Datum: 15 maart 2018 Procuratieregeling Plavei Versie 2.0 Vastgesteld door directeur-bestuurder: Vastgesteld in de vergadering van de RvC:
Inhoud 1. Algemeen... 3 1.1. Uitgangspunten procuratieregeling... 3 1.2. De relatie met de statuten... 3 1.3. Opbouw procuratieregeling... 3 2. Procuratieregeling Plavei... 4 2.1. Aangaan van verplichtingen en aftekenen van facturen... 4 2.1.1. Aangaan verplichtingen richting leverancier... 4 2.1.2. Aftekenen van facturen... 4 2.1.3. Uitbetalingen vergoedingen en voorstanden huurders... 4 2.1.4. Uitbetaling declaraties... 5 2.1.5. Treasury... 5 2.2. Beschikkingsbevoegdheid banken... 5 2.2.1. Betaling klaar zetten... 5 2.2.2. Betalen (1 e handtekening)... 6 2.2.3. Betalen (2 e handtekening)... 6 2.2.4. Bankpassen & Cards... 6 2.3. Ondertekenen van documenten... 6 2.3.1. Brieven waarin vastgesteld beleid van Plavei wordt uiteengezet... 6 2.3.2. Brieven met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties:... 6 2.3.3. Arbeidsovereenkomsten:... 7 2.3.4. Huurcontracten:... 7 2.3.5. Verkopen... 7 2.4. Betalingsregelingen en afboeken van vorderingen... 7 2.5. Vertegenwoordigingsbevoegdheid VvE's... 7 3. Vervanging functionaris bij afwezigheid... 8 3.1. Algemeen... 8 3.1.1. Afwezigheid directeur-bestuurder... 8 3.1.2. Afwezigheid beslissingsbevoegde gedurende een korte periode... 8 3.1.3. Langdurige afwezigheid beslissingsbevoegde... 8 3.2. Vervanging bij aangaan verplichtingen en aftekenen van facturen... 8 3.3. Ondertekenen van documenten bij afwezigheid... 8 3.4. Vervanging bij afboeken vorderingen... 8 3.5. Vervanging vertegenwoordigingsbevoegdheid VvE s... 8 Bijlage 1 Bevoegdhedenmatrix per functionaris... 9 2
1. Algemeen In deze Procuratieregeling is vastgelegd welke bevoegdheden zijn toegekend aan medewerkers van Plavei en onder welke voorwaarden die bevoegdheden gelden. Toekenning vindt plaats op basis van functie en niet op persoonlijke titel. In bijlage 1 is een matrix opgenomen waarin inzichtelijk is gemaakt welke procuratie aan welke functionaris is toegekend. Uitsluitend de medewerkers met een functie zoals opgenomen in deze bijlage hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De regeling wordt geplaatst op de website van Plavei om zowel de stichting als derden te beschermen. De werkingssfeer van de procuratieregeling beslaat de gehele groep van Plavei (inclusief deelnemingen). Na goedkeuring van de Raad van Commissarissen (hierna: RvC) zal de regeling op de website van Plavei worden gepubliceerd. De laatst vastgestelde procuratieregeling dateert van 14 maart 2016. De nu voorliggende procuratieregeling is gewijzigd in overeenstemming met: De laatst goedgekeurde wijzigingen op de statuten van Stichting Plavei en Woonbeheer Montferland BV (aanpassing volmacht bestuurder zoals opgenomen in artikel 8: Goedkeuring directiebesluiten); Een volledig controlerende rol van de business controller (geen beschikkende functie); Toebedeelde verantwoordelijkheden aan functionarissen voor het aangaan van verplichtingen binnen het toegewezen budget. De laatste organisatieontwikkelingen, zoals intern gepubliceerd op 8 maart 2018. 1.1. Uitgangspunten procuratieregeling De procuratieregeling is afgestemd met de geldende statuten, reglementen en vastgestelde beleidsdocumenten. Bij tegenstrijdigheden tussen procuratieregeling met statuten of het directiereglement gaan bepalingen in statuten of directiereglement altijd boven bepalingen in deze procuratieregeling. Anders gezegd: bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de verschillende documenten gaan bepalingen in documenten met een hogere rangorde boven bepalingen met een lagere rangorde. Alle in de regeling en in deze notitie genoemde bedragen zijn exclusief BTW. 1.2. De relatie met de statuten In de statuten is onder meer vastgelegd, dat de bestuurder bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding, bezwaring en sloop van een aanmerkelijk aantal registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt. De bestuurder is verder bevoegd medewerkers van Plavei te machtigen rechtshandelingen te laten verrichten of Plavei te laten vertegenwoordigen. Directiebesluiten die aan goedkeuring van de RvC zijn onderworpen, zijn opgenomen in artikel 8 van de statuten. Besluiten die een belang van 500.000 1 te boven gaan, betreffen: - Investeringen ten behoeve van de volkshuisvesting (artikel 8, lid1, letter c); - Vervreemding van onroerende zaken en daarbij behorende roerende en infrastructurele aanhorigheden (artikel 8, lid1, letter i). Voor overige rechtshandelingen anders dan bedoeld in artikel 8, lid 1, letters c en i, geldt een maximum bedrag van 250.000. Bij overschrijdingen van de hiervoor genoemde bedragen wordt het besluit ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. 1.3. Opbouw procuratieregeling Hoofdstuk 2 geeft de procuratieregeling weer, waarin de volgende onderwerpen worden behandeld: Aangaan van verplichtingen en aftekenen van facturen (H. 2.1) Beschikkingsbevoegdheid banken (H. 2.2) Ondertekening van documenten (H.2.3) Betalingsregelingen en afboeken van vorderingen (H. 2.4) Vertegenwoordigingsbevoegdheid VvE s (H.2.5) De vervanging bij afwezigheid wordt beschreven in hoofdstuk 3. 1 De statuten van Plavei en Woonbeheer Montferland vermelden een hoger bedrag. Deze bedragen zijn in de nieuwe door de RvC goedgekeurde statuten aangepast. Na goedkeuring door de Aw zal worden overgegaan tot passering hiervan bij de notaris. 3
2. Procuratieregeling Plavei In bijlage 1 van deze regeling is een overzicht opgenomen van functiebenamingen met bijbehorende procuratie. Uitsluitend functionarissen die de functies vervullen zoals vermeld in bijlage 2, hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan en facturen af te tekenen tot de bij die functies vermelde limieten. 2.1. Aangaan van verplichtingen en aftekenen van facturen Er zijn verschillende soorten (financiële) verplichtingen die kunnen worden aangegaan. Het meest voorkomend is de verplichting richting een leverancier die wordt aangegaan als een opdracht wordt verstrekt. Echter ook bij het toekennen van een vergoeding aan een huurder of bij het aantrekken van een externe financiering gaan we een (financiële) verplichting aan. De directeur-bestuurder is bevoegd (zonder goedkeuring van de RvC) verplichtingen aan te gaan tot de maxima, zoals deze zijn vermeld onder paragraaf 1.2. De limiet (excl. BTW) van de tekeningbevoegdheid voor medewerkers van Plavei is opgebouwd in de categorieën 1 t/m 4: 1. tot 2.500 2. tot 10.000 3. tot 25.000 4. tot 50.000 Indien de procuratiehouder gedurende een periode van minimaal vijf (aaneengesloten) werkdagen niet aanwezig is, vindt vervanging plaats door een aangewezen procuratiehouder. Uitgebreide informatie over afwezigheid staat in het hoofdstuk 3 Vervanging bij afwezigheid. 2.1.1. Aangaan verplichtingen richting leverancier De procuratieregeling houdt in dat aangewezen functionarissen (beperkte) volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Plavei. Bij het aangaan van verplichtingen gelden de volgende uitgangspunten: Bij het aangaan van verplichtingen geldt dat deze dienen te passen binnen de door de Directie en RvC geaccordeerde begroting / investeringsbudget of voortvloeien uit het bestuursreglement en treasuryjaarplan; Verplichtingen die door de medewerker worden aangegaan, moeten passen binnen de verantwoordelijkheid van de functie en het beschikbaar gestelde budget volgens de begroting; Als een verplichting buiten het mandaat van een medewerker valt wordt middels een investeringsbesluit aan een procuratiehouder met een hoger mandaat gevraagd de verplichting aan te gaan; Voor alle opdrachten geldt dat deze in principe schriftelijk worden verstrekt. Ondertekening geschiedt door de volgens het procuratieschema hiertoe gemachtigde functionaris. Opdrachten die per fax of per email worden uitgezet dienen voorzien te zijn van een (email)handtekening van de volgens het procuratieschema hiertoe gemachtigde persoon. 2.1.2. Aftekenen van facturen Bij het aftekenen van facturen wordt een toets op de levering uitgevoerd. Is geleverd conform opdracht en voldoet de factuur aan de wettelijke vereisten. De factuur wordt gecontroleerd door de medewerker die de verplichting is aangegaan. Als bij de aanbesteding van de opdracht een investeringsbesluit is gevraagd dan wordt de factuur eveneens gecontroleerd en afgetekend door de opsteller van het besluit / budgethouder. De medewerker informatisering en automatisering is in de procuratie beperkt in het goedkeuren van facturen wegens de tot zijn beschikking staande bijzondere systeembevoegdheden (zoals het toekennen van bevoegdheden in het computersysteem). Het daadwerkelijk betaalbaar stellen van de door de medewerker informatisering en automatisering goedgekeurde facturen geschiedt door de leidinggevende coach. 2.1.3. Uitbetalingen vergoedingen en voorstanden huurders De uitbetalingen aan huurders kunnen in drie categorieën worden verdeeld: 4
1. Vergoedingen die aan huurders worden uitbetaald op basis van wettelijke regelingen, bijvoorbeeld verhuiskostenvergoeding of andere projectgebonden vergoedingen. Deze worden door de financieel beheerder klant voor akkoord getekend; 2. Voorstanden worden uitbetaald op basis van een lijst die door de financieel beheerder klant voor akkoord is ondertekend; 3. Bijzondere afspraken met individuele huurders (bekend onder de naam coulanceregeling). Het gaat hier veelal om het tegemoetkomen van huurders voor overlast of tegemoetkoming als Plavei te kort is geschoten in de dienstverlening. Goedkeuring hiervan vindt plaats op basis van de procuratieregeling zoals weergegeven in bijlage 1 en is belegd bij de klantadviseur, de klantadviseur bijzonder objecten en de klantcoach. 2.1.4. Uitbetaling declaraties Declaraties worden uitbetaald via de salarisadministratie. Van deze regel kan alleen worden afgeweken indien er een uitdrukkelijk verzoek aan ten grondslag ligt van de directeur-bestuurder. In alle gevallen geldt dat het declaratieformulier wordt ingediend via het personeelsadministratiesysteem Unit4 en wordt voorzien van gescande bewijsstukken. Declaraties tot 2.500,- worden beoordeeld en goed- of afgekeurd door de medewerker personeel & salaris. Tijdens de salarisverwerking is hierop controle door de financieel beheerder en/of beleidsmedewerker financiën. Bij declaraties boven 2.500,- en bij declaraties die niet worden vergoed conform geldende regelingen legt de medewerker personeel & salaris deze declaraties voor aan de leidinggevende coach. Bij declaraties en afrekeningen van business controller en directeur-bestuurder wordt altijd een vier-ogenprincipe voor goedkeuring over en weer gehanteerd. 2.1.5. Treasury Door haar goedkeuring te geven op het treasuryjaarplan verstrekt de RvC mandaat aan de directeurbestuurder om tot een in het jaarplan genoemd maximumbedrag aan financiering aan te trekken. Daarnaast wordt de directeur-bestuurder gemandateerd om renteconversies op bestaande leningen welke zich tot en met de periode als genoemd in het jaarplan te fixeren. Indien het aantrekkelijker is om de leningen vervroegd af te lossen, dan zal dit worden gedaan. De directeur-bestuurder heeft mandaat om deze vervangende extra (her)financieringsbehoefte in te vullen, waarbij hij zal handelen binnen de spelregels zoals deze in het treasurystatuut zijn vastgelegd. De business controller heeft een adviserende en controlerende rol op de door de treasurycommissie genomen besluiten. Hieraan ligt altijd een getekend transactievoorstel ten grondslag. 2.2. Beschikkingsbevoegdheid banken Op grond van de statuten is de directeur-bestuurder zelfstandig bevoegd om te beschikken over banktegoeden van Plavei. De bevoegdheid van de directeur-bestuurder wordt op basis van zijn wens beperkt door betalingen alleen mogelijk te maken, indien een functionaris van Plavei zijn/haar 1 e handtekening voor betaling heeft gezet. De business controller stelt als beheerder vast of de inrichting van de betalingsbevoegdheid voor functionarissen conform de procuratieregeling is ingesteld. Voor het doen van betalingen worden medewerkers in het bezit gesteld van een bankpas waarmee betalingen elektronisch kunnen worden gefiatteerd. In het volgende overzicht is aangegeven welke functionarissen een rol in het betalingsproces hebben. Taak Functie Bevoegd Vastlegging 1. Controleren en inlezen betaling (deb./cred.) Financieel medewerker klant Zelfstandig Paraaf - betaling klaar zetten / betaalbaar stellen Financieel beheerder Klant Zelfstandig Financieel medewerker Zelfstandig 2. Controleren en plaatsen 1e handtekening Financieel beheerder Zelfstandig Paraaf - betalen Leidinggevende coach Zelfstandig Handtekening RIB 3. Controleren en plaatsen 2e handtekening Directeur bestuurder Gezamenlijk (2 pers.) Paraaf - betalen Bestuursadviseur Gezamenlijk (2 pers.) Handtekening RIB 2.2.1. Betaling klaar zetten Het gereedmaken van betalingsopdrachten is de verantwoordelijkheid van de financieel medewerker en de financieel medewerker klant. Voor het accorderen van facturen voor betaling gelden de volgende bepalingen: De medewerker dient vast te stellen dat de factuur voldoet aan de wettelijke factuurvereisten: 5
o Naam, adres, BTW nummer, KvK nummer, van crediteur moet op factuur vermeld zijn; o Factuur moet gedateerd zijn op datum waarop die is gemaakt; o Naam en adres van Plavei moet zijn vermeld; o Geleverde goederen en/of diensten moet zijn vermeld en voldoende omschreven; o Het Btw-tarief en bedrag moet zijn vermeld; o In geval van verleggingsregeling vermelding BTW verlegd met BTW nummer Plavei; o Bij onderhoudsfacturen het op G-rekening te storten bedrag vermelden (behoudens uitzonderingen); De procuratiehouder moet hebben vastgesteld dat de prestatie is geleverd; de kwaliteit, inhoud en omvang (hoeveelheid) van de prestatie moet overeenstemmen met de aangegane verplichting. De factuur moet rekenkundig juist zijn. 2.2.2. Betalen (1 e handtekening) De financieel beheerder is bevoegd om de betaling beschikbaar te stellen en zet daartoe een eerste handtekening voor goedkeuring in Rabobank Internet Bankieren (RIB). Bij afwezigheid van de financieel beheerder fungeert de leidinggevende coach als back-up. De financieel beheerder of de leidinggevende coach controleert de batch en stelt de betaling beschikbaar. 2.2.3. Betalen (2 e handtekening) De directeur-bestuurder is bevoegd om de batch goed te keuren voor definitieve betaling en plaatst hiervoor een tweede handtekening in Rabobank Internet Bankieren (RIB). Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder fungeren de bestuursadviseur of de leidinggevende coach als back-up in het betalingsproces. Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder zullen de bestuursadviseur of de leidinggevende coach een 2 e handtekening zetten. De directeur-bestuurder wordt hiervan actief op de hoogte gesteld, indien deze procedure als gevolg van zijn afwezigheid wordt gehanteerd. Het systeem in RIB is zodanig ingericht dat een 1 e en 2 e handtekening nooit door dezelfde functionaris kunnen worden gezet. 2.2.4. Bankpassen & Cards De directeur-bestuurder beschikt over een bankpas, waarmee tot een limiet van 5.000,- per week over het banktegoed kan worden beschikt. Voor een tweetal medewerkers is dit voor elk geregeld tot een bedrag van 250,- per week. Plavei kiest er voor geen creditcards te gebruiken. Voor het gebruik van deze betaalmiddelen geldt het volgende: De betaalmiddelen dienen bij wijze van hoge uitzondering te worden gebruikt; bijvoorbeeld indien betaling op andere wijze niet mogelijk is, of indien het noodzakelijk is om over contant geld te beschikken. De betaalmiddelen mogen alleen worden aangewend voor zakelijke betalingen. In geen geval mogen hiermee privé betalingen worden gedaan. Onmiddellijk na het gebruik van de betaalmiddelen wordt een kopie betalingsbewijs ingeleverd bij de financieel medewerker die belast is met de bankadministratie. Deze voegt het betalingsbewijs bij het rekeningoverzicht en toetst of de betaling past binnen de procuratieregeling. 2.3. Ondertekenen van documenten 2.3.1. Brieven waarin vastgesteld beleid van Plavei wordt uiteengezet Ondertekening van deze brieven geschiedt door de beleidsmedewerkers klant en financiën van de betreffende clusters. 2.3.2. Brieven met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties: Ondertekening van deze brieven geschiedt (met inachtneming van artikel 8 lid 1x van de statuten) door de directeur-bestuurder. De bestuursadviseur en de leidinggevende coach zijn geautoriseerd tot rechtshandelingen, waarvan het financiële belang de hoogste limiet, zoals genoemd in paragraaf 2.1 niet te boven gaat. 6
2.3.3. Arbeidsovereenkomsten: Arbeidsovereenkomsten worden ondertekend door de directeur-bestuurder. 2.3.4. Huurcontracten: De huurcontracten voor sociale huurwoningen (Daeb) en individuele garages, bergingen en parkeerplaatsen aan sociale huurwoningen worden getekend door de klantadviseur. De huurcontracten voor commercieel onroerend goed, maatschappelijk onroerend goed, zorgvastgoed en alle andere vormen van verhuur van onroerend goed (Niet Daeb), tot een bedrag van 25.000,- per jaar (excl. BTW), worden getekend door de klantadviseur bijzondere objecten. De huurcontracten voor commercieel onroerend goed, maatschappelijk onroerend goed, zorgvastgoed en alle andere vormen van verhuur van onroerend goed (Niet Daeb), boven een bedrag van 25.000,- per jaar (excl. BTW), worden getekend door de directeur-bestuurder. 2.3.5. Verkopen Het ondertekenen van (voorlopige) koopaktes inzake verkoop van grond en opstal gebeurt door de directeur-bestuurder als uitvloeisel van artikel 6 lid 2 en artikel 8 lid 1i van de statuten van Plavei. Verkopen die niet voldoen aan de in de statuten gestelde voorwaarden worden ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. De transporten bij de notaris vinden plaats met een door de directeurbestuurder getekende algehele volmacht waarbij medewerkers van de notaris Plavei vertegenwoordigen bij de te passeren akten inzake splitsing in appartementsrechten, akten tot levering van een registergoed, waaronder appartementsrechten, in verband met verkoop, terugkoop en wederverkoop en akten van vestiging/verlening erfpacht inzake de koopgarantconstructie. 2.4. Betalingsregelingen en afboeken van vorderingen De bevoegdheid om een betalingsregeling aan te gaan ligt bij de klantcoach, financieel medewerker klant en de financieel beheerder klant. Betalingsregelingen voor vorderingen boven de 2.500 worden geaccordeerd door de financieel beheerder klant. Ten aanzien van de bevoegdheid tot het afboeken van vorderingen wordt het volgende schema gehanteerd: Vordering Functie Bevoegdheden Vastlegging Vordering tot 2.500 Financieel beheerder klant Gezamenlijk Financieel beheerder financiën Gezamenlijk Vordering vanaf 2.500 Financieel beheerder klant Gezamenlijk Directeur bestuurder Gezamenlijk De financieel beheerder klant stelt het afboekingsvoorstel op. Afboeking van vorderingen tot 2.500 worden door de financieel beheerders gezamenlijk geaccordeerd. Een afboeking op een vorderingen boven de 2.500 wordt altijd geaccordeerd door de directeur-bestuurder. Ernstige betalingsachterstanden als gevolg van huurvorderingen kunnen leiden tot huisuitzettingen. In dergelijke gevallen zijn de desbetreffende dossiers reeds overgedragen aan het team sociaal beheer. De beslissing om een huisuitzetting aan te zeggen is dan ook de bevoegdheid van het team sociaal beheer. 2.5. Vertegenwoordigingsbevoegdheid VvE's Paraaf + motivatie Paraaf + motivatie De klantadviseur bijzondere objecten vertegenwoordigt Plavei bij een vergadering van VvE-besturen en is gemandateerd door de beleidsmedewerker Vastgoed of de adviseur participatie en leefbaarheid ten aanzien van de geagendeerde stukken met daarin de benoemde activiteiten en daaraan verbonden (financiële) consequenties. 7
3. Vervanging functionaris bij afwezigheid 3.1. Algemeen 3.1.1. Afwezigheid directeur-bestuurder Indien de directeur-bestuurder afwezig is voor een periode van maximaal vier weken, nemen de bestuursadviseur en de leidinggevende coach de vervanging op zich. Facturen boven het mandaat van de bestuursadviseur of de leidinggevende coach, die volgens deze regeling door de directeurbestuurder moeten worden geaccordeerd, worden aangehouden. Op het moment dat de omstandigheden vereisen dat onmiddellijke fiattering van facturen wordt verlangd, wordt een fiat gevraagd van de business controller. Indien deze procedure wordt gehanteerd, wordt dit bij de directeur-bestuurder gemeld. Ten aanzien van coördinatie van algemene zaken die niet direct toe te wijzen zijn aan een leidinggevende coach ligt de coördinatie bij de bestuursassistent, bijvoorbeeld het onderhouden van de contacten met de RvC. Bij langdurige aaneengesloten afwezigheid (meer dan vier weken) besluit de RvC over plaatsvervanging. 3.1.2. Afwezigheid beslissingsbevoegde gedurende een korte periode Bij afwezigheid van de beslissingsbevoegde gedurende een korte periode (tot maximaal vier weken) beoordeelt diens plaatsvervanger de te nemen beslissingen op mate van belangrijkheid, de termijn waarbinnen de beslissing dient te zijn afgehandeld en de consequenties van het uitstellen van de beslissing. Bij beslissingen die spoedeisend (belangrijk, op zeer korte termijn afwikkelen, grote consequenties bij uitstel beslissing) zijn, dient de plaatsvervanger onmiddellijk een besluit te nemen. Een kopie van het besluit gaat naar de beslissingsbevoegde. Beslissingen die minder spoedeisend zijn, maar binnen vier weken genomen moeten zijn, handelt de plaatsvervanger af. De plaatsvervanger stuurt een kopie van het besluit naar de beslissingsbevoegde ter kennisneming. Belangrijke beslissingen die niet spoedeisend zijn, worden bij terugkomst overgedragen aan de beslissingsbevoegde. 3.1.3. Langdurige afwezigheid beslissingsbevoegde Afhankelijk van het uitzicht op terugkeer van de afwezige functionaris, zal de directeur-bestuurder bij langdurige afwezigheid (minimaal vier weken) in overleg met de leidinggevende coach deeltaken delegeren en/of zorgen voor tijdelijke c.q. permanente vervanging van de desbetreffende functionaris. 3.2. Vervanging bij aangaan verplichtingen en aftekenen van facturen Bij afwezigheid geldt in alle gevallen dat facturen en aangegane verplichtingen worden ondertekend conform de algemene regels voor vervanging bij afwezigheid (zie paragraaf 3.1). 3.3. Ondertekenen van documenten bij afwezigheid Bij afwezigheid gelden in alle gevallen dat documenten ondertekend moeten worden conform de algemene regels voor vervanging bij afwezigheid (zie paragraaf 3.1). 3.4. Vervanging bij afboeken vorderingen Af te boeken vorderingen worden aangehouden tot de bevoegd medewerker weer aanwezig is. Als dit te lang duurt gelden de algemene regels voor vervanging bij afwezigheid (zie paragraaf 3.1). 3.5. Vervanging vertegenwoordigingsbevoegdheid VvE s Bij afwezigheid van de klantadviseur speciale objecten treedt de vastgoedbeheerder of de adviseur participatie en leefbaarheid op als vertegenwoordigingsbevoegde voor VvE s. 8
Bijlage 1 Bevoegdhedenmatrix per functionaris Procuratieregeling Functies Business controller Bestuursadviseur Leidinggevende coaches Beleidsmedewerker Financiën 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Procuratieniveau's 1. - tot 2.500 3. - tot 25.000 V - Verantwoordelijk B - Back-up 2. - tot 10.000 4. - tot 50.000 G - Gezamenlijk C - Interne controle 2.1. Aangaan verplichtingen & aftekenen van facturen - nieuwbouw en/of renovatieprojecten binnen goedgekeurd budget 4 C C 2 - (planmatige) onderhouds- en verbeteringsprojecten 3 C C 3 2 - afsluiten van raamovereenkomsten op leveringen en diensten * C C 3 - afroepen binnen raamovereenkomsten 3 4 4 3 3 3 3 C C C C 1 2 2 1 3 3 1 1 3 2 2 2 1 2 2 - overige leveringen en diensten (binnen toegewezen budget) 3 4 4 3 3 3 3 C C C C 1 2 2 1 1 2 1 1 2 2 2 2 1 2 1 Beleidsmedewerker Klant Beleidsmedewerker Vastgoed Projectcoördinator Financieelmedewerker Klant Financieel Beheerder Klant Financieel Medewerker Financieel Beheerder Medewerker Klantcontactpunt Klantadviseur Klantadviseur Speciale Objecten Klantcoach Adviseur Participatie en Leefbaarheid Onderhoudsspecialist Huismeester Onderhoudsmedewerker Medewerker Contractbeheer & Inkoop Medewerker Informatisering & Automatisering Communicatiemedewerker Medewerker Personeel & Salaris Bestuursassistent Medewerker Facilitair & Secretariaat Projectleider Integratie & Optimalisatie Uitbetaling vergoedingen & voorstanden huurders 1 2 C 1 1 2 2 Accorderen declaraties personeel 1 1 C C C Treasury-transacties B C 2.2. Beschikkingsbevoegdheid banken Betaling klaarzetten / betaalbaar stellen V V V Controleren en plaatsen 1e handtekening C G G G Controleren en plaatsen 2e handtekening C G G G 2.3. Ondertekenen van documenten Brieven waarin vastgesteld beleid wordt uiteengezet V V V V Brieven met financiële, beleidsmatige of juridische consequenties V V V V V Verstrekken van machtiging voor (bedrijfs)incasso V V V Huurcontracten - woningen V V Huurcontracten - overige objecten V Laatste kans brieven Begeleidingsovereenkomsten Verkopen V V V V 2.4. Betalingsregelingen en afboeken van vorderingen Opdrachtverstrekking aan deurwaarder / Accorderen afrekening V Afboeken van vorderingen < 2.500 V V Afboeken van vorderingen > 2.500 G G Treffen van betalingsregeling < 2.500 V V V Treffen van betalingsregeling > 2.500 V V 2.5. Vertegenwoordigingsbevoegdheid VvE's Vertegenwoordigen (vooraf geaccordeerd) V V * contractwaarde per jaar en jaarlijks opzegbaar 9