Vitalink 22 september 2017 Marie-Isabelle Wilmet, Stijn De Jaeger
Gebruikershandleiding Versienummer software: 62 Revisienummer handleiding: 3 Datum: 22 september 2017 Adres Corilus NV Hogenakkerhoek 5 9150 Kruibeke België Telefoon, fax en e-mail: Tel. algemeen: +32 (0)3 253 20 20 Fax. algemeen: +32 (0)3 253 20 40 E-mail algemeen: info@corilus.be Algemene website: www.corilus.be Tel. Customer Care: +32 (0)3 253 20 30 E-mail Customer Care: pharma@corilus.be Greenock website: www.mijngreenock.be
Inhoud A. Vitalink... 4 1. Introductie Vitalink... 4 2. Vitalink activeren... 4 3. Beschikbare Informatie in aflevering... 4 a) De status van de therapeutische relatie en het Vitalink medicatieschema... 4 b) Verschil tussen de posologie in het lokaal schema en het Vitalink schema... 5 c) Nieuwe posologie... 6 d) Posologie zowel aanwezig in het lokaal schema als in het Vitalink schema... 6 4. Het ehealth consent en de therapeutische relatie tot stand brengen... 6 a) De patiënt heeft nog geen ehealth consent... 6 b) Er is een ehealth consent, maar er is geen therapeutische relatie... 8 5. Vitalink consulteren... 10 a) In Aflevering... 10 b) Via de fiche van de patiënt... 11 c) Via het lokaal medicatieschema... 11 6. Werking Vitalink... 12 a) Verduidelijking van het Vitalink scherm... 12 b) Synchroniseren van een specialiteit... 13 c) Een specialiteit niet synchroniseren... 13 d) Verschillende posologie... 14 e) Geschrapte medicatie... 14 7. Afdruk van het medicatieschema Lay-out Vitalink... 15 Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 3
A. Vitalink 1. Introductie Vitalink Vitalink is het digitaal platform om in alle veiligheid gegevens over zorg en welzijn uit te wisselen en te raadplegen. Dankzij Vitalink kan iedere zorgverlener (de apotheker, de huisarts en de thuisverpleger) op een eenvoudige manier beschikken over correcte en volledige patiënten informatie. Als apotheker kan u met Vitalink de medicatieschema s van uw patiënten delen. Op die manier hebben al deze zorgverleners een volledig en up to date zicht op alle medicatie die wordt ingenomen / voorgeschreven door hun gemeenschappelijke patiënten. Het ehealth consent van de patiënt is ook hier noodzakelijk, u kan deze rechtstreeks vanuit Greenock valideren. Daarenboven dient u ook een therapeutische relatie te hebben met de patiënt, deze kan u ook via Greenock valideren. Vitalink gebruikt het ehealth platform om de gegevens uit te wisselen. Daarom heeft u steeds een geldige ehealth token nodig om Vitalink te gebruiken. 2. Vitalink activeren Om Vitalink te activeren, zet u parameter 236 op Ja Na de ingave van een patiënt in aflevering wordt diens status van Vitalink automatisch geconsulteerd. 3. Beschikbare Informatie in aflevering a) De status van de therapeutische relatie en het Vitalink medicatieschema Na de ingave van een patiënt, wordt er gecontroleerd of er een therapeutische relatie is en/of er een Vitalink medicatieschema bestaat. In het veld van de patiënt wordt dit met verschillende iconen aangeduid. Tip: Wanneer u rechts klikt of - in het geval uw met een touch scherm werkt- lang drukt op de knop van de patiënt, verschijnt er een kader met informatie omtrent de weergegeven iconen. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 4
De iconen omtrent de therapeutische relatie: : Er is geen therapeutische relatie : Er is een therapeutische relatie : De aanvraag is in behandeling : Fout bij de aanvraag De iconen omtrent het Vitalink medicatieschema : De aanvraag is in behandeling : Het Vitalink medicatieschema komt overeen met het lokaal medicatieschema. Het Vitalink schema is bijgevolg up to date. : Het Vitalink medicatieschema komt niet overeen met het lokaal medicatieschema : Geen Vitalink medicatieschema beschikbaar Opgelet: Wanneer de patiënt zijn ehealth consent heeft gegeven, zal Greenock de informatie opvragen omtrent de therapeutische relatie ( en het GFD). Wanneer er een therapeutische relatie is, zal Greenock controleren of er een Vitalink medicatieschema is. Dus zonder ehealth consent en zonder therapeutische relatie is het onmogelijk om Vitalink te consulteren. b) Verschil tussen de posologie in het lokaal schema en het Vitalink schema Wanneer de posologie in het lokaal schema verschillend is met het Vitalink schema, wordt dit aangegeven in de zone van de posologie onderaan het scherm. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 5
c) Nieuwe posologie Wanneer u voor een bepaalde specialiteit een posologie ingeeft die zich noch in het lokale schema, noch in het Vitalink schema bevindt, wordt dit aangegeven. d) Posologie zowel aanwezig in het lokaal schema als in het Vitalink schema Wanneer een posologie aanwezig is in het Vitalink schema en deze is reeds gelinkt aan het artikel in het lokaal medicatieschema, wordt dit aangeduid in de verkooplijn met het Vitalink icoon. 4. Het ehealth consent en de therapeutische relatie tot stand brengen a) De patiënt heeft nog geen ehealth consent Wanneer een patiënt nog geen ehealth consent heeft gegeven, zal het scherm voor het consent zich automatisch openen. Vooreerst vraagt Greenock om u te identificeren Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 6
Vervolgens opent onderstaand scherm zich: Om het ehealth consent te registreren is het verplicht om de eid kaart in te lezen. U heeft 3 opties: - Geen actie: u wijzigt niks, bij de volgende verkoop zal Greenock dit scherm opnieuw openen. - Verzenden geïnformeerde toestemming van de patiënt: de patiënt is akkoord om zijn gegevens de delen. Het is noodzakelijk om de identiteitskaart in te lezen. - De vraag voor toestemming ehealth niet meer stellen aan de patiënt: de patiënt geeft zijn consent niet en de vraag wordt in het vervolg niet meer automatisch gesteld. Onderaan het scherm vinkt u De therapeutische link tussen apotheker en patiënt is actief aan, om de therapeutische relatie te activeren. Hierdoor krijgt u toegang tot het Vitalink medicatieschema van de patiënt. Vooraleer u deze optie kan kiezen dient de patiënt zijn ehealth consent te geven. Via de fiche van de patiënt kan u dit scherm ook openen door te klikken op de knop Consent Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 7
b) Er is een ehealth consent, maar er is geen therapeutische relatie Wanneer u de eid kaart inleest van een patiënt die reeds zijn consent heeft gegeven en een medicatieschema heeft, wordt de therapeutische relatie automatisch tot stand gebracht. Brengt u in dit geval de patiënt manueel in, dan stelt Greenock u de vraag of u de therapeutische relatie met de patiënt wil activeren: Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 8
Via de eerste optie opent u het scherm consent. Hier kan u onderaan de therapeutische relatie activeren. Via de tweede optie kan u uitzonderlijk de noodprocedure activeren om eenmalig Vitalink te consulteren. U dient dit te rechtvaardigen. De informatie die u van Vitalink ontvangt, kan u niet wijzigen. Volgend scherm opent zich en u dient een reden in te geven van minimaal 10 karakters. Via de 3 e optie wordt er geen verbinding gemaakt met Vitalink. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 9
5. Vitalink consulteren U kan het scherm met de vergelijking tussen het Vitalink schema en het lokaal schema oproepen via: a) In Aflevering U kan volgende knop toevoegen aan aflevering om direct toegang te krijgen tot Vitalink: In de handleiding van versie 54 op pagina 16 staat beschreven hoe u een knop kan toevoegen. U voegt de knop toe in het scherm Verkoop / Aflevering En de knop Vitalink bevind zich in aflevering Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 10
b) Via de fiche van de patiënt c) Via het lokaal medicatieschema Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 11
6. Werking Vitalink a) Verduidelijking van het Vitalink scherm (1) Aan de linkerkant van het scherm vindt u de inhoud terug van het lokale medicatieschema. (2) Rechts de inhoud van het Vitalink medicatieschema. In de zone onderaan (3) wordt de posologie van de geselecteerde lijn weergegeven. Zo kan u de posologieën met elkaar vergelijken indien deze verschillend zijn. Het detail van een magistrale bereiding wordt ook hier weergegeven. (4) Bovenaan het scherm vindt u een samenvatting van de verschillen tussen het lokale schema en dat van Vitalink: In dit voorbeeld zijn er 2 producten die in beide schema s aanwezig zijn, maar met een verschillende posologie. Er zijn 4 producten die aanwezig zijn in het Vitalink schema, maar niet in het lokale schema. En als laatste is er 1 product dat in het lokale schema aanwezig is, maar niet in Vitalink. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 12
(5) Wanneer u de noodprocedure toepast wordt rechtsboven weergegeven dat er geen therapeutische link is. b) Synchroniseren van een specialiteit Wanneer een specialiteit niet op beide medicatieschema s aanwezig is, kan u dit synchroniseren. Het is belangrijk dat beide schema s identiek zijn aan elkaar met de meest recente informatie. Bij het openen van het Vitalink scherm, worden deze specialiteiten automatisch aangevinkt om deze te kunnen synchroniseren. In de kolom Status, wordt een nieuwe specialiteit aangegeven met een gele ster. Vervolgens klikt u op de knop in het midden van het scherm om te synchroniseren voorbeeld wordt deze lijn gekopieerd naar Vitalink.. In dit In het Vitalink schema, wordt met iconen weergegeven dat deze specialiteit is gesynchroniseerd en nieuw is in het Vitalink schema. Deze wijziging wordt bewaard door te klikken op. Via deze knop wordt het scherm ook gesloten, het is dus belangrijk om eerst alle aanpassingen uit te voeren vooraleer op te slaan. Magistrale bereidingen en vrije tekst worden niet onmiddellijk aangevinkt voor synchronisatie omdat deze misschien eerst nog dienen geassocieerd te worden (zie punt f). Opmerking : in het geval van een magistrale bereiding kan u de samenstelling van de bereiding nog niet synchroniseren met Vitalink zolang deze nog aanwezig is in de aflevering. Sluit de aflevering eerst af om vervolgens de samenstelling van de bereiding te synchroniseren. c) Een specialiteit niet synchroniseren Als u wil verhinderen dat een specialiteit wordt gesynchroniseerd, kan u dit doen door de lijn uit te vinken. U klikt op de groene V en deze verdwijnt. Dit artikel wordt niet gesynchroniseerd. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 13
De volgende keer dat u Vitalink opent, wordt deze lijn aangeduid met een rood kruis. Dit wil zeggen dat u heeft beslist deze niet te synchroniseren ( bijvoorbeeld omdat dit confidentieel is) d) Verschillende posologie Wanneer een specialiteit in beide medicatieschema s aanwezig is, maar met een verschillende posologie, wordt deze in het rood weergegeven. U kan de correcte posologie aanvinken om te synchroniseren. In de kolom Laatste wijz. ziet u welke posologie de meest recente is. Vervolgens synchroniseert u en slaat u de wijzigingen op. e) Geschrapte medicatie Wanneer een specialiteit is geschrapt, ofwel in het Vitalink schema, ofwel in het lokaal schema, wordt dit aangegeven bij het openen van het Vitalink scherm. Om deze specialiteit te schrappen in het andere schema, selecteert u de lijn en u klikt op de knop. In het schema waar deze specialiteit wel nog aanwezig is verschijnen volgende iconen om aan te geven dat deze wordt geschrapt. U slaat de wijziging op en de volgende keer dat u het Vitalink scherm opent, is de specialiteit verdwenen uit beide schema s. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 14
7. Afdruk van het medicatieschema Lay-out Vitalink U kan het medicatieschema afdrukken via de knop Visu rapport. U komt terecht in het afdrukvoorbeeld van het medicatieschema. Bovenaan kan u de lay-out Vitalink kiezen Alle lijnen die zich in het Vitalink medicatieschema bevinden worden weergegeven. Ook wanneer er verschillen zijn tussen het lokale schema en dat van Vitalink. Het is dus belangrijk dat beide schema s identiek zijn. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 15
Voorbeeld van de lay-out Medicatieschema Vitalink Bovenaan wordt de chronische medicatie weergegeven, vervolgens de tijdelijke en als laatste de medicatie die moet ingenomen worden indien nodig. Binnen elke categorie wordt de medicatie gesorteerd volgens frequentie. Op elke lijn worden volgende gegevens weergegeven: de naam van de specialiteit, de frequentie, de begin- en einddatum, de inname eenheid en in het raster het innamemoment of uur van inname. In de kolom Opmerkingen worden de indicatie en de instructies voor de patiënt weergegeven. Wanneer u een specialiteit importeert vanuit Vitalink, waarbij de inname eenheid niet is ingevuld, wordt die in Greenock automatisch toegevoegd op voorwaarde dat de info ons bezorgd is door APB. Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 16
In het geval van een onderbreking, wordt dit aangegeven in het rood met een!stop!. Ook de reden wordt weergegeven : Handleiding Vitalink Revisienr.: 3 22 september 2017 p. 17