AB_notulen

Document: Notulen bestuursvergadering Datum: 01-10-2018 Aanvang: 19.43 uur Locatie: VIOD Leeuwarden Aanwezig: Maurice Luimes, Rolf van der Mark (voorzitter), Jan Marijt (penningmeester), Rob Slangen (notulist), Klaus Spithost Gasten: Biene van Huizen en Eric Voigt Afwezig: Voorafgaand aan de vergadering heeft er een overleg plaatsgevonden met het LWO in verband met de problemen met het verstrekken van hypotheken aan onze (varende) schepen. 1. Opening Rolf opent de vergadering In Leeuwarden op de VIOD, voor hem een thuiswedstrijd. Een speciaal welkom aan Eric Voigt en Biene van Huizen die interesse hebben getoond om zitting te gaan nemen in het bestuur. De ledenvergadering beslist of de leden akkoord gaan met hun voorgenomen benoeming. We spreken uit dat zowel de nieuwe aankomende bestuursleden als het bestuur drie maanden te tijd nemen om te kijken of het bevalt. 2. Notulen vorig overleg 2.1. Notulen AB 26-06-2018 Geen opmerkingen, daarmee zijn de notulen van 26 juni geaccordeerd. 2.2. Actielijst AB 26-06-2018 Lopend: Punt 3 Rolf heeft een notitie voorbereid m.b.t. de nieuwe vorm voor de aanmoedigingsprijs. Volgende keer op de agenda. Punt 6 veiligheidskeuring. Er zijn 9 gasinstallaties gecontroleerd in Leiden. Bij de reddingvesten is geen actie ondernomen. Belangrijk om de keuring op te nemen in het draaiboek voor de manifestatie. Punt 7 verplichte scheepsregistratie bij aanmelding. Is juridisch niet haalbaar. Er wordt gesproken om een beloningselement toe te voegen zodat het BHS helemaal ingevuld gaat worden. Gedacht wordt aan korting op het lidmaatschap, een gratis banner voor nieuwe leden of een update voor bestaande leden of een LVBHB-vlag. Volgende keer op de agenda. Punt 8 overeenkomst vormgever BP. Jan wordt nadrukkelijk gevraagd om het zo spoedig mogelijk te regelen. Punt 10 gebruiksvoorwaarden (AVG) opstellen. Staan inmiddels op de website onderaan in de disclaimer. Vraag van Maurice aan het bestuur AB_notulen.20181001 1

waar slaan we onze data met privacygegevens op? Hij wil een lijst van de bestuursleden met die informatie. Daarnaast blijft het een vraag voor de hele vereniging hoe we met dit gegeven omgaan. 2.3. Kalender De komende vergaderingen zullen in Friesland plaatsvinden vanwege het groot aantal bestuursleden dat in Leeuwarden en omstreken verblijft. Biene heeft zich bereid verklaard om de komende keer de vergadering op haar schip plaats te laten vinden. Ook de dag wordt verschoven naar de laatste maandag van de maand. 3. Secretariaat 3.1. Mededelingen, ingekomen post Geen noemenswaardige post. 3.2. Boek van Schroot naar Vloot. Jan beantwoordt het verzoek voor de vermelding in het boek van de LVBHB. 4. Bestuurszaken 4.1. Hypotheek ontwikkeling Er komt binnenkort een gesprek met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BKZ). Het LWO (Landelijke Woonboten Organisatie) is reeds van de partij en heeft de afspraak kunnen regelen. Rolf neemt deel, ook namens de FVEN. Het is een overleg op niveau. De insteek is dat zonder hypotheekverstrekking het Varend Erfgoed ten dode is opgeschreven en dat terwijl middels het CVO er garanties zijn ingebouwd die de veiligheid en duurzaamheid van het Varend Erfgoed moeten waarborgen. Een toekenning van financiering met een Nationale Hypotheek Garantie (NHG) zou een hoop schelen, dat vermindert het risico voor de banken. Het zou ook helpen als naast de Rabo de ING en andere banken zouden aansluiten. De vraag wordt gesteld of de BBZ (de belangenvereniging voor de chartervaart) ook mee doet met het overleg. Nee, niet rechtstreeks, wel via de FVEN is het antwoord. Uit het vooroverleg met de LWO is gebleken dat de LVBHB en de LWO op een lijn zitten. 4.2. Voortgang BHS 2.0 Blijft staan. 4.3. Afwezigheid Rolf komend voorjaar Het bestuur beraadt zich op het komende (tijdelijk) vertrek van de voorzitter. Er komen een aantal evenementen aan die goed gecoördineerd moeten worden. Afgesproken wordt dat Maurice SuyderSail bewaakt, Jan de Erfgoedmanifestatie in Alkmaar en Rob de acties en info vanuit de FVEN. Klaus neemt de algehele coördinatie op zich. Rolf maakt een overdrachtslijst zodat alles zo soepel mogelijk verloopt. AB_notulen.20181001 2

Het is onduidelijk of Fred nu wel of niet nog bestuurstaken op zich wil nemen. Bij de KvK moet er een wijziging worden aangebracht en Fred uitgeschreven worden. Rolf regelt het en vraagt het na bij Fred. 4.4. Evaluatie Leiden Op 29 oktober vindt er een evaluatie plaats met de gemeente. Jan geeft aan dat het soms moeilijk was om te functioneren vanwege het feit dat hij twee petten op had, een van de LVBHB en een als lid van de voorbereidingscommissie. Hij werd soms overruled en kon daar niets meer aan veranderen. Buiten het feit dat het een geslaagd evenement was, zijn er ook verbeterpunten. Volgens Rolf hadden de havenmeesters geen sterk optreden en lieten ze het soms op zijn beloop waardoor er verwarring ontstond. In dit verband vraagt Alkmaar waar volgend jaar de Erfgoedmanifestatie plaatsvindt om een stringent optreden. Het bestuur kan daar volmondig mee instemmen. Jan als evenementen coördinator neemt het mee naar Alkmaar. De locatie op vrijdag met de leden was ook niet ideaal, het was erg warm en de bar erg luidruchtig. Voorstel om de volgende keer de bijeenkomst en de schippersmaaltijd samen op dezelfde dag te organiseren. Dat verhoogt de aanwezigheid en betrokkenheid van de deelnemers. Het blijkt in Leiden dat het spanningsveld tussen het schippersbelang (het reünie gevoel) en het publieksbelang (de commerciële activiteiten etc.) niet altijd te vermijden valt. De erfgoedmanifestatie is de uitgelezen plek om elkaar te ontmoeten en om het Varend Erfgoed te presenteren. Maurice vraagt of er een draaiboek is. Dat is er. De ervaring leert dat iedere nieuwe locatie zich er weinig aan gelegen laat liggen om iets met de ervaring van de vorige locatie te doen. Komend jaar in Alkmaar is de voorbereidingscommissie met mensen uit de LVBHB goed vertegenwoordigd. Biene oppert het idee om een enquête te houden onder de leden om te peilen hoe er gedacht wordt over de opzet van volgend jaar. Het zou op een eenvoudige manier moeten met open vragen. Zij gaat het organiseren samen met Klaus en Maurice. De schippersmaaltijd zou alleen toegankelijk moeten zijn voor de leden, eventueel in combinatie met een bijeenkomst, dat trekt de meeste mensen. In Leiden is er extra geld gegaan naar de muziekinstallatie op vrijdag en de band. Het budget was 3500 vanuit de LVBHB. Jan heeft de vraag gekregen vanuit Leiden of er over drie jaar weer een manifestatie plaats kan vinden in Leiden maar dan voor het hele Varend Erfgoed. Rolf antwoordt dat er dan mogelijk sprake is van concurrentie met SuyderSail. Jan maakt een overzicht van de kosten in verband met de subsidie van het PBCF. 4.5. Nieuwe website Sinds de lancering in Leiden is er veel achter de schermen gebeurd. Er is door de webredactie op alle vragen en opmerkingen gereageerd en AB_notulen.20181001 3

indien mogelijk ook oplossingen aangedragen. De webshop dient nog gevuld te worden. 4.6. Cd-rom Schepen die blijven Klaus stelt voor om de oude cd-rom te vernietigen en op de website een digitale versie te plaatsen die voor iedereen te downloaden is. Het bestuur gaat akkoord. 4.7. Voorzitter werkgroep exploitatie Terra Nova Mirjam Peil stopt per 1 december als voorzitter van de werkgroep. Jan Lock en Mirjam Lock nemen het over. Bedankt Mirjam voor je inzet afgelopen jaren. We besteden er aandacht aan in de komende ledenvergadering. 4.8. Datum wintervergadering en dag nieuwe leden De wintervergadering vindt plaats in Haarlem op zaterdag 16 maart. Locatie nog onbekend. Jan regelt het. De dag voor de nieuwe leden is dit jaar op zaterdag 3 november in Vreeswijk op de Terra Nova. De mogelijkheid wordt bekeken of we een bezoek kunnen brengen aan de nieuwe sluis. 5. Evenementen 5.1. Erfgoedmanifestatie Alkmaar Vanuit de werkgroep zijn er vragen gesteld aan het bestuur. Rolf zal erop reageren aan de hand van de reactie van het bestuur. Er is geen financiële ondersteuning voor de aanbrengtocht. Project TAVE is afgesloten en er is vanuit de Federatie ook geen geld voor. Vergunningen e.d. dient het lokale comité te regelen. De LVBHB leden van de werkgroep kunnen gebruik maken van de geldende reiskostenvergoeding. De leden worden via een enquête geraadpleegd over de wensen voor de Erfgoedmanifestatie. Zoals gezegd neemt Biene het voortouw. De aanmoedigingsprijs is niet verdwenen, komt volgende keer op de agenda. Er wordt gepleit om een extra ledenvergadering te houden in december. Bij de vorige ledenvergadering zijn er punten blijven liggen die niet kunnen wachten tot de wintervergadering in maart. Het gaat om het vrijwilligersbeleid (incl. de cie Ethiek) en het doorsluizen van scheepsdata van BHS naar RVEN. Het bestuur gaat akkoord. Er komt een combinatie van een vergadering op de TN, een kerstborrel en de Lichtjesavond in Vreeswijk op woensdag 12 december. Gedachte aanvang 16.00 uur; aandachtspunt is dat dit lastig is voor onze werkende leden. 5.2. SuyderSail Lelystad Valt onder verantwoordelijkheid van een nog op te richten Stichting SuyderSail waarin de FVEN gaat participeren. Er is een intentieverklaring getekend met de Bataviahaven, de provincie en de FVEN. Het evenement vindt plaats in het derde weekeinde van juni op 14, 15 en 16 (vaderdag) samen met de Oldtimer dag. Geprobeerd wordt om al het mobiel erfgoed AB_notulen.20181001 4

een plek te geven zodat het ook interessant wordt voor het publiek en de beleidsmakers. De minister heeft toegezegd in zo n geval aanwezig te willen zijn. Op vrijdag wordt er een congres georganiseerd in de ochtend. In de middag is de aanbrengtocht. Als het evenement slaagt zal het jaarlijks herhaald worden. 5.3. TSB Den Helder en Boot Holland Onze vereniging zal zich presenteren zowel in Den Helder als Leeuwarden. Er zal een hoop werk verzet moeten worden. Eric biedt aan ook hiervoor zijn studenten te willen benaderen. Budget? 6. Werkgroepen/commissies/projecten 6.1. Werkgroep PR&Communicatie Inge Koomen stopt per 1 januari bij de werkgroep. De werkgroep is erg uitgedund de afgelopen tijd, zeker nu ook Kitty aangegeven heeft minder tijd te kunnen besteden. Er zal een nieuwe voorzitter aangesteld dienen te worden. Eric Voigt wil kijken of hij studenten HBO kan inzetten voor taken die gedaan moeten worden. Het jaarplan van de werkgroep wordt doorgeschoven naar de volgende keer wegens tijdgebrek. 7. Samenwerking 7.1. FVEN Geen mededelingen. 7.2. Commissie Kleine schepen FVEN Naar de volgende keer 8. Rondvraag Rolf: de details voor de komende ledenvergadering op 12 december in Vreeswijk moeten we op 30 okt a.s. bespreken. Er zullen twee prijzen in december uitgereikt dienen te worden nl. de aanmoedigingsprijs oftewel de Aart van der Giessen prijs en de Henk Bos prijs. Eric: wil graag een voorstelronde omdat niet iedereen elkaar kent. Rolf zegt dit toe voor de volgende vergadering en trekt het boetekleed aan: dit had meteen moeten gebeuren. 9. Sluiting De vergadering sluit rond 22.30 uur. De komende vergadering staat gepland op maandag 29 oktober, locatie Anna Cecilia, Willemskade Leeuwarden. AB_notulen.20181001 5