108218 - Een school of schoolbestuur mag stukken die persoonsgegevens bevatten niet zomaar delen met derden. ADVIES inzake de klacht van: de heer en mevrouw [klagers] te [woonplaats], ouders van twee voormalige leerlingen van [de school], klagers tegen de heer [directeur school], directeur van [de school] te [vestigingsplaats] en de heer [directeurbestuurder], directeur-bestuurder van de stichting [de stichting] te [vestigingsplaats 1], verweerders gemachtigde: de heer mr. H.J.A. Jansen 1. VERLOOP VAN DE PROCEDURE Op 3 mei 2018 hebben klagers op grond van de geldende klachtenregeling een klacht tegen verweerders ingediend. Deze klacht hebben zij aangevuld op 14 en 31 mei, 4, 11 en 12 juni 2018. Vanuit het secretariaat van de Commissie is telefonisch met partijen gesproken over de gewenste wijze van klachtafhandeling. Gezien de uitkomst van de gesprekken is de klacht ter beoordeling voorgelegd aan de Commissie. De Commissie heeft de klacht in behandeling genomen en deze als volgt samengevat: [klagers] klagen erover dat de [directeur-bestuurder] en [directeur school] zonder hun toestemming privacygevoelige informatie hebben gedeeld met de [de onderwijsgroep]. Concreet gaat het om de volgende stukken uit het LKC dossier met het kenmerk 107832: 1) het niet geanonimiseerde advies van de LKC van 9 november 2017. 2) het verweerschrift plus de daarbij behorende producties van 27 september 2017 van de heer [directeur school]. Verweerders hebben op 7 juni 2018 een verweerschrift ingediend. Alle stukken zijn in afschrift aan partijen gestuurd. De mondelinge behandeling van de klacht vond plaats op 20 juni 2018 te Utrecht. Klagers hebben 20 juni 2018 per mail laten weten dat zij verhinderd waren om bij de hoorzitting aanwezig te zijn. Namens verweerders was de directeur-bestuurder aanwezig ter zitting. Hij werd ter zitting vergezeld door de gemachtigde. Onder handhaving van hun standpunten hebben partijen een nadere toelichting gegeven. Hetgeen in de stukken en op de zitting naar voren is gebracht is, voor zover relevant, zakelijk in dit advies weergegeven. 108218/ advies d.d. 19 juli 2018 pagina 1 van 5
2. DE FEITEN Klagers hebben al eerder een klacht bij de Commissie ingediend tegen de directeur. Aangezien partijen in het kader van deze procedure hebben verwezen naar de eerdere klachtprocedure volgen hierna enkele relevante feiten uit de eerdere klachtprocedure. Op 16 juli 2017 hebben klagers bij de Commissie een klacht tegen de directeur ingediend. Na ontvangst van de aanvullingen op de klacht heeft de Commissie partijen 7 september 2017 schriftelijk geïnformeerd dat zij de klacht in behandeling neemt en de directeur als verweerder aanmerkt. In reactie daarop hebben klagers de Commissie op 8 september 2017 verzocht niet alleen de directeur, maar ook de ambulant begeleider (ab er) als verweerder aan te merken. De Commissie heeft partijen (klagers en de directeur) op 14 september 2017 een brief gestuurd, waarin zij uiteenzet dat en waarom zij de ab er niet als verweerder zal aanmerken. De directeur heeft op 27 september 2017 een verweerschrift met bijlagen ingediend. Op 11 oktober 2017 heeft de mondelinge behandeling van de klacht plaatsgevonden. De Commissie heeft naar aanleiding van de klacht op 9 november 2017 een schriftelijk advies uitgebracht. Ongeveer drie maanden na het uitbrengen van het advies heeft de LKC een geanonimiseerde versie van het advies op haar website geplaatst. De Landelijke klachtencommissie voor het christelijk onderwijs heeft de klacht tegen de ab er en haar werkgever, stichting [de onderwijsgroep], in 2018 behandeling genomen. Op 28 april 2018 heeft klager de directeur en de directeur-bestuurder per mail laten weten dat hij zeer verbaasd was toen hij zag dat de ab er en [de onderwijsgroep] bij hun verweerschrift als bijlagen hadden gevoegd: 1) het niet geanonimiseerde advies van de LKC van 9 november 2018 Hierover hebben klagers op 3 mei 2018 een klacht ingediend bij de Commissie. 2) het verweerschrift plus bijlagen van de directeur van 27 september 2017 3. VISIE PARTIJEN Visie klagers Klagers gaan ervan uit dat de directeur en de directeur-bestuurder het advies en het verweer uit de eerdere klacht met de ab er en de stichting [de onderwijsgroep] hebben gedeeld. Dit hadden de directeur en de directeur-bestuurder niet mogen doen, omdat klagers hier geen toestemming voor hebben gegeven. Sterker nog, klagers hebben op 15 juni 2017 een mail gestuurd aan de directeur waarin staat dat zij hun toestemming hebben ingetrokken om informatie te delen met de ab er. De directeur en de directeur-bestuurder hebben in strijd met de mail van 15 juni 2017 toch privacygevoelige informatie gedeeld met derden. Hierdoor voelen klagers zich beschadigd en niet serieus genomen. 108218/ advies d.d. 19 juli 2018 pagina 2 van 5
Visie verweerders Klagers hebben de ab er bij de eerdere procedure betrokken. Hierdoor was zij partij in die procedure en heeft zij alle stukken ontvangen. Pas tijdens de zitting van 11 oktober 2017 bleek dat de Commissie de ab er niet wenste aan te merken als verweerster. Doordat de ab er alle stukken had ontvangen, was zij op de hoogte van de persoonsgegevens die staan in het verweerschrift en het advies uit die procedure. En omdat de ab er partij was in de klachtprocedure, heeft de directeur voor de zitting van 11 oktober 2017 de informatie uit het verweerschrift gedeeld met haar. Dat wil zeggen, de directeur heeft het verweerschrift met de ab er besproken. Mogelijk heeft de ab er voor of na de bespreking een kopie van het verweerschrift gemaakt. De directeur-bestuurder en de directeur hebben de ab er en [de onderwijsgroep] geen kopie van het verweerschrift gestuurd. Ook [de onderwijsgroep] was oorspronkelijk partij in de eerdere klacht en daardoor bekend met de persoonsgegevens van de in die procedure betrokken personen. Niet lang nadat de LKC haar advies had uitgebracht, heeft de directeur-bestuurder het niet geanonimiseerde advies verstrekt aan [de onderwijsgroep]. De reden hiervoor was dat in het advies van de Commissie was aangegeven dat de communicatie tussen [de stichting] en [de onderwijsgroep] transparanter had gekund. De directeur-bestuurder had een gerechtvaardigd belang om dit leerpunt onder de aandacht te brengen bij [de onderwijsgroep]. Overigens bracht de directeur-bestuurder het onder de aandacht van [de onderwijsgroep] in de wetenschap dat [de onderwijsgroep] al op de hoogte was van de persoonsgegevens. 4. OVERWEGINGEN VAN DE COMMISSIE Met ingang van 25 mei 2018 heeft de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen. Aangezien de klacht gaat over gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden voor 25 mei 2018 is niet de AVG maar de Wbp van toepassing. Volgens artikel 1 van de Wbp is een persoonsgegeven elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Partijen zijn het erover eens dat het niet geanonimiseerde advies van de LKC van 9 november 2017 en het verweerschrift van 27 september 2017 persoonsgegevens van klagers en hun zoon bevatten. Partijen zijn het er ook over eens dat de directeur het verweerschrift heeft gedeeld met de ab er en dat de directeur-bestuurder het advies heeft gedeeld met [de onderwijsgroep]. Advies De Commissie publiceert al haar adviezen drie maanden nadat het is uitgebracht. De adviezen worden geanonimiseerd zodat de persoonsgegevens die in het advies zijn opgenomen, worden beschermd. Echter, voor mensen in de nabije omgeving van de bij de klachtprocedure betrokken partijen zal het bij het lezen van het anonieme advies duidelijk zijn om wie het gaat. Dat geldt in dit geval voor [de onderwijsgroep], de werkgever van de ab er. De werkgever van de ab er was op de hoogte van de klacht en wist ook wie de klacht had ingediend. 108218/ advies d.d. 19 juli 2018 pagina 3 van 5
Hierdoor maakte het geen verschil of de werkgever van de ab er het geanonimiseerde of het niet-geanonimiseerde advies zou lezen. Om die reden komt de Commissie tot het oordeel dat het niet klachtwaardig is dat de directeur-bestuurder het advies heeft gedeeld met [de onderwijsgroep]. Wel merkt de Commissie op dat er een gevaar kleeft aan het verstrekken van een stuk waarin persoonsgegevens zijn opgenomen, omdat dat stuk mogelijk ergens anders voor gebruikt kan worden dan waarvoor het bedoeld was. In dit geval heeft de directeurbestuurder het advies verstrekt met het doel om met [de onderwijsgroep] in gesprek te gaan over de aanbeveling aan [de stichting] en [de onderwijsgroep]. Dat [de onderwijsgroep] het advies vervolgens als processtuk indient in verband met een klachtprocedure kan de directeurbestuurder niet verweten worden. Maar [de onderwijsgroep] had het advies niet als processtuk kunnen gebruiken als de directeur-bestuurder het advies niet aan [de onderwijsgroep] had verstrekt, maar [de onderwijsgroep] slechts in de gelegenheid had gesteld om het advies te lezen. Hierboven heeft de Commissie al geoordeeld dat zij dat niet klachtwaardig acht. Echter door het advies niet slechts ter inzage te geven, maar door een kopie van het advies te verstrekken heeft de directeur-bestuurder onzorgvuldig gehandeld. In die zin acht de Commissie de klacht gegrond. Verweerschrift Het verweerschrift in een klachtprocedure is een vertrouwelijk stuk. Dat betekent dat dit stuk in beginsel alleen bestemd is voor de klachtencommissie en de bij de klachtprocedure betrokken partijen. Het staat vast dat de directeur het verweerschrift heeft gedeeld met de ab er. Het staat ook vast dat het verweerschrift plus bijlagen is ingebracht in de klachtprocedure van de Landelijke klachtencommissie voor het christelijk onderwijs. De directeur heeft aangevoerd dat hij er tot aan de zitting van 11 oktober 2017 van uit is gegaan dat de ab er partij was in die klachtprocedure bij de Commissie. En dat het daarom niet bezwaarlijk was dat hij zijn verweerschrift met haar heeft gedeeld. Uit de stukken van de eerste klachtprocedure blijkt echter dat de klacht niet tegen de ab er was gericht. Klagers hebben de Commissie op enig moment verzocht om de ab er ook als verweerster aan te merken. De Commissie heeft dat verzoek niet gehonoreerd en heeft dat direct laten weten aan alle betrokken partijen (dus ook aan de directeur). Nu de ab er geen partij was in de eerdere klachtprocedure en de directeur hiervan op de hoogte was, vervalt het argument dat zij om die reden kennis mocht nemen van het verweerschrift van de directeur. De vraag of de directeur het verweerschrift met de ab er had mogen delen als zij wel betrokken was als partij kan buiten beschouwing blijven, omdat daar geen sprake van was. Dan rest de vraag of de directeur het verweerschrift met de ab er mocht delen op basis van een andere grond. De klacht uit de eerdere procedure ging over een zorgmelding bij Veilig Thuis die de school had gedaan en over de communicatie van de school. Het staat vast dat de ab er gesprekken heeft gevoerd met de zoon van klagers en een adviserende rol had ten 108218/ advies d.d. 19 juli 2018 pagina 4 van 5
aanzien van de zorgmelding. Gezien de aard van de klacht is het voorstelbaar en gerechtvaardigd dat de directeur met de ab er heeft besproken wat hij over haar rol in het verweerschrift wilde opnemen. Het verstrekken van het verweerschrift gaat echter verder. Alhoewel de ab er waarschijnlijk al op de hoogte was van de persoonsgegevens van klagers en hun zoon, is dat naar het oordeel van de Commissie onvoldoende grond om de ab er kennis te laten nemen van het verweerschrift. Doordat de opsteller van een verweerschrift (in dit geval de directeur) persoonsgegevens op een bepaalde manier selecteert, ordent, presenteert en interpreteert, wordt er namelijk een nieuwe betekenis gegeven aan die gegevens. Hetzelfde geldt voor de bijlagen. Door een keuze te maken voor bijlagen bij een verweerschrift, hebben de bijlagen in die context een bepaalde betekenis. Om de persoonsgegevens van klagers en hun zoon uit het verweerschrift te kunnen delen met de ab er, had de directeur toestemming moeten hebben van klagers. Dat was niet gebeurd. Dit roept de vraag op of de ab er een gerechtvaardigd belang had om kennis te nemen van het volledige verweerschrift. Naar het oordeel van de Commissie is dat niet het geval. Het belang van de ab er was er in gelegen dat de directeur haar rol in de begeleiding van klagers zoon goed zou beschrijven in het verweerschrift. Om dat belang te behartigen was het niet nodig voor de ab er om het volledige verweerschrift in te zien, laat staan om het verweerschrift te verstrekken. De klacht dat de directeur het verweerschrift met de ab er heeft gedeeld is dan ook gegrond. 5. OORDEEL VAN DE COMMISSIE De Commissie komt op grond van bovenstaande overwegingen tot het oordeel dat de klacht over het advies gegrond is voor wat betreft het verstrekken van een kopie van het advies. De klacht over het delen van het verweerschrift is gegrond. Aldus gedaan te Utrecht op 19 juli 2018 door mr. drs. P.H.A. van Geel, voorzitter, K. Evers en drs. C.A. Hoos, leden, in aanwezigheid van mr. A.A. Veraart, secretaris. mr. drs. P.H.A. van Geel voorzitter mr. A.A. Veraart secretaris 108218/ advies d.d. 19 juli 2018 pagina 5 van 5