Directiecomité 4 oktober 2018 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters; Frank Geudens, secretaris; Katleen den Roover, Door Steyaert, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur (verslag); Kevin Strubbe, operationeel directeur; Chantal Lurkin, plv. administratief directeur (verslag). Verontschuldigd: Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, Alex Helsen, Jef Laureyssens, bestuurders. De heer Frank Geudens merkt op dat hij, om democratische redenen, het niet eens is met het annuleren van het directiecomité van september aangezien er ten gevolge hiervan gedurende 4 maanden geen vergadering plaatsvond. 1. Directiecomité: verslag 7 juni 2018 - goedkeuring Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 25, 2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag van 7 juni 2018 met eenparigheid van stemmen De verslag van het directiecomité van 7 juni 2018 wordt goedgekeurd.
2. Beleid: beleidsnota 2019 verwijzing De voorstel van beleidsnota voor 2019 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een strategie en beleidsplan voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Bijlage(n) Voorstel beleidsnota 2019 Het voorstel van beleidsnota voor 2019 wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur en de algemene vergadering. 3. Financiën: budget 2019 verwijzing Het budget voor 2019 wordt toegelicht en wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur. Artikel 44, alinea 6 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 30, 1 van de statuten De raad van bestuur bereidt jaarlijks een budget voor dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Bijlage(n) Voorstel budget 2019
Het voorstel van budget voor 2019 wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur en de algemene vergadering. 4. Financiën: meerjarenplan 2019-2025 bespreking Aan het directiecomité wordt toelichting gegeven bij het meerjarenplan. Artikel 25, 8, 3 van de statuten Het directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging. Bijlagen Meerjarenplan Het directiecomité neemt kennis van het financieel meerjarenplan voor de jaren 2019 t/m 2025. 5. Financiën: eindafrekening Lommel goedkeuring De eindafrekening wordt toegelicht aan het directiecomité. Aan het directiecomité wordt voorgesteld om de eindafrekening van het crematorium te Lommel goed te keuren. Feiten en context Het crematorium van Lommel werd op 23 februari 2018 voorlopig opgeleverd en op 21 april 2018 officieel in gebruik genomen. Ondertussen werd door BOPRO de eindafrekening voorbereid, die na goedkeuring aan de subsidiërende overheid moet overgemaakt worden zodat wij de laatste schijf van de subsidies kunnen ontvangen. Artikel 4 van het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de toekenning van subsidies voor gebouwen van de eredienst, gebouwen voor de openbare uitoefening van de niet-confessionele morele dienstverlening en crematoria Het definitieve bedrag van de subsidies wordt bepaald door de Vlaamse overheid op basis van de eindafrekening van de werken. Artikel 25, 8, 3 en 4 van de statuten
Het directiecomité is belast met het financieel beheer van de vereniging en met het voeren van de procedures inzake overheidsopdrachten. Bijlagen Eindafrekening crematorium Lommel Het directiecomité keurt de eindafrekening van het crematorium «Stuifduin» te Lommel goed. 6. Financiën: mandaat bedrijfsrevisor-commissaris (aanstelling) - verwijzing Het directiecomité stelt aan de raad van bestuur voor om het mandaat van de bedrijfsrevisorcommissaris te vernieuwen voor een periode van drie jaren. Voorgeschiedenis Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat elke opdrachthoudende vereniging een bedrijfsrevisor-commissaris moet aanstellen met het oog op de controle van financiële toestand, de jaarrekening en de regelmatigheid van de financiële verrichtingen. In overeenstemming met deze bepaling wordt dus jaarlijks na het afsluiten van de financiële verrichtingen en het boekjaar in samenwerking met de bedrijfsrevisor een balans, resultatenrekening en jaarverslag over het afgelopen werkjaar voorbereid. Volgens het Wetboek van Vennootschappen geldt het mandaat van een bedrijfsrevisor voor drie jaar. Het mandaat van de huidige bedrijfsrevisor-commissaris verstreek met de goedkeuring van de jaarrekening 2017 en voor de periode 2018-2020 moet bijgevolg een nieuw mandaat toegekend te worden. Omdat PONTES als overheidsbedrijf voor de uitbesteding van haar werken, leveringen en diensten de markt moet verkennen, stuurde Pontes een informatiebundel met de beschrijving van de opdracht van bedrijfsrevisor en offertevraag naar 5 kantoren van bedrijfsrevisoren, waaronder ook de huidige bedrijfsrevisor-commissaris. Pontes ontving slechts één offerte, nl. van de huidige bedrijfsrevisor-commissaris. Artikel 132/1 van het wetboek van vennootschappen van 7 mei 1999 De bedrijfsrevisor-commissaris wordt aangesteld voor een (hernieuwbare) termijn van drie jaar. Artikelen 61 en 65 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking
De algemene vergadering keurt de balans en de resultatenrekening van de vereniging goed. Deze financiële documenten worden mee voorbereid en gecontroleerd door de bedrijfsrevisorcommissaris. Artikel 38, 1, 1, f) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten De mededingingsprocedure met onderhandeling kan worden toegepast wanneer de geraamde waarde van de opdracht de nationaal vastgestelde drempels (i.c. 144.000 euro) niet overschrijdt. Artikel 87 van het Koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017 De opdracht wordt gegund aan de opdrachtnemer die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend. Artikelen 26, 30 en 35 van de statuten De algemene vergadering benoemt enerzijds de bedrijfsrevisor-commissaris en keurt anderzijds de balans en de resultatenrekening van de vereniging goed. De bijeenkomsten van de algemene vergadering worden voorbereid door de raad van bestuur. Motivering Pontes heeft, zoals de wetgeving overheidsopdrachten voorziet, voor de aanstelling van de bedrijfsrevisor voor de boekjaren 2018,2019 en 2020, de markt verkend. Er werd begin september een informatiebundel en een offertevraag verstuurd naar 5 kantoren van bedrijfsrevisoren met de vraag om uiterlijk 20 september 2018 een offerte over te maken. Pontes ontving slechts één offerte, nl. van de vennootschap Callens, Pirenne, Theunissen & C, vertegenwoordigd door de heer Jan Van Brabant als bedrijfsrevisor-commissaris. Dit is ook de huidige bedrijfsrevisor van Pontes. Het mandaat nam een aanvang op 1 december 2012. De huidige bedrijfsrevisor heeft gedurende de afgelopen zes jaren de organisatie begeleid op het vlak van de controle op de balans, de resultatenrekening en de financiële verrichtingen. Onder impuls van de bedrijfsrevisor werden verschillende financiële processen geoptimaliseerd en werd de financiële informatie transparanter gemaakt. De kennis en ervaring, die de bedrijfsrevisor de voorbije zes jaar heeft opgebouwd, zullen bijgevolg niet verloren gaan. Integendeel, de organisatie kan een beroep blijven doen op de kennis van de huidige bedrijfsrevisor. Bijgevolg is aan de wetgeving overheidsopdrachten voldaan om deze opdracht opnieuw aan de dezelfde bedrijfsrevisor toe te wijzen. Het directiecomité stelt dan ook voor het mandaat voor een periode van drie jaar te verlengen. Aan de algemene vergadering zal worden voorgesteld om het mandaat van de vennootschap Callens, Pirenne, Theunissen & C, vertegenwoordigd door de heer Jan Van Brabant, als
bedrijfsrevisor-commissaris van de opdrachthoudende vereniging PONTES te verlengen voor de boekjaren 2018, 2019 en 2020. 7. Raad van bestuur: agenda vergadering 24 oktober 2018 - goedkeuring Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 24 oktober 2018. Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, 1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 24 oktober 2018 om 18:30 uur in het crematorium van Wilrijk, Jules Moretuslei 2, 2610 Wilrijk. Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergadering 13 juni 2018 goedkeuring 2. Bestuursorganen: agenda algemene vergadering 19 december 2018 vaststelling 3. Beleid: beleidsnota 2019 - verwijzing 4. Financiën: budget 2019 - verwijzing 5. Beleid: evaluatienota 2013-2018 - verwijzing 6. Bestuur: aanwijzing afgevaardigde jaarvergadering IGEAN Dienstverlening goedkeuring 7. Bestuur: aanwijzing afgevaardigde jaarvergadering IGEAN Milieu & Veiligheid goedkeuring 8. Mededelingen: 9. - statistieken juni t.e.m. september 2018 kennisgeving - Varia en rondvraag 8. Mededelingen kennisgeving a) Statistieken kennisgeving De algemeen directeur geeft toelichting bij de statistieken van juni tot september 2018. b) Goedkeuring statutenwijziging - kennisgeving De algemeen directeur brengt verslag uit over de goedkeuring van de statutenwijziging.
c) Personeelszaken (wijzigingen) kennisgeving De algemeen directeur geeft toelichting bij de belangrijkste wijzigingen inzake personeel: Functie van beleid- & communicatiemedewerker Functie van vestigingsmanager (crematorium Turnhout) Collectieve arbeidsovereenkomst stand van zaken d) Opvolging oplevering crematorium Stuifduin toelichting De algemeen directeur geeft toelichting bij de problemen inzake de voorlopige oplevering van de werken in het crematorium van Lommel. e) Voorbereiding algemene vergadering 19 december 2018 bespreking Het directiecomité bespreekt de organisatie van de algemene vergadering van 19 december 2018 die we ook als slotzitting willen beschouwen tijdens dewelke het provinciebestuur bedankt wordt voor het aandeelhouderschap en de ondersteuning van de vereniging.