Bladzijde 1 ouderraad Verslag van de vergadering van de Ouderraad, gehouden op maandag Aanwezig : mevr. I. Baks-Vrieswijk, mevr. E. Boesenkool-Assen, mevr. C. Fledderus-Ambergen, dhr. F. Fransen (van 20.30 tot 21.00 uur), mevr. G. Huizing-Bult, dhr. B. Karstenberg, mevr. W. Keen-Scholten, dhr. J. Landman, dhr. W. Platje, mevr. T. Redder-Hof, mevr. L. van Schaik, dhr. M. Schuitema en mevr. G. Smid (van 21.00 tot 21.30 uur), dhr. H. Vrooland Afwezig : (met kennisgeving dhr. R. Broekhuizen, mevr. D. Kootstra-Palaster, mevr. K. Stijnis, dhr. C. Visser Afwezig : dhr. A. Bijkerk (zonder kennisgeving) Notulist : mevr. D. Zandbergen 1. Opening Dhr. Vrooland opent om 19.30 uur de vergadering en heet de aspirant-leden van harte welkom bij deze vergadering. De aspirant-leden stellen zich voor. 2. Notulen vergadering d.d. 26 januari 2016 Blz. 4, punt 5 Mededelingen directie, laatste bullet: dhr. Karstenberg geeft toelichting op het punt over de onderwijstijd om verwarring hierover te voorkomen. Mevr. Baks laat weten dat dit overeenkomt met haar verwoording in de notulen. Blz. 7, punt 7 Evaluatie Algemene ouderavond d.d. 18 november 2015: mevr. Fledderus geeft aan dat zij bij deze vergadering afwezig was en de door haar per e-mail aangeleverde input letterlijk in de notulen is overgenomen. Zij dit niet wenselijk en de tekst wordt op haar verzoek aangepast. Blz. 8, punt 9 Evaluatie Afscheid en welkom OR-leden d.d. 19 januari 2016: mevr. Fledderus geeft aan dat ook hier haar input letterlijk is overgenomen. De tekst zal worden aangepast. Notulen: worden na correctie goedgekeurd.
Bladzijde 2 3. Actiepuntenlijst vergadering d.d. 26 januari 2016 Actiepunt 14-15-30: dhr. Platje laat weten dat alle draaiboeken zijn ontvangen, met uitzondering van het draaiboek Wintersportweek. Dhr. Platje zal deze binnenkort opvragen bij de commissie. Actiepunt 14/15-41: dhr. Karstenberg laat weten dat de informatieavond van praktijkonderwijs niet doorgaat. Dit punt kan van de actiepuntenlijst af. Actiepunt 14/15-49: mevr. Baks laat weten dat zij een stukje tekst (over het cultuurprogramma als onderdeel van de vrijwillige ouderbijdrage en een terugblik op de Algemene ouderavond) heeft aangeleverd bij mevr. Zwols, medewerkster PR. De tekst zal worden geplaatst in de eerstvolgende nieuwsbrieven van de verschillende afdelingen. Actiepunt 14/15-67: mevr. Baks laat weten dat er als gevolg van een oproep onder de klassenouders drie geïnteresseerden zijn voor deelname in de OR, te welke de drie aanwezige aspirant-leden. Daarnaast heeft dhr. Platje naar aanleiding van de oproep per e-mail voor OR-leden een reactie ontvangen van een ouder die interesse heeft. Dhr. Platje heeft van deze ouder echter nog geen reactie retour ontvangen. Actiepunt 15/16-04: staat op de agenda voor deze vergadering. Actiepunt 15/16-14: dhr. Platje geeft aan dat hij contact heeft gehad met dhr. Verweij over uitvoering van de opdracht voor een stand en een poster door leerlingen. Afgestemd is dat de heren Platje en Vrooland op 13 mei a.s. in de klas komen voor eventuele toelichting. Actiepunt 15/16-15: mevr. Baks overhandigt dhr. Karstenberg tijdens de vergadering een overzicht van lesuitval van de lessen van de kinderen van mevr. Baks en mevr. Redder. Actiepunt 15/16-20: mevr. Zandbergen gaat na of de kwartaalrapportage van het vierde kwartaal van 2015 verstuurd is en zo niet, dan zal zij deze alsnog versturen. Actiepunt 15/16-21: dhr. Karstenberg heeft de zorgnotitie nog niet ontvangen van mevr. Raat. Actiepunt 15/16-22: mevr. Baks is samen met mevr. Zwols aan het uitzoeken waarom ouders soms niet alle digitale berichten van school ontvangen. Actiepunt 15/16-23: mevr. Huizing laat weten positief te zijn over het meelopen van OR-leden met groepen ouders tijdens de informatieavonden. Het biedt de gelegenheid om vragen van ouders te beantwoorden. Een stand in de schoolzaal is minder zinvol, aangezien een OR-lidmaatschap voor ouders nog niet van toepassing is. Dhr. Karstenberg laat weten dat hij en mevr. Raat enthousiast zijn over deze waardevolle bijdrage van de OR aan de informatieavonden. Dhr. Platje laat weten dat het hem opviel dat een aantal docenten de ouders zoveel mogelijk lokalen wilden laten zien en zoveel mogelijk informatie wilden geven. Er was weinig tijd voor een pauze en ouders leken dit storend te vinden. 15/16-25: dhr. Karstenberg heeft bij dhr. Brinksma geïnformeerd naar de stand van zaken met betrekking tot de naambordjes. Dhr. Brinksma heeft laten weten dat er op dit moment nog geen tijd is om dit met de leerlingen op te pakken. Dhr. Platje heeft per e-mail een reactie van dhr. Brinksma ontvangen. Na de stages zullen de leerlingen een ontwerp maken, welke zal worden voorgelegd aan de heren Platje en Vrooland.
Bladzijde 3 4. Mededelingen Mededelingen directie Kwartaalrapportage De nieuwe kwartaalrapportage volgt binnenkort en zal door mevr. Zandbergen aan de OR-leden worden verzonden. Robot School heeft een robot, genaamd Alex. Selectiecriterium was dat de robot zijn eigen naam goed kan uitspreken. Aanmeldingen nieuwe schooljaar Het aantal aanmeldingen voor volgend schooljaar is voor locatie Coevorden 304 (drie aanmelding minder als vorig schooljaar). Locatie Hardenberg heeft 123 aanmeldingen (32 meer als vorig schooljaar)! Taalklas AZC, locatie Hardenberg Dhr. Karstenberg is in gesprek met Gemeente Hardenberg, het Vechtdal College en Greijdanus College over het geven van les aan kinderen uit het AZC. Afgesproken is dat De Nieuwe Veste de leerlingen gaat inschrijven. Het gaat hierbij om zo n 60 leerlingen die in een taalklas zullen plaatsnemen op locatie Piet Heinstraat 3. Punt van onderhandeling is nu de financiering van een taalklascoördinator. Lesuitval Dhr. Karstenberg geeft aan de hoeveelheid lesuitval verkeerd te hebben ingeschat en biedt hiervoor zijn excuses aan. Het bieden van een alternatief voor uitgevallen lessen zorgt mogelijk voor verhoging van de lesuitval. Voor het verminderen van de lesuitval ziet dhr. Karstenberg een mogelijke oplossing in het hanteren van een jaarrooster. Dhr. Karstenberg geeft aan dat zorgverlof en PB50-uren mede van invloed zijn op de lesuitval. Fietscontrole Veilig Verkeer Nederland zal (op een nog af te stemmen datum) fietscontroles bij de leerlingen uitvoeren. Dit zal plaatsvinden vóór schooltijd, zodat dit geen invloed heeft op de lestijd. Mededelingen Ouderraad De Ouderraad heeft geen mededelingen. 5. Contacten met de MR en OR van locatie Hardenberg Dhr. Vrooland vertelt dat het DB op 19 maart jl. overleg heeft gehad met de MR. Dit is als positief ervaren en het streven is om twee keer per jaar samen met het DB van de OR van locatie Hardenberg een dergelijk overleg met de MR te hebben. Mevr. Baks heeft per e-mail contact met mevr. Kooij, voorzitter van de OR van locatie Hardenberg, en zal dit bij haar aankaarten. Dhr. Karstenberg heeft op 12 april a.s. OR-vergadering van locatie Hardenberg en zal dit ook met hen bespreken. Daarnaast vindt de laatste OR-vergadering van dit schooljaar zowel voor locatie Coevorden als Hardenberg plaats op 14 juni. Voorstel is om de OR-vergadering gezamenlijk te houden op locatie Coevorden. Dhr. Karstenberg zal ook dit op 12 april a.s. bespreken met de OR van locatie Hardenberg.
Bladzijde 4 6. Werkzaamheden van de diverse commissies Zoals bij punt 3 van deze notulen (bij actiepunt 14/15-30) staat vermeld, zijn alle draaiboeken reeds van de commissies ontvangen (met uitzondering van de wintersportweek). Dhr. Karstenberg adviseert de commissie Communicatie om de nieuwsbrieven van de diverse afdelingen (die vermoedelijk door ouders goed worden gelezen) te gebruiken om de OR bij de ouders goed voor het voetlicht te brengen en de nauwe betrokkenheid bij school zichtbaarder te maken. In de nieuwsbrieven kan bijvoorbeeld in het kort gemeld worden waar de OR tijdens de vergadering over heeft gesproken. Daarnaast is het goed om regelmatig te vermelden waar de vrijwillige ouderbijdrage aan wordt gespendeerd. 7. Pauze 8. Evaluatie wintersportweek 2016 De heren Fransen en Strijker zijn uitgenodigd om een evaluatie van de wintersportweek, die plaatsvond tijdens de voorjaarsvakantie van 29 maart tot en met 4 maart jl.) te presenteren. Dhr. Strijker is verhinderd. Dhr. Fransen stelt zich voor aan de aspirant-leden en licht zijn rol toe met betrekking tot de wintersportweek. Dhr. Fransen start zijn presentatie met een promotiefilmpje voor het wintersporgebied in Dachtstein-West, waar de wintersportweek van De Nieuwe Veste heeft plaatsgevonden. Er is dit jaar (in tegenstelling tot voorgaande jaren) geen film gemaakt van de wintersportweek, aangezien de desbetreffende begeleider/filmer dit jaar niet meeging. Vervolgens geeft dhr. Fransen een presentatie (zie de bijlage van deze notulen), waarin hij onder andere de organisatie en de financiën toelicht: Dhr. Fransen organiseert samen met dhr. Strijker (oud-or-lid) en docenten de heren Vrielink en Schippers de wintersportweek van De Nieuwe Veste. Doel van de wintersportweek is om de leerlingen op een technisch veilige en leuke manier te leren skiën en snowboarden. Plezier is daarbij van groot belang. De wintersportweek is vrijwillig en alle leerlingen vanaf leerjaar 3 mogen deelnemen. Dit jaar gingen 69 leerlingen mee op de wintersportweek, waarvan 8 leerlingen van locatie Hardenberg. De kosten zijn voor eigen rekening en bedragen 495 euro per leerling, inclusief vervoer-, verblijfs- en materiaalkosten. School levert geen financiële bijdrage. Het organiseren van de wintersportweek is een uitdaging, aangezien de prijzen elk jaar 3% tot 5% stijgen. Dit jaar werd voor het eerst om 00.30 uur vertrokken in plaats van halverwege de nacht. De aankomst was om 13.00 uur. De begeleiding bestaat uit één docent op tien leerlingen, waarbij minimaal twee vrouwelijke docenten als begeleiding meegaan.
Bladzijde 5 Het advies aan leerlingen is om bij incidenten dit niet kenbaar te maken via social media. De begeleiding neemt contact op met de ouders. Daarnaast wordt bij ernstige incidenten dhr. Karstenberg op de hoogte gebracht en neemt de afdelingsdirecteur contact op met de ouders. Er werd geen après-ski gehouden. De avonden werden door de leerlingen enthousiast gevuld met het spelen van spelletjes. De reisverzekering was dit jaar voor het eerst via school geregeld. Alle declaraties werden vlot betaald. De organisatie van de wintersportweek voor volgend schooljaar is reeds gestart. Dhr. Karstenberg geeft aan dat het teruglopend aantal leerlingen dat deelneemt aan de wintersportweek een punt van zorg is. Het streven is 100 leerlingen en dit jaar gingen er slechts 69 leerlingen mee. Oorzaak kan zijn dat half maart de werkweken van 4-havo en 4-vwo plaatsvonden. Dhr. Fransen laat weten dat er maximaal 120 leerlingen meekunnen, vanwege het hotel en de bussen. Dhr. Karstenberg merkt op dat er zich dit jaar tijdens de wintersportweek opvallend weinig incidenten hebben voorgedaan. Dhr. Fransen geeft aan dat er geen bezoeken aan het ziekenhuis, maar wel aan de huisarts zijn gebracht. De kascontrole voor de wintersportweek moet nog worden uitgevoerd. Mevr. Huizing pakt dit samen met dhr. Platje op. Dhr. Vrooland bedankt dhr. Fransen voor zijn presentatie. Dhr. Karstenberg meldt dat dhr. Fransen deze presentatie geeft vanwege de betrokkenheid van de OR bij de organisatie van de wintersportweek. Tijdens de voorjaarsvakantie vindt tevens een reis naar Polen plaats. Deze wordt georganiseerd vanuit school en dhr. Schuitema is hiervoor de contactpersoon. Indien gewenst, kan de OR dhr. Schuitema vragen voor een presentatie over de reis naar Polen. 11. HACO op havo (locatie Coevorden) Mevr. Smid, afdelingsdirecteur havo, en dhr. Schuitema, leerlingcoordinator havo, geven een presentatie over HACO op de havo op locatie Coevorden (zie de bijlage van deze notulen). HACO staat voor HAvisten Competent en heeft tot doel om de havo-leerlingen reeds vanaf leerljaar 1 te laten nadenken over Wie ben ik?, Wat wil ik? en Wat kan ik?. De leerlingen leren hierdoor de juiste keuzes maken en leren vaardigheden, zoals presenteren en samenwerken, waardoor zij goed voorbereid zijn op het hbo. Mevr. Van Schaik geeft aan de inzet van HACO positief te vinden en vraagt of de andere afdelingen iets vergelijkbaars aanbieden aan de leerlingen. Mevr. Smid laat weten dat elke afdeling hier op een eigen wijze invulling aan geeft, afgestemd om het niveau van de leerlingen.
Bladzijde 6 Dhr. Karstenberg meldt blij te zijn met de invulling van HACO door de afdeling havo. Havo is hierdoor geen vwo light of mavo plus, maar krijgt een eigen gezicht. Dhr. Vrooland bedankt mevr. Smid en dhr. Schuitema voor hun duidelijke en verhelderende toelichting. 12. Rondvraag Mevr. Fledderus laat weten niet aanwezig te kunnen zijn als notulist bij de klassenoudervergadering op 19 mei a.s. Mevr. Baks geeft aan voor vervanging te zullen zorgen. Dhr. Platje geeft aan dat hij contact heeft gehad met dhr. De Haan, verantwoordelijke voor de Covordia-schoolfeesten. De heren Platje en Vrooland hebben binnenkort overleg met dhr. De Haan om af te stemmen over de aanwezigheid van de OR bij de schoolfeesten. Dhr. Vrooland vraagt de aspirant-leden naar hun beleving van deze OR-vergadering. Mevr. Boesenkool geeft aan positief te zijn en veel informatie te hebben gekregen. Mevr. Keen geeft aan nu nog geen beslissing te willen nemen en graag nog een paar vergaderingen bij te willen wonen. Mevr. Van Schaik geeft aan positief te zijn en laat weten het fijn te vinden te weten wat er speelt binnen school. 13. Sluiting Dhr. Vrooland sluit de vergadering om 21.30 uur. De volgende vergadering vindt plaats op dinsdag 14 juni 2016.