PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 22 mei 2014 Toelichting Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens Telefoon: 03 240 52 65 Agenda nr. 2/2 Provinciale initiatieven. Dienstverlenende vereniging CIPAL. Toelichting bij het beleid van de vereniging. Kennisname. Hierna volgt een beknopte toelichting bij het beleid van CIPAL gedurende het voorbije werkingsjaar 2013, alsmede een zicht op de doelstellingen voor de nabije toekomst. Een gedetailleerd overzicht van de beleidsdoelstellingen voor 2013-2018 staan in het document Evaluatierapport 2007-2012/ondernemingsplan 2013-2018 dat ter gelegenheid van de algemene vergadering van 14 juni 2013 aan alle besturen-deelnemers werd overgemaakt. Op aanvraag kan altijd een bijkomend digitaal exemplaar worden overgemaakt. 1. Een vaste waarde in een continu veranderende wereld CIPAL is een toonaangevend Vlaams overheidsbedrijf met de structuur van een dienstverlenende vereniging (zoals voorzien in het Vlaamse decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking). De deelnemers van CIPAL beslisten op de buitengewone algemene vergadering van 19 december 2008 met eenparigheid van stemmen om de exploitatieperiode van de dienstverlenende vereniging CIPAL te verlengen met een periode van 18 jaar, ingaand op 2 april 2009 tot 1 april 2027. 1.1. Missie en waarden De missie van CIPAL bestaat erin om vennoten en klanten de best mogelijke procesondersteunende, innovatieve diensten en IT-oplossingen aan te bieden, zodat ze een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening kunnen garanderen. De focus op IT werd met andere woorden verruimd tot dienstverlening met IT-oplossingen als ondersteuning. Om deze doelstellingen te realiseren, draagt CIPAL vier waarden hoog in het vaandel: Klant- en dienstgericht Betrouwbaar en duurzaam Innovatie en open Resultaatgericht 1.2. Werking en structuur Al vele jaren begeleidt de dienstverlenende vereniging CIPAL (intercommunale in de volksmond) overheden bij de verbetering en de automatisering van hun ondersteunende en dienstverlenende processen. Vanaf het prille begin is de intercommunale een technologische innovator geweest binnen nagenoeg alle beleidsdomeinen die een lokaal of provinciaal bestuur aanbelangen.
CIPAL, met exploitatiezetel in Geel en een antenne in Mechelen en Gentbrugge, biedt een actieve inhoudelijke en op kennis en expertise gebaseerde dienstverlening aan haar vennoten aan en werkt daarnaast eigentijdse ICT-oplossingen uit voor de publieke sector (steden en gemeenten, provincies, ocmw s, bibliotheken, schouwburgen, rustoorden, musea, etc). De werking van CIPAL is gebaseerd op kostendelende en intergemeentelijke samenwerkingsprincipes, d.w.z. dat de kosten van de diensten en oplossingen verdeeld worden over die besturen die op haar dienstverlening beroep doen. Aangezien CIPAL DV geen winstdoelstellingen nastreeft, worden alle middelen geïnvesteerd in de eigen werking, enerzijds het uitbouwen van een kwalitatieve en inhoudelijke dienstverlening en anderzijds het vernieuwen en up-to-date houden van het diensten- en productenaanbod, daarbij rekening houdend met de evolutie op de markt en de vragen van haar vennoten/deelnemers. De kernvraag die ons de voorbije jaren bezighield is waar CIPAL als organisatie echt voor wil staan, waar we uitmuntend in zijn, waarmee we geassocieerd willen worden. En dat is voor een dynamisch en open overheidsbedrijf, een vat vol energie en dynamiek, geroemd voor durf, innovatie en resultaatgerichtheid, een echt verlengstuk van de besturen met klantgerichte en uitmuntende expertisecentra en een duurzaam karakter. Naarmate CIPAL als organisatie groeide, verbreedde ook de waaier aan activiteiten en werd de doelgroep steeds ruimer. Uit een bevraging in 2010 bleek dat de vennoten zich daardoor het afgelopen decennium hoe langer hoe minder thuis voelden binnen hun eigen intercommunale. Daarom sloeg CIPAL in 2010, onder de slogan CIPAL in Beweging, resoluut de weg van vernieuwing in. Als gevolg hiervan, werd in 2011 de basis gelegd voor een grondige wijziging van de interne structuren. Er werd vertrokken vanuit het vormgeven van een duidelijke identiteit voor de intercommunale vereniging. Terugkeren naar het basisgedachtegoed van de intercommunale samenwerking kon enkel door de niet-kernactiviteiten en activiteiten voor niet-vennoten af te splitsen in afzonderlijke entiteiten. Door deze operatie, die in 2013 haar vaste vorm kreeg, blijven er 3 organisaties bestaan die samen de CIPAL-groep vormen en nauw met elkaar samenwerken: De intercommunale structuur, CIPAL DV (dienstverlenende vereniging), die exclusief voorbehouden is voor de Vlaamse lokale en provinciale besturen. De focus op IT werd gelijktijdig verruimd tot een doorgedreven vorm van dienstverlening en inhoudelijke expertise, met IT-oplossingen als ondersteuning. Deze focus laat de intercommunale toe om zich als een echt verlengstuk van haar vennoten te positioneren. Met het inhouse -principe biedt de wetgever bovendien extra mogelijkheden aan besturen om kosten te besparen en sneller beslissingen uit te voeren, zonder daarom tijdrovende en lange aanbestedingsprocedures te hoeven doorlopen. De NV CIPAL die als missie meekreeg om op commerciële basis ITactiviteiten te ontplooien aan niet-vennoten, daarbij gebruik makend van de specifieke intellectuele eigendom en expertise van CIPAL DV. Ook het
valoriseren van de kennis van de DV bij buitenlandse overheden hoort tot de taken van de NV, evenals het investeren in hoogtechnologische spin-offs die een meerwaarde betekenen voor het totaalaanbod van CIPAL. CIPAL DV is meerderheidsaandeelhouder van CIPAL NV. CIPAL Institute vzw dat tot doel heeft om op lokaal bestuursniveau kennis en ervaringsuitwisseling mogelijk te maken met betrekking tot actuele beleids- en managementuitdagingen. CIPAL Institute vzw brengt experten en trendsetters bij elkaar in denktanks en visiegroepen rond actuele beleidsthema s in de publieke sector, zodat dit kan leiden tot nieuwe inzichten en de opbouw van deskundigheid. 2. Kernboodschappen Gelijktijdig met het herdefiniëren van haar activiteiten en het onderbrengen van de diverse activiteiten in aparte entiteiten, werden ook de kerntaken onder de loep genomen. Deze werden herleid tot drie duidelijke boodschappen: samenwerken, expertise en ICT. 1.3. Samenwerken Samenwerken zit in de genen van CIPAL DV. De werking is gebaseerd op intergemeentelijke samenwerkingsprincipes. Want samen analyseren, beslissingen nemen, investeren, aankopen doen en ervaringen delen, maakt besturen slagkrachtiger. Binnen de context van een steeds krappere budgettaire ruimte bij onze overheden en de daaruit voortvloeiende noodzaak tot het optimaliseren van de interne werking, werkt CIPAL nog meer dan vroeger aan het uitbouwen van kostendelende projecten die zij aan haar vennoten kan aanbieden. Intergemeentelijk samenwerken staat immers bij veel besturen bovenaan de agenda. Samenwerken is tevens een antwoord op een steeds meer toenemende complexiteit en het kostenplaatje dat hiermee gepaard gaat. We kunnen deze kernboodschap in de volgende punten samenvatten: Samenwerken als antwoord op een toenemende complexiteit Samenwerken om te besparen Samenwerken om duurzame meerwaarde te creëren. 1.4. Expertise Het meest vernieuwende is dat CIPAL de laatste jaren continu investeerde in de uitbouw van expertises die het puur technische overstijgen. De kennis werd gebundeld in de volgende expertisecentra: beleid en financiën personeel en organisatie burgerzaken grondgebiedzaken zorg en welzijn cultuur en communicatie bibliotheken, musea en archieven CIPAL investeert voortdurend in de uitbouw van deze expertisecentra. Openbare besturen kunnen er, naast het vertrouwde ICT-advies en - ondersteuning, nu ook terecht voor inhoudelijk, vaktechnisch en juridisch advies voor de diverse beleidsdomeinen zoals beleid & financiën, personeel & organisatie, burgerzaken, grondgebiedzaken, belastingen, e.d, Tevens
neemt het overkoepelende onderdeel procesoptimalisatie aan belang toe, zodat de besturen hun interne werking naar een hoger niveau kunnen tillen. Er is vanuit de besturen ook een toenemende vraag merkbaar om vanuit CIPAL experten uit de diverse domeinen te detacheren naar de besturen toe, om op die manier hun eigen diensten hetzij permanent, hetzij tijdelijk - te versterken. De groeiende expertise binnen CIPAL heeft ook tot gevolg dat vernieuwende technologieën sneller geïntroduceerd kunnen worden. We denken hier vb. aan de digitale handtekening IntelliStamp, softwareoplossingen voor procesoptimalisatie, vernieuwende mid- en frontoffice-oplossingen en mobiele toepassingen. Om al deze ambities te realiseren, trok de intercommunale de voorbije jaren tientallen consultants, veranderingsmanagers, projectmanagers en domeinexperten aan. Doordat de CIPAL-experten opereren op het raakvlak van overheidsprocessen enerzijds en ICT-technologie anderzijds, beschikt de intercommunale over een uniek competentiepallet ten dienste van haar vennoten. De combinatie van deze expertise met ICT, gebundeld in haar expertisecentra, maakt CIPAL uniek. 1.5. ICT-partner In 2011 legde CIPAL de basis voor een fundamentele wijziging van haar interne structuur. Niet-kernactiviteiten en activiteiten voor niet-vennoten werden afgesplitst van de intercommunale en ondergebracht binnen een NVstructuur, samen met de bijhorende technische IT-competenties. De zogenaamde softwarefabriek wendt deze kennis onder meer aan om softwareproducten te ontwikkelen die specifiek zijn afgestemd op de noden van de overheid. Zo zijn binnen CIPAL NV tientallen softwareontwikkelaars actief die gespecialiseerd zijn in Java-ontwikkeling. Naast het bouwen van sofwaretoepassingen neemt ook infrastructuurbeheer een belangrijke plaats in binnen de activiteiten van CIPAL NV. De ITtechnische omgevingsvereisten worden namelijk alsmaar complexer en besturen zijn vaak niet meer in staat om al deze competenties eigenhandig te beheren. Met experten op het vlak van cloudcomputing, databeveiliging, datanetwerken, virtuele omgevingen, beheer van serverparken of opslag- en datacentertechnologie, ontlast CIPAL haar vennoten van complexe taken die in feite geen kerntaken zijn voor een bestuur. 3. CIPAL-werking voor lokale en provinciale besturen 1.6. Deelnemers/vennoten Steden en gemeenten, provincies, OCMW s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen deelnemer (vennoot) worden van CIPAL DV en zo mee participeren in haar beleid. Alle aandelen van CIPAL DV zijn in handen van haar aangesloten lokale en provinciale besturen en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Op dit ogenblik telt CIPAL DV 221 vennoten(*), verdeeld over: 121 gemeenten 88 ocmw s 2 provinciebesturen
10 intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (*) in het totaal aantal vennoten zijn 1 gemeente en 1 ocmw meegeteld die de voorbije maanden de toetreding reeds beslist hebben in hun respectievelijke raden, maar waarvan deze beslissingen nog bekrachtigd dienen te worden door de Algemene Vergadering van CIPAL op 13 juni 2014. 1.7. Bestuurs- en overlegorganen Elke deelnemer van CIPAL is vertegenwoordigd in de algemene vergadering en elke deelnemer heeft recht op een vertegenwoordiger in het statutair voorziene adviescomité. De algemene vergadering kiest de raad van bestuur, die op haar beurt het directiecomité samenstelt. De deelnemers van CIPAL hebben dus een maximale inspraak in het beleid van CIPAL. De voorzitter van de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en het Directiecomité is, volgens de bepalingen van het decreet, steeds een afgevaardigde van de aangesloten gemeenten. Voor de beleidsperiode 2013-2018 is dit Dhr. Schroons Walter, schepen stad Mechelen. Raad van bestuur 25 leden 20 vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten 2 vertegenwoordigers van de aangesloten ocmw s 3 vertegenwoordigers van de aangesloten provincies + 3 leden met raadgevende stem van de aangesloten gemeenten Directiecomité 7 leden 4 leden van de aangesloten gemeenten 3 leden van de aangesloten provincies De namen van de leden van de Raad van Bestuur en het Directiecomité zijn terug te vinden op www.cipal.be. De gebruikers van de verschillende CIPAL oplossingen kunnen daarnaast ook nog zetelen in uiteenlopende overlegorganen zoals gebruikersvergaderingen en werkgroepen en dragen op die manier mee bij tot een continue verbetering en verrijking van het diensten- en ICT-aanbod van CIPAL. Verder is ook de participatie van leidende ambtenaren (secretarissen en financieel beheerders), leden van het managementteam en ICTverantwoordelijken noodzakelijk om op strategisch en technisch-inhoudelijk vlak mee sturing te geven. Naast de lokale politici zijn zij immers ook een belangrijke schakel in de werking van CIPAL. Daar waar eindgebruikers een platform hebben in de gebruikersgroepen en de politiek in de bestuursorganen, dient er een platform geboden te worden waar het dagelijks management van de lokale besturen mee betrokken wordt in de werking van CIPAL. CIPAL speelt als dienstverlenende vereniging hierop in door de gepaste samenwerkingsinitiatieven uit te bouwen op beleidsniveau en op het niveau van de managementteams. Van dit aanbod worden tijdens de statutaire vergaderingen ook de belangrijkste punten onder de aandacht gebracht. Daarnaast zijn er nog de andere informatiekanalen van CIPAL, waaronder de website www.cipal.be, de publicaties (vb. de e-municipal nieuwsbrief, de CIPAL HRM-nieuwsbrief, ) en nieuwsflashes.
CIPAL is met andere woorden een organisatie van en voor de openbare besturen, een ICT-partner ten dienste van de verschillende bestuursniveaus, die bijdraagt tot een interbestuurlijke samenwerking op het vlak van e- Government, beleidsondersteuning en ICT. De stevige verankering met haar klantenbasis en de combinatie van inhoudelijke domeinexpertise én ICT - maakt CIPAL uniek in Vlaanderen. 4. Spin-offs en partnerships Om het dienstenaanbod op een hoog peil te houden, investeert de CIPAL-groep ook in hoogtechnologische spin-offs. Zowel Brocade Library Services als Green Valley biedt een grote meerwaarde voor het totaalaanbod van de groep Met Brocade Library Services is CIPAL de enige speler op de markt met een eigen Vlaamse bibliotheektoepassing, gebaseerd op hedendaagse technologie. Om aan de groeiende interesse vanuit het buitenland het hoofd te bieden werden de export- en technische activiteiten die betrekking hebben op de bibliotheekautomatisering in augustus 2013 ondergebracht in een spin-off, Brocade Library Services NV. Een belangrijke investering van de Limburgse Investeringsmaatschappij LRM zorgde hierbij voor de nodige zuurstof om groei te genereren. Verder groeien betekent voor de Vlaamse openbare bibliotheken immers dat er ongetwijfeld schaalvoordelen zullen ontstaan omdat investeringen over een groter aantal partijen verdeeld kunnen worden. CIPAL behoudt wel de controle over deze spin-off. Op het domein van de mid- en frontoffice, besloot CIPAL begin 2013 met Green Valley in zee te gaan. Green Valley Belgium werd in 2008 opgericht door de gelijknamige toonaangevende Nederlandse speler. Het bedrijf ontwikkelt oplossingen die zorgen voor een naadloze integratie tussen online overheidsloketten (de zogenaamde frontoffice), dossier- of zaakgeleidingssystemen (die deel uitmaken van de midoffice) en de traditionele backofficetoepassingen van de overheid. Met deze oplossingen kan een bestuur invulling geven aan haar ambities op het vlak van procesbeheersing en besluitvormingsondersteuning in de zeer brede zin van het woord. Dankzij een geïntegreerde aanpak en vernieuwing van haar dienstverlening, won stad Genk begin 2014 de award Overheidsorganisatie van het jaar 2014. De ondersteunende technologie was hier de oplossing van Green Valley. Ook de introductie van vooruitstrevende technologieën in de backofficetoepassingen, zoals de digitale stempel IntelliStamp waarbij officiële documenten op een sluitende juridische manier digitaal ondertekend en afgeleverd kunnen worden, past volledig binnen de strategie van partnerships met gespecialiseerde partners. Hierdoor kan o.a. in Mechelen, een burger 24u/7d officiële documenten online aanvragen en afgeleverd krijgen, zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is. 5. Personeel De totale CIPAL-groep telt 270 medewerkers, waarvan er 105 zijn ondergebracht bij CIPAL DV. Het overgrote gedeelte van deze medewerkers zijn experten en adviseurs die opereren vanuit de verschillende expertisecentra: beleid & financiën, burgerzaken, grondgebiedzaken, personeel & organisatie, zorg & welzijn en bibliotheken & cultuur. CIPAL NV telt daarnaast 165 medewerkers, voornamelijk IT-professionals: netwerkingenieurs, specialisten in datacenters, experten in cloudcomputing, software-ontwikkelaars, enzovoort.
CIPAL Institute vzw heeft geen eigen personeelsleden. Sinds 2011 kwamen in totaal 83 nieuwe medewerkers CIPAL versterken. 6. Financieel De cijfers van het boekjaar 2013 worden goedgekeurd door de Algemene Vergadering van 13 juni 2014, waarna ze gepubliceerd worden. We vermelden ze daarom hier onder voorbehoud van goedkeuring. De financiële resultaten van 2013 tonen aan dat de groei zich doorzet. Sinds de start van de vernieuwingsoperatie groeide de omzet met meer dan 20%. Vandaag staat de groep financieel sterker dan ooit. Het eigen vermogen bedroeg eind 2013 meer dan 23 miljoen euro, een stijging met 29% ten opzichte van het niveau van 2009. De kaspositie bedraagt meer dan 25 miljoen euro, een verdubbeling ten opzichte van 2009. Tevens werden intussen de financiële schulden op lange termijn volledig afgebouwd. Terwijl de investeringsteller in 2010 nog minder dan één miljoen euro bedroeg, zijn in 2013 voor ongeveer vier miljoen euro investeringen doorgevoerd, voornamelijk binnen het domein financiën en belastingen, e-besluitvorming en zaakgeleiding. Deze investeringen vormen de groeimotor voor de toekomst. 1.8. Bedrijfsopbrengsten De geconsolideerde bedrijfsopbrengsten in 2013 bedroegen 39.405 k Euro, wat een stijging betekent in vergelijking met het voorgaande jaar ten bedrage van 6.706 k Euro. De omzet bedroeg 35.654 k Euro. Ook dit betekende een stijging van 5.127 k Euro in vergelijking met de omzetcijfers van 2012. De kosten van aankopen van handelsgoederen en de aan de omzet gerelateerde diensten bedragen 8.191 k Euro en zijn daarmee 1.837 k Euro hoger dan in 2012. 1.9. Bedrijfskosten De kosten voor diensten en diverse goederen nemen toe met 941 k Euro tot 7.998 k Euro. De toename van kosten van aankopen van handelsgoederen en van kosten voor diensten en diverse goederen is te verklaren door de toename van de omzetcijfers (5.127 k Euro) in vergelijking met 2012. De kosten van bezoldigingen en sociale lasten bedragen 22.758 k Euro. De meerkost ten bedrage van 2.809 k Euro is enerzijds een gevolg van indexeringen en hogere wettelijk verplichte pensioenbijdragen en anderzijds de door CIPAL uitbetaalde opzegvergoedingen (1,5 miljoen Euro in CIPAL DV). 1.10. Bedrijfsresultaat Samengevat komen we tot een bedrijfsresultaat van -1.040 k Euro. Op zich betekent dit een verbetering ten opzichte van 2012 met 475 k Euro en dit ondanks de boeking van extra voorzieningen en ondanks de ontslagkosten (1,5 miljoen Euro in CIPAL DV). De verwachting is dat deze verbetering zich de volgende jaren nog verder zal doorzetten ten gevolge van het versneld doorvoeren van vernieuwingstrajecten. Na belastingen bedraagt het geconsolideerde nettoverlies van het boekjaar 1.566 k Euro. 1.11. Getrouwheidskorting
7. Besluit CIPAL heeft als missie om op een kostendelende manier diensten aan haar vennoten aan te bieden. De beslissing tot bestemming van het resultaat van CIPAL en dus eventueel tot uitkering van een dividend wordt genomen bij de goedkeuring van de jaarrekening door de bestuursorganen. De uitkering van een dividend is echter momenteel niet aan de orde. In het huidige slechte economische klimaat, dat ook gekenmerkt wordt door grote besparingen bij onze klanten, zou de uitkering van een dividend de toekomst van CIPAL kunnen ondermijnen omdat de liquiditeiten van onze organisatie er significant zouden worden door aangetast. Deze liquiditeiten zijn net nodig om de financieel-economische crisis het hoofd te bieden en te kunnen investeren zodat er groei gecreëerd kan worden. Om haar trouwste vennoten toch te belonen voor hun vertrouwen in - en de hechte samenwerking met - CIPAL, bestaat er wel een systeem van oplopende getrouwheidskorting naarmate een bestuur meer met de intercommunale samenwerkt. Door een combinatie van al de bovenstaande elementen is CIPAL met haar aanbod nog steeds dé toonaangevende speler in Vlaanderen. In het Evaluatierapport 2007-2012/Ondernemingsplan 2013-2018 werd duidelijk het kader geschetst voor de werking van de dienstverlenende vereniging CIPAL voor de komende beleidsperiode. Er werd vertrokken van een aantal uitgangspunten en doelstellingen die de werking gedurende de volgende jaren vorm zullen geven. Focus op klantgerichte dienstverlening Focus op duurzame en sterkere intergemeentelijke samenwerking Focus op kostendelende principes Focus op innovatie en vernieuwing als motor van groei en toegevoegde waarde Focus op beleidsgerichte expertisecentra gericht op het strategisch ambtelijk niveau Focus op versterking van het menselijk kapitaal als hoesteen van het beleid Focus op efficiëntie- en kwaliteitsverbeteringen in bestaande operationele processen Focus op groei, ondersteund door gezonde financiën Focus op samen groeien, samen oogsten en samen proeven en dit voor heel Vlaanderen Bij het uitzetten van deze krijtlijnen had CIPAL steeds de noden en behoeften van de lokale besturen en haar vennoten/deelnemers voor ogen. De interesse van onze openbare besturen, en de financiële vooruitzichten, tonen aan dat CIPAL duidelijk in beweging is in de goede richting.