator, uitvoerende s en in de uitvoering participerende cliënten