U I T N O D I G I N G Voor het bijwonen van de Algemene Voorjaars Ledenvergadering van Bridgeclub Leeuwarden (BCL) Datum : maandag 23 april 2017 Tijd : 19.30 uur Plaats : Zaal enzo 1. Opening/vaststellen agenda 2. Mededelingen/ingekomen stukken A G E N D A De prijsuitreiking aan de kampioenen van het afgelopen seizoen en winnaars slemcompetities zal plaatsvinden op de ALV van 30 augustus Herdenking overledenen 3. Notulen Algemene Ledenvergadering 31-08-2017 (zie bijlage) 4. Voorstel contributie nieuwe seizoen (zie bijlage) 5. Concept Huishoudelijk reglement (zie bijlage) 6. Voortgang uitvoering beleidsplan (mondeling) - Verslag van commissies 7. Bestuurszaken: (mondelinge toelichting) Bestuurslid technische commissie Vacatures bestuur - Secretaris - Bestuurslid TC 8. ALV seizoen 2018-2019: donderdag 30 augustus 2018. Start competities: maandag 3 september. Het speelschema zal op de agenda algemene ledenvergadering van 30 augustus geplaatst worden.
Verslag Algemene Ledenvergadering 31 augustus 2017 1. Opening/vaststellen agenda De voorzitter, Tjitske de Heij heet iedereen van harte welkom. Als bijlage bij punt 9: definitief vaststellen beleidsplan ligt op iedere tafel een toelichting. Het concept wedstrijdreglement flexcompetitie is ter bespreking bijgevoegd. Per abuis waren de conceptnotulen van 26-4-2017 verspreid en niet de vastgestelde, dit is inmiddels op de site hersteld en deze zijn ook ter vergadering beschikbaar. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen/ingekomen stukken - 23 Leden hebben zich afgemeld voor de vergadering en er is een presentielijst die rond gaat. Er zijn 45 leden aanwezig. - Gerben Kazimier biedt komend seizoen weer een beginnerscursus en een vervolgcursus aan. Er kan bij de vervolgcursus ook per onderwerp ingeschreven worden. Verdere informatie is op de site van BCL te vinden. - BCL doet mee aan de door Albert Heijn opgezette actie waarbij gespaard kan worden voor een training bij een sportclub. Gerben Kazimier is bereid gevonden voor belangstellenden een training bridge te verzorgen ter kennismaking met het bridgespel. - Henk de Jonge heeft aandacht gevraagd voor een aantal punten zoals een extra speelmiddag, extra begeleiding voor beginnende bridgers, aandacht voor het gebruik van systeemkaarten. In het beleidsplan is ook aandacht voor een eventuele extra middag. De mogelijkheden en onmogelijkheden moeten eerst goed onderzocht worden, hier zal dit najaar aandacht aan besteed worden. Het bestuur wil systeemkaarten zeker in de lagere lijnen niet verplicht stellen. In de A- lijnen is het gewenst dat men hier met elkaar op toeziet. De arbiter zal zijn/haar beslissing eventueel in het nadeel van een paar nemen als de systeemkaart ontbreekt. BCL heeft een aantal systeemkaarten op voorraad. Het is handig een voor-ingevulde systeemkaart van de NBB te downloaden. Alerteren en de stopregel toepassen is erg belangrijk, het roepen van een arbiter bij een onregelmatigheid is zeer gewenst. Landelijk is er een discussie gaande over de arbitrage in de lage lijnen. Er lijkt een trend te zijn om te kiezen de spelers er onder elkaar uit te laten komen. - Per 1 september 2017 treden nieuwe spelregels in werking. Informatie is te vinden in het bridgeblad, bij de NBB, WEKO en wedstrijdleiders kunnen 10 september een kaderdag over de nieuwe spelregels bijwonen, georganiseerd door het district Friesland. 3. Uitreiken van wijn en bekers De bekers voor de clubkampioenen worden uitgereikt. Alle vrijwilligers worden bedankt voor al het werk wat zij voor en achter de schermen verrichten. Voor de vrijwilligers Truus Peters en bridgedocent Gerben Kazimier is er dit jaar een bos bloemen. De clubkampioenen krijgen hun bekers uitgereikt, voor de slemkampioenen is er wijn.
4. Verslag algemene ledenvergadering 01-09-2016 Ad 3: Het is niet gelukt een niet meespelende begeleider voor de maandagmiddag te vinden, we zijn hier nog wel naar op zoek, met name voor een beginnerslijn. Ad 4 a: Bert de Jong pleit voor de aanschaf van een nieuwe dupliceermachine. De huidige, nog niet afgeschreven, machine is niet de beste maar door onderhoud en de aanschaf van een nieuw software programma is de werking wel verbeterd. Er is besloten deze eerst niet te vervangen. Dick Lont is vanuit het bestuur hiervoor het aanspreekpunt. Afgesproken wordt dat hij en de vrijwilligers die onze spellen dupliceren, dit samen bespreken. Afhankelijk van eventuele nieuwe feiten die naar voren komen en een kosten/baten analyse zou een andere beslissing genomen kunnen worden. Ad.4.d: De regel dat de slechtste competitiescore vervalt, heeft opgeleverd dat leden minder vaak afwezig zijn, en werkt positief. Blijft gehandhaafd. Ad 4 e: Huishoudelijk regelement: is een aanvulling op de statuten en kan gemakkelijker aangepast worden. Er zullen binnenkort nog aanpassingen plaatsvinden (flexcompetitie en taken TC) waarna het HR opnieuw vastgesteld moet worden. Ad 4 f: Het spelen van dezelfde spellen in 3 lijnen wordt zo gelaten met een oproep aan alle leden om niet over de spellen te praten. Verslag algemene ledenvergadering 26-04-2017 De presentatie van de evaluatie van de flexcompetitie zal door Dick op de site geplaatst worden. 5. Jaarverslag 2016 2017 Het jaarverslag zoals opgesteld door de secretaris, wordt vastgesteld. 6. a. Financieel verslag 2016/2017 en begroting 2017/2018: De uitgaven waren redelijk kloppend met de begroting. Waakzaamheid is geboden in verband met teruglopend ledenaantal. Werving nieuwe leden is van groot belang. b. Verslag kascommissie Aarnout Reicher en Rob Vleeschhouwer hebben de kas gecontroleerd. De penningmeester heeft gebruik gemaakt van het boekhoudprogramma van de NBB en zijn taak op adequate wijze en naar behoren uitgevoerd. De kascommissie stelt de leden voor het bestuur decharge te verlenen. De leden gaan hiermee akkoord. Akkie v.d. Weij zal volgend jaar met Rob Vleeschhouwer de kascommissie vormen. Als reserve lid is Wim Horst beschikbaar. c. Jaarrekening Deze wordt vastgesteld met dank aan penningmeester en kascommissie.
d. Begroting: kent een licht negatief saldo. Er moet o.a. geïnvesteerd worden in het werven van leden. De reserves van de club zijn ruim. De begroting wordt door de leden bij acclamatie vastgesteld. 7. Contributievoorstel komend seizoen Het voorstel is voor alle leden hetzelfde contributiebedrag in rekening te brengen, onafhankelijk van het aantal speelmomenten. (afgezien van dubbelleden die een lichte korting krijgen). Doel: drempels verlagen, stimuleren van bridgen, flexibiliteit (punten uit het beleidsplan) en vereenvoudiging. Het voorstel wordt na enige discussie aangenomen. 8. Speelschema Vorig jaar is deze al in april opgesteld. Dat is te vroeg omdat het district zijn agenda dan nog niet heeft gepubliceerd. Dit gaf problemen met de Nieuwjaar drive. In de vergadering wordt gekozen dit seizoen een oudjaarsdrive te organiseren op woensdag 27 december. 9. Definitief vaststellen beleidsplan (zie de bijlage) Beleidsplan is te vinden op de website. Er zijn geen reacties op het beleidsplan bij het bestuur binnengekomen en er hebben zich ook geen vrijwilligers gemeld. Omdat per abuis de bijlage bij de stukken ontbrak wordt deze ter vergadering doorgenomen. Actiepunten 2017-2018: - Naar aanleiding van het beleidsplan is ons nieuwe bestuurslid Annelies de Laat bereid gevonden de functie van clubcoördinator op zich te nemen. - Afstemmen bridgeopleidingen gericht op nieuwe en bestaande leden. Gerben Kazimier heeft al diverse opleidingen gepland. Informatie is te vinden op de website en er is een advertentie geplaatst in het Huis aan Huis blad. We zoeken leden die beginnende leden willen ondersteunen als buddy/peetouder: gericht op versoepeling overgang van cursus naar competitie. - Opstellen lijst met invallers - Onderzoeken of extra speelmoment (middag?) haalbaar is. (rekening moet worden gehouden met extra zaalhuur en het mogelijk leeglopen van een ander speelmoment). - Aandacht voor het eventuele voordragen voor een kei of stuur, of benoemen ereleden. Daarnaast zijn er een aantal taken waarvoor vrijwilligers nodig zijn: Jacqueline Rooding heeft haar functie als materiaalbeheerder steeds met veel inzet uitgevoerd. Zij zorg nog wel voor de koffertjes, de verantwoordelijkheid voor de rest van haar taken wordt bij de TC neergelegd. Voor materiaalbeheer worden vrijwilligers gezocht. We willen stimuleren dat leden meer vrijheid voelen elkaar en het bestuur iets te vragen: b.v. de mogelijkheid van vervoer. Het beleidsplan wordt definitief vastgesteld met dank aan iedereen die zich heeft ingezet bij het opstellen hiervan. Een aantal vrijwilligers meldt zich tijdens de vergadering. Andere leden die wel een taak op zich zouden willen nemen willen we van harte uitnodigen zich te melden bij de secretaris.
10. Flexcompetitie 2017-2018 Er is een concept competitiereglement flexcompetitie opgesteld dat nog verder uitgewerkt moet worden. Er wordt voor gepleit alle niet voor deze competitie van toepassing zijnde artikelen uit het bestaande competitiereglement in dit reglement te laten vervallen. Er moet een duidelijke omschrijving opgenomen worden hoe de rating bepaald wordt en een toelichting op de rekensystematiek. Ook moet goed bekeken worden wat de consequenties zijn voor het clubkampioenschap en iets bedacht worden voor de prijsuitreiking na afloop van een ronde. Afgesproken wordt dat de TC zal overleggen met Andre Busse, Elbert Ettema en Bert de Jong, om tot een aangepaste conceptversie van dit reglement te komen. 11. Bestuursverkiezing Siebren de Boer is aftredend en niet herkiesbaar. Siebren is ruim 25 jaar lid geweest van het bestuur en heeft zich ingezet in de Technische Commissie en als competitieleider. Gelukkig wil hij die laatste taak blijven uitvoeren. Siebren wordt hartelijk bedankt voor al het werk dat hij vele jaren gedaan heeft middels o.a. bloemen en een cadeaubon. Jacqueline Rooding (afwezig met kennisgeving) wordt ook bedankt voor het werk dat zij voor BCL gedaan heeft middels een bos bloemen en een cadeaubon. Voorzitter Tjitske de Heij is aftredend en herkiesbaar. Zij wordt door de vergadering middels applaus herkozen. Annelies de Laat heeft het afgelopen jaar al veel betekend voor het bestuur, zij wordt nu gekozen als bestuurslid. Andre Bergsma is bereid gevonden lid te worden van het bestuur, als opvolger van Siebren de Boer. Ook hij wordt benoemd als lid. 12: Rondvraag en sluiting Henk de Jonge stelt voor Siebren de Boer te benoemen als erelid van onze vereniging. Aldus geschiedt.
Bestuur BCL 19 maart 2018 Contributie BCL Conceptvoorstel t.b.v. Algemene Ledenvergadering 2018 Voorafgaand aan het speeljaar 2015/2016 heeft de ALV van BCL ingestemd met een verhoging van de basiscontributie met 2,50 naar 65,- per jaar. Wij stellen eenzelfde verhoging voor met ingang van speeljaar 2018/2019, waarmee de basiscontributie 67,50 gaat bedragen. Met een dergelijke regelmatige, beperkte aanpassing (3,8%) zorgen we ervoor dat de financiële positie van de club in orde blijft zonder dat daarvoor grote, schoksgewijze contributieaanpassingen nodig zijn. De volledige contributieregeling na goedkeuring van dit voorstel: 1. De contributie voor één speelavond of- middag bedraagt 67,50 per lid per speeljaar, ongeacht het aantal speelmomenten. 2. Leden die naast BCL lid zijn van een tweede bij de NBB aangesloten vereniging krijgen een korting van 10,- op de standaardcontributie. 3. Voormalige leden van bridgeclub Hartenvrouw die met ingang van het speeljaar 2018/2019 lid worden van BCL betalen gedurende de eerste twee speel jaren 60, - per speeljaar en daarna de normale contributie. Gerard Brattinga 12 maart 2018
Concept Huishoudelijk reglement Artikel 1: Doel Doel van dit huishoudelijk reglement is het vastleggen en aanvullen van zaken welke niet nader zijn omschreven in de statuten van Bridgeclub Leeuwarden (BCL), die zijn vastgelegd op 11 februari 1985. Artikel 2: Lidmaatschap 1. Het lidmaatschap van Bridgeclub Leeuwarden wordt geregeld als omschreven in art. 4 t/m 7 van de statuten, handelend over leden, ereleden en donateurs. 2. Ereleden zijn personen aan wie om bijzondere redenen deze titel wordt verleend. Zij worden als zodanig benoemd door de algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur of tenminste vijf leden. Zij betalen geen contributie en genieten dezelfde rechten en plichten als de gewone leden. 3. Proefleden zijn leden die een door BCL geïnitieerde of ondersteunde bridgecursus hebben gevolgd. Zij kunnen aansluitend op de cursus gedurende 2 maanden (= 1 competitieronde) gratis en vrijblijvend meespelen en zijn gedurende die periode volwaardig lid. 4. Donateurs zijn niet-spelende leden die de club willen ondersteunen met minimaal de helft van de dan geldende contributie. Artikel 3: Contributie 1. De contributie van Bridgeclub Leeuwarden wordt geregeld als omschreven in artikel 8 van de statuten. 2. De hoogte van de contributie (in de diverse categorieën) van Bridgeclub Leeuwarden wordt jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering voor het komend clubjaar vastgesteld. 3. De contributie dient uiterlijk 1 november van het lopende clubjaar betaald te zijn. 4. Als de contributie na 1 november en na twee aanmaningen nog niet betaald is, kan deelname aan de competitie worden geweigerd. Bij de eerste aanmaning wordt 2,50 aan aanmaningskosten in rekening gebracht, bij de tweede aanmaning is dit bedrag 5,00. Artikel 4: Nieuwe leden 1. Nieuwe leden betalen contributie vanaf het moment dat ze lid worden. 2. De contributie voor nieuwe leden van Bridgeclub Leeuwarden is op basis van het aantal nog te spelen competitieronden. Drie competities 75%, twee competities 50%, een competitie 25% van de resterende jaarcontributie. 3. Nieuwe leden dienen de contributie te voldoen binnen 21 dagen nadat zij als lid zijn geaccepteerd. Bij niet voldoen aan deze verplichtingen kan hen alsnog het lidmaatschap worden ontzegd. Artikel 5: Duur lidmaatschap
Het lidmaatschap van Bridgeclub Leeuwarden wordt aangegaan voor een jaar en stilzwijgend verlengd. Het clubjaar loopt (in afwijking van artikel 13 van de statuten) van 1 juli t/m 30 juni van het volgende jaar. Als een lid wil opzeggen voor het volgende bridgejaar moet hij/zij dat uiterlijk voor 1 juli doen, schriftelijk bij de secretaris of via het afmeldformulier op de website. Het lidmaatschap kan echter onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Er volgt geen restitutie van contributie. Artikel 6: Verplichtingen van de leden De leden zijn verplicht: a. De statuten en reglementen van Bridgeclub Leeuwarden, alsmede besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering na te leven. b. De belangen van BCL niet te schaden. Artikel 7: Bestuur 1. De secretaris houdt een Rooster van aftreden van de bestuursleden bij (zie ook art. 10 van de statuten). Het bestuur wordt gevormd door maximaal 7 bestuursleden. 2. Een bestuurslid wordt voor een periode van 3 jaar benoemd. 3. Na 3 jaar kan een bestuurslid zich, maximaal twee keer, herkiesbaar stellen. 4. Naast de functies die in art. 11 van de statuten worden genoemd (voorzitter, secretaris, penningmeester) kent het bestuur functies die in het beleidsplan zijn omschreven in het hoofdstuk Organisatiestructuur BCL: a. Bestuurslid Technische Commissie b. Clubcoördinator nieuwe leden c. Bestuurslid Marketing en Communicatie d. Eventueel een algemeen bestuurslid Het Dagelijks bestuur wordt gevormd door voorzitter, secretaris en penningmeester. 5. Voor einde bestuurslidmaatschap: zie art. 12 van de statuten. 6. In voorkomende gevallen worden bij bestuursbesluit de taken van de bestuursleden anders verdeeld. Artikel 8: Voorzitter 1. De voorzitter leidt alle leden- en bestuursvergaderingen. Alleen bij verhindering van de voorzitter zal hij vervangen worden door het bestuurslid dat volgens artikel 11 van de statuten is aangewezen. 2. De voorzitter coördineert en delegeert in overleg met de overige bestuursleden. Artikel 9: Secretaris 1. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie en het houden van kopie daarvan. 2. De secretaris is belast met het bijhouden en toezicht houden op het ledenregister.
3. De secretaris notuleert en werkt de notulen van de vergaderingen uit tot een besluitenlijst. 4. De secretaris zorgt dat op alle vergaderingen aanwezig zijn de statuten en het huishoudelijk reglement van Bridgeclub Leeuwarden alsmede de ledenlijst. 5. De correspondentie dient drie jaar bewaard te blijven. Artikel 10: Penningmeester 1. De penningmeester is belast met het innen van de contributie en andere geldmiddelen. 2. De penningmeester beheert de gelden van Bridgeclub Leeuwarden in overleg met het bestuur. Hij richt zich met zijn uitgaven naar de begroting welke door de jaarlijkse algemene ledenvergadering is vastgesteld. Voor uitgaven, waarin bij vaststellen van de begroting niet is voorzien of die de begroting te boven gaan, is toestemming van het bestuur vereist. 3. De penningmeester verricht de nodige boekingen en zorgt voor het opmaken van rekening en verantwoording. 4. De op de financiën betrekking hebbende stukken dienen 10 jaar bewaard te blijven. Artikel 11: Algemene ledenvergadering 1. Het Dagelijks bestuur stelt de agenda voor een te houden algemene ledenvergadering vast. 2. Elk lid kan het bestuur verzoeken uit te breiden, mits dit verzoek acht dagen vóór de vergadering schriftelijk bij de secretaris van Bridgeclub Leeuwarden is ingediend, met een duidelijke omschrijving van het op te voeren agendapunt. Artikel 12: Commissies 12.1 Technische commissie (TC) De technische commissie is een permanente en voor BCL belangrijke commissie. Deze bestaat uit meerdere personen en draagt zorg voor de organisatie van de in- en externe competitie, het beheer van de materialen waaronder de dupliceermachine, de bridgemates, de computer en de uitleenkoffers. Het bestuurslid TC is de voorzitter van de commissie. De TC functioneert (meestal) als wedstrijdleider van door Bridgeclub Leeuwarden georganiseerde bridgeactiviteiten, buiten de reguliere competitiewedstrijd (bijvoorbeeld viertallentoernooi, slotdrives etc.). Tenslotte fungeert de TC ook als klankbord voor de competitieleiders en zorgt (indien nodig) voor de begeleiding bij het inwerken van nieuwe competitieleiders. Artikel 12.1a: bevoegdheden competitieleiders 1. De competitieleiders zijn verantwoordelijk voor de goede gang van zaken tijdens de competitierondes. 2. De competitieleiders hebben enige mate van vrijheid v.w.b. onder andere het indelen van het aantal lijnen en het spelen in (flex)competitie/butleren/viertallen. Uiteraard
altijd wel na overleg met het bestuur en in voorkomende gevallen na goedkeuring van de algemene ledenvergadering. 12.2 Kascommissie (zie artikel 13 lid 4 van de statuten) 12.3 Overige commissies Het bestuur kan besluiten tot het instellen van tijdelijke of permanente commissies als (zie ook beleidsplan): a. Commissie opleiding b. Commissie Ledenwerving en binding c. Marketing en Communicatie d. Feestcommissie: Bridgeclub Leeuwarden bestaat sinds 1946. Het streven is om ieder lustrum te vieren met een feestelijke bridgedrive. Hiervoor wordt iedere vijf jaar tijdig een feestcommissie samengesteld e. Ja, gezellig : commissie ter bevordering van de gezelligheid voor en na het spelen en bij speciale bridgedrives. Voor elke commissie wordt een bestuurslid als linking pin aangewezen. Artikel 13: Cursusleider De begeleiding en het geven en regelen van bridgecursussen wordt gedaan door de cursusleider. Bij voldoende aanmelding van cursisten wordt elk jaar bij het begin van het nieuwe seizoen een beginnerscursus bridge gegeven door vrijwilligers en/of bridgedocenten. Daarnaast kan er ook nog een opfriscursus of vervolgcursus gegeven worden. De kosten worden elk jaar door cursusleider en docenten in overleg met het bestuur vastgesteld. Informatie over de verschillende cursussen is te vinden op de website van Bridgeclub Leeuwarden. Artikel 14: Statuten, huishoudelijk reglement en competitie-reglement. De statuten, het huishoudelijk reglement en het competitiereglement zijn te vinden op de website van Bridgeclub Leeuwarden. Ook ligt er in het zalencentrum een exemplaar van de statuten en de reglementen ter inzage. Artikel 15: Slotartikel In alles waarin statuten, huishoudelijk reglement en competitiereglement niet voorzien, beslist het bestuur.