Gaat de voedselindustrie volledig over op cloud-oplossingen? Over voordelen en vooroordelen
Gaat de voedselindustrie volledig over op cloud-oplossingen? Over voordelen en vooroordelen Cloud-oplossingen worden steeds vaker ingezet door bedrijven. Binnen de voedselindustrie zien we dat veel bedrijven nog werken met een on-premise-oplossing. Waarom doen ze dat en wat zijn de voordelen van een migratie naar de cloud voor de verschillende processen nu en in de toekomst? De cloud maakt tegenwoordig een even groot onderdeel van ons leven uit als onze mobiele telefoon. Steeds meer apps zijn cloudgebaseerd, bijvoorbeeld e-mail, het delen van grote bestanden en vele andere toepassingen. Dat geldt ook steeds meer voor de zakelijke oplossingen. Onderzoeksbureau Gartner ziet dat 75 procent¹ van alle organisaties één of meer cloud-diensten gebruikt. Veel bedrijven in de voedselproductie hebben nog een eigen server-omgeving in huis waarop het ERP-systeem en andere applicaties draaien. Steeds meer voedselproducenten kijken hoe ze gedeeltes van hun financiële en logistieke backbone (gedeeltelijk) naar de cloud kunnen migreren. Sommige bedrijven huiveren bij de gedachte om hun receptuur en manufacturing execution system (MES) processen buiten de bedrijfsmuren te hosten, toch heeft een migratie grote voordelen. Wat is cloud-computing? Omdat er soms verwarring over de cloud bestaat, is het verstandig om dit begrip eerst uit te leggen. Bij cloud-computing worden hardware, software en gegevens op aanvraag via een netwerk beschikbaar gesteld. Bedrijven nemen applicaties, de infrastructuur of een platform af als dienst en betalen per maand of naar gebruik. Deze diensten kunnen overal en altijd via internet worden afgenomen. Dat is totaal anders dan in het traditionele model waarin software via licenties wordt gekocht en de oplossing zélf moet worden geïnstalleerd en beheerd. Bij cloud-computing worden hardware, software en gegevens op aanvraag via een netwerk beschikbaar gesteld. Dit past in de trend waarin bedrijven van Capital Expenditures (CAPEX) naar Operating Expenditures (OPEX) bewegen. Bedrijven willen minder investeren in niet-verbruikbare onderdelen van producten of systemen als IT-infrastructuur (CAPEX) en willen meer ontzorgd worden. Oftewel: minder bezit en meer betalen naar gebruik. In het traditionele model is meer maatwerk mogelijk en worden updates door de gebruiker zélf uitgevoerd. Cloudapplicaties daarentegen zijn verregaand gestandaardiseerd en updates worden automatisch gepusht en uitgevoerd. Daardoor beschikken organisaties altijd over de nieuwste versie met optimale functionaliteit. Een volledig nieuwe on-premise-oplossing wordt steeds minder populair. Dat komt onder andere door de extreem hoge uptime-garanties van cloud-aanbieders, waardoor de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar komt. Daarnaast is het moeilijker om handmatig (steeds vaker uitkomende) software updates door te voeren en de capaciteit snel aan te passen als de businessvraag verandert. Op deze manier kunnen bedrijven zich richten op hun kernactiviteit. Dat is een stuk prettiger dan de extra zorg die het beheren van een IT-afdeling met zich meebrengt. ¹ http://www.gartner.com/newsroom/id/3233217 1
Gartner waarschuwt overigens in hetzelfde onderzoek dat het verstandig is om een ERP-strategie te hanteren waarin applicaties goed integreren in zowel de on-premise- als de cloud-platformen. Gebeurt dit niet, dan is de kans groot dat het ERP-systeem ten onder gaat aan integratieproblemen, complexiteit en kosten. Voordelen van de cloud ten opzichte van on-premise Een migratie naar de cloud kan op verschillende manieren voordelig zijn. Omdat infrastructuur en beheer zijn uitbesteed, scheelt dat vaak enorm in de (opstart)kosten. Hardware hoeft immers niet meer maximaal te worden aangeschaft om die ene piekbelasting op te kunnen vangen. Als er bij een seizoenspiek sprake is van meer of juist minder vraag naar rekenkracht, koppelingen of opslag, kan dat direct op- of afgeschaald worden. Dat geldt overigens ook voor gebruikerslicenties. In een on-premise-omgeving zijn licenties niet te downgraden en niet schaalbaar. Aangeschafte licenties zijn niet terug te geven als er minder nodig zijn als de seizoenspiek voorbij is. Cloud-licenties bieden deze flexibiliteit wel. Hierdoor beweegt de hoeveelheid IT-ondersteuning gemakkelijker mee met de wens van de business. Op het gebied van IT-beheer biedt cloudcomputing ook voordeel. Uit een onderzoek van uitzender Manpower² blijkt dat er wereldwijd een tekort aan goed opgeleid IT-personeel is. Grote multinationals beschikken vaak wel over de middelen om goed personeel aan te trekken. Kleinere midmarket-bedrijven lukt dat minder goed. In theorie kopen zij via de cloud beheer op topniveau aan, zonder dat daar een enterprise-prijskaartje aan hangt. Dat geldt voor de infrastructuur, back-up en security. Daarom is het voor kleinere organisaties aantrekkelijk om (een gedeelte van) de IT uit te besteden naar de cloud. Security en privacygevoelige informatie in de cloud Veel organisaties zijn nog steeds in de veronderstelling dat data on-premise veiliger staan dan in de cloud. Dat is tegenwoordig meer een gevoel dan dat het goed beargumenteerd kan worden. Goede technologie en mensen zijn namelijk vaak (te) duur. Een private cloud of een public cloud wordt (zie kader) door een gespecialiseerd team beveiligd. Cloudaanbie-ders kunnen security vanwege hun schaalgrootte goedkoper en beter inrichten dan (middel)grote bedrijven. De receptuur is heilig en dat geldt natuurlijk ook voor klantgegevens of de financiële administratie. Enkele jaren geleden kon er bij de public cloud niet gekozen worden waar deze gegevens werden opgeslagen, tegenwoordig is dat geen issue meer. Organisaties hebben nu keuzevrijheid op welk continent of in welk land de data worden opgeslagen. Hierdoor zijn gegevens compliant aan de lokale wetgeving. ² http://manpowergroup.com/talent-shortage-2016 2
Dankzij de cloud en seamless integration klaar voor de toekomst Cloud-applicaties kunnen per definitie goed communiceren met andere cloud-software. Hierdoor is het gemakkelijker en goedkoper om verschillende cloud-oplossingen met elkaar te integreren dan met on-premise-applicaties. In veel gevallen zijn dure puntoplossingen nodig die niet alleen veel onderhoud vergen bij updates, maar ook niet efficiënt samenwerken. Door minder conversies van data kosten bepaalde bewerkingen minder tijd, waardoor bijvoorbeeld rapportages sneller en soms realtime op te roepen zijn. Omdat nieuwe tools gemakkelijk aan het platform kunnen worden toegevoegd, is de IT-ondersteuning een stuk wendbaarder. Dat heet seamless integration: de naadloze integratie van nieuwe modules, functies, applicaties en hardware. De integratie verloopt zonder dat er sprake is van enige waarneembare fouten of complicaties. Seamless integration: de naadloze integratie van nieuwe modules, functies, applicaties en hardware. Het handige van cloud-applicaties als ERP is dat ze papierloos werken via verschillende mobiele devices ondersteunen. Zo kan bijvoorbeeld Microsoft Dynamics via tablets of smartphones op Android, ios en Windows geraadpleegd worden.het voordeel hiervan is dat de techniek onder de Windows-versie, de tablet-versie en de smartphone-versie van de oplossing hetzelfde is. Toegang tot de applicatie via een tablet en smartphone biedt voor voedingsmiddelenbedrijven grote voordelen. Zo kunnen op de werkvloer bijvoorbeeld kwaliteitsregistraties, voorraadinzicht, controle op uitgaande goederen en het salesproces worden uitgevoerd. Efficiënter registreren, minder fouten en hogere leverbetrouwbaarheid De voedselindustrie heeft vanwege voedselveiligheid te maken met strenge wettelijke bepalingen. Daarom worden veel controles via kwaliteitsregistraties uitgevoerd. De kwaliteitsregistraties in SI Foodware, de food-specifieke add-on van Schouw Informatisering, kunnen ook met een tablet op de vloer worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan terugkerende controles. Een voorbeeld hiervan is een controle van de temperatuur in een koelcel en een uurlijkse controle aan een productielijn. Dit kan geheel papierloos worden uitgevoerd. Dit leidt tot tijdsbesparing en minder fouten, omdat kwaliteitsregistraties niet meer hoeven te worden overgetypt. Ook bij ontvangst en verzending van goederen kunnen eenvoudige of uitgebreide kwaliteitsregistraties worden uitgevoerd met de tablet. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om foto s van de goederen te maken en deze direct op te slaan in de ERP-applicatie Microsoft Dynamics. 3
Medewerkers registreren kwaliteitsparameters, maar ze moeten ook altijd inzicht hebben in de voorraad en de bijbehorende kwaliteitsaspecten zoals de verloopdata. Via een tablet kunnen ze in het magazijn rechtstreeks vanuit het ERP-systeem realtime data ophalen. Daardoor is het mogelijk sneller beslissingen te nemen die voorraadverspilling en klachten van klanten kunnen voorkomen. Directere aansturing, minder fouten De mogelijkheden voor het gebruik van de Microsoft Dynamics op de werkvloer zijn in de nieuwe versies sterk verbeterd. De apps kunnen bijvoorbeeld ook door orderpickers in het magazijn worden gebruikt, wat de kans op fouten drastisch verlaagt en de leverbetrouwbaarheid verder verbetert. Daarnaast zijn met deze applicatie logistieke medewerkers aan te sturen met een tablet. Dankzij duidelijke opdrachten neemt het aantal klantklachten af, worden foutieve leveringen verminderd en verbetert de leverbetrouwbaarheid. Er zijn nog meer toepassingen mogelijk. Denk aan eenvoudige processen zoals procesregistraties of een goedkeuringsstroom. Daarbij voert een verkoper een order in en een manager kan deze via zijn mobiele applicatie goedkeuren. Virtual reality-technologie kan werk nog beter ondersteunen. Met een VR-bril wordt een extra laag over de werkelijkheid geprojecteerd. Daarin geeft ERP-software visuele suggesties om een specifiek artikel te picken in het magazijn of er worden bij een kwaliteitscontrole normkleuren geprojecteerd waar het te testen product aan moet voldoen. Dankzij de flexibiliteit van de cloud kan dit soort toepassingen relatief eenvoudig worden toegevoegd. Welke cloud past het beste? Zo ver zijn veel bedrijven in de food-sector echter nog niet. Zij oriënteren zich nog op wat zij wel en niet in de cloud willen hebben staan. Kiezen ze voor volledig on-premise, een public cloud, een private cloud of een hybride variant (zie kader)? Wat we veel zien is dat organisaties niet meteen alles in de cloud zetten, maar eerst de minder bedrijfskritische processen migreren. Denk aan Office-toepassingen, de BI-, test- en ontwikkelomgeving en data management. De live-systemen blijven lokaal. Op die manier kan worden ontdekt hoe het is om sommige systemen te hebben uitbesteed, zeker wanneer er zich een calamiteit of een hulpvraag voordoet. Want dan is een bedrijf overgeleverd aan het serviceniveau van de cloud-aanbieder. 4
Die zijn er in alle soorten en maten, met elk hun eigen voordelen. De keuze van de juiste partner is belangrijk. De grootste en de goedkoopste hoeft niet per se de beste te zijn. Bij een vraag of een calamiteit is het fijn om snel geholpen te kunnen worden. Vanwege continuïteit is het daarom van doorslaggevend belang om een korte lijn te hebben met de provider. Daarnaast is invloed op het ecosysteem ook gewenst. Hoeveel invloed heeft u na de migratie? Kunt u gemakkelijk van aanbieder switchen? Als u uw cloud-abonnement niet meer kunt betalen vanwege een faillissement, kunt u dan nog bij uw data? Zeker als er veel kennis met de ICT-dienst is uitbesteed, kan het misschien een idee zijn om een intermediair met de juiste kennis in te schakelen voor de communicatie tussen de organisatie en de cloudprovider. Het is verstandig om niet alle IT-kennis uit te besteden, technische knowhow blijft noodzakelijk om de cloud-partner aan te kunnen sturen en de juiste strategische keuzes te maken. Ook uw bedrijf kan geheel of gedeeltelijk naar de cloud migreren en daardoor efficiënter produceren. Wilt u weten wat de mogelijkheden en voordelen zijn van geïntegreerd ERP speciaal voor de voedselindustrie? Bezoek dan de website van Schouw Informatisering, bel 076-504 25 20 of stuur een e-mail naar info@schouw.org. Drie soorten cloud Traditioneel staan alle applicaties en de bedrijfsgegevens op een fysieke computer of server in het eigen gebouw. Met cloud-computing staan fysieke en virtuele netwerken, de applicaties en de data in een extern datacentrum. Er zijn drie verschillende manieren waarop een cloud kan worden ingericht: Public cloud: Servers, netwerk en opslag zijn gevirtualiseerd en worden gedeeld met andere gebruikers bij dezelfde cloud-aanbieder. Daardoor is deze dienst over het algemeen goedkoper. De eigen omgeving is afgeschermd, waardoor andere klanten op dezelfde infrastructuur niet bij elkaars gegevens kunnen. Toegang tot gegevens en diensten verloopt via het internet en de infrastructuur, onderhoud of monitoring is geheel uitbesteed. Private cloud: De virtuele infrastructuur staat op locatie of bij de cloud-aanbieder op eigen fysieke infrastructuur. Hierdoor is de omgeving volledig afgeschermd. Medewerkers kunnen via internet of via het interne netwerk bij de data en applicaties. Hybrid cloud: In deze vorm worden onderdelen van on-premise, de private en/of de public cloud gebruikt. Hier worden bijvoorbeeld privacygevoelige gegevens in huis gehouden, terwijl applicaties in de cloud staan. 5