Uittreksel uit de notulen van de GEMEENTERAAD van OVERIJSE Openbare zitting van 23 april 2013 AANWEZIG: Dirk DEVROEY - voorzitter Dirk BRANKAER - burgemeester Jan DE BROYER, Kristel STOUFFS, Peter VAN den BERGE, Sven WILLEKENS, Danny DE KOCK, Inge LENSECLAES - schepenen J.P. AUDAG, P. MEERTS, L. GILLIS, S. van HOOBROUCK d'aspre, P. LOMBAERT, G. DEHERTOG, J. LENSECLAES, E. STUCKENS, S. VAN EYCK, E. MOREL de WESTGAVER, B. LEMAIRE, R. SOMBRIJN, N. MOUSAID, S. VANDERLINDEN, F. BUTAYE, T. VANHAECHT - raadsleden Dieter VANDERHAEGHE - gemeentesecretaris AFWEZIG: Leo VAN den WIJNGAERT - schepen O. CRUYSMANS, D. LEPOUDRE - raadsleden De gemeenteraad, Punt O11- Goedkeuring huishoudelijk reglement Cultuurraad Overijse 2013-2018 Gelet op de cultuurpactwetgeving van 16 juli 1973 waarbij de gemeentebesturen een beroep moeten doen op bestaande of op te richten organen en structuren met het oog op inspraak en advies van de gebruiks-groeperingen en de ideologische en filosofische strekkingen bij de voorbereiding en de uitvoering van het cultuurbeleid; Gelet op artikel 200 van het gemeentedecreet; Gelet op de artikelen 52 tot 58 van het decreet betreffende het Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012; Overwegende dat de Cultuurraad Overijse reeds een dynamische werking ontplooit waarbij vrijwilligersverenigingen, professionele culturele instellingen en deskundigen betrokken worden; Gelet op het besluit van het college van burgemeester en schepenen in zitting van 8 april 2013; BESLUIT: 19 JA, 5 ONTHOUDINGEN (Plus) Artikel 1- De gemeenteraad gaat akkoord met het hierna volgend huishoudelijk reglement van de Cultuurraad Overijse 2013-2018: Art. 1- Doelstellingen De gemeentelijke cultuurraad heeft als doel het bevorderen van een integraal Nederlandstalig cultuurbeleid in het belang van alle inwoners van de gemeente. Om deze doelstelling te verwezenlijken zal hij: 1) op vraag van het gemeentebestuur en op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden betreffende het cultuurbeleid; 2) de activiteiten in deze sector coördineren, overleg en samenwerking tot stand brengen tussen verenigingen, diensten, instellingen en andere organisaties die actief zijn in de culturele sector, in de ruime betekenis van het woord; 3) onderzoek verrichten naar, documentatie en informatie verzamelen over het culturele leven en de culturele behoeften in het werkingsgebied; 4) op de behoeften afgestemde initiatieven nemen op gebied van culturele animatie, bevordering van het culturele welzijn en kaderopleiding; 5) deelnemen aan het beheer van gemeentelijke culturele infrastructuur overeenkomstig de ter zake geldende wetgeving; Art. 2- Samenstelling en zetel a. De cultuurraad is samengesteld uit stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden. b. De zetel van de gemeentelijke cultuurraad is gevestigd te Overijse op het gemeentehuis. Tenzij een andere plaats bij beslissing van de Algemene Vergadering wordt aangeduid. Het secretariaat is gevestigd in Cultuurcentrum Den Blank, Begijnhof 11 te 3090 Overijse. Art. 3- Stemgerechtigde leden zijn 1) één afgevaardigde of één plaatsvervanger van elke private of publieke Nederlandstalige vereniging of organisatie die een actieve culturele werking kan aantonen in de gemeente of een deel van de gemeente en die: a. ofwel werkt met vrijwilligers (genaamd afdeling 1); b. ofwel werkt met beroepskrachten (genaamd afdeling 2).
2) deskundigen inzake cultuur (afdeling 3) aan te duiden zoals bepaald in artikelen 5 en 6. Personeelsleden van een publieke culturele organisatie ressorterend onder de inrichtende overheid, hebben in de cultuurraad nooit stemrecht over aangelegenheden die betrekking hebben op hun eigen instelling of dienst, ook al zouden zij in de cultuurraad een culturele organisatie vertegenwoordigen of deskundige inzake cultuur zijn. Deze bepaling geldt eveneens voor alle afgevaardigden of plaatsvervangers van verenigingen wanneer over hun organisatie wordt gestemd. Art. 4- Niet-stemgerechtigde leden De gemeentelijke cultuurraad kan te allen tijde waarnemende leden met raadgevende stem aanduiden. Waarnemende leden zijn: a. de cultuurbeleidscoördinator door het college van burgemeester en schepenen belast met het secretariaat en organisatorische ondersteuning van de cultuurraad; b. de schepen voor cultuur; c. de plaatsvervanger van de vereniging indien de effectief afgevaardigde aanwezig is; d. de voorzitters van de diverse dorpsraden; e. afgevaardigden van private of publieke organisaties uit afdeling 1 zoals bedoeld in artikel 5 a.3. Art. 5- Aanvaarding van leden a.1. Een Nederlandstalige organisatie die lid van de cultuurraad wenst te worden in afdeling 1 of 2, dient een schriftelijke aanvraag te richten aan de Raad van Bestuur van de cultuurraad. In de schoot van de Raad van Bestuur worden de voorzitter, de ondervoorzitter en de cultuurbeleidscoördinator belast met het formuleren van een advies aan de Raad van Bestuur met betrekking tot de al dan niet aanvaarding van de kandidaat-organisatie. Indien ze beantwoordt aan de gestelde voorwaarden voor erkenning, kan ze toetreden tot de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering treft terzake een gemotiveerde beslissing na advies van de Raad van Bestuur van de cultuurraad. Het erkenningsformulier met een engagementsverklaring dient duidelijk en volledig ingevuld te worden. a.2. Erkenningsvoorwaarden zijn: - de organisatie dient een socio-culturele werking te ontwikkelen voor de bevolking van Overijse en mag geen handelsactiviteit als hoofddoel hebben; - de organisatie gebruikt het Nederlands als voertaal; - de organisatie onderschrijft een engagementsverklaring waarin zij zich zal schikken naar de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement (meer bepaald artikel 7). - de organisatie moet zich bereid verklaren om ten allen tijde van haar werking bewijsstukken ter beschikking te houden van de Raad van Bestuur, opdat indien nodig de werking van de vereniging kan geverifieerd worden en desgevallend subsidies kunnen geweigerd worden. a.3. Private of publieke organisaties, wiens werking zich uitsluitend richt op een specifieke vorm van cultuurbeleid en die als dusdanig reeds aangesloten zijn bij een andere adviesraad kunnen, mits akkoord van de cultuurraad, wel een afgevaardigde sturen evenwel zonder dat de vereniging recht heeft op subsidies via de cultuurraad. Deze afgevaardigden zijn niet-stemgerechtigd en volgen de algemene vergadering puur informatief. b. De afgevaardigden van de culturele organisaties van afdeling 1 en 2 worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken vereniging, organisatie, instelling of dienst en moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: 1) minimum 18 jaar oud zijn; 2) actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waardoor ze worden aangeduid; 3) geen lid zijn van de gemeenteraad of van de O.C.M.W.-raad (cf. artikel 63 van het decreet); 4) zij mogen niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen; 5) Nederlandstalig zijn. c. Een deskundige inzake cultuur die lid van afdeling 3 van de cultuurraad wenst te worden dient een schriftelijke aanvraag te richten aan de Raad van Bestuur van de cultuurraad, waarin hij/zij zijn/haar deskundigheid, engagement en motivatie toelicht. Ingeval de kandidaat beantwoordt aan de gestelde voorwaarden voor erkenning, kan deze toetreden tot de algemene vergadering. Kandidaat deskundigen moeten voldoen aan volgende voorwaarden: 1) vanuit zijn/haar werkervaring en/of zijn engagement in de culturele sector een bepaalde deskundigheid bezitten; 2) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de raad te realiseren; 3) niet reeds een vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen; 4) op het grondgebied van de gemeente wonen; 5) minimum 18 jaar oud zijn;
6) Nederlandstalig zijn. d. Indien een organisatie, een deskundige niet wordt aanvaard door de Algemene Vergadering dan kan deze steeds binnen de dertig kalenderdagen schriftelijk beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen. Art. 6- Procedure van samenstelling van de Algemene Vergadering a. Binnen de drie maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad worden alle culturele organisaties van afdeling 1 en 2 die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de Algemene Vergadering aangeschreven met de vraag om hun afgevaardigde(n) aan te duiden. Deze afgevaardigde(n) moet(en) voldoen aan de voorwaarden vervat in artikel 5. b. Op hetzelfde tijdstip wordt via verschillende informatiekanalen een oproep gelanceerd in de gemeente opdat deskundigen inzake cultuur en ook nieuwe organisaties zich kandidaat zouden stellen als lid van de Algemene Vergadering van de gemeentelijke cultuurraad. c. Het aantal leden van afdeling 3 mag niet meer bedragen dan 1/5 de van het totaal aantal leden. Art. 7- Verwachtingen ten aanzien van de leden van de cultuurraad a. Van al de stemgerechtigde leden van de gemeentelijke cultuurraad wordt het volgende gevraagd: 1. Het onderschrijven van de doelstellingen van de gemeentelijke cultuurraad en er zich toe verbinden om actief mee te werken aan de realisering ervan; 2. Het bijwonen van de vergaderingen van de gemeentelijke cultuurraad. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich vooraf uitdrukkelijk te verontschuldigen en zich te laten vertegenwoordigen door zijn plaatsvervanger; 3. Het zich informeren over het cultuurbeleid door lectuur, door bijscholing en vorming, door contacten met organisaties en andere betrokkenen bij het cultuurbeleid; 4. Hun achterban grondig te informeren over de werkzaamheden van de gemeentelijke cultuurraad en ook geregeld overleg te plegen in functie van het opsporen bij de eigen organisatie van behoeften, ideeën en verwachtingen inzake cultuurbeleid; 5. Zij hebben inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt van de gemeentelijke cultuurraad. b. Van de organisaties die zij vertegenwoordigen wordt verwacht dat zij: 1. hun communicatie met en/of mededelingen aan de eigen leden en bevolking uitsluitend in het Nederlands verrichten; 2. een werking blijven ontwikkelen die in hoofdzaak gericht is op socio-culturele activiteiten en die geen commerciële doelstellingen nastreeft; 3. via hun afgevaardigde gebruik maken van het adviesrecht van de cultuurraad en zodoende meewerken aan de realisatie van het cultuurbeleid in Overijse. Art. 8.1- Einde mandaat voor organisaties uit afdeling 1 en 2 a. Door het intrekken van hun opdracht door de organisatie, vereniging of instelling welke zij vertegenwoordigen. Deze intrekking moet schriftelijk aan de Raad van Bestuur van de cultuurraad worden toegezonden; b. Door het ontslag van de betrokkene zelf uit de cultuurraad of uit de organisatie. Dit ontslag moet schriftelijk medegedeeld worden door de betrokkene of door de organisatie; c. Door drie opeenvolgende onwettige afwezigheden in de Algemene Vergadering. De Raad van Bestuur van de cultuurraad zal de afwezigheden vaststellen en het ontslag meedelen aan de organisatie en de algemene vergadering. Indien binnen een periode van drie maanden geen nieuwe afgevaardigde wordt aangeduid door de organisatie dan zal na een schriftelijke aanmaning de betrokken vereniging haar lidmaatschap van de cultuurraad verliezen inclusief haar recht op subsidiëring in toepassing van het gemeentelijke subsidiereglement betreffende de sociaal-culturele verenigingen en Cultuurraad Overijse; d. De organisaties worden geacht dat zij hun communicatie met en/of mededelingen aan de eigen leden en bevolking uitsluitend in het Nederlands verrichten. De cultuurraad kan bij overtreding overgaan tot schorsing van de vereniging als lid van de Algemene Vergadering. Voorafgaand aan deze schorsing dient er wel een overleg met de betrokken vereniging plaats te vinden. Art. 8.2- Einde mandaat voor deskundigen inzake cultuur uit afdeling 3 a. het ontslag uit de raad; b. overlijden of rechtsonbekwaamheid; c. wanneer hij of zij niet meer voldoet aan de gestelde voorwaarden; d. drie opeenvolgende onwettige afwezigheden in de Algemene Vergadering. Art. 9- Structuur: Algemene Vergadering De Algemene Vergadering komt ten minste één maal per jaar samen. De Algemene Vergaderingen
zijn openbaar. Documenten en verslagen zijn steeds ter inzage bij het secretariaat van de cultuurraad gehuisvest bij het Cultuurcentrum Den Blank. Binnen de Algemene Vergadering is de voertaal het Nederlands. Art. 10- Structuur: secties De Algemene Vergadering kan opgesplitst worden in secties. Er kunnen secties per werksoort, per territoriale geleding evenals studiecommissies en werkgroepen opgericht worden. Deze kunnen ad hoc uitgebreid worden met externe deskundigen die een informerende en adviserende stem hebben. Art. 11- Structuur: Raad van Bestuur De algemene vergadering kiest om de zes jaar een Raad van Bestuur van minimum acht en maximum twaalf leden. De cultuurbeleidscoördinator en de schepen van cultuur zijn waarnemend lid van het dagelijks bestuur. De Raad van Bestuur is belast met het dagelijks bestuur van de cultuurraad met name het voorbereiden van de Algemene Vergaderingen, de organisatie van culturele en informatieve activiteiten, het formuleren van adviezen met betrekking tot het cultuurbeleid en de opvolging van de uitvoering van het cultuurbeleidsplan. Op de jaarlijkse Algemene Vergadering geeft de Raad van Bestuur hiervan een verslag aan de Algemene Vergadering. De verkiezingsprocedure binnen de Algemene Vergadering geschiedt als volgt: a) De Algemene Vergadering stelt de leden van de Raad van Bestuur aan binnen drie maanden na de installatie van de gemeenteraad. Het totaal aantal leden mag niet meer dan 12 bedragen met een verdeling van de mandaten onder de drie afdelingen met een verhouding van maximum 60/20/20. De Raad van Bestuur bestaat uit minstens 6 afgevaardigden van afdeling 1, minstens 1 afgevaardigde van afdeling 2 en 1 afgevaardigde van afdeling 3, die elk een strekking kunnen vertegenwoordigen. b) De Raad van Bestuur kiest de voorzitter uit de kandidaten van afdeling 1. Twee derden van het totaal aantal leden dient aanwezig te zijn. De voorzitter moet bij een eerste stemming minstens 2/3 de van de stemmen bekomen. Indien dit niet het geval is, moet er onder de 2 kandidaten met het hoogst aantal stemmen herkozen worden. De voorzitter wordt dan herkozen bij gewone meerderheid. De ondervoorzitter wordt volgens dezelfde procedure gekozen door de Raad van Bestuur uit afdeling 2 of 3. De penningmeester en de secretaris worden volgens dezelfde procedure gekozen uit kandidaten uit afdelingen 1, 2 of 3. c) De Raad van Bestuur behoudt zich het recht voor om indien bepaalde onevenwichten zouden optreden in de samenstelling van de Raad van Bestuur, bijkomende leden aan de Algemene Vergadering voor te stellen. d) Personen en organisaties kunnen beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen indien zij achten dat een bepaalde strekking niet vertegenwoordigd zou zijn in de Raad van Bestuur van de cultuurraad. Art. 12- Organisatie van stemmingen Om een geldige stemming te kunnen houden in de Algemene Vergadering moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Voor een voorstel van wijziging van het huishoudelijk reglement moeten 2/3 de van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan deze voorwaarde voldaan is, dan beslissen de aanwezigen met 2/3 de van de stemmen over de wijziging van het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement wordt finaal door de gemeenteraad goedgekeurd. Alle beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, behalve een voorstel van wijziging van het huishoudelijk reglement, waarover 2/3 de van de aanwezige stemgerechtigde leden zich moet uitspreken. Bij staking van stemmen wordt er opnieuw gestemd. Indien er na drie stembeurten nog steeds een staking van stemmen is, wordt de eventuele motie of beslissing als niet aanvaard beschouwd. Onthoudingen worden noch bij de pro-, noch bij de contrastemmen geteld. Art. 2- Dit gemeenteraadsbesluit zal ter beschikking liggen voor de diensten van de Vlaamse overheid. Gedaan in zitting ten gemeentehuize, datum als hierboven. In opdracht: De gemeentesecretaris, De voorzitter, Dieter VANDERHAEGHE Dirk DEVROEY Voor eensluidend afschrift In opdracht: De gemeentesecretaris, De burgemeester, Dieter VANDERHAEGHE Dirk BRANKAER