Top tien Frequently Asked Questions (FAQ) 1. Wat is functiewaardering? Functiewaardering is een proces, waarin: functies op systematische wijze worden beschreven, geanalyseerd en gewaardeerd; volgens omschreven en afgebakende (gezichts)punten; resulterend in een (geobjectiveerde) rangorde naar relatieve zwaarte. Het gaat dus om de functie en niet om de persoon die de functie vervult of de wijze waarop deze wordt vervuld. Twee woorden zijn in deze definitie essentieel, namelijk geobjectiveerd en relatief. Functiewaardering is geen natuurwetenschappelijke activiteit. Het meten van de temperatuur bijvoorbeeld is een vrij eenvoudige en onomstreden bezigheid. De meting is absoluut ( zoveel graden Celsius ) en objectief vast te stellen. Functiewaardering meet relatief. Om het temperatuur voorbeeld te vervolgen: water is koud/warm/lauw; het ene water is warmer dan het andere enzovoorts. Daarnaast is functiewaardering geobjectiveerd: het meetinstrument is tot stand gekomen op basis van gemeenschappelijke afspraken. Afgesproken is welke facetten belangrijk zijn voor de bepaling of een functie zwaar of licht is (bijvoorbeeld het vereiste kennisniveau), een en ander conform de heersende opvattingen in de samenleving. Als zodanig is de toepassing van functiewaardering pure winst in vergelijking met een situatie zonder dit fenomeen. Heb je geen systeem, dan is de bepaling van de zwaarte van een functie en de daarmee samenhangende salariëring eerder als subjectief te typeren. Met alle gevaar van willekeur ( blauwe-ogenpolitiek ). 2. Wat is de belangrijkste doelstelling van functiewaardering? Functiewaardering is een middel ter verkrijging van een algemeen aanvaarde functierangorde. Het primaire doel is een legitimering op te stellen voor verschillen in beloning. 3. Welke doelstellingen kunnen nog meer met functiewaardering worden gerealiseerd? Naast het gebruik van functiewaardering als hulpmiddel om te komen tot een beloningsstructuur op basis van functiezwaarte, kan het tevens worden gehanteerd voor onder andere: werving en selectie personeelsbeoordeling loopbaanplanning annex opleidingsbeleid verbetering van de organisatieopzet herstructurering van functies Deze neventoepassingen van functiewaardering vragen enerzijds om heldere, terzake doende informatie over elke functie. Anderzijds vragen ze om de opbouw van een zodanig functiewaarderingssysteem, dat dezelfde functiekenmerken/gezichtspunten en de verbaal omschreven vereiste taakniveaus in zijn geheel kunnen worden overgenomen in de andere toepassingsgebieden. 1
Hoewel functiewaardering nog lang niet overal aan de rest van het personeelsinstrumentarium gekoppeld is, realiseren bedrijven zich in toenemende mate dat een geïsoleerd gebruik van functiewaardering de oorzaak kan zijn van veel onvrede. Functiewaardering is bij uitstek een middel waarmee organisatieproblemen zichtbaar worden gemaakt. Het is echter niet bedoeld om deze problemen ook op te lossen; daarvoor heeft men andere instrumenten nodig. Als die instrumenten niet of onvoldoende zijn ontwikkeld, wordt functiewaardering al gauw het zwarte schaap, dat de schuld krijgt van alle problemen. Het is daarom goed te beseffen dat functiewaardering slechts een van de vele instrumenten in het kader van sociaal beleid is. 4. Welke systemen worden door De Unie erkend? Op de markt zijn veel methodes en systemen beschikbaar die ingezet kunnen worden om functies in een rangorde te plaatsen en te waarderen. Slechts een beperkt aantal systemen wordt echter door De Unie aanvaardbaar geacht om functies te waarderen. Zowel ten aanzien van de systeemtechniek als ten aanzien van de procedures worden door ons eisen gesteld. Daarnaast dient een systeem integraal te kunnen worden toegepast voor functies van hoog tot laag en in uiteenlopende bedrijven. Momenteel worden de volgende functiewaarderingssystemen door De Unie erkend: Bakkenist (Human Capital Group) CATS (De Leeuw Consult) Hay (HayGroup) IFA (Integrale Functie Analysemethode, Price Waterhouse Coopers) ISF/SAO (Integraal Systeem Functiewaardering, FME) ORBA (AWVN) USB (Universeel Systeem Berenschot) ZFWS (Zuidema) Naast deze algemene systemen, zijn er ook bedrijven en bedrijfstakken met een eigen systeem. Voorbeelden hiervan zijn FWF voor de zorgverzekeraars, Basys voor de Algemene Banken CAO, IFB voor de SV-sector, Fuwasys voor de rijksoverheid en FWG voor de gezondheidszorg. Bedrijfseigen systemen hoeven qua kwaliteit niet onder te doen voor systemen die zijn ontwikkeld door organisatiebureaus en die doorgaans in veel verschillende bedrijven en bedrijfstakken worden toegepast. Het is dan ook uit praktische overwegingen dat het beleid van De Unie is dat wij zoveel mogelijk zullen proberen het aantal toegepaste en bedrijfseigen systemen te beperken. Het streven van De Unie is gericht op het toepassen van erkende nietbedrijfseigen integraal toepasbare systemen. 2
5. Welke partijen zijn betrokken bij de keuze voor een functiewaarderingssysteem? Volgens de WOR art. 27, lid 1c heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking belonings- of fuwasysteem. Conform WOR art. 27, lid 3 vervalt dit instemmingsrecht indien in dit onderwerp reeds inhoudelijk per cao is geregeld. Gaat invoering van functiewaardering gepaard met een organisatiewijziging dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht met betrekking tot de organisatiewijziging (WOR art. 25, lid 1 e ) 6. Bevat mijn functiebeschrijving alle relevante informatie? Met een zekere regelmaat komt deze vraag op het bureau van de Uniebestuurder terecht. Of via hem bij de deskundigen Functiewaardering. Het enige wat de bestuurder in deze kan checken is of de beschrijving voldoet aan het format van het onderliggende functiewaarderingssysteem. Tevens kan de bestuurder bezien of de beschrijving een helder beeld geeft van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de functie, alsmede de functionele inkadering binnen de hiërarchie. Daarbij in aanmerking nemend dat aan vergelijkenderwijs in te delen functiekarakteristieken of -profielen niet dezelfde eisen worden gesteld als aan volledig beschreven (referentie)functies. Soms wordt zelfs op basis van vragenlijsten ingedeeld. De werknemer zelf is bij uitstek degene die kan beoordelen of zijn werkzaamheden goed worden weergegeven. Naast de functienaam dient de beschrijving in ieder geval te omvatten: een korte doelomschrijving (wat is het bestaansrecht van de functie?) de plaats van de functie in de organisatie, bij voorkeur weergegeven in de vorm van een organogram een beknopte, herkenbare en begrijpelijke beschrijving van de niveaubepalende werkzaamheden in de functie (vaak in de vorm van verantwoordelijkheid- of resultaatgebieden) aard en inhoud van de interne en externe contacten kwantitatieve informatie zoals de bestuurlijke invloed van de functie (aantallen personeel) en de financiële bevoegdheden Dat de beschrijving niet omstreden is, moet blijken uit ondertekening door de functiehouder (voor gezien) en door de organisatie (voor akkoord). 3
In het geval van normatief/structurerend onderzoek (ook wel de organieke benadering genoemd) worden functiebeschrijvingen (afgeleid van de organisatiedoelstelling) opgesteld en vastgesteld door het (hoger) management. Ook dan is het in het kader van acceptatie verstandig dat werknemers bij de totstandkoming worden betrokken en annotaties kunnen aanbrengen. Bij de feitelijke accordering worden zij echter niet betrokken. Voor de ondernemingsraad is in het kader van artikel 27 WOR mogelijk wel een rol weggelegd, daar er sprake kan zijn van een organisatiewijziging. Voor de medewerker dient in boven beschreven situatie te zijn geregeld, dat de procedures voorzien in een bezwaar tegen de functietoekenning. In ieder geval moet de medewerker worden gehonoreerd voor de werkelijk door hem (te) verrichte(n) werkzaamheden. Bij afwijking van een normatieve functie heeft hij dus recht op een eigen beschrijving en/of indeling(smotivatie). 7. Kunt u op basis van mijn functiebeschrijving een indelingsindicatie afgeven? Met het afgeven van indelingsindicaties gaat De Unie terughoudend om. Zeker wanneer er binnen het bedrijf de gangbare en met ons afgesproken procedures worden gehanteerd. In dat geval komen wij bij voorkeur alleen in de zogenaamde externe fase in actie. In die fase kunnen wij beschikken over alle beschikbare informatie en zijn wij gemachtigd een harde uitspraak te doen of een zwaarwegend advies te geven. De door ons voorgestane procedures zijn zodanig vormgegeven, dat de moderne werknemer in belangrijke mate zelf zijn belangen kan behartigen. Het lid dat in de standaard situatie met een concept functieomschrijving en deze vraag aan komt zetten, loopt dus kans nul op het rekest te krijgen. Ingaan op alle verzoeken zou een dusdanige lawine aan werk met zich meebrengen, dat we degenen die werkelijk ondersteuning nodig hebben niet adequaat kunnen bedienen. Een indicatie geven we alleen in die situaties waar: niet de reguliere procedures van toepassing zijn; het aantekenen van beroep de verhouding van ons lid met zijn werkgever negatief zou beïnvloeden. In het eerste geval kunnen we (indien we een kans van slagen zien) ondersteuning bieden bij het opstellen van een bezwaarschrift. Ook kan een lid zonodig ondersteuning krijgen tijdens een (gerechtelijke) hoorzitting. Ook kan het informele circuit tot een oplossing leiden. In het tweede geval is het altijd het lid dat tot het al dan niet doorzetten van een beroep besluit. Een indicatie is geen garantie. 4
8. Ik ben het niet eens met de indeling van mijn functie. Wat nu? Overal waar De Unie betrokken is bij invoering van functiewaardering proberen wij goede bezwaar- en beroepsprocedures af te spreken. Kijk dus eerst wat er binnen uw bedrijf is geregeld. Wanneer deze vraag wordt gesteld, checkt de Uniebelangenbehartiger eerst welke procedure van toepassing is en in welke fase het verzoek wordt gedaan. Uitgezonderd de boven beschreven uitzonderingssituaties komt de belangenbehartiger alleen in actie wanneer de interne fase is afgerond. In dat geval stuurt de belangenbehartiger de kwestie door naar de Uniedeskundige. Het dossier extern beroep moet in elk geval bevatten / antwoord geven op de vragen: naam en lidnummer klager naam werkgever en van toepassing zijnde cao de door partijen voor akkoord bevonden functiebeschrijving waarom is betrokkene het niet eens met de indeling? de (gemotiveerde) uitspraak van de interne bezwarencommissie en/of beslissing van de directie daarop de betwiste indeling (klasse, motivering of gradering) de beroepsprocedure zo mogelijk de geldende functiegroepenstructuur welk functiewaarderingssysteem is van toepassing zo mogelijk (of nodig) aanvullende informatie eventueel de oude beschrijving plus bijbehorende indeling informatie over omringende (bij de vergelijking betrokken) functies een organisatiebeschrijving of andere contextinformatie Ook in andere situaties moet zoveel mogelijk informatie worden verzameld. Soms is er een openbaar functieraster of zelfs een systeem tot in detail beschikbaar. In andere gevallen hanteert men een handboek. 5
9. Wat is een PT? PT staat voor Persoonlijke Toeslag. Wanneer een bedrijf functiewaardering invoert of een functie in onderhoud neemt, kunnen verschillen tussen het actuele persoonlijke salaris van medewerkers en het nieuwe beleid aan het licht komen. Met het verschil tussen het persoonlijke salaris en het functiesalaris wordt in de praktijk wisselend omgegaan. Voornoemd verschil wordt doorgaans in de vorm van een zogenaamde persoonlijke toeslag gegarandeerd en uitbetaald bovenop het functiesalaris. Afhankelijk van de overeengekomen garantieregeling wordt de PT al dan niet geïndexeerd en is dan dus wel of niet welvaartsvast. Er zijn varianten waarin de PT wordt afgebouwd. Ook komt het voor dat de PT niet als grondslag geldt voor een aantal van het primaire loon afgeleide arbeidsvoorwaarden als prestatietoeslagen of pensioen. Daartegenover staat dat in voorkomende gevallen al dan niet geheel het perspectief in de oude salarisschaal wordt gegarandeerd. Persoonlijke Toeslagen en garanties komen we dus in alle soorten en maten tegen. De kwaliteit van de regeling die wordt getroffen is sterk afhankelijk van de invoeringsconsequenties van invoering van nieuwe functie- en/of loongebouwen. Ook de bedrijfseconomische uitgangssituatie speelt een rol. Verder geldt dat in voorkomende gevallen betere regelingen worden getroffen voor oudere medewerkers. Voor medewerkers die door eigen toedoen / functioneren en dus niet om bedrijfseconomische of organisatorische redenen - in een lager ingedeelde functie worden geplaatst geldt doorgaans een afbouwregeling. 10. Kunt u een salarisindicatie voor mijn functie geven? Met het afgeven van salarisindicaties gaat De Unie in principe net zo voorzichtig om als met het afgeven van niveau-indicaties. En niet alleen omdat een niveau-indicatie vaak de basis is voor zo n salarisindicatie. Een belangrijke overweging is dat er in de markt een forse spreiding is te constateren in de honorering van (op het oog) gelijke functies. Bij zogenaamde salarisvergelijkingsonderzoeken op basis van functietyperingen kan de spreiding rond de mediaan (middelste waarde) soms wel 50% bedragen. Bij salarisvergelijkingsonderzoeken op basis van functiewaardering liggen de waarden vaak dichter bij elkaar, maar ook daar worden echter geregeld behoorlijke beloningsverschillen gevonden. Eigenlijk heeft een marktbeeld voor de beloning van functies alleen zin voor degene die zich extern wil oriënteren op de arbeidsmarkt, wanneer er geen cao van toepassing is of wanneer er weinig of niets op beloningsgebied binnen de cao of rechtspositieregeling is geregeld. In alle andere gevallen is de voor de werknemer geldende regeling bepalend voor de beloningsontwikkeling. Verzoeken om een beloningsindicatie dienen informatie te bevatten omtrent: de reden van het verzoek functie-informatie, liefst in de vorm van een beschrijving zo mogelijk indelingsinformatie; geldend functiewaarderingssysteem, groepsindeling, punten functiewaardering of bandbreedte functiegroep 6
leeftijd betrokkene ervaringsjaren in de functie bedrijfsinformatie; naam bedrijf, sector, geldende cao, omzetgegevens, personeelsomvang huidige beloning; vast jaarsalaris, variabel inkomen als bonussen, winstuitkering eventueel secundaire arbeidsvoorwaarden als auto van de zaak, onkostenvergoedingen, werkgeversbijdrage pensioen, werkgeversbijdragen zorgverzekering, etc. Bij de beantwoording van deze vragen maken wij gebruik van cao-gegevens waarover we beschikken, verschillende salarisvergelijkingsonderzoeken (AWVN Salaris Atlas, Berenschot, Nationaal Beloningsonderzoek) en natuurlijk de nodige marktconformiteitsonderzoeken die wij via onze dagelijkse praktijk tot onze beschikking hebben. Tip voor leden van middelbaar en hoger niveau kan ook de verwijzing naar het Salariskompas van Intermediair op Internet zijn. 7